王文杰

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)不斷完善的過程中，檔案管理作為推動(dòng)事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，一直發(fā)揮著非常重要的作用。在新的歷史時(shí)期，檔案管理方式發(fā)生重大變化，電子信息管理技術(shù)迅速發(fā)展，有效提升了檔案管理工作效率。然而，現(xiàn)階段電子信息檔案管理工作還不夠完善，還存在一些安全隱患問題，風(fēng)險(xiǎn)控制措施需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

檔案作為重要的管理工具之一，對(duì)事業(yè)發(fā)展有著不可替代的作用。電子信息檔案快速發(fā)展，為準(zhǔn)確高效地提供信息資料，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展，創(chuàng)造了積極條件，在推動(dòng)改革發(fā)展、提升發(fā)展效率、提高發(fā)展質(zhì)量等方面發(fā)揮了積極作用。但發(fā)展與風(fēng)險(xiǎn)并存，加強(qiáng)電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)控制引起高度重視。

1 電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的重要作用

電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一脈相承，能夠準(zhǔn)確反映單位發(fā)展的歷史脈絡(luò)，充分展現(xiàn)單位的發(fā)展成果。加強(qiáng)電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)控制，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，能夠更加有效地發(fā)揮檔案資料的作用，提高檔案資料利用質(zhì)量。

1）從檔案發(fā)展效率上看，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，能夠快速適應(yīng)信息技術(shù)變革，改變檔案信息存儲(chǔ)方式，深入推動(dòng)電子信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，更加有效地促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，節(jié)省管理成本，極大地降低工作強(qiáng)度，節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，改變傳統(tǒng)的工作方式方法。

2）從檔案利用效果上看，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，提高利用效果，管理人員可以更加快速地利用電子檔案了解掌握單位整體情況，總結(jié)分析事業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)成效，汲取事業(yè)發(fā)展失敗教訓(xùn)，為及時(shí)制定調(diào)整事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，促進(jìn)科技成果推廣運(yùn)用，防止出現(xiàn)事業(yè)發(fā)展偏差，促進(jìn)檔案信息交流，提供決策參考依據(jù)。

3）從檔案管理效能上看，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，能夠有效防范信息技術(shù)帶來的不確定因素，預(yù)防電子信息改動(dòng)、電子文件信息內(nèi)容丟失，防止元數(shù)據(jù)、文件背景信息丟失和損壞，阻止計(jì)算機(jī)病毒、黑客、木馬程序等不法程序的入侵，還能夠提高安全意識(shí)和保密技術(shù)水平，全面增強(qiáng)電子信息檔案的真實(shí)性、客觀性和可信性，為檔案事業(yè)發(fā)展提供更加可靠的安全保障。

2 電子信息檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)問題

由于電子信息技術(shù)發(fā)展的不確定性因素較多，導(dǎo)致電子信息檔案在技術(shù)條件、物理?xiàng)l件、人才條件和管理?xiàng)l件等諸多方面受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，致使電子信息檔案管理工作受到較強(qiáng)的技術(shù)壓力和風(fēng)險(xiǎn)壓力。

1）在管理要求上存在制度局限性。電子文件歸檔要求與當(dāng)前檔案管理制度規(guī)定存在較大差距，歸檔管理工作與檔案管理要求不合拍，未能更加有效地考慮檔案的物理歸檔功能，一旦現(xiàn)有電子信息檔案系統(tǒng)被毀壞，電子文件的破壞和損毀將不可避免，有可能出現(xiàn)不可修復(fù)性的損失。

2）在存儲(chǔ)環(huán)境上存在技術(shù)局限性。電子信息技術(shù)日新月異，但電子文件的技術(shù)環(huán)境還不夠穩(wěn)定，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)也非常復(fù)雜，導(dǎo)致電子信息存儲(chǔ)地點(diǎn)和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫相對(duì)混亂。加之電子文件產(chǎn)生歸檔的程序性不強(qiáng)，致使電子文件在真實(shí)性、完整性和可靠性等方面遇到的技術(shù)難題較多，并且缺少有效解決方法。

3）在安全防護(hù)上存在隱患多發(fā)性。主要體現(xiàn)在，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電子信息檔案存在信息失真缺失的風(fēng)險(xiǎn)、電子文件無法讀取的風(fēng)險(xiǎn)、電子文件在傳輸過程中被竊取的風(fēng)險(xiǎn)、電子信息失泄密的風(fēng)險(xiǎn)，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生就可能發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的社會(huì)影響，甚至導(dǎo)致不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。

3 電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制措施

由上可知，防范電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)非常重要。在新的歷史時(shí)期，只有多層面強(qiáng)化電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，才能確保檔案信息安全可靠，更加充分有效地發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

1）防范風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。要從源頭上強(qiáng)化基礎(chǔ)保障措施，防范電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)。一是加強(qiáng)登錄密碼管理。設(shè)置并經(jīng)常更換登錄密碼，有助于提高電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，檔案工作人員在查詢或者記錄檔案資料時(shí)，需要輸入用戶名和登錄密碼，以便有效降低信息資料受到外界因素干擾。二是建立健全工作制度。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作造成較大沖擊，檔案工作人員要緊跟檔案發(fā)展實(shí)際需求，完善內(nèi)控管理制度，明確工作環(huán)節(jié)和崗位職責(zé)，強(qiáng)化監(jiān)督管理責(zé)任，建立健全獎(jiǎng)懲制度，形成安全管理的長效機(jī)制。三是強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施。要控制風(fēng)險(xiǎn)，就要做好提前預(yù)防工作，要針對(duì)檔案工作實(shí)際情況，做到具體問題具體分析，將危險(xiǎn)因素控制在可控范圍，降低外界因素對(duì)信息數(shù)據(jù)的干擾。四是做好定期維護(hù)工作。可以設(shè)置專業(yè)工作崗位，制定風(fēng)險(xiǎn)控制方案，定期對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)維護(hù)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除危險(xiǎn)因素，將風(fēng)險(xiǎn)消除在萌芽中，確保電子信息檔案安全。除此之外，還要加大人力、物力、財(cái)力投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建設(shè)，提高工作人員素質(zhì)，提供全面有效的保障支撐。

2）降低風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。在電子信息檔案管理工作中，避免不了危險(xiǎn)因素侵入。作為檔案管理人員，要高度重視風(fēng)險(xiǎn)控制工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和危險(xiǎn)因素對(duì)檔案資料的危害性，一旦發(fā)現(xiàn)危險(xiǎn)因素侵入，要及時(shí)啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案，及時(shí)采取果斷措施，最大限度降低風(fēng)險(xiǎn)影響。風(fēng)險(xiǎn)緩解是降低風(fēng)險(xiǎn)的有效措施之一，風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定相應(yīng)的應(yīng)變計(jì)劃，對(duì)電子信息檔案中的重要信息資料進(jìn)行重新部署，降低危險(xiǎn)因素對(duì)重要信息資料可能造成的安全影響，從而降低風(fēng)險(xiǎn)帶來的威脅和影響。風(fēng)險(xiǎn)緩解的方法，一般分為事前緩解和事后緩解，事前緩解主要是為了減少損失的程度，事后緩解是為了減少損失。然而，在實(shí)際工作中，無論如何實(shí)施緩解措施，仍需高度重視風(fēng)險(xiǎn)入侵，一旦發(fā)現(xiàn)受到威脅，就要根據(jù)自身實(shí)際情況制定有效解決對(duì)策，把風(fēng)險(xiǎn)入侵帶來的損失降到最低。

3）分散風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。檔案管理不僅要將檔案資料作為信息記錄載體，而且還應(yīng)該加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。在電子信息檔案利用中，要想提高檔案信息安全性，就要采取分散風(fēng)險(xiǎn)的有效方法，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可控范圍。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移就是一種有效的分散風(fēng)險(xiǎn)方式，也是電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制中經(jīng)常使用的一種方式。在風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移過程中，經(jīng)常采用的方式就是外包，也就是購買服務(wù)，電子信息檔案管理單位可以通過購買服務(wù)的方式，將復(fù)雜的問題簡化，然后根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化電子信息檔案，創(chuàng)建一套完善可靠的檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以加強(qiáng)與其他供應(yīng)商之間的合作聯(lián)系，滿足供應(yīng)商的各種需求，從而將風(fēng)險(xiǎn)分散。當(dāng)然，采用外包方式也存在很大風(fēng)險(xiǎn)，如外包過程中存在不符合合同規(guī)定的各種條件，就會(huì)帶來不可挽回的風(fēng)險(xiǎn)。

4）評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。在電子信息檔案管理工作中，一旦發(fā)生安全風(fēng)險(xiǎn)，就要積極做好應(yīng)對(duì)，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可控范圍之內(nèi)，然后通過其他方法共同預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是為了保障預(yù)防計(jì)劃具有合理性和可靠性。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要是對(duì)電子信息檔案管理工作的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)全面分析，然后制定相應(yīng)的預(yù)防措施，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率考慮每一種措施實(shí)施的成本，再制定針對(duì)性的控制措施。

此外，要根據(jù)檔案工作實(shí)際和事業(yè)發(fā)展目標(biāo)，制定一套符合檔案事業(yè)發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)防范方案；要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，開展管理技術(shù)方法培訓(xùn)、思想道德建設(shè)和職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，提高檔案人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提升專業(yè)技能、工作能力和風(fēng)險(xiǎn)控制能力，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要；要加強(qiáng)對(duì)檔案工作環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制和監(jiān)督管理，將風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)消滅在萌芽狀態(tài)，切實(shí)增加檔案的可靠性和安全性，降低因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)帶來的經(jīng)濟(jì)社會(huì)損失。

4 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制，要從防范風(fēng)險(xiǎn)、降低風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)和評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)四個(gè)方面開展，只有這樣才能有效預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)、緩解風(fēng)險(xiǎn)和解決風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)檔案事業(yè)健康快速發(fā)展。

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