陳艷君

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，企業(yè)愈發(fā)重視自身的檔案管理工作，我國(guó)企業(yè)檔案管理的模式也愈發(fā)科學(xué)化和現(xiàn)代化。本文對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)涵及其重要作用進(jìn)行了分析，對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了論述，然后立足于目前我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的問題和漏洞，探討了新時(shí)期做好企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策和路徑。希望本文的論述能夠切實(shí)為企業(yè)檔案管理水平的提高做出貢獻(xiàn)，從而促進(jìn)企業(yè)管理水平的整體提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；內(nèi)涵；趨勢(shì)；問題；對(duì)策

在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)以及不斷發(fā)展當(dāng)中，會(huì)積累下大量的活動(dòng)資料以及人事資料，對(duì)這些資料進(jìn)行的收集、整理和保存，就構(gòu)成了企業(yè)檔案管理的初始形態(tài)。近年來(lái)，社會(huì)的不斷進(jìn)步以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，對(duì)企業(yè)管理水平和管理模式提出了更高的要求，而作為企業(yè)管理中的重要一環(huán)，檔案管理水平的高低，已經(jīng)與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理能力直接掛鉤。為此，只有正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的內(nèi)涵和作用，不斷更新理念，創(chuàng)新手段，才能保證企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，才能使檔案管理真正發(fā)揮其在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的作用。

1 企業(yè)檔案的內(nèi)涵及其重要作用

企業(yè)檔案，是企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)的過程當(dāng)中，積累下來(lái)的各種信息資料的總稱。在這些檔案資料里面，保存著企業(yè)從建立之初到現(xiàn)今的各種關(guān)于人事變動(dòng)、企業(yè)決策、業(yè)務(wù)文件等的內(nèi)容，它是隨企業(yè)運(yùn)營(yíng)工作的變化而不斷變化的，也是對(duì)企業(yè)發(fā)展過程的完整記錄，它能夠有效地反映出企業(yè)在某一個(gè)階段的運(yùn)營(yíng)理念以及具體活動(dòng)，因此是關(guān)于企業(yè)發(fā)展歷史的真正反映，也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成。

在企業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，企業(yè)檔案具有重要的作用。首先，檔案可以有效保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。在企業(yè)做大做強(qiáng)的過程當(dāng)中，創(chuàng)新是所有發(fā)展的核心動(dòng)力，企業(yè)在不斷創(chuàng)新的過程當(dāng)中，會(huì)取得關(guān)于自身經(jīng)營(yíng)認(rèn)可的各種外授權(quán)利，比如專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等等，這些無(wú)形的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，是企業(yè)的重要資產(chǎn)，對(duì)這些產(chǎn)權(quán)的相關(guān)形成文件進(jìn)行的高質(zhì)量保存，使得企業(yè)在面對(duì)糾紛時(shí)，能夠提供充分的有利于自身的資料，從而使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗。其次，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要反映。隨著經(jīng)濟(jì)管理理念的更新，更多的企業(yè)開始重視企業(yè)文化在支撐自身發(fā)展中的重要作用，并積極利用多種手段營(yíng)造良好的企業(yè)文化。企業(yè)檔案保留了企業(yè)篳路藍(lán)縷的創(chuàng)業(yè)艱辛，對(duì)這些檔案進(jìn)行整理和展示，能夠使企業(yè)員工樹立起對(duì)于企業(yè)精神的更高的認(rèn)同感，從而將合作精神、拼搏精神、創(chuàng)新精神等企業(yè)發(fā)展中的必備要素，有效地傳達(dá)到每一位工作人員身上，促使企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高。第三，企業(yè)檔案是企業(yè)共享精神實(shí)現(xiàn)的重要渠道。在提倡“共享經(jīng)濟(jì)”的今天，任何一個(gè)企業(yè)都不可能閉門搞建設(shè)，只有深刻關(guān)注行業(yè)變動(dòng)，并及時(shí)進(jìn)行行業(yè)內(nèi)外的溝通，才能幫助企業(yè)永葆活力。企業(yè)檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要資料，可以在知識(shí)和理念的共享過程當(dāng)中實(shí)現(xiàn)價(jià)值的發(fā)揮，從而成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要渠道。

2 我國(guó)企業(yè)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)

筆者認(rèn)為，從企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度而言，企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和系統(tǒng)化是其必然趨勢(shì)。首先，檔案標(biāo)準(zhǔn)化，是指企業(yè)檔案從記錄、收集、整理到歸檔、入庫(kù)等所有的環(huán)節(jié)，都必須有標(biāo)準(zhǔn)的流程進(jìn)行支撐，檔案中各類標(biāo)識(shí)、代碼、術(shù)語(yǔ)的使用都要統(tǒng)一；而檔案的信息化則是指在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，企業(yè)應(yīng)加快電子檔案的建立工作，并通過合理的搜索形式和搜索權(quán)限的設(shè)定，使企業(yè)檔案的保管和利用更加地方便和安全；系統(tǒng)化則是指企業(yè)的檔案管理應(yīng)該形成一個(gè)完整的體系，應(yīng)使企業(yè)中的各個(gè)不同部門都參與到企業(yè)檔案管理工作中來(lái)，做好自身范圍內(nèi)的配合工作，從而確保企業(yè)檔案的真實(shí)和完整。

3 目前我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的問題分析

3.1 企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，導(dǎo)致了目前我國(guó)企業(yè)檔案管理水平明顯落后

在以往我國(guó)企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中，重經(jīng)營(yíng)而輕管理的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理作為企業(yè)管理中“并不起眼”的一環(huán)，很多企業(yè)會(huì)自動(dòng)忽略其價(jià)值，這種重視程度的不足，直接導(dǎo)致了目前我國(guó)企業(yè)檔案的管理制度普遍不完善，工作完成情況的評(píng)價(jià)體系不夠合理；此外，一些企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的系統(tǒng)性和全局性，因此只將檔案管理的工作外包給專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，造成了企業(yè)檔案的遺漏以及丟失等問題。

3.2 企業(yè)檔案管理手段長(zhǎng)時(shí)間不更新，導(dǎo)致檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值不高

思想上的不重視，導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)檔案管理的手段長(zhǎng)期以來(lái)都較為落后，一方面表現(xiàn)為檔案管理信息化的不足，電子檔案的建立和完善起步晚且水平不高；另一方面表現(xiàn)為企業(yè)檔案的利用程度不足，不論是在對(duì)外交流還是對(duì)內(nèi)培訓(xùn)方面都沒有發(fā)揮出應(yīng)用的價(jià)值。

3.3 企業(yè)檔案管理人才缺乏，現(xiàn)有檔案管理人員的整體素質(zhì)不高

我國(guó)企業(yè)對(duì)于檔案管理的投入嚴(yán)重不足，檔案管理過程當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)性差、工作責(zé)任心不強(qiáng)，或者年齡較大，不能適應(yīng)現(xiàn)代的辦公方式的問題。此外，企業(yè)對(duì)于檔案室的硬件設(shè)施配備也較為落后，檔案室計(jì)算機(jī)大多是從一線部門撤換下來(lái)的“二手貨”，檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不完善等問題廣泛存在。

4 新時(shí)期做好企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策分析

4.1 在思想上對(duì)檔案管理工作提起高度重視，并加大對(duì)于檔案管理的各項(xiàng)投入

企業(yè)應(yīng)該高度重視檔案管理工作，明確檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要地位，不斷完善檔案管理的相關(guān)制度，以此為檔案管理工作提供明確的規(guī)范和管理手段。另外，要加大對(duì)于檔案管理工作的各項(xiàng)投入，從人才配備上，要加強(qiáng)專業(yè)的檔案管理人員的儲(chǔ)備和培養(yǎng)，不斷提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)，從而促進(jìn)檔案管理水平的提升；從資金投入上，要加大對(duì)于檔案管理工作的財(cái)力支持，做好檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不論是掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)施的配備還是用于信息處理的各類軟件和程序，都要支持到位；另外，為了促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)信息的有效共享，企業(yè)還應(yīng)加快做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)工作，著力建立全公司“一條龍”的檔案收集體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各個(gè)部門工作的無(wú)縫對(duì)接，促進(jìn)互聯(lián)互通的檔案管理體系的形成，從而確保企業(yè)檔案的完整性和安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值發(fā)揮。

4.2 進(jìn)一步完善專門的檔案管理制度，并不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理考核手段

要進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理制度，并做好法律法規(guī)和檔案意識(shí)的培訓(xùn)，從而促使工作人員能夠恪守工作底線，有效保障檔案的安全；要從制度層面上，做好相關(guān)規(guī)范的建立，要明確工作責(zé)任并做好工作檢查和考核，綜合利用抽查、普查、自查、互查等多種方式，確保檔案工作的健康發(fā)展。

4.3 推進(jìn)企業(yè)檔案管理體系改革，不斷推動(dòng)企業(yè)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化

在信息時(shí)代，我們享受科技帶來(lái)的便利的同時(shí)，也必須面對(duì)科技給我們帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。為此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步深化檔案管理體系改革，在推動(dòng)檔案電子化、信息化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上，利用最先進(jìn)的檔案加密技術(shù)以及防電磁輻射泄露技術(shù)、防改寫技術(shù)等，確保電子檔案的完整和真實(shí)。此外，企業(yè)要進(jìn)一步深挖檔案的潛在價(jià)值，樹立現(xiàn)代化的檔案意識(shí)，根據(jù)檔案的實(shí)際內(nèi)容，做好檔案保密層級(jí)的劃定和不涉密檔案的開放、共享工作，從而不斷提升檔案的服務(wù)職能，使檔案能夠更好地為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

在不斷變化的社會(huì)形勢(shì)之下，提升檔案的管理水平業(yè)已成為打造企業(yè)文化、提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的必然途徑。為此，企業(yè)一定要正確認(rèn)識(shí)檔案的作用和價(jià)值，認(rèn)清檔案工作的未來(lái)發(fā)展需求和趨勢(shì)，從而不斷改革企業(yè)檔案管理工作體制，促進(jìn)企業(yè)的高效、有序發(fā)展。

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