邱輪超

摘 要：21世紀是信息與科技的時代，基于信息科技的優(yōu)勢與便捷，為傳統(tǒng)工作模式的拓展和延伸提供了全新的發(fā)展活力。事業(yè)單位檔案管理工作是記錄和反應(yīng)事業(yè)單位各項工作開展的客觀資料，對于衡量和評估整個事業(yè)單位內(nèi)部工作協(xié)調(diào)性、成效性等具有重要的意義和作用。隨著信息時代的來臨，傳統(tǒng)檔案管理的模式和過程必將迎來新的轉(zhuǎn)變，如何充分利用信息時代的優(yōu)勢和便捷為事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)成為了擺在每一個檔案管理工作者面前的一個新課題。

關(guān)鍵詞：信息時代；事業(yè)單位；檔案管理；傳統(tǒng)

新時期推動檔案管理工作的信息化，是檔案管理事業(yè)在不斷發(fā)展中自我完善與創(chuàng)新的過程。檔案管理工作是對檔案資料記錄、加工、處理等，還需要承擔(dān)檔案資料的保存工作，可以說檔案管理工作既簡單也很復(fù)雜。通過引入信息化檔案管理的思維和模式，有利于事業(yè)單位檔案管理部門進一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式和思維，提高整個檔案管理部門的工作成效性。信息化檔案管理其特征主要包括：檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；檔案信息利用的共享化；檔案信息服務(wù)的社會化。基于信息化管理模式下的檔案管理工作中，我們不但必須清晰的認識到傳統(tǒng)檔案管理的“短板”，而且要對信息化檔案管理工作的“弊端”保持清晰的認識，合理的利用信息化檔案管理這把“雙刃劍”，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠有效的開展。

1 傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理過度依賴人工，這無疑給檔案管理人員帶來了一定的工作壓力。隨著城市建設(shè)與國家開發(fā)的進一步深入，檔案文獻資料也成倍的增長，面對復(fù)雜的檔案文獻資料管理，必將影響整個檔案管理部門的工作效率。

1.2 檔案文獻資料的保存

檔案資料的保存是檔案管理中的重點，如何切實的保障檔案資料的存儲，尤其是工程項目一線的檔案資料保存成為了傳統(tǒng)檔案管理工作的難點。

1.3 檔案管理信息化發(fā)展的認識

檔案管理的信息化是當(dāng)前檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要方向，然而在很多事業(yè)單位中相關(guān)的部門不重視檔案部門的信息化發(fā)展，有些單位依然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式和思維，信息化發(fā)展停滯不前。

2 信息時代下檔案管理工作的發(fā)展與思考

2.1 以信息化管理為核心，優(yōu)化檔案管理流程

信息化檔案管理的核心在于信息化，通過對檔案管理模式、流程、方法的信息化轉(zhuǎn)變，有利于進一步提升整個檔案管理的效率。檔案資料不僅僅是錄入和保存，更重要的是發(fā)揮檔案資料的社會利用。在過去，調(diào)閱某些檔案資料往往需要人工進行查詢，然后進行相關(guān)的閱讀事宜。通過應(yīng)用信息化的管理平臺，可以實現(xiàn)相關(guān)單位的聯(lián)動模式，不受空間和地理位置的限制，利用手機或者電腦終端進行檔案信息的檢索與申請調(diào)閱行為，進一步提高整個檔案信息的流動成效，服務(wù)于整個社會的發(fā)展。

2.2 推動檔案資料的電子化管理

電子化的檔案管理模式是信息化檔案管理的重要組成部分。電子化的檔案管理過程有利于增強檔案資料的可靠性與保存完整性。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，尤其是項目一線的檔案資料常常存在丟失或者損毀的風(fēng)險，通過落實檔案資料的電子化過程，有利于實現(xiàn)對檔案資料的一次錄入、系統(tǒng)保存，防止出現(xiàn)檔案資料在調(diào)閱、運輸過程中丟失、損毀。比如筆者所在的地質(zhì)勘探部門，由于一線的勘探人員常常需要在很多偏僻的山區(qū)進行作業(yè)，通過落實電子化的檔案管理模式，可以切實有效的保障一線勘探信息資料的妥善保存，并且可以讓單位實時的了解檔案資料的采集、錄入過程，有利于事業(yè)單位對勘探一線檔案工作進行關(guān)注和管理。

2.3 加強檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)與再教育

此外，事業(yè)檔案檔案管理部門還應(yīng)該重視每一個檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)和再教育，通過組織相關(guān)的講座、培訓(xùn)活動，盡快提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，對于每一個檔案管理人員來說，還可以利用信息時代豐富的互聯(lián)網(wǎng)在線教育資源，實時為自己“加油、充電”。

2.4 加強硬件與軟件的投入，保障檔案管理信息化的落實

兵馬未動糧草先行，對于事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，必須要進行相關(guān)的資金投入和人力保障。為此事業(yè)單位應(yīng)該增加信息化管理的財政預(yù)算，升級相關(guān)的辦公設(shè)施和軟件配套，切實保障檔案管理信息化的穩(wěn)步推進。第一，所有的硬件與軟件采購工作，都必須從正規(guī)的科技企業(yè)、廠家完成，要求供貨商擁有國家的資格認證，經(jīng)過ISO質(zhì)量管理體系認證，所有硬件必須開展是試用分析，確保無任何問題后，進行大批量采購。第二，硬件與軟件的搭配方面，要求完全按照檔案管理的要求來落實。

3 信息時代下檔案管理工作的注意點

3.1 重視信息化系統(tǒng)維護，確保檔案文獻資料的安全

21世紀是信息高速發(fā)展的時代，然而在信息科技快速發(fā)展的背后，系統(tǒng)安全也面臨著很大的考驗。從熊貓燒香病毒，到后來的勒索病毒，每一次計算機信息病毒的爆發(fā)都對信息系統(tǒng)的安全提出了更高的要求。如曾經(jīng)的遍布全球的勒索病毒，就專門針對高校、事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行攻擊，有的車管所系統(tǒng)被攻擊新車無法上牌、有的高校系統(tǒng)癱瘓等等，信息系統(tǒng)安全對每一個人都敲響了警鐘。事業(yè)單位的信息化檔案管理也面臨著一些挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位檔案管理部門要定期或者不定期的開展相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)安全巡查，并且建立一些相關(guān)的維護與保障措施，確保檔案文獻資料的安全，及時的對信息系統(tǒng)進行“查漏補缺”。

3.2 建立健全相關(guān)的信息化管理制度

信息化檔案管理的發(fā)展必將對傳統(tǒng)檔案管理工作制度、規(guī)范帶來一定的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理制度和規(guī)范顯然已經(jīng)不能滿足信息化時代崗位管理的要求。因此，事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)該盡快建立健全相關(guān)的崗位管理制度與規(guī)范，補充和完善原來崗位制度與規(guī)范中的細則。比如就信息化檔案管理系統(tǒng)的安全密鑰進行細致的管理細則保障，避免出現(xiàn)密鑰被不法分子掌握而出現(xiàn)的不良后果。媒體曾經(jīng)就某些政府部門對外信息化平臺賬號被不法分子掌握，利用政府的權(quán)威平臺發(fā)布非法信息，造成了不良的社會影響。

4 結(jié)語

總之，全面推動事業(yè)單位檔案管理信息化至關(guān)重要。作為每一個檔案管理工作人員，應(yīng)該充分的轉(zhuǎn)變自身的思維認識，進一步激發(fā)自身的主觀能動性，提升自身的信息化素養(yǎng)和能力，為事業(yè)單位檔案管理信息化的可持續(xù)性發(fā)展做出貢獻。與此同時，相關(guān)的事業(yè)單位還應(yīng)該做好相關(guān)崗位制度和操作規(guī)程的編制，進一步以規(guī)章制度明確和規(guī)范信息化檔案管理工作的開展。

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