李延哲

摘 要：物資標準化管理在企業(yè)管理中有著重要的地位。加強物資標準化管理工作在提高企業(yè)物資管理水平方面有著重要的意義和作用。通過建立物資信息管理體系有效收集情報、優(yōu)化進貨，做好物資庫存統(tǒng)計，合理儲備；物資管理數(shù)據(jù)化，同時對數(shù)據(jù)準確、及時進行分析；物資管理網(wǎng)絡化的手段，能夠有效加強物資管理標準化，提高物資管理水平。據(jù)此，本文對物資檔案規(guī)范化管理作了簡要論述，對物資檔案管理的基礎工作和電子化工作方向簡要介紹，希望對相關工作者有所幫助。

關鍵詞：物資檔案；規(guī)范化；管理

1 前言

檔案是企業(yè)各部門在經(jīng)營管理、科學研究、物資采購等各項職能活動中形成的重要信息資源，包含各種具有參考依據(jù)和歸檔保存的文字、圖表等材料。檔案管理對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有著重要的作用，其中物資采購等業(yè)務流轉過程所形成的檔案信息資源，經(jīng)過合理的開發(fā)利用，能夠有效發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高利用效率，對企業(yè)物資管理體系向科學化、規(guī)范化發(fā)展提供有力保障。企業(yè)物資標準化管理是以實現(xiàn)物資有效供應為方針目標的，是圍繞企業(yè)物資部門進行的，要求在物資管理部門責任人的領導和組織下協(xié)調企業(yè)物資部門的全體工作人員對物資供應及物資管理活動進行規(guī)范化、程序化、科學化和文明化的工作方法。在全球化、信息化、網(wǎng)絡化等新形勢的沖擊下，企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用逐漸體現(xiàn)其價值和地位，理論研究及業(yè)務實踐取得了一定成績，本文結合文獻資料對當前物資檔案管理做出總結。

2 建立物資信息管理體系

2.1 收集情報、優(yōu)化進貨

現(xiàn)在社會網(wǎng)絡發(fā)達，物流健全，要充分利用這些現(xiàn)代化高科技手段，充分利用互聯(lián)網(wǎng)即時、快速的優(yōu)勢，及時掌握電力設備和材料的性能，對價格走勢以及行業(yè)情況進行深入了解，及時了解市場信息以及供求情況，對各種設備和材料的供應商有總體了解，對材料和設備的性能充分掌握，及時了解物資信息，優(yōu)化進貨渠道

2.2 做好物資庫存統(tǒng)計，合理儲備

物資庫存是為了保障生產(chǎn)的及時、正常進行的工作，要保證企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動正常進行所需，同時又要最低的庫存數(shù)量，以保證資金的健康運轉、避免不必要的浪費。作為地礦企業(yè)，要經(jīng)常分析影響庫存量的各種因素，及時分析供求變動情況，特別是針對不同物資，要采用適當?shù)姆椒▉聿槎ê驼{整合理庫存量標準。及時掌握庫存量的動態(tài)變化，相應做出調整，適當控制設備、物資的庫存量及時掌握庫存量動態(tài)，對于庫存量不足的物資、設備，適時、適量地訂購，對于超過合理庫存量標準的物資及設備，及時采取措施處理超儲積壓，力爭做到庫存合理。

2.3 掌握現(xiàn)代物流技術，提高效率，降低費用

現(xiàn)代物流技術是將信息、運輸、倉儲、庫存、裝卸搬運以及包裝等物流活動綜合起來的一種新型的集成式管理，通過現(xiàn)代物流技術能夠有效提高物流質量、減少物流時間、降低物流成本。充分利用現(xiàn)代物流技術可以以最經(jīng)濟的費用，按照需要將物資從供給地向需求地安全、快速、高效的進行轉移。它主要包括運輸、儲存、加工、包裝、裝卸、配送和信息處理等活動。通過學習并掌握現(xiàn)代物流管理技術，及時用于工作實踐，可以有效提高效率并降低物流費用。

3 規(guī)范化物資管理基礎工作

3.1 物資管理數(shù)據(jù)化

地礦企業(yè)所涉及的物資種類繁多，規(guī)格多樣，要將這些情況直觀的展現(xiàn)，數(shù)據(jù)化管理是最好的手段。數(shù)據(jù)化管理可以將物資管理中的基本狀況，通過詳實的數(shù)據(jù)直觀地展現(xiàn)，通過分析，可以明確物資庫存等基本狀況，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時、準確的做出相應的決策，促進科學的進行物資管理，有針對性進行采買及計劃。數(shù)據(jù)化管理是物資標準化管理的基礎，要嚴格按照物資管理標準化要求，對基礎工作進行表格化、圖表化、數(shù)據(jù)化。

3.2 數(shù)據(jù)準確，及時分析

為保證企業(yè)物資管理的正常、科學、合理的運行，要對統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、及時進行統(tǒng)計，通過統(tǒng)計的物資數(shù)據(jù)正確把握和分析物資管理運行態(tài)勢，作出符合客觀實際的結論或推斷，提出有助于管理的對策和建議，促進企業(yè)物資管理的健康發(fā)展。各種報表數(shù)據(jù)準確，傳遞及時，分析有理有據(jù)。

3.3 資料裝訂成冊，建立信息檔案庫

每年企業(yè)都會有大量的物資流動，產(chǎn)生巨大的資料信息，這些信息、資料可以了解歷史信息，了解過往物資需求情況，能夠有效把握價格動態(tài)等，對于這些資料要進行裝訂成冊，妥善保管，同時建立相應的信息庫。信息庫可以存儲大量的數(shù)據(jù)、信息文檔，是系統(tǒng)分析員，系統(tǒng)設計人員以及系統(tǒng)構造人員保存與一個或者多個系統(tǒng)或項目有關的文檔、知識和產(chǎn)品的資料庫。作為企業(yè)資料管理信息庫，可以為單個項目建立一個信息庫，也可以讓所有項目和系統(tǒng)共享一個信息庫。

4 物資管理網(wǎng)絡化

4.1 探索電商模式下物資檔案管理方法

隨著現(xiàn)階段電子商務及物聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，在不久的將來，企業(yè)的傳統(tǒng)物資采購模式勢必受到相應的沖擊，運用電子商務進行物資采購、逐步使物資采購工作向網(wǎng)絡化邁進，將成為未來企業(yè)物資采購部門探索和思考的關鍵。同時，這種全新的采購模式還將產(chǎn)生新型載體的檔案，這些電子檔案的保存與傳統(tǒng)的紙質檔案存在著多方面的區(qū)別，如何保證電子檔案的真實性、可靠性、長期性，使電子檔案安全有效，同樣具備紙質檔案的參考價值和使用價值，也將是物資采購部門檔案管理工作的重點之一。

4.2 物資檔案的微機化和網(wǎng)絡化管理

地礦企業(yè)的物資檔案需要進行轉達及交流，而物資檔案的微機化、網(wǎng)絡化管理可以大大提高交換、存儲、使用效率，加快檔案交流速度，提高數(shù)據(jù)處理質量。檔案微機化、信息化管理的實質就是數(shù)字化、網(wǎng)絡化，是利用電子計算機技術，將大量的物資、設備檔案信息用數(shù)字來表達、存貯，再通過網(wǎng)絡來進行傳輸、交流，以便實現(xiàn)物資檔案資源的高度共享。物資檔案信息微機化、網(wǎng)絡化建設是現(xiàn)代物資檔案管理工作的必由之路，是加速物資檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。

4.3 引入全面質量管理理念

全面質量管理作為工業(yè)企業(yè)的管理方法之一，同樣可借鑒使用于檔案管理工作中，以提高檔案立卷工作質量。全面質量管理的“一切為用戶服務”、“一切以預防為主”、“一切用數(shù)據(jù)說話”的三個觀點，也可適用于物資檔案管理工作。為用戶服務既滿足物資管理部門員工的檔案使用需求；而預防為主指要對與檔案質量有關的各方面因素進行有效控制，在質量問題發(fā)生之前就對源頭進行把控；通過用數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，能夠更實事求是的反映問題、分析問題、解決問題，使檔案管理更為科學。因此，在檔案管理中引入全面質量管理的概念，既依靠了科學的理論方法，又使檔案管理全過程質量受控。

5 結語

在地礦系統(tǒng)物資管理中，實現(xiàn)物資標準化管理有著重要的實際意義。物資標準化管理的實施能夠化繁為簡，節(jié)省成本，減少問題。同時，物資標準化管理也是企業(yè)實現(xiàn)標準化管理的基礎，可以有效提高企業(yè)的競爭力，使得企業(yè)在日趨激烈的競爭中保持領先地位。

參考文獻

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