孫謙媚

摘 要：本文著重分析和探究在全新的時(shí)代背景下事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理的相關(guān)內(nèi)容，希望為事業(yè)單位的檔案管理工作提供一定意義上的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理的過程中，已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，在信息化建設(shè)方面有了不錯(cuò)的進(jìn)展，但是在具體的數(shù)字化檔案管理過程中還存在著一定程度上的問題，例如，檔案的信息容量比較大，現(xiàn)在的技術(shù)設(shè)備跟不上檔案數(shù)量的發(fā)展需求，相關(guān)的檔案保管人員缺乏安全意識(shí)，在專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)方面還有很大的進(jìn)步，在查找的效率方面也比較低下。伴隨著信息化技術(shù)的逐步推廣和普及，我國(guó)的檔案管理工作也要進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)，使自身的檔案管理效率有效提升，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理。特別是對(duì)于事業(yè)單位而言，要有效適應(yīng)這樣的時(shí)代發(fā)展節(jié)奏，進(jìn)一步有針對(duì)性的結(jié)合自身的管理需求，使事業(yè)單位的檔案管理與數(shù)字化技術(shù)有效融合，確保檔案管理效率從根本上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的主要作用

1.1 在很大程度上有效提升事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益

在伴隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大好發(fā)展形勢(shì)下，一般事業(yè)單位的信息存儲(chǔ)量也變得越來(lái)越大，而在辦公方式和管理方式方面還是比較落后的，在各個(gè)方面都處于滯后的狀態(tài)，這樣就給信息量的管理和存儲(chǔ)造成很大的負(fù)面影響。傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，通常情況下采用的是紙制的方式，而且管理形式通常都是粗放式的，要想使檔案管理的效率有效提升，就需要耗費(fèi)巨大的辦公費(fèi)和相關(guān)的管理費(fèi)用，也造成人力資源的極大浪費(fèi)，這樣給事業(yè)單位增加了巨大的成本投入。而新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理較傳統(tǒng)的檔案管理相比較，在很多方面都有比較大的優(yōu)勢(shì)，當(dāng)前采用的是機(jī)讀檔案，這樣不僅僅為事業(yè)單位節(jié)省了較多的管理費(fèi)用，減少了很大一部分的空間位置，而且在查閱的過程中更加快捷便利。如果有部門或者有關(guān)人員需要使用檔案，也不需要進(jìn)行檔案資料的復(fù)印，這樣能夠減少紙張的浪費(fèi)，在人力資源和資本投入方面也有效節(jié)省了成本，從某種程度上來(lái)說，促進(jìn)了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益有效提升。

1.2 在很大程度上促進(jìn)檔案利用率有效提升

傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式，通常情況下都是用紙質(zhì)來(lái)保存和管理檔案的，把檔案記錄在紙質(zhì)上面進(jìn)行保存，然后放到檔案保管室中，這種保存方式在很大程度上實(shí)現(xiàn)了檔案的有效保存，但是所帶來(lái)的問題也比較多，而且在現(xiàn)實(shí)保存的過程中，在數(shù)量眾多的檔案中進(jìn)行查找和利用的時(shí)候，效率就變得比較低下，浪費(fèi)了很多時(shí)間，這樣對(duì)于檔案的利用率也造成極大的降低，最新的數(shù)字化模式管理事業(yè)單位的檔案，使管理更加高效，節(jié)省了查找的時(shí)間和精力，使利用效率有效提升。

1.3 最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí) 體安全

因?yàn)閭鹘y(tǒng)意義上的檔案保存方式，管理成本特別高，紙質(zhì)檔案十分脆弱，容易受損，紙張方面容易發(fā)黃，發(fā)粘，變脆，目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。及時(shí)有效的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限 度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，在最大程度上有效確保檔案實(shí)體安全。

2 事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理人員，在綜合素質(zhì)方面有待提升

目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理人員大多數(shù)都是各個(gè)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室的人員兼任，人員素質(zhì)參差不齊，在綜合素質(zhì)方面還有很大的進(jìn)步空間。他們也沒有經(jīng)過系統(tǒng)完整的培訓(xùn)，對(duì)于檔案工作缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，檔案專業(yè)出身的人員更是少之又少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不科學(xué)合理，對(duì)于相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)等方面的知識(shí)比較貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，這一系列的情況都在很大程度上嚴(yán)重制約著事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和檔案管理水平。

2.2 對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案管理的安全意識(shí)淡薄

因?yàn)樵谑聵I(yè)單位的管理工作中，檔案管理的相關(guān)人員在某種程度上也擔(dān)任別的職務(wù)，所以對(duì)檔案管理往往不夠重視，而且因?yàn)闀r(shí)間有限，在管理上往往會(huì)出現(xiàn)很多的漏洞和不足，如果這些漏洞和不足沒有得到及時(shí)有效的解決，久而久之就會(huì)造成十分重大的問題，給事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)造成巨大的阻礙，也使事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展受到極大的負(fù)面影響。同時(shí)，他們對(duì)于檔案的安全性也缺乏認(rèn)識(shí)，這使檔案的安全穩(wěn)定性造成巨大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2.3 檔案材料缺失情況嚴(yán)重，管理體制不夠健全

由于管理上的漏洞和不足，使事業(yè)單位在登記和管理檔案的過程中，有檔案缺失的情況，并且這種管理機(jī)制不夠健全，導(dǎo)致這種情況更加嚴(yán)重，甚至惡化。這樣的情況就導(dǎo)致檔案無(wú)法真正體現(xiàn)出事業(yè)單位的真實(shí)發(fā)展情況，不能夠發(fā)揮出檔案所具備的價(jià)值，也無(wú)法真正意義上為公眾提供切實(shí)有效的服務(wù)。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的相關(guān)措施

3.1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化的主要環(huán)節(jié)

通常意義上，我們所稱之為的數(shù)字化主要指的是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)把模擬信號(hào)有效轉(zhuǎn)化成數(shù)字信號(hào)的一種處理過程。針對(duì)事業(yè)單位中的紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理就是通過先進(jìn)的掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等相關(guān)的設(shè)備，對(duì)于紙質(zhì)檔案展開有針對(duì)性的數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能夠得以最大程度的準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

3.2 數(shù)字化采集工作

有針對(duì)性的利用掃描儀將各類文檔掃描錄入，生成電子文檔。如果有大量A4、A3文檔掃描，需要采購(gòu)A4、A3高速掃描儀。如果有大量A4文檔，A3文檔量并不大，可采購(gòu)A4高速掃描儀和快速平板A3掃描儀，如果用于平常辦公文件掃描，購(gòu)置普通平板掃描儀即可。這樣可以有針對(duì)性的根據(jù)實(shí)際情況在很大程度上節(jié)省很多成本，對(duì)于各方面的資源都能夠有效的節(jié)約。

3.3 數(shù)字化管理

利用計(jì)算機(jī)對(duì)掃描后的圖像信息實(shí)現(xiàn)一系列與之相對(duì)應(yīng)的處理，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)切實(shí)有效的互傳和共享，使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的形式，并且利用專業(yè)檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)所有文檔的系統(tǒng)化科學(xué)管理，并建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，對(duì)于數(shù)字信息進(jìn)行存儲(chǔ)。大量數(shù)字信息產(chǎn)生后，存儲(chǔ)和安全問題是至關(guān)重要的，這就需要與之相與對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)切實(shí)有效的解決這個(gè)問題。在這個(gè)過程中所需要的設(shè)備包括移動(dòng)硬盤、磁盤陣列、光盤庫(kù)、格式、安全設(shè)備等。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨著信息化技術(shù)的逐步發(fā)展，事業(yè)單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了很大的突破，分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理必將實(shí)現(xiàn)更大的發(fā)展，從根本上為人們的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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