摘 要：我國基建工程檔案管理還存在諸多問題，為了提高工程管理的質(zhì)量，基建工程檔案管理問題的解決迫在眉睫，本文將從檔案形式、檔案管理意識(shí)、檔案管理制度和檔案管理人員的素質(zhì)四個(gè)基本問題入手，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基建工程檔案；檔案意識(shí)；檔案管理

眾所周知，基建工程檔案管理是建筑工程項(xiàng)目施工的重要組成部分，它反映的是整個(gè)發(fā)展建設(shè)的過程，其缺失和不準(zhǔn)確會(huì)造成各種各樣的問題。工程檔案管理是建設(shè)的基礎(chǔ)，因此企業(yè)應(yīng)該將此環(huán)節(jié)重視起來并著手處理其中存在的問題。

1 基建工程檔案管理中存在的問題

1.1 歸檔形式不規(guī)范

歸檔形式與建設(shè)內(nèi)容的高度統(tǒng)一在基建工程檔案中具有重要意義。目前，國內(nèi)建筑企業(yè)工程檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，直接反映出現(xiàn)代社會(huì)對(duì)歸檔管理工作的不重視。而且，還有部分因項(xiàng)目太小而拒絕上交檔案的情況，導(dǎo)致檔案存放在個(gè)人手中，增加了工程檔案丟失和損壞的概率。

1.2 檔案管理意識(shí)不足

目前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員對(duì)于檔案管理并不重視，管理意識(shí)薄弱，缺少專職檔案管理人員，導(dǎo)致各部門與工程項(xiàng)目無法達(dá)到有效的溝通，造成基建工程檔案管理與施工進(jìn)程嚴(yán)重脫節(jié)，給企業(yè)造成的損失無法估量。另外，檔案資料流向不清也會(huì)給企業(yè)造成不可磨滅的影響。

1.3 尚未制定明確的管理制度

明確的管理制度是建筑企業(yè)的核心價(jià)值，在企業(yè)發(fā)展過程中雖然為員工制定了嚴(yán)格的管理制度，但是尚未制定合理的基建工程檔案管理制度，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)落后，難以實(shí)時(shí)更新，降低建筑企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量[1]。

1.4 管理人員的素質(zhì)參差不齊

企業(yè)的管理者意識(shí)薄弱與檔案管理人員的培訓(xùn)效果不佳有直接關(guān)系。而且，人力資源部門不重視人員素養(yǎng)，聘用兼職人員和非檔案專業(yè)畢業(yè)生，導(dǎo)致檔案專業(yè)高材生紛紛轉(zhuǎn)行，造成嚴(yán)重的人才流失現(xiàn)象，更有甚者任人唯親，忽視人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而引發(fā)了一系列問題。例如，檔案管理人員在工作中工作狀態(tài)散漫，甚至抱著應(yīng)付的態(tài)度完成工作任務(wù)，導(dǎo)致工程檔案資料不統(tǒng)一、資料缺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成項(xiàng)目工程無法對(duì)接，進(jìn)度不匹配，甚至阻礙施工的進(jìn)度，影響建筑企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 基建工程檔案管理問題的對(duì)策

2.1 制定歸檔文件整理規(guī)則

公司基建工程檔案在建檔初期就應(yīng)該明確劃分責(zé)任歸屬范圍，再將資料進(jìn)行分類整理。例如，將資料整理成紙質(zhì)和電子兩種形式，將紙質(zhì)版和電子版按照時(shí)間、地點(diǎn)、急緩程度進(jìn)行有序分類，并編排序號(hào)一一對(duì)應(yīng)，然后再進(jìn)行保存。切記要將電子版加密并備份，再將紙質(zhì)版和電子版資料實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)更新，及時(shí)入庫，把資料一一落實(shí)，規(guī)范整理好每一份文件，縮短查找資料的時(shí)間，提高工作效率，最大限度發(fā)揮出工程檔案在基建工程建設(shè)中的關(guān)鍵作用。

2.2 強(qiáng)化檔案意識(shí)加強(qiáng)檔案管理

為了提升基建工程檔案管理工作的質(zhì)量，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要意識(shí)到基建工程檔案管理的重要性和必要性，摒棄傳統(tǒng)的觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作，保證高效的交流與溝通。檔案管理人員也應(yīng)該深刻意識(shí)到自己的責(zé)任問題，對(duì)每一份資料負(fù)責(zé)，將被動(dòng)工作變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，達(dá)成共識(shí)，提高檔案管理水平，提升工程的進(jìn)度和質(zhì)量。由于基建工程檔案涉及到的部門多且重要，因此必須保證每份檔案的真實(shí)有效，這樣才能提高工程的完成效率。

2.3 制定完善的管理制度

基建工程檔案管理工作順利實(shí)施的前提是要制定完善的管理制度，將檔案管理過程中的問題解決并一步步完善，只有健全的管理制度才是可以信賴的。另外，管理者還應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。以日本的基建工程為例，他們?cè)诨üこ虣n案管理中采用了新的管理模式，將網(wǎng)絡(luò)與實(shí)際對(duì)接，把工程檔案做成了集影視與過程于一體的新形式，其中包括現(xiàn)場過程、圖紙變更、場地布置、施工計(jì)劃、質(zhì)量全程錄影、驗(yàn)收材料、工藝工法的組成部分，將檔案進(jìn)行影像分類管理，當(dāng)工作人員需要查找資料或提出異議時(shí)，能夠及時(shí)的找到相關(guān)信息，分類清晰，使用方便。網(wǎng)絡(luò)信息安全也是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下應(yīng)該注意的問題，在完善檔案管理制度的同時(shí)不要忘記網(wǎng)絡(luò)的公開性，亦要制定完整的網(wǎng)絡(luò)制度，防止因員工操作不當(dāng)而導(dǎo)致的信息泄露。因此，企業(yè)需要投入必要的資金聘請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)專家對(duì)電腦進(jìn)行加密處理，重點(diǎn)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的漏洞建設(shè)精密的防火墻，同時(shí)定期對(duì)電腦進(jìn)行維護(hù)，防止黑客入侵而導(dǎo)致的資料流失[2]。

2.4 將檔案管理人員進(jìn)行編制

目前依然有很多企業(yè)為了節(jié)省成本而選擇招聘兼職檔案員和非檔案專業(yè)畢業(yè)生的現(xiàn)象，任人唯親也不在少數(shù)，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專業(yè)性，對(duì)于工作的理解也是不知所謂，而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不重視，忽視專業(yè)的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致從業(yè)人員的素質(zhì)參差不齊，工作態(tài)度散漫。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)于檔案管理員的工作素養(yǎng)要求較高，因此，企業(yè)首先應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，積極開展工作編制與不定期的考核，既能夠提高員工的工作熱情，又能夠提升員工的工作質(zhì)量。其次，應(yīng)該面對(duì)社會(huì)招聘大量的檔案專業(yè)高材生，既實(shí)現(xiàn)了企業(yè)高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的需求，又減少了檔案專業(yè)人才流失的現(xiàn)狀，為建筑企業(yè)的健康發(fā)展提供助力。

3 結(jié)論

綜上所述，基建工程檔案的重要性和復(fù)雜性不言而喻，為了保證項(xiàng)目工程的正確實(shí)施和順利進(jìn)行，制定檔案整理規(guī)則、強(qiáng)化檔案意識(shí)加強(qiáng)檔案管理、完善管理制度和提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)迫在眉睫，希望各個(gè)企業(yè)都能跟上時(shí)代潮流進(jìn)行改革，發(fā)掘出最適合自己的管理方法，為社會(huì)貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

[1]劉峰.基建工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策探討[J].江西建材，2018（12）：65+67.

[2]劉長兵.高?；üこ虣n案管理的問題對(duì)經(jīng)濟(jì)的影響和對(duì)策[J].現(xiàn)代營銷（經(jīng)營版），2018（05）：123.

作者簡介

李亞麗（1972-），女，漢，山東菏澤人，國電菏澤發(fā)電有限公司。