陶麗琴

摘 要：文書檔案即是企業(yè)內(nèi)目前建設(shè)情況的概括，同時也是企業(yè)發(fā)展歷程的縮影，辦公室文書檔案的管理水平能夠在一定程度上反映出企業(yè)檔案管理的水平，隨著人們對信息決策質(zhì)量要求的提高，辦公室文書檔案管理工作的重要性就越來越明顯。所以對辦公室文書檔案進(jìn)行有效的管理，確保辦公室工作及企業(yè)整體工作的良性發(fā)展已經(jīng)勢在必行。本文將對辦公室文書檔案管理工作中的常見問題及管理方法進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；策略分析

文書檔案的管理工作是組織內(nèi)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分， 辦公室文書檔案的內(nèi)容體現(xiàn)在辦公室及組織內(nèi)部在進(jìn)行各項(xiàng)管理或其他活動中所產(chǎn)生的行為結(jié)果及過程記錄，所以，其管理水平的高低對檔案的完整度及質(zhì)量都有著直接的關(guān)系，如果文書檔案的管理工作科學(xué)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的真實(shí)、全面，那么將會為辦公室及組織整體的發(fā)展提供有力的保障，所以在經(jīng)濟(jì)及競爭高度發(fā)展的今天，如何對辦公室文書檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，提高檔案的利用效率及真實(shí)有效性就成為了一個重要的課題。

1 辦公室文書檔案概述

文書檔案是以文字作為信息載體，是用來記錄組織或個人行為操作的文字材料，是辦公室及企業(yè)或其他組織處理各種事物所用到的憑證。

文書檔案具有收集與保存的特點(diǎn)，主要是利用紙張記錄的方法， 將各項(xiàng)事件的發(fā)生過程收集、記錄、分類，最終放置在統(tǒng)一的地方進(jìn)行保管，所以，辦公室文書檔案需要確保檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，發(fā)揮出記載經(jīng)歷、借鑒未來的作用。雖然科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展導(dǎo)致各項(xiàng)記錄工作都以變成信息化，但是文書檔案仍然具有很強(qiáng)的不可替代性，其不僅能夠?yàn)樾畔⒒奈臅鴻n案管理工作提供可靠的依據(jù)，還能夠?yàn)檎w的決策提供指導(dǎo)，在很多組織中，文書檔案的管理工作都是各個部門管理的重中之重。

2 辦公室文書檔案管理的常見問題

2.1 管理意識薄弱

由于對文書檔案管理的宣傳不夠到位，所以就導(dǎo)致了整體人員對 文書檔案的管理意識都較為薄弱，相對于組織內(nèi)的很多人員來說，文書檔案的重要性不高，個別人員甚至認(rèn)為沒有存在的必要，對于文書的檔案也僅僅是保存，缺乏利用的行為，這不僅造成了資源的浪費(fèi)， 同時還對保存工作帶來了消極的影響。同時，這種管理意識薄弱還體現(xiàn)在管理力度上，大部分的組織都對文書檔案管理所需資金的投入比重較少，所以就導(dǎo)致了粗放的管理工作模式及方法，再加上管理方式不夠科學(xué)，實(shí)際管理的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)管理內(nèi)容要求存在較大的差距。

2.2 管理方式不夠規(guī)范

文書檔案的管理是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，由于缺少管理意識，所以就導(dǎo)致了目前文書檔案的管理方式不夠規(guī)范，很多人認(rèn)為文書檔案甚至是對文檔進(jìn)行必要的寫作和簡單的整理，卻忽視了管理的方法和管理的目的，所以就導(dǎo)致了現(xiàn)有的很多辦公室文書檔案材料散亂甚至是混雜，雖然有的檔案按要求裝訂成冊，但是卻沒有按照規(guī)定的格式及方法進(jìn)行編輯，這使得檔案與檔案之間經(jīng)常出現(xiàn)矛盾或雷同的內(nèi)容，不利于后期的使用。

2.3 管理人員缺乏管理素質(zhì)

在很多組織中，辦公室檔案的管理人員都不夠?qū)I(yè)，缺乏必要的文檔管理能力及管理素質(zhì)，在通常情況下，這種文書檔案的管理工作基本都有辦公室秘書負(fù)責(zé)，但是在實(shí)際的工作過程中，由于秘書的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，所以根本就無法充分的兼顧文書檔案管理工作，在從普遍情況來看，目前專業(yè)的文書檔案管理人員相對較少， 再加上隨著內(nèi)容的增加，管理人員不能夠有效的進(jìn)行專業(yè)管理，所以導(dǎo)致積累的問題越來越多，長此以往下去，必定會對辦公室工作的開展乃至組織整體工作的開展帶來影響。

3 提高辦公室文書檔案管理策略

3.1 提高對管理工作的重視程度

要想從根本上對文書檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，那么首先就必要在基礎(chǔ)上提高對文書檔案管理工作的重視程度，這種重視程度不僅僅是要在管理人員、普通人員中提高，更要對辦公室整體及領(lǐng)導(dǎo)人員提高，只有讓全體人員共同參與加上上級領(lǐng)導(dǎo)的積極配合才能夠有效的促進(jìn)文書檔案管理工作的有效進(jìn)行，另外，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也要對文書檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行積極的制定，要結(jié)合辦公室的實(shí)際情況加強(qiáng)對管理工作的規(guī)范化指導(dǎo)，從主觀出發(fā)，從客觀實(shí)行，確保文書檔案管理工作的有效性與長期性。

3.2 規(guī)范管理工作內(nèi)容

管理工作的質(zhì)量直接決定管理的結(jié)果，所以要對辦公室文書檔案的管理工作進(jìn)行規(guī)范，首先要堅持實(shí)用性原則，檔案不僅要在收集與編寫中具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟襟E，同樣還要在存放中具有嚴(yán)格的意識。例如：文書檔案可以分為定期五年分類、定期十年分類、定期永久分類等，要嚴(yán)格的按照時間對文檔進(jìn)行更新或替換，這樣才能確保檔案管理的有效和質(zhì)量。其次是科學(xué)性原則，要對管理的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，形成分類后的所屬關(guān)系，例如：人事檔案、行政檔案、活動檔案等。

最后，就是要實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化銜接，在文書檔案的記錄和存放過程中，每個步驟都要標(biāo)準(zhǔn)、有序，例如資料的選取范圍， 選取時間，記錄紙張標(biāo)準(zhǔn)，編寫格式等等都要按照規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)， 這樣才能夠確保文書檔案管理工作的效率性和準(zhǔn)確性。

3.3 加強(qiáng)管理人員素質(zhì)

人員的管理是提高管理工作的主要途徑，所以，為了進(jìn)一步的對辦公室檔案進(jìn)行有效的管理，那么就必須要加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)， 筆者建議：可以采用在職培訓(xùn)的方法，因?yàn)槲臅鴻n案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，所以員工工作的質(zhì)量對管理工作的質(zhì)量有著決定性的影響，針對這一現(xiàn)狀，要從實(shí)際出發(fā)，對管理人員進(jìn)行多樣性的培訓(xùn)內(nèi)容。另外，也可以定期的舉辦培訓(xùn)及學(xué)習(xí)班，學(xué)習(xí)文書檔案管理的相關(guān)知識及專業(yè)化技能，在根據(jù)實(shí)際情況建立起必要的激勵制度，保證管理人員工作積極性的提高，最終不斷提升自身的管理能力及管理水平，從而確保文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。

4 總結(jié)

在本文中，筆者首先對文書檔案的概念進(jìn)行了歸納，其次對文書檔案管理常見的問題進(jìn)行分析，最后對提高辦公室文書檔案管理策略進(jìn)行了探究，在目前信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，辦公室文書檔案仍然具有不可替代的作用，所以必須要對其管理工作引起足夠的重視，希望通過本文的論述，能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公室文書檔案管理工作的有效運(yùn)行提供一定的理論依據(jù)。

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