劉紹富

摘 要：本文列舉了中學會計檔案管理中存在的問題，就如何使農(nóng)村中學會計檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學化提出幾點建議。1、加強對會計人員培訓(xùn)；2、提高檔案意識，加強規(guī)范管理；3、改善管理技術(shù)，加強檔案室建設(shè)。

關(guān)鍵詞：中學；會計檔案管理；問題；解決方法

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它是經(jīng)濟決策的重要依據(jù)，對保護國家財產(chǎn)、執(zhí)行國家財經(jīng)紀律起到了監(jiān)督作用。為單位制定規(guī)劃、計劃，調(diào)查取證以及進行決策提供依據(jù)和咨詢材料。是國家檔案卷宗的重要組成部分，在社會經(jīng)濟活動和教育、教學中具有重要的作用。

1 中學會計檔案管理存在的問題

會計檔案屬于專門檔案，是在會計專業(yè)活動中形成的，具有原始記錄性。但事實上，由于中學會計檔案管理意識和人員配備還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學科還缺乏深入研究，在日常會計工作中存在重核算、輕管理思想，會計檔案管理工作混亂，存在著一定的問題。

1.1 財務(wù)人員方面存在的問題

中學會計檔案的工作者都不是專職的，是會計人員代為管理。由于大多會計人員對檔案業(yè)務(wù)不清楚，又沒培訓(xùn)過，因此在管理學校的會計檔案時沒有經(jīng)驗，弊端很多。在進行會計檔案歸檔記錄時對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求容易犯錯，致使學校的會計檔案保存效率和保存質(zhì)量等都很低。除此之外，對于一些有特殊歸檔要求如磁性介質(zhì)或光盤等的歸檔也不專業(yè)，致使檔案的全面、完整、精確、齊全、可靠、專業(yè)、真實等屬性體現(xiàn)不出來。這種人員的弊端至使中學的會計檔案的工作意義得不到體現(xiàn)。

1.2 歸檔、整理過程中存在的問題

中學會計檔案的歸檔應(yīng)包含：1）歸檔范圍；2）歸檔時間；3）歸檔要求。但因為會計人員不專業(yè)致使歸檔范圍不清楚，如對不該歸入會計檔案的如工資晉升資料歸入了會計檔案；歸檔時間不明確，按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案在年度結(jié)束后可由會計機構(gòu)保管1年后移交綜合檔案室，但現(xiàn)實是會計機構(gòu)保管時間超過1年有之；年度結(jié)束后就移交有之。對于歸檔要求方面存在的問題是歸檔的材料不真實、不連續(xù)，如月報和年度報表等。

1.3 中學會計檔案保管和查詢未實行信息化管理

中學有許多會計檔案辦公所需要的設(shè)備、硬件得不到更新，很多時候還在用人工保存、記錄會計檔案，未引入計算機管理，所以當需要查詢時顯得很困難。這對檔案的利用會造成一定的影響。

1.4 檔案室建設(shè)尚需規(guī)范

中學檔案室沒有嚴格控制溫度、濕度，沒有認真做好“七防”工作，嚴重影響了會計檔案的壽命，沒配備基本的滅火器、防盜門、去濕機、電腦等設(shè)備，無法保證會計檔案的安全。

2 解決的方法及建議

隨著社會的發(fā)展，對農(nóng)村中學會計檔案管理的要求也越來越高。在學校教育和教學活動中，很多時候因為會計檔案管理工作不到位，影響了整個學校的運作，給學校造成損失。所以農(nóng)村中學會計檔案管理工作作為會計工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)學校發(fā)展的需要，必須不斷改進管理方法，建立新的管理體系，確保會計信息的高質(zhì)量。根據(jù)《會計檔案管理辦法》，就如何實現(xiàn)會計檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化，筆者提出以下幾點建議：

2.1 加強對會計人員培訓(xùn)

會計工作的迅猛發(fā)展，要求會計人員不僅要具有財務(wù)知識，還要懂得檔案業(yè)務(wù)方面的知識，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業(yè)務(wù)水平，增強整理、立卷實際操作技能，成為新一代的復(fù)合型人才。

2.2 提高檔案意識，加強規(guī)范管理

在新形式下，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統(tǒng)觀念，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識。按照《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標準，對會計檔案進行規(guī)范管理，為學校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實、可靠的依據(jù)。充分發(fā)揮會計檔案在教育、教學中的作用。

2.3 改善管理技術(shù)，加強檔案室建設(shè)

現(xiàn)在中學會計檔案管理大多數(shù)還處于手工檢索階段。所以，對會計檔案管理模式進行改進，開發(fā)和利用計算機對會計檔案進行管理，才能真正發(fā)揮會計檔案的作用，加快查閱資料的速度，提高會計檔案管理和利用水平。

為保證學校會計檔案的安全，會計檔案保管室中增配滅火器、防盜門、去濕機、空調(diào)等；為了保證會計檔案的完整性，計檔案保管室還要引進掃描儀、復(fù)印機、電腦、打印機等設(shè)備。

總之，加強會計檔案的是《會計檔案管理辦法》的要求，還是教育、教學的需要，且有助于財務(wù)管理水平的提高，可促進社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻

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