董鵬昊

摘 要：從建立檔案數(shù)據(jù)庫、選擇檔案檢索項(xiàng)目及關(guān)鍵詞、提高檔案信息錄入人員素質(zhì)等幾個(gè)方面提出提高檔案管理軟件檢索效率的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理軟件；檢索效率

如何科學(xué)合理地使用檔案管理軟件，有效提高其檢索效率，充分發(fā)揮最大效益，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和使用方法的研究就顯得特別重要。

1 制約檔案管理軟件檢索效率的因素分析及改進(jìn)建議

1.1 檔案數(shù)據(jù)庫建得不宜太多太細(xì)。檔案數(shù)據(jù)庫建得太多太細(xì)，容易造成檔案信息錄入及檢索的麻煩，錄入和檢索檔案信息時(shí)還要考慮這些數(shù)據(jù)應(yīng)該屬于哪個(gè)數(shù)據(jù)庫，如果記不清屬于哪個(gè)數(shù)據(jù)庫，或因檢索條件的限制或記錯(cuò)了相關(guān)信息而選擇錯(cuò)了檔案數(shù)據(jù)庫，反而檢索不出相應(yīng)的檔案信息，會(huì)影響檔案錄入或檢索的效率。

1.2 檔案檢索條件及字?jǐn)?shù)不宜太多。眾所周知，檔案信息的檢索一般是按一個(gè)或幾個(gè)相連接的關(guān)鍵字來查找的，一次性錄入的關(guān)鍵字或條件太多，會(huì)大大降低檔案的檢索效率。有效的方法是減少關(guān)鍵字的字?jǐn)?shù)，適當(dāng)增加檢索條件，多使用檢索條件“或”、少使用檢索條件“且”，通過組合條件來達(dá)到提高檔案檢索查全率和查準(zhǔn)率的目的。

1.3 檔案檢索不出時(shí)嘗試跨庫檢索功能?？鐜鞕z索程序相對(duì)煩瑣，檢索時(shí)間長，在檔案檢索中往往不經(jīng)常被使用。但由于檔案查閱時(shí)，查閱者有時(shí)往往不太清楚查找檔案的詳細(xì)信息，手頭掌握的一些信息也是比較模糊的，比如只知道大概的時(shí)間或大概的內(nèi)容或大概的責(zé)任者等信息，而這些信息又有不確定性，如果只在查閱者提供信息的檔案數(shù)據(jù)庫里查詢，好多時(shí)候會(huì)漏掉真正的檔案數(shù)據(jù)庫而導(dǎo)致檔案查找不出的情況。因此，當(dāng)檔案查詢不到時(shí)，不妨試一下跨庫檢索來提高檔案查詢的命中率。

1.4 準(zhǔn)確選擇檔案信息檢索項(xiàng)目。檔案管理軟件的檢索項(xiàng)目有很多，如題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件日期、檔案年代、歸檔時(shí)間、附件文號(hào)、附件題名，等等，檢索者要能根據(jù)查閱者提供的查閱信息，準(zhǔn)確判斷并選擇一個(gè)或多個(gè)檢索項(xiàng)目組合進(jìn)行檢索，或者從查閱需求中分析提煉出準(zhǔn)確的檢索項(xiàng)目進(jìn)行檢索，從而達(dá)到檢索的目的。

1.5 輸入檢索關(guān)鍵詞要準(zhǔn)確。檔案檢索的最重要因素是關(guān)鍵詞的把握，輸入相對(duì)準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞會(huì)大大提高檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。如查閱責(zé)任者是“河南省人民政府”的文件，因?yàn)闄n案信息錄入者的認(rèn)識(shí)不一，檔案信息錄入時(shí)對(duì)責(zé)任者的規(guī)范化簡稱把握不準(zhǔn)確，可能錄入的規(guī)范化簡稱會(huì)不太規(guī)范，檢索者要根據(jù)實(shí)際情況，反復(fù)輸入測(cè)試各種可能的簡稱，如“河南省政府”“省政府”“省人民政府”等來達(dá)到完全檢索的目的。

1.6 對(duì)檔案信息錄入人員進(jìn)行必要的崗前培訓(xùn)。檔案信息錄入人員絕非只會(huì)計(jì)算機(jī)錄入就可以了，檔案信息錄入的準(zhǔn)確與否直接影響日后檔案檢索的效率。因此，有必要對(duì)檔案信息錄入人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容至少應(yīng)包括文秘基本知識(shí)、檔案基本知識(shí)和產(chǎn)生檔案的單位基本情況介紹，只有了解這三方面的基本知識(shí)，才能更好地把握檔案信息錄入的準(zhǔn)確度，保證檔案檢索的效率。

1.7 對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)錄入制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，檔案信息錄入時(shí)如責(zé)任者的規(guī)范化簡稱、文件編號(hào)的格式及里面的特殊字符等都是容易出現(xiàn)錄入不統(tǒng)一的項(xiàng)目高發(fā)區(qū)，這些都要在錄入前做好統(tǒng)一的規(guī)定，才能避免出現(xiàn)由于錄入不統(tǒng)一而造成檢索不完全的現(xiàn)象發(fā)生。建議事先把相關(guān)信息做成“數(shù)據(jù)字典”導(dǎo)入檔案管理軟件系統(tǒng)中，以供錄入者利用下拉菜單進(jìn)行選擇，這樣可以最大限度地避免錄入數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)。

1.8 檔案信息錄入工作要做好統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施。一般而言，檔案信息錄入工作應(yīng)該遵循從重點(diǎn)到一般、從永久到定期、從文書到科技、從科技到人事、從目錄到全文的程序或步驟。根據(jù)檔案的內(nèi)容，結(jié)合檔案查閱利用的情況，先從重要的、永久性文書檔案的目錄信息錄入開始，然后一步步開展檔案信息錄入及全文掃描掛接工作，從而逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化，這也是提高檔案信息檢索效率的一條有效途徑。

2 小結(jié)

檔案的檢索效率與上述各方面的關(guān)系十分密切。提高檔案信息錄入的數(shù)量、實(shí)現(xiàn)檔案信息錄入的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和不斷提升檔案信息檢索者掌握檔案信息檢索的知識(shí)與檢索技巧，都能極大地提高檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率，從而使檔案信息工作服務(wù)能力得到顯著提高。

（作者單位：滎陽市豫龍鎮(zhèn)人民政府 來稿日期：2018-12-12）