李勤

摘 要：近幾年，隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，公眾生活水平日益提升，不僅家用電器數(shù)量成倍增加，一系列電動汽車、智能機(jī)器人也相繼推出，這些都大大提升了公眾的用電需求，因此，作為電力企業(yè)，必須緊跟時代潮流，做好自身發(fā)展。然而，人才的培養(yǎng)和發(fā)展是提高電力企業(yè)綜合實力和市場競爭力的重要工作，人事檔案管理是人才工作的重要一環(huán)，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實需求。本文就闡述了人事檔案的概述，并分析了目前電力企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題，最后針對如何規(guī)范管理人事檔案工作提出幾點對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；人事檔案；規(guī)范管理；對策

電力企業(yè)與我們的生活和工作息息相關(guān)，而隨著公眾用電需求的不斷增加，對電力企業(yè)供電質(zhì)量和安全性的要求也隨之提升，作為電力企業(yè)而言，人才是發(fā)展的基礎(chǔ)和前提，做好人才檔案管理工作，是培養(yǎng)人才，發(fā)展企業(yè)的關(guān)鍵所在。

1 關(guān)于人事檔案的概述和重要性

所謂人事檔案，是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。具體而言，就是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，有關(guān)個人經(jīng)歷、學(xué)歷、黨團(tuán)及社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，且具備一定的法律效力。人事檔案在人力資源管理工作中發(fā)揮了憑證、依據(jù)和參考的作用，是企業(yè)高層初步了解員工的主要依據(jù)之一。做好人事檔案管理工作，一方面有助于企業(yè)人事管理工作質(zhì)量的提升，另一方面也直接關(guān)系到企業(yè)高層相關(guān)決策的正確性，因此，規(guī)范管理人事檔案工作尤為重要[1]。

在電力企業(yè)中，人事檔案是人事管理工作的重要參考依據(jù)，也是其順利實施的基礎(chǔ)與保障，具體而言，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要地位主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

一是人事檔案有助于幫助管理者更全面、更深入的了解員工情況，從而保障人事決策的正確性，做到物盡其用。與其他企業(yè)相比，電力企業(yè)往往存在員工數(shù)量多以及調(diào)動相對比較頻繁等各種特點，因此，如果管理者不能準(zhǔn)確全面的了解員工信息，一方面不利于為員工安排最合適、最理想的工作崗位，另一方面也不利于工作效率的整體提升，是對人力資源的嚴(yán)重浪費；

二是人事檔案在很大程度上反映了企業(yè)的整體發(fā)展水平，可以說人事檔案管理工作的規(guī)范性越高，其管理體系也就越完善，如果人事檔案管理工作存在不規(guī)范、不科學(xué)和不合理化，就意味著企業(yè)在發(fā)展中缺乏完善制度，由此可見，規(guī)范的人事檔案工作是電力企業(yè)人力資源工作和企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

2 目前電力企業(yè)在人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理人員，人員更換過于頻繁

人事檔案管理工作的專業(yè)性非常強，作為管理人員，必須具備專業(yè)的檔案管理知識，并且非常熟悉人力資源管理和模塊，才能更好地完成工作。目前大部分電力企業(yè)對人事檔案管理工作的重視程度明顯不足，只是將其作為人事招聘工作的一個分支，通常安排其他崗位的工作人員來兼職負(fù)責(zé)管理人事檔案工作，造成管理缺乏專業(yè)性，檔案管理人員不穩(wěn)定，進(jìn)而嚴(yán)重影響了工作效果。

舉例而言，由于部分電力企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)性相對較差，導(dǎo)致在對資料進(jìn)行收集、鑒別、審核和歸檔的過程中，存在收集缺乏全面性，鑒別缺乏準(zhǔn)確性，審核不全面以及歸檔材料不完整等種種問題。此外，電力企業(yè)員工數(shù)量相對較多，因此人事檔案數(shù)量相對較大，檔案材料收集整理也比較復(fù)雜，如果檔案管理人員專業(yè)性不足，人員更換頻繁，必然會嚴(yán)重影響電力企業(yè)人事檔案管理工作的水平和效率，進(jìn)而制約企業(yè)發(fā)展的可持續(xù)性。

2.2 缺乏完善的管理制度，人事檔案存在泄密風(fēng)險

部分電力企業(yè)之所以出現(xiàn)人事檔案不規(guī)范管理現(xiàn)象，就是源于缺少完善的管理制度，一方面，大部分電力企業(yè)對于員工的實際工作能力和工作效率比較看重，更加關(guān)注員工的學(xué)歷和實力；另一方面，管理制度的不健全，造成人事檔案管理權(quán)責(zé)的不合理分配，導(dǎo)致很多人事檔案管理人員并不清楚自己的職責(zé)范圍，造成檔案管理混亂，權(quán)責(zé)落實不明確，管理不規(guī)范，有泄密風(fēng)險等諸多問題。

2.3 缺乏準(zhǔn)確的人事檔案資料，歸檔不及時

由于員工的檔案信息一直處于變化和更新狀態(tài)，因此，如果檔案管理人員的收集和整理不夠及時準(zhǔn)確，就會影響人事檔案的準(zhǔn)確和完整性，進(jìn)而使其價值大打折扣。目前，電力企業(yè)員工流動性相對較大，每年都有大量的入職人員和離職人員，因為檔案材料存在“時間差”這一特性，人事檔案管理人員如果缺乏足夠的嚴(yán)謹(jǐn)性，還不及時收集、整理、歸檔即時的檔案材料，就會使檔案整理間隔時間變長，造成檔案材料滯后裝訂入盒，或者收集材料的過程中不完整，缺失，將會導(dǎo)致在利用時，影響了管理者對員工個人情況的準(zhǔn)確認(rèn)知，造成檔案資料參考價值得不到充分發(fā)揮，大大影響了工作效率和水平；

2.4 檔案整理存在過度改造現(xiàn)象

在檔案整理過程中，由于不斷改變整理要求，過度“改造”要求其規(guī)格規(guī)范統(tǒng)一，致使檔案材料被改變得面目全非，失去其原有狀態(tài)和原始價值。

2.5 材料補缺相對滯后

發(fā)現(xiàn)的缺失材料，要及時補充完善。譬如，在很多電力企業(yè)單位，員工在辦理個人退休手續(xù)時，要查看檔案記錄，最早原始記錄出生和參加工作時間來確定退休時間和退休工資的標(biāo)準(zhǔn)。由于證明材料不充分，影響退休和退休工資。

2.6 缺少信息化管理手段

人事檔案管理手段依然比較傳統(tǒng)，需要在保證安全保密的情況下，有待進(jìn)一步提高檔案信息化管理，提高利用效率。

3 電力企業(yè)人事檔案規(guī)范管理的相關(guān)對策

3.1 提高招聘門檻，加大培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員整體能力

正如上文所言，電力企業(yè)人事檔案管理人員的素質(zhì)和能力非常重要，因此，可以從以下三個方面做出努力：

一是提高招聘門檻，在招聘過程中選擇檔案管理相關(guān)專業(yè)，且學(xué)歷較高、經(jīng)驗豐富的人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，尤其是要注重管理人員的專業(yè)技能水平和整體道德素質(zhì)[2]，加大資金和精力的投入力度，保證檔案管理隊伍的專業(yè)化和高素質(zhì)化。

二是加大培訓(xùn)力度，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，并組織學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗，提升自身素質(zhì)，保證他們能夠充分結(jié)合電力企業(yè)特殊需求來更好地完成檔案管理工作。

三是制定完善的考核制度，來考核人事檔案管理人員的理論基礎(chǔ)和專業(yè)能力，督促他們不斷學(xué)習(xí)，持續(xù)豐富人事檔案管理知識和方法，進(jìn)而提高工作效率。

3.2 進(jìn)一步完善人事檔案管理制度

一是要對電力企業(yè)人事檔案管理的職責(zé)加以明確，結(jié)合企業(yè)實際情況，建立健全責(zé)任制管理制度，將人事檔案管理責(zé)任逐級落實到相關(guān)部門和個人，并規(guī)定一定的處罰力度，以最大化地調(diào)動檔案管理人員的工作積極性；

二是進(jìn)一步加大執(zhí)行力度。制度執(zhí)行力是保證制度得以實施的重要保障，因此，必須做到有法必依，有章必循，進(jìn)一步加強績效考核和執(zhí)行力度，及時收集整理和移交人事檔案材料，及時歸檔，才能真正發(fā)揮檔案管理的實際作用，從而提升整體管理水平。

3.3 加強電力企業(yè)人事檔案的安全性和信息化建設(shè)

目前，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，因此電力企業(yè)的人事檔案工作也應(yīng)當(dāng)注重對信息化技術(shù)的引進(jìn)，將大數(shù)據(jù)與管理工作緊密結(jié)合，提升人事檔案管理工作的便捷性和準(zhǔn)確性。首先，在保證安全的情況下，建立專門的人事檔案管理平臺或者局域網(wǎng)，來最大化共享和調(diào)用檔案信息；其次，應(yīng)當(dāng)賦予檔案管理人員專門的管理權(quán)限；最后，要完全實現(xiàn)人事檔案的電子化，這樣一方面可保證檔案的安全，避免檔案的損壞和丟失，另一方面在調(diào)取人事檔案時也能迅速提取，大大提升了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和利用效率。

4 結(jié)語

綜上所述，在電力企業(yè)的發(fā)展中，人事檔案工作占據(jù)非常重要的地位，但目前不少電力企業(yè)對人事檔案工作的重視程度和管理力度明顯不足，必須進(jìn)一步提升管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)能力，推進(jìn)信息化管理方式，不斷提高人事檔案管理的水平和效率，才能有助于電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王君.電力企業(yè)人事檔案的重要性及規(guī)范管理探討[J].大科技，2017，（36）：3-4.

[2]王彩琴.電力企業(yè)人事檔案的重要性及規(guī)范管理探討[J].人才資源開發(fā)，2016，（6）：167-168.