閆海洋

摘 要：檔案管理主要是對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行收集、歸檔、存儲(chǔ)、調(diào)閱等相關(guān)活動(dòng)，是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要管理工作，也是事業(yè)單位的職責(zé)所在，但依據(jù)目前的情況來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理方面雖然基本能夠滿足社會(huì)、國(guó)家及人民的需求，但還存在多種管理現(xiàn)狀，使事業(yè)單位的檔案管理水平與質(zhì)量較低，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，依然需要給予優(yōu)化。本文也主要對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)要談?wù)?，并提出相關(guān)優(yōu)化措施，旨在改善事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息技術(shù)

檔案是每一個(gè)單位中不可或缺的資源，能夠整合單位內(nèi)部的信息，促進(jìn)單位的發(fā)展。隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)開(kāi)始運(yùn)用于社會(huì)的各行各業(yè)，并大放異彩，信息技術(shù)在信息的處理方面具有極大的優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化能夠提升檔案管理的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，探尋數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化策略，提高檔案管理的質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案管理不夠重視

檔案管理不夠重視是目前各事業(yè)單位普遍存在的管理現(xiàn)狀，其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，管理人員對(duì)檔案收集、整理、歸檔、保存等工作不認(rèn)真或者不付責(zé)任，例如，不考慮檔案的完整性就給予歸檔、在保存過(guò)程中紙質(zhì)原始檔案存放混亂等，都會(huì)造成檔案的不完整性且容易丟失，降低了檔案的保存及使用價(jià)值；其次，對(duì)檔案的保密性不夠重視。檔案借取條件較為寬泛，而且在借閱人在還檔時(shí)不仔細(xì)檢查檔案的完整性，這種不重視的工作態(tài)度極易造成檔案信息、資料外泄等情況。造成對(duì)檔案管理不夠重視的原因也有兩種，首先，檔案管理工作屬于一項(xiàng)管理性的工作、純服務(wù)性的工作，不會(huì)給事業(yè)單位帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的財(cái)富，在人民對(duì)事業(yè)單位的評(píng)價(jià)方面也忽視檔案管理方面，所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員都輕視檔案管理工作；其次，檔案管理人員本身業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)能力較低，再加上事業(yè)單位對(duì)檔案管理要求、標(biāo)準(zhǔn)較低，從而導(dǎo)致對(duì)檔案管理不夠重視的情況產(chǎn)生。

1.2 檔案管理的專(zhuān)業(yè)性較低

由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度較低，也促使檔案管理專(zhuān)業(yè)性較低，其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一，管理人員不專(zhuān)業(yè)。管理事業(yè)也屬于一項(xiàng)社會(huì)專(zhuān)業(yè)，其工作人員也需要具有專(zhuān)業(yè)能力，但從當(dāng)前的事業(yè)單位的檔案管理人員來(lái)看，很多工作人員并非該專(zhuān)業(yè)畢業(yè)或者沒(méi)有專(zhuān)業(yè)、深入的學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，而是由其它部門(mén)調(diào)任或者由其它專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)從事相關(guān)工作，這都造成檔案管理人員非專(zhuān)業(yè)化的情況；其二，檔案管理制度不專(zhuān)業(yè)。由于單位、職業(yè)、部門(mén)的不同，檔案管理制度與其它部門(mén)的管理制度也存在差異，所以，應(yīng)該對(duì)檔案管理方面制定專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)門(mén)的管理制度，然而，很多檔案管理制度不僅不完善，而且也缺乏科學(xué)性，這就導(dǎo)致了其專(zhuān)業(yè)性較低的現(xiàn)象；第三，具體工作不專(zhuān)業(yè)，例如，對(duì)檔案沒(méi)有進(jìn)行合理的分類(lèi)、重復(fù)整理、工作流程隨意化等，都是工作不專(zhuān)業(yè)的具體表現(xiàn)，極易造成檔案存儲(chǔ)混亂，難以快速調(diào)取，甚至是丟失。

1.3 信息化水平低

在當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)達(dá)的社會(huì)，各行各業(yè)都在向信息化管理方向發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理來(lái)說(shuō)，應(yīng)用信息化的管理模式，對(duì)其管理工作大有幫助，可以有效的提高管理質(zhì)量與水平。然而，在實(shí)際的檔案管理中，由于受到人員技術(shù)、管理系統(tǒng)等多方面的因素影響，使檔案管理信息化發(fā)展較慢，以至于使信息化管理水平較低。其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，對(duì)于一些較小的事業(yè)單位而言，依然全部采取紙質(zhì)保存與管理的方法，依然是人工分類(lèi)、利用紙質(zhì)進(jìn)行記錄等，而沒(méi)有采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，信息化管理水平為零；其次，在當(dāng)前技術(shù)條件下，很多事業(yè)單位雖然已經(jīng)引用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)從事檔案管理工作，雖然記錄檔案的歸檔日期、分類(lèi)、存放位置等信息，但受軟件限制，既不能形成電子檔案，在本單位其它部門(mén)也不能進(jìn)行檔案信息共享，也就是說(shuō)當(dāng)在本單位其它部門(mén)要使用相關(guān)檔案時(shí)，必須要到檔案管理部門(mén)調(diào)取才能進(jìn)行使用。這也說(shuō)明檔案管理信息化水平較低。

1.4 管理經(jīng)費(fèi)投入不足

檔案管理部門(mén)也是事業(yè)單位部門(mén)的一種，其工作也是事業(yè)單位的一項(xiàng)不可或缺的工作，在檔案管理部門(mén)發(fā)揮正常作用和正常運(yùn)行時(shí)，也需要給予充足的資金來(lái)做保障，然而，在實(shí)際的檔案管理工作中，由于事業(yè)單位對(duì)此項(xiàng)工作的不夠重視，導(dǎo)致管理經(jīng)費(fèi)投入不足。在實(shí)際的檔案管理工作中也有兩大方面體現(xiàn)出管理經(jīng)費(fèi)的投入不足，首先，由于時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備沒(méi)有足夠的資金來(lái)更新，特別是在信息化設(shè)備的引進(jìn)方面投資較多，資金缺乏較為嚴(yán)重，導(dǎo)致用于管理的設(shè)施、設(shè)備較為陳舊；其次，很多事業(yè)單位為了節(jié)約開(kāi)支，或者因資金問(wèn)題，聘用專(zhuān)業(yè)能力、業(yè)務(wù)能力不高的人員從事檔案管理工作。

2 優(yōu)化管理現(xiàn)狀的措施

在當(dāng)前來(lái)看，檔案管理的現(xiàn)狀是有待優(yōu)化的。其優(yōu)化的地方主要在于科技的加入和人員的思想方面教育。這兩個(gè)方面是優(yōu)化檔案管理現(xiàn)狀的一個(gè)根本，如果這兩個(gè)方面沒(méi)有做好，那么其他的內(nèi)容也就更加的沒(méi)有效果。

2.1 推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程

一方面，應(yīng)切實(shí)加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)置的構(gòu)建力度。這要求檔案管理人員應(yīng)針對(duì)本單位的活動(dòng)從檔案管理、活動(dòng)管理兩方面提出相對(duì)應(yīng)的方案，并綜合考慮各方面的需求，避免檔案管理信息化發(fā)展中出現(xiàn)重疊的現(xiàn)象，進(jìn)而提高工作效率，同時(shí)積極爭(zhēng)取相應(yīng)的支持，切實(shí)提升檔案管理的硬件基礎(chǔ)。另一方面，應(yīng)切實(shí)提升檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐能力。緊緊圍繞高標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量，將檔案管理工作與單位各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，促進(jìn)單位各項(xiàng)活動(dòng)的正常有序開(kāi)展，切實(shí)提升單位財(cái)務(wù)資金的使用效率。

2.2 提升檔案管理的重視程度

要確保檔案管理工作取得實(shí)效，其前提就是要提升單位對(duì)檔案管理的重視程度。單位內(nèi)部應(yīng)對(duì)本單位檔案管理工作的重要性、必要性有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，不斷加強(qiáng)本單位員工的檔案管理意識(shí)，要求本單位檔案管理人員不僅宏觀抓好檔案管理工作，還應(yīng)落實(shí)檔案的微觀監(jiān)督管理工作，以主人翁意識(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行細(xì)致、嚴(yán)格的鑒定與審核，確保充分發(fā)揮本單位檔案管理部門(mén)的協(xié)調(diào)能力與監(jiān)管作用。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)本單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展、發(fā)展的重要性，對(duì)檔案管理對(duì)提升本單位科學(xué)決策的重要作用有深刻的認(rèn)識(shí)，以身作則不斷提升本單位員工的檔案管理意識(shí)，確保為本單位檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，以高效的檔案管理工作推動(dòng)本單位工作有序開(kāi)展。

3 總結(jié)

總而言之，運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠提升檔案信息資源的利用率，提高檔案管理的工作效率，事業(yè)單位要重視起檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合，優(yōu)化檔案管理，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，積極提升檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平，并做好檔案信息的安全保密措施，促進(jìn)事業(yè)單位的高效運(yùn)行。

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作者簡(jiǎn)介

閆海洋（1983-），女，漢，河北省承德市人，本科，承德避暑山莊及周?chē)聫R景區(qū)管理委員會(huì)，助理檔案館員，研究方向：檔案管理與利用。