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        現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策

        2019-03-22 02:16:50史春梅
        卷宗 2019年8期
        關(guān)鍵詞:電子版完整性紙質(zhì)

        史春梅

        摘 要:當(dāng)前隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,我國的經(jīng)濟(jì)水平實力在飛快的提升,同時我國的科學(xué)技術(shù)水平也在很大程度上得到了提升。當(dāng)前隨著信息化時代的到來,傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適用于當(dāng)前時代的發(fā)展,當(dāng)前我們的文件已經(jīng)由原來的紙質(zhì)文件改變成了電子版的文件,這兩者之間有著巨大的不同,因此也給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn),需要跟上時代的步伐,將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到實際的檔案管理工作中。在以前,我們進(jìn)行檔案管理工作,管理的文件一般都是紙質(zhì)版的文件,而且大部分都是由人工進(jìn)行檔案管理工作的。因此,在實際的操作過程中,非常容易出現(xiàn)差錯,因為疏忽,釀成大錯,因此我們的檔案管理工作,需要現(xiàn)代化的辦公技術(shù)。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理工作

        當(dāng)前隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,我國的經(jīng)濟(jì)水平實力在飛快的提升,同時科學(xué)技術(shù)水平也在很大程度上得到了提升。我們的檔案管理工作者根據(jù)我們時代的變化,也開始逐漸認(rèn)識到現(xiàn)代化辦公技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行的重要性。它能夠改變傳統(tǒng)的人工管理檔案的方法,提高檔案管理工作的效率,減少不必要的工作疏忽,給檔案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)會。我們所提到的現(xiàn)代化辦公技術(shù)指的就是,以計算機(jī)系統(tǒng)為基礎(chǔ),應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行對檔案的管理工作,這也是為什么使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)快捷的地方,它可以根據(jù)計算機(jī)的操作系統(tǒng),將這些電子版的文件進(jìn)行分類整合,并且對它們加以匯總,最后完成好對檔案的管理工作,這能在很大程度上提高檔案管理者的工作效率。

        1 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響

        1.1 改變了傳統(tǒng)的管理方法

        在上文當(dāng)中,我們已經(jīng)提到了,電子版文件的檔案管理工作的進(jìn)行是要依托計算機(jī)整個系統(tǒng)來進(jìn)行的,因此他的基礎(chǔ)是計算機(jī)技術(shù)。所以我們的現(xiàn)代化辦公技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件改變成了電子版的文件。在這里,我們需要注意電子版文件,它與我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件是有著很大的不同的。電子版文件從它的起草,修改,到最后的成形,這一系列的過程都是要靠著計算機(jī)系統(tǒng)完成的。因此,一旦電子版文件修改完成好那么就可以進(jìn)行直接的檔案管理,直接將文件進(jìn)行歸檔工作,這非常有利于提高檔案管理的工作效率,同時也可以為檔案管理工作者減輕工作上的負(fù)擔(dān)和工作難度。為了適應(yīng)現(xiàn)在的時代變化,從事檔案管理工作的人員,需要對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改變,將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到其中,從而提升它的工作效率,促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

        1.2 改變了對檔案管理者的工作要求

        以前,我們進(jìn)行檔案管理工作,一般都是要依靠人工進(jìn)行,那時大家對檔案管理的認(rèn)識不夠清晰,也沒有完全認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,一般把它看成一項可有可無的工作,那個時候并不需要檔案管理工作者具備很高的專業(yè)素質(zhì),但是現(xiàn)在我們將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,這就需要從事這項工作的工作人員具備專業(yè)的素質(zhì),因為要進(jìn)行現(xiàn)代辦公技術(shù)的具體使用,就需要工作人員要先掌握一定的專業(yè)技術(shù),這樣才能更好的進(jìn)行并且完成工作,這是使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)與我們傳統(tǒng)的檔案管理工作方法不同的地方,從事相關(guān)工作的檔案管理工作人員一定要不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì),可以多去參考書籍,利用剩余時間進(jìn)行技術(shù)學(xué)習(xí),同時單位也可以為他們提供定期的培訓(xùn),提升這些工作人員的工作能力,更好的為企業(yè)服務(wù),努力完成好企業(yè)的檔案管理工作。

        2 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的對策

        2.1 區(qū)分電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別

        在前邊,我們已經(jīng)提到,電子文件和紙質(zhì)文件是存在著很大的差距的,它們之間有著很大的不同,具有不同的特征,因此,在進(jìn)行檔案管理工作時,不能只是簡單的將電子版文件與紙質(zhì)版文件相比較,將原來傳統(tǒng)的對待紙質(zhì)文件的方法,進(jìn)行變通,深刻認(rèn)識到電子版文件與紙質(zhì)版文件的區(qū)別。電子版文件是具備它自身獨特的特點的,它主要是依靠計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作,在對它進(jìn)行管理的時候,不需要除了計算機(jī)以外的其他更多的媒介,這可以為企業(yè)減少很多不必要的成本。因此,如果電子版文件的處理,離開了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò),那么對它的檔案管理工作將無法繼續(xù)進(jìn)行,這一點需要相關(guān)工作人員提起注意。

        2.2 保證電子文件的真實性和完整性

        保證電子文件的真實性和完整性這是使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)的前提和基礎(chǔ),同時電子版文件的兩個基本特征就是它的真實性和完整性。因此,從事檔案管理工作的工作人員一定要注意這一點,如果電子文件失去了它的真實性和完整性,那么對它進(jìn)行檔案管理也就失去了原有的意義和價值。為了保證電子版文件的真實性和完整性,企業(yè)可以建立一個比較完善的文件的整理系統(tǒng),這樣就可以保證在對電子文件進(jìn)行處理的過程中的規(guī)范性,也能夠在最大程度上保證電子文件的真實性和完整性。

        2.3 切實提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)

        現(xiàn)在我們將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,這就需要從事這項工作的工作人員具備專業(yè)的素質(zhì),因為要進(jìn)行現(xiàn)代辦公技術(shù)的具體使用,就需要工作人員要先掌握一定的專業(yè)技術(shù),這樣才能更好的進(jìn)行并且完成工作,這是使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)與我們傳統(tǒng)的檔案管理工作方法不同的地方,從事相關(guān)工作的檔案管理工作人員一定要不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì),可以多去參考書籍,利用剩余時間進(jìn)行技術(shù)學(xué)習(xí),同時單位也可以為他們提供定期的培訓(xùn),提升這些工作人員的工作能力,更好的為企業(yè)服務(wù),努力完成好企業(yè)的檔案管理工作。

        3 結(jié)束語

        當(dāng)前隨著信息化時代的到來,傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適用于當(dāng)前時代的發(fā)展,我們的文件已經(jīng)由原來的紙質(zhì)文件改變成了電子版的文件,這兩者之間有著巨大的不同,因此也給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn),需要跟上時代的步伐,將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到實際的檔案管理工作中。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陳煒.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(21):173.

        [2]陳燕女.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響和對策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2018,26(10):21.

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