呂茜

摘 要：事業(yè)單位在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中占據(jù)了很重要的一部分，在很大程度支撐著我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。就目前情況來看，人事檔案的管理對(duì)于事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展有著十分重要的意義。但是不得不提的是，我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理體系并不完整，其中存在一部分問題，尤其是在信息技術(shù)應(yīng)用方面。本文從人事檔案管理信息化建設(shè)的意義出發(fā)，提出了一些問題，并總結(jié)出了相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化建設(shè)；策略

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

在科學(xué)有效地利用信息技術(shù)管理人事檔案對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。一方面，信息化可以優(yōu)化人事檔案管理的模式，并且能夠及時(shí)的反饋檔案信息，從而使相關(guān)工作能夠更好的推進(jìn)。另一方面，人事檔案管理信息化建設(shè)能夠保障檔案管理的質(zhì)量，使檔案的儲(chǔ)存環(huán)境得到有效改善，同時(shí)能夠增加存儲(chǔ)檔案的數(shù)量。除此之外，檔案信息化管理有利于減輕相關(guān)工作人員的工作壓力，從而促進(jìn)事業(yè)單位的更好地發(fā)展。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 對(duì)人事檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

由于人事檔案信息化的建設(shè)很難在短時(shí)間內(nèi)獲得經(jīng)濟(jì)效益，所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員并不是很重視這項(xiàng)工作。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)很淺薄，認(rèn)為只是收集和整理資料而已，所以忽略了可以將信息化技術(shù)應(yīng)用到該項(xiàng)工作中。此外，事業(yè)單位不斷改革人事制度，相關(guān)工作人員除了自己的本職工作之外，還需要兼任一些其他的職務(wù)，所以，相關(guān)工作人員對(duì)自己完成工作的方式也不是很重視，由此就造成了對(duì)人事檔案信息化的建設(shè)的重視程度不夠。

2.2 缺乏人事檔案信息化建設(shè)的計(jì)劃

由于事業(yè)單位人事檔案在信息化建設(shè)方面沒有一套完整的理論體系和計(jì)劃，所以人事檔案的信息化建設(shè)與實(shí)際的工作內(nèi)容難以結(jié)合在一起。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是缺乏對(duì)相關(guān)體系的考察和研究力度；其次是相關(guān)方案的制定不能合理的結(jié)合實(shí)際；接下來是沒有充分考慮到影響該項(xiàng)工作的各種因素；最后是在測(cè)評(píng)工作中沒有一個(gè)固定的標(biāo)準(zhǔn)。如果在人事檔案信息化建設(shè)中沒有一個(gè)完整的計(jì)劃，那么就會(huì)加大該項(xiàng)工作的實(shí)施難度，從而使相關(guān)的信息化建設(shè)處于一個(gè)瓶頸期。

2.3 人事檔案信息化建設(shè)各方面投入力度不夠足

在人事檔案信息化建設(shè)投資中，主要是三個(gè)方面的力度不足，首先是管理，其次是經(jīng)費(fèi)，最后是硬軟件設(shè)備。由于在人事檔案信息化建設(shè)過程中沒有一個(gè)完整的計(jì)劃，導(dǎo)致該項(xiàng)工作目標(biāo)不夠清晰，沒有充分考慮各種影響因素，所以該項(xiàng)工作的實(shí)施只是浮于表面，而沒有實(shí)際行動(dòng)。雖然人事檔案信息化的建設(shè)有相關(guān)的經(jīng)費(fèi)，但是經(jīng)費(fèi)比較有限且撥款時(shí)間不夠及時(shí)，這就導(dǎo)致了人事檔案信息化建設(shè)在硬軟件設(shè)備方面存在較大的不足，且相關(guān)工作人員也由于沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)而不熟悉業(yè)務(wù)。從硬件方面來說，事業(yè)單位應(yīng)用于人事檔案管理方面的設(shè)備僅僅是幾臺(tái)配置較低，稚嫩能夠完成一些簡(jiǎn)單工作的電腦，比如說錄入信息，管理檔案目錄等。從軟件方面來說，對(duì)于人事檔案的管理基本使用的是十分簡(jiǎn)單且結(jié)構(gòu)單一的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，僅僅能完成錄入信息，查詢信息，檢索數(shù)據(jù)等工作，缺乏完善的軟件系統(tǒng)。人事檔案的信息化建設(shè)在多個(gè)方面缺少投資，所以整體的信息化建設(shè)水平都不高。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位高校教師人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 形成利用信息技術(shù)的管理理念

在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，事業(yè)單位對(duì)于高校教師的人事檔案的管理雖然有所關(guān)注，但是并沒有在管理方法上進(jìn)行改革，所以導(dǎo)致檔案管理工作落后于事業(yè)單位在新時(shí)代的建設(shè)。在當(dāng)前信息化不斷發(fā)展的情況下，各個(gè)行業(yè)都十分重視本行業(yè)的信息化建設(shè)，將信息化技術(shù)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)方面，從而在很大程度上使工作效率得到了提高。這就要求事業(yè)單位對(duì)于高校教師的檔案進(jìn)行管理時(shí)，不但要明確管理檔案的價(jià)值，而且要大膽的改革相關(guān)管理方式，從而進(jìn)一步推動(dòng)高校教師檔案的信息化管理。與此同時(shí)，事業(yè)單位要更新自己的管理觀念，準(zhǔn)確定位檔案管理信息化的重要意義，從而將其融入到原本的管理體系中去。在完成了這些要求之后，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要鼓勵(lì)相關(guān)工作人員積極投身于信息化建設(shè)，制定合理的工作計(jì)劃，從而更好地管理高校教師的人事檔案。

3.2 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)

事業(yè)單位在高校教師的人事檔案信息化管理方面要想獲得長(zhǎng)足的發(fā)展，就必須要重視對(duì)人才的培養(yǎng)，要對(duì)那些運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法的工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使他們能夠結(jié)合實(shí)際情況去改革工作方式。此外，由于事業(yè)單位高校教師的檔案信息復(fù)雜繁多，管理任務(wù)十分龐大，如果不能科學(xué)的管理，就會(huì)影響其他工作的進(jìn)行，這就要求事業(yè)單位加大對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，建設(shè)一支更加優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，事業(yè)單位不但要建立一套完整的考核機(jī)制，保證工作人員能夠?qū)W以致用，而且要積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，改變檔案管理信息化缺乏人才的現(xiàn)象。

3.3 建設(shè)完善的管理檔案的軟硬件系統(tǒng)

為了確保檔案管理工作穩(wěn)定安全的進(jìn)行，更為了檔案能夠得到最大程度的利用，就必須要建設(shè)一套科學(xué)完善的管理檔案的軟硬件系統(tǒng)作為上述工作更好地完成的保障。首先要在資金方面加大對(duì)檔案管理工作信息化的投入力度，特別是在相關(guān)設(shè)備的購(gòu)入方面。在購(gòu)入相關(guān)設(shè)備時(shí)，事業(yè)單位不但要在資金方面給予支持，而且要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，從而更好的利用設(shè)備進(jìn)行管理工作，延長(zhǎng)設(shè)備的使用期，使管理工作更加順利的開展。其次，事業(yè)單位要不斷更新檔案管理設(shè)備的硬軟件系統(tǒng)，同時(shí)要根據(jù)實(shí)際需要開發(fā)出與本單位工作相符的軟件，從而減輕管理人員的工作壓力，有效的提高管理效率。除了以上兩點(diǎn)之外，還要尤其注意的就是合理的將加密技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化管理過程中，保證信息的安全。

3.4 建立科學(xué)的檔案管理制度

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位高校教師人事檔案信息化的改革已經(jīng)成為了一個(gè)勢(shì)不可擋的趨勢(shì)，要想將這項(xiàng)工作進(jìn)一步推進(jìn)，不但必須獲得相關(guān)方面人才以及軟硬件等外在因素的支持，而且要擁有堅(jiān)實(shí)的制度保障，從而使高校教師人事檔案管理的信息化進(jìn)程更加科學(xué)規(guī)范的展開。針對(duì)當(dāng)前這種狀況，事業(yè)單位在進(jìn)行高校教師的人事檔案管理工作時(shí)必須嚴(yán)格結(jié)合實(shí)際，充分考慮實(shí)際工作中的需求，將信息技術(shù)與檔案管理充分結(jié)合在一起，建立一套科學(xué)完善的檔案管理制度，使信息化建設(shè)中的每一個(gè)步驟都能夠有序的完成，每一個(gè)相關(guān)管理事項(xiàng)都能夠科學(xué)有效的進(jìn)行。為了使檔案管理工作高質(zhì)量高效率的完成，使相關(guān)工作人員對(duì)自己的工作有更積極的心態(tài)，就必須把信息化建設(shè)作為檔案管理制度的考核標(biāo)準(zhǔn)，并且要建立一些與其相符的獎(jiǎng)懲、考核和責(zé)任制度，工作人員也要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)制度，承擔(dān)自己的工作任務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，可以看出事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理的信息化還在很多方面都存在著問題，因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)必須及時(shí)有效的進(jìn)行。本文針對(duì)這些問題也提出了一些有效的措施，比如形成利用信息技術(shù)的管理理念，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，建立完善的檔案管理的軟硬件系統(tǒng)，建立科學(xué)的檔案管理制度等。只要將上述工作有效完整的完成，事業(yè)單位的人事檔案的管理工作就能好得到有效的強(qiáng)化，而且能夠?yàn)槲覈?guó)事業(yè)單位將檔案管理的工作系統(tǒng)的進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，有利于該項(xiàng)工作在未來一段時(shí)間里的進(jìn)一步完善。

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