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        如何提高基層檔案管理人員的整體素質(zhì)探究

        2019-03-18 11:51:30高麗
        卷宗 2019年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理人員基層

        高麗

        摘 要:檔案管理屬于一項基礎(chǔ)性的工作,是其他工作有序開展的重要保障。如今,我國各個行業(yè)都進(jìn)入了快速發(fā)展軌道,對于檔案管理工作也加強(qiáng)了重視,檔案管理人員需要具備更高的素質(zhì),迎接工作中的挑戰(zhàn)。但從目前來看,基層檔案管理人員的工作水平還不高,開展工作的能力也有限,已經(jīng)無法滿足工作的需求,提升檔案管理人員的整體素質(zhì)成為了當(dāng)務(wù)之急。本文首先闡述了基層檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì),對于如何有效提高基層檔案管理人員的綜合素質(zhì)給出了幾點(diǎn)建議。

        關(guān)鍵詞:基層;檔案管理人員;整體素質(zhì)提升

        檔案管理工作看似“無關(guān)緊要”,但實際上,直接影響著其他各項工作的開展,關(guān)系到證明、學(xué)習(xí)和后期的工作研究。同時,這樣一項工作對于人員的專業(yè)能力、責(zé)任意識、職業(yè)品質(zhì)等都提出了較高的要求,需要長期以精細(xì)化的工作準(zhǔn)則細(xì)致的開展。我認(rèn)為,一名合格的檔案管理工作者應(yīng)具備以下基本素質(zhì)。

        1 基層檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)

        1.1 良好的政治素養(yǎng)

        當(dāng)今社會,不良風(fēng)氣盛行,各種錯誤的價值觀和政治觀出現(xiàn),對人們的思想意識產(chǎn)生了嚴(yán)重不良影響,原本建立起的政治觀念也在動搖。對于一名政治立場不堅定的檔案管理人員來說,是很難堅守崗位,承擔(dān)責(zé)任,遵守工作制度的,甚至?xí)诓涣颊T惑的驅(qū)使下做出嚴(yán)重違背工作準(zhǔn)則的行為。因此,良好的政治素養(yǎng)是每一名檔案管理人員應(yīng)具備的最基本的素質(zhì)。

        1.2 高尚的職業(yè)操守

        各行各業(yè)之所以能夠獲得不斷的發(fā)展,就是因為行業(yè)中有一批具備較高職業(yè)操守的工作人員,他們共同構(gòu)建起了規(guī)范的行業(yè)秩序和標(biāo)準(zhǔn),建立起了競爭。對于檔案管理這樣一項基本的工作來說,同樣需要工作人員具備高尚的職業(yè)操守,樹立職業(yè)發(fā)展目標(biāo),體現(xiàn)自我的價值,追求更高的發(fā)展。只有這樣,基層工作開展才能夠得到最根本的保障。

        1.3 過硬的職業(yè)技能

        如今,科學(xué)和信息技術(shù)快速發(fā)展,檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了現(xiàn)代化,這對檔案管理工作者的信息素養(yǎng)以及計算機(jī)操作能力提出了更高的要求。此外,當(dāng)前的基層檔案管理工作正在逐步走向規(guī)范化,除了最基本的整理、歸納文檔外,還需要檔案管理人員掌握一些有關(guān)文學(xué)、文秘、社科情報、目錄學(xué)等方面的知識,以便更好的開展工作。因此,基層檔案管理人員除了需要具備過硬的職業(yè)技能外,還需要不斷學(xué)習(xí),豐富自我,提升自我,以更好地適應(yīng)檔案管理工作需求,促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展[1]。

        1.4 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度

        檔案的丟失、損毀將會造成嚴(yán)重后果。而長期的檔案管理工作接觸到的文獻(xiàn)資料數(shù)量龐大,難免會出現(xiàn)疏漏,這對于以后工作的開展將會造成不利影響,因此,檔案管理人員還必須具備一絲不茍的工作態(tài)度,認(rèn)真負(fù)責(zé),降低錯誤問題的出現(xiàn)幾率。在整個工作流程中尊重歷史,尊重事實,做到穩(wěn)妥精準(zhǔn),一絲不茍,任何時候不受情緒和情感左右。

        2 提升基層檔案管理人員整體素質(zhì)的策略

        2.1 因崗定人,做到人盡其才

        檔案管理是一個特殊的工種,因其工作內(nèi)容和工作環(huán)境的隱蔽性,該崗位人員和外界接觸較少,所以基層檔案管理人員要從主觀上認(rèn)同并接納而不是迫于工作需要被動強(qiáng)制接受這種工作環(huán)境,并有甘當(dāng)幕后英雄的使命感和責(zé)任感;檔案管理工作人員要細(xì)致、耐心,并有較強(qiáng)的抗壓能力,所以對于一些工作上粗枝大葉不細(xì)心的人員不適合該崗位。同時,檔案管理工作要求該崗位人員具有良好的專業(yè)素養(yǎng)和技能,因檔案管理涉及到多學(xué)科的交叉運(yùn)用,所以基層檔案管理人員不但要懂得一定的“檔案學(xué)”理論,還要懂得統(tǒng)計學(xué)、管理學(xué)、文秘學(xué)、計算機(jī)等其他學(xué)科的知識[2]。人的主動性和積極性是一切事情成功的前提和保障,對基層檔案管理人員做到因崗定人,既可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,同時使適合該崗位的人員潛能得到最大程度的發(fā)揮,工作完成出色,人員素質(zhì)得到提升,實現(xiàn)了工作和員工的雙贏。

        2.2 與時俱進(jìn),加強(qiáng)崗位培訓(xùn)

        1)掌握檔案管理基礎(chǔ)知識和管理流程,提升相關(guān)科學(xué)技術(shù)知識。檔案管理工作是一項技術(shù)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作,基層檔案管理工作人員要嚴(yán)格按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,做到不壞、不丟、不散、不亂,加強(qiáng)檔案管理工作,做到嚴(yán)格執(zhí)法。首先,基層檔案管理人員要具備相關(guān)的基礎(chǔ)理論知識,包括歸檔、借用等最基本的常識和操作流程,另外還要掌握其他學(xué)科的相關(guān)知識,比如目錄學(xué)、文秘學(xué)、計算機(jī)等相關(guān)的專業(yè)知識,這樣能夠有效地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升,使基層檔案管理工作者更好地適應(yīng)檔案工作,促進(jìn)新形勢下基層檔案工作的順利進(jìn)行。

        2)掌握現(xiàn)代信息技術(shù),實現(xiàn)檔案電子化管理。隨著信息時代的到來,檔案的信息化管理成為一種重要手段,通過多媒體計算機(jī)技術(shù)或相關(guān)檔案管理軟件的輔助,實現(xiàn)了檔案電子化、規(guī)范性管理,從而大大提高了檔案管理工作效率和質(zhì)量。這就要求檔案人員要跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐,不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、掌握新的技巧,要熟練操作計算機(jī),盡快地適應(yīng)信息環(huán)境,提高數(shù)字化管理能力和信息技術(shù)操作技能,要善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案,懂得規(guī)范、準(zhǔn)確地使用檔案軟件,把分散的片斷檔案信息組合、整理出完整的新檔案信息提供給使用者,也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案的共享,方便用戶根據(jù)自身需求通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快捷地獲取檔案信息,實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的電子化檔案管理[3]。

        2.3 人檔合一,強(qiáng)化服務(wù)意識

        檔案管理工作屬于社會服務(wù)性工作的范疇,基層檔案管理人員在工作過程中要堅持人和檔案和諧統(tǒng)一的原則,歸根結(jié)底檔案管理工作是要為人而服務(wù)的,另外,檔案管理工作關(guān)系到國計民生的各個方面,所以基層檔案管理人員要遵守為人民服務(wù)的宗旨,并時刻關(guān)注和學(xué)習(xí)國家檔案管理方面的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,將為人民服務(wù)意識真正貫徹落實到日常工作中去?;鶎訖n案管理人員要善于根據(jù)黨和政府的需要主動開展檔案管理工作,服務(wù)意識不斷加強(qiáng),責(zé)任心逐漸提高,逐漸將傳統(tǒng)檔案管理工作中的被動收集檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r代下主動收集資料,牢固樹立服務(wù)意識,在遵守規(guī)章制度的同時不忘創(chuàng)新,這樣才能夠逐步提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì),做到真正意義上的為社會、為國家、為社會各階層服務(wù)的良好職業(yè)形象。

        2.4 優(yōu)勝劣汰,完善考核機(jī)制

        檔案管理工作的特點(diǎn)決定了其時間周期長的特點(diǎn),從而也給那些責(zé)任心不強(qiáng)的基層檔案管理人員提供了無限期延長工作時間的機(jī)會,導(dǎo)致既浪費(fèi)時間又耽誤工作,所以,在新形勢下,提升基層檔案管理工作人員的整體素質(zhì)就要求檔案管理相關(guān)單位及部門嚴(yán)格檔案管理方面的考核激勵機(jī)制,優(yōu)勝劣汰,適者生存,這樣才能使基層檔案管理人員的整體素質(zhì)上一個新臺階,檔案管理工作質(zhì)量也能得到相應(yīng)提高[4]。

        3 結(jié)語

        綜上所述,基層檔案管理工作是一項長期且復(fù)雜的工作。要提升檔案管理工作的效率必須要提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位工作的重視程度;其次,基層檔案管理工作者要樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和愛崗敬業(yè)的精神;最后要掌握過硬的檔案業(yè)務(wù)技能包括檔案管理基礎(chǔ)知識、管理流程和現(xiàn)代檔案技術(shù),實現(xiàn)現(xiàn)代化的科學(xué)管理,保證檔案管理工作在新形勢下適應(yīng)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李小瑩.如何提高基層檔案管理人員的整體素質(zhì)[J].現(xiàn)代交際,2016,02:132.

        [2]黃志聰.基層檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)策略研究[J].黑龍江史志,2014,01:83.

        [3]丁雪.加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)提升檔案管理質(zhì)量[J].中國職工教育,2014,06:137.

        [4]王莉.如何提高基層檔案管理人員的整體素質(zhì)[J].開封教育學(xué)院學(xué)報,2016,36(5):232-233.

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