吳明裕

摘 要：檔案信息化屬于國家信息化戰(zhàn)略推進(jìn)的表現(xiàn)，能實現(xiàn)檔案管理水平與服務(wù)效率的提升，滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。在檔案信息化不斷推進(jìn)過程中，高新技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用更加頻繁，這為檔案安全問題帶來了嚴(yán)峻考驗。那么信息化背景下如何使檔案管理安全性得到保障呢？本文則結(jié)合實際，給出幾點落實策略。

關(guān)鍵詞：信息化時代；檔案管理；安全問題

檔案為組織、機關(guān)及個人在社會活動里直接產(chǎn)生的具備保存價值的圖表、文字、音象與其它不同樣式與載體的歷史記錄，它屬于一種信息資源，是信息與載體的統(tǒng)一體[1]。在科技飛速發(fā)展的21世紀(jì)，檔案管理信息化已變成一種趨勢，但“互聯(lián)網(wǎng)+”時代實質(zhì)即是一個萬物互聯(lián)的大數(shù)據(jù)時代，催生了信息風(fēng)險的出現(xiàn)，數(shù)字檔案資源自形成、保管至利用等一系列環(huán)節(jié)安全風(fēng)險大大提升，故而有必要對信息化時代檔案管理安全問題展開研究，保證數(shù)字檔案資源安全性。

1 檔案信息化管理的意義

1）檔案信息傳遞量與服務(wù)對象數(shù)量增多。檔案資源數(shù)字化管理后，不會占用太多空間，且資源使用不受時間、空間限制，只要有網(wǎng)絡(luò)和移動設(shè)備，均可進(jìn)行檔案資源查詢，服務(wù)對象數(shù)量增加。

2）能夠24h為使用者提供檢索服務(wù)，且使用者可自主下載、查閱所需檔案原件，無需再到檔案室進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱，減少了查閱者負(fù)擔(dān)，也提高了管理者工作效率，大大節(jié)省了人力、物力與財力。

3）檔案資源信息化管理后檢索方便，傳播速度快，可為使用者供給個性化服務(wù)，更符合現(xiàn)代企業(yè)管理要求。

2 信息化時代檔案管理的安全保障策略

2.1 增強檔案信息管理人員整體素質(zhì)

一方面，樹立正確的信息化檔案安全管理意識。從事檔案管理的相關(guān)工作人員需對信息化時代檔案管理安全性有正確的認(rèn)識，加強保密安全宣傳教育，使其他人均了解到加強檔案安全保密的關(guān)鍵性，從而積極主動配合做好安全保密工作，只要全員均樹立較強的檔案安全責(zé)任意識，必然能使檔案安全得到保障，更好發(fā)揮檔案信息作用。同時，檔案管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)制度，做好自身行為約束，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，形成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，確保檔案資源不丟失、不散亂、不損壞，全面發(fā)揮檔案的留史、存憑、育人作用，保障檔案資源安全性，為企業(yè)發(fā)展與干部職員進(jìn)行資料查閱供給便利性。。

另一方面，應(yīng)定期組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，增強管理人員的信息化檔案安全管理能力，幫助其了解先進(jìn)管理理念與管理方法，組建一支紀(jì)律嚴(yán)明、政治合格的檔案信息管理隊伍，促管理服務(wù)水平提升，保障檔案資源安全。

2.2 制定完善的檔案信息安全管理制度

要保證檔子檔案安全性，則離不開完善、合理的電子檔案管理制度，因此就要求相關(guān)人員依照《檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《保密法》等一系列法規(guī)條例，制定與單位發(fā)展實際相符的規(guī)章制度（如歸檔制度、銷毀制度、查閱制度、保密制度與管理保護(hù)制度等），明確崗位工作人員職責(zé)，規(guī)范工作流程，并根據(jù)單位不同階段的發(fā)展情況與信息化發(fā)展趨勢進(jìn)行制度的合理調(diào)整，使檔案信息化管理工作的開展有章可循，有法可依。另外，需制定科學(xué)的、實踐操作性較強的獎罰制度，若檔案管理人員管理工作做的出色，領(lǐng)導(dǎo)需給予一定的表彰，以此來增強他們的工作積極性[2]。若因管理人員粗心大意而導(dǎo)致檔案資源丟失或信息被篡改，則應(yīng)根據(jù)情況作出嚴(yán)厲懲罰，提高制度威嚴(yán)性。

2.3 加強檔案信息系統(tǒng)安全管理

第一、針對網(wǎng)絡(luò)上共享使用的檔案信息需作加密與訪問控制，避免檔案信息在使用與傳輸時遭到不法分子的惡意破壞與利用。網(wǎng)上檔案信息加密具體有脫機存儲加密、通信加密與聯(lián)機加密三類。檔案信息經(jīng)加密處理，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸與使用則不會出現(xiàn)失密與篡改等情況，而非授權(quán)用戶則無法進(jìn)行檔案資源訪問。

另外，對檔案信息資源實施訪問控制，結(jié)合不同檔案信息的保密性質(zhì)，進(jìn)行使用對象身份認(rèn)證（如密碼認(rèn)證、指紋認(rèn)證等），用戶僅可根據(jù)授權(quán)范圍進(jìn)行不同類別檔案資源的使用。

第二、依靠漏洞掃描技術(shù)、防火墻、仿寫措施、簽署技術(shù)、殺毒軟件以及入侵檢測系統(tǒng)的安裝，來保證檔案資源安全性。其中的監(jiān)控技術(shù)，屬于訪問控制技術(shù)的一種，即于檔案館內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)間增設(shè)障礙，即防火墻，實現(xiàn)對進(jìn)出兩大方向的數(shù)據(jù)系統(tǒng)通信的監(jiān)控及鑒別，避免他人非法進(jìn)行資源訪問[3]。而仿寫措施實質(zhì)即使用特定軟件使電子文件保持于只讀狀態(tài)，這樣用戶在進(jìn)行檔案信息閱讀時則僅可閱讀到對應(yīng)的文件信息，但不能進(jìn)行信息的改動。同時，使用者經(jīng)一次性寫入式光盤可做到一次寫入、多次讀出，可進(jìn)行信息追加，但卻無法將原本信息擦除。如此可很好的進(jìn)行檔案資源信息共享，為需要的人提供檔案信息，也可避免用戶隨意進(jìn)行電子檔案內(nèi)容的改動，使檔案資源真實性更有保障。

第三、電子檔案歸檔應(yīng)規(guī)范，目錄與指引應(yīng)簡明。電子檔案歸檔前需作全面仔細(xì)檢查，確保信息正確。歸檔時需依照規(guī)定格式保存。同時，涉密檔案應(yīng)及時生成電子檔案文件并備份，一份封存，一份使用，預(yù)防因管理上的一時疏忽而導(dǎo)致信息被改動；對辦公過程中產(chǎn)生的具備公文性質(zhì)的文件，一旦生成嚴(yán)禁隨意改動。若因情況特殊而不得不改動，需經(jīng)嚴(yán)格審批，并保留改動痕跡。

第四、一般情況下，電子檔案主要通過脫機模式保存于磁與光介質(zhì)中，不過截面材料存在一定差異，化學(xué)穩(wěn)定程度也有所不同，故而管理人員需根據(jù)檔案特征分類保存，提高電子檔案資源的安全性。另外，需為電子檔案供應(yīng)適合磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，遠(yuǎn)離強磁鐵和有害氣體，并且應(yīng)加強對所保存電子檔案載體的檢查校正，避免因人為因素而引起資料錯亂，造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 強化電子檔案管理安全設(shè)施建設(shè)

檔案室是確保檔案安全性的前提與基礎(chǔ)，故而應(yīng)加強檔案室內(nèi)安全設(shè)施建設(shè)。一方面，所選擇的檔案室應(yīng)位于向陽通風(fēng)之處，有抵御自然災(zāi)害的能力；另一方面，檔案管理需嚴(yán)格根據(jù)檔案室“八防”要求，做好溫濕度控制系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)與滅火系統(tǒng)等一系列安全設(shè)施的配備，為檔案信息化管理工作的開展創(chuàng)造良好條件。

3 結(jié)論

信息化檔案管理屬于信息技術(shù)飛速發(fā)展下的產(chǎn)物，可使檔案管理更具活力，為使用者進(jìn)行檔案資料查閱供給便利性。在檔案載體日益豐富與檔案管理所處環(huán)境復(fù)雜多變的背景下，諸多因素均對檔案安全性造成了威脅，故而應(yīng)從安全設(shè)施建設(shè)、制度完善、技術(shù)應(yīng)用、人員素質(zhì)提升等多方面著手，保障檔案信息安全性。在后續(xù)工作中，有必要繼續(xù)探索更多可行策略來提高檔案信息化安全管理水平，使檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]李小瑩.試論信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：91-98.

[2]王學(xué)武，馬迎秋，于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（17）：65-66.

[3]王桂萍.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）：139-142.