鄭 瑋

中共肇東市委組織部檔案信息管理中心 黑龍江綏化 151100

事業(yè)單位由于單位基數(shù)大，員工數(shù)量較龐大，所以事業(yè)單位的檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，但隨著信息技術(shù)的改革，事業(yè)單位也在逐漸向信息化管理檔案的過程中邁進(jìn)，但是新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理中仍然存在著較多問題，本文針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行闡述，并對(duì)問題的解決方案及事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)行分析。希望相關(guān)結(jié)論為有關(guān)機(jī)構(gòu)及部門提供參考。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

在現(xiàn)今行政事業(yè)單位的相關(guān)檔案管理工作之中，工作現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下方面。在檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，所使用的模式主要是集中管理，雖然這種模式已經(jīng)經(jīng)歷了多次改革，可是在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境之下，檔案管理模式仍然是具有中國特色的，在這種模式之下，通常是借助自上而下的體系來建立檔案管理的機(jī)構(gòu)，從而使分級(jí)管理檔案的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，與此同時(shí)，還需要用檔案網(wǎng)在全國范圍內(nèi)進(jìn)行覆蓋。在國家基本原則的導(dǎo)向下，各個(gè)地區(qū)實(shí)行檔案管理機(jī)構(gòu)不僅會(huì)受到本級(jí)政府的管轄，還會(huì)被上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)所監(jiān)督。還有一種是牌職合并的形式，指的就是國家的各個(gè)檔案局可以進(jìn)行合并，進(jìn)行合并之后能夠獲得檔案局以及檔案館的牌匾，這就意味著可以實(shí)現(xiàn)管理雙職能。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏充足的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)人員

第一，因?yàn)閱T工的不固定性和架構(gòu)部門重新組建的多重因素，就很容易導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理技術(shù)員工的工作出現(xiàn)變化。并且新出任工作的人員都是沒有接受高級(jí)檔案理論學(xué)習(xí)的，只知道把對(duì)應(yīng)文件放入檔案架，沒有基礎(chǔ)的檔案工作的認(rèn)知，更別說對(duì)于檔案學(xué)、管理學(xué)和檔案的一系列過程的相關(guān)檔案概念的熟知了，關(guān)于檔案資料的一系列流程認(rèn)知甚少，使得檔案管理達(dá)不到期望的水準(zhǔn)[1]。第二，因?yàn)闄n案管理的信息科技的革新，所屬工作者應(yīng)該具備當(dāng)下流行的管理技能，主要是電腦使用和軟件使用，這也是升級(jí)為高級(jí)檔案管理者的必經(jīng)之路，為后續(xù)的高效檔案管理提供了技術(shù)支持。

（二）缺少事業(yè)單位檔案的相關(guān)嚴(yán)密保護(hù)觀念

現(xiàn)在是信息科技高度發(fā)展的新時(shí)代，很多管理檔案的軟件都普遍走向完善與科技化，但是卻出現(xiàn)了很多管理者太過于依靠電腦科技的現(xiàn)象，而缺乏對(duì)于檔案資料的嚴(yán)密保護(hù)觀念。還要說到的就是，倘若該檔案是非常嚴(yán)密或者重要的，那么就應(yīng)該使用傳統(tǒng)檔案材料再進(jìn)行備份，如果電腦上的檔案信息因?yàn)槟承┮蛩赜谰眯詠G失，還可以找回[2]。并且，雖然現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，但是檔案管理人員還是需要有嚴(yán)密保護(hù)的觀念，才能抑制重要檔案在電腦上被盜竊的現(xiàn)象出現(xiàn)。

三、事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展前景

首先，檔案電子信息化，隨著電子信息技術(shù)的普及，電子信息檔案的概念將實(shí)施到事業(yè)單位的檔案管理工作中，辦公模式也將開始轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公越來越傾向于電子辦公模式，電子檔案辦公不僅能夠減少辦公時(shí)間，更能夠較大幅度提高辦公的效率，從而在一定程度上節(jié)約了辦公成本。隨著電子檔案信息的增多，檔案的存儲(chǔ)也會(huì)變得復(fù)雜，面對(duì)文件的紛繁雜亂，往往會(huì)造成檔案查詢的錯(cuò)亂無序，為查找?guī)砝щy。借鑒國外相關(guān)成熟的案例，可以將檔案文件整體化處理，即通過分類將檔案制作、使用、暫時(shí)保存、永久性保存區(qū)分開來進(jìn)行檔案處理。同時(shí)將各部門的分散文件與檔案進(jìn)行整合，并獨(dú)立儲(chǔ)存，變成獨(dú)立整體，從而使文件的使用與調(diào)度變得更為便捷，也為各部門的人力、物力、財(cái)力帶來節(jié)約的可能。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的舉措

（一）拓展服務(wù)內(nèi)容

需要注意的是，事業(yè)單位的檔案管理模式在不斷更新變化之中，這是因?yàn)槭艿叫畔⒓夹g(shù)的影響。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)是在不斷創(chuàng)新的，所以檔案管理模式就會(huì)有十分可觀的創(chuàng)新前景。例如事業(yè)單位在了解互聯(lián)網(wǎng)的便利性之后，可以通過計(jì)算機(jī)獲取他們所需要的資料，從而建立起符合他們發(fā)展的檔案信息管理體系。

（二）完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

事業(yè)單位在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營時(shí)，一般會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)來獲取各個(gè)經(jīng)營環(huán)節(jié)的具體數(shù)據(jù)和資料，這些內(nèi)容在整理和歸檔之后可以拓展檔案信息資源。除此之外，在對(duì)各個(gè)行業(yè)內(nèi)部資料進(jìn)行收集以后，可以使同行業(yè)的檔案工作動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)共享和交流，在這個(gè)基礎(chǔ)之上，各個(gè)行業(yè)的管理信息實(shí)現(xiàn)了不斷的完善和發(fā)展。

隨著電子信息技術(shù)的普及，檔案管理工作變得相對(duì)簡單，但檔案管理工作的意義也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，即不再是傳統(tǒng)意義的管理查詢工作，在電子信息的作用中，可以在一定程度上為企業(yè)或單位在某些決策上做出指引及參考。新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理在革新中仍存在著一些問題，如何將檔案管理在事業(yè)單位實(shí)行真正的信息化是事業(yè)單位檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)解決的問題，檔案管理工作的發(fā)展前景也日漸光明，所以新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)完善檔案管理體制，從而為事業(yè)單位的電子信息檔案化作貢獻(xiàn)。