梁光俏

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的進(jìn)步，在我國(guó)檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越多。在信息化技術(shù)為主導(dǎo)的當(dāng)今時(shí)代，信息化建設(shè)是檔案管理的重要發(fā)展方向。特別是公安檔案作為我國(guó)眾多檔案中的最為重要的檔案類(lèi)型，更有必要強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)。然而，受我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理觀念及管理模式等諸多因素的影響，我國(guó)公安檔案管理信息化卻面臨著某些困境，在很大程度上制約了我國(guó)公安檔案管理的信息化發(fā)展。為此，找出公安檔案管理面臨的這諸多的困境，并找出有效的解決出路是當(dāng)前有關(guān)管理人員的重要任務(wù)。本文簡(jiǎn)要探討了我國(guó)公安檔案管理信息化面臨的困境及出路，期望對(duì)公安檔案管理事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：公安；檔案管理；信息化；困境

黨的十八大關(guān)于全面深化改革的戰(zhàn)略部署后，公安部明確提出在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開(kāi)展基礎(chǔ)信息化、警務(wù)實(shí)戰(zhàn)化、執(zhí)法規(guī)范化、隊(duì)伍正規(guī)化“四項(xiàng)建設(shè)”，全面深化和推進(jìn)公安改革。檔案工作作為公安信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，涉及公安情報(bào)主導(dǎo)警務(wù)的方方面面，可以說(shuō)，公安機(jī)關(guān)有戶(hù)籍管理和執(zhí)法辦案的單位，就離不開(kāi)檔案工作。因此，深化公安改革，推進(jìn)公安檔案信息化建設(shè)具有十分重要的意義。

1 公安檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 忽視檔案管理工作的重要性

目前，公安機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)大多將時(shí)間和精力放在辦理案件和維護(hù)治安等業(yè)務(wù)工作上，從而忽視了檔案管理工作的重要性，再加上由于警務(wù)人員數(shù)量有限，大部分警力安排做業(yè)務(wù)工作后，檔案管理工作人員安排方面自然顯得捉襟見(jiàn)肘。檔案管理人員不足、人員業(yè)務(wù)不專(zhuān)，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量和效果不盡如人意。針對(duì)上級(jí)的檢查，相關(guān)管理人員會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行突擊整理，應(yīng)付過(guò)檢查后不能始終堅(jiān)持規(guī)范整理，導(dǎo)致時(shí)間不久就恢復(fù)原貌，無(wú)法高效發(fā)揮出檔案的重要作用。部分檔案管理工作人員記錄檔案時(shí)不夠規(guī)范合理，比如書(shū)寫(xiě)文字凌亂、不留裝訂線(xiàn)、亂涂亂畫(huà)、格式混亂等，給后續(xù)的檔案整理工作帶來(lái)了很大不便。還有部分工作人員使用帶有文字的紙張背面接收傳真，導(dǎo)致部分傳真文件不能完成歸檔環(huán)節(jié)。

1.2 隊(duì)伍結(jié)構(gòu)縮水

長(zhǎng)期以來(lái)，基層公安工作的中心基本上都放在打擊違法犯罪上，加上囿于警力限制，實(shí)際從事檔案工作的民警少之又少，一般由內(nèi)勤擔(dān)任，有的甚至沒(méi)有配備檔案民警，由文職或協(xié)勤人員充當(dāng)檔案員。如東山縣公安局7個(gè)派出所檔案管理人員都由內(nèi)勤兼任，由于內(nèi)勤崗位事多且雜，往往忽視對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，有的人對(duì)檔案工作一知半解。筆者有一次在與基層民警交流工作時(shí)，有人就說(shuō)：“檔案純粹就是應(yīng)付檢查，有一些就行，沒(méi)必要搞得很全，做得太累”，這話(huà)基本上反映出基層從事檔案民警的心態(tài)。從深層次的角度分析，民警對(duì)檔案工作的不重視，折射出單位主管對(duì)檔案工作的不青睞，主管不想抓、不想管的結(jié)果，造成檔案管理崗位隨意性大，專(zhuān)業(yè)檔案管理員流失增加，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)嚴(yán)重縮水，阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.3 公安檔案管理信息化技術(shù)缺乏

雖然公安部門(mén)也明白其信息化管理所帶來(lái)的好處以及便利，但是因?yàn)槠湫畔⒒夹g(shù)存在問(wèn)題，就會(huì)在開(kāi)展中很不順利。相關(guān)的部門(mén)在對(duì)信息化進(jìn)行引進(jìn)時(shí)，本身自己的理解以及認(rèn)識(shí)就存在問(wèn)題，在相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備引進(jìn)時(shí)就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，其投入的設(shè)備也不充分。相關(guān)的技術(shù)是需要有先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行支撐的，但是因?yàn)橥度氲脑O(shè)備比較落后，而且相關(guān)的設(shè)施很缺乏，在目前的大環(huán)境背景下，根本不能滿(mǎn)足人員進(jìn)行管理的需要。雖然實(shí)現(xiàn)了電子檔案的建設(shè)，但是因?yàn)槔貌粔?，還是出現(xiàn)很多問(wèn)題。

1.4 相關(guān)工作人員工作素質(zhì)低下

部分公安機(jī)關(guān)缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，檔案管理往往由單位的后勤人員負(fù)責(zé)，而后勤工作涉及的工作范圍比較廣泛，不能專(zhuān)門(mén)在檔案管理工作上集中精力。盡管有的公安機(jī)關(guān)為檔案管理工作設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員，但是其工作技能和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)具有一定差異性。部分公安機(jī)關(guān)檔案管理工作人員調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁，增加了其他工作人員的工作壓力，造成工作效率低下。雖及時(shí)進(jìn)行了員工補(bǔ)充，但由于新員工知識(shí)技能專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，很難快速適應(yīng)工作節(jié)奏，導(dǎo)致工作質(zhì)量和效果不理想，直接影響檔案管理工作的發(fā)展。

2 公安檔案管理信息化建設(shè)的出路

2.1 創(chuàng)新公安檔案信息化管理理念

理念的創(chuàng)新是實(shí)施公安檔案管理信息化的先導(dǎo)。一方面，公安檔案管理部門(mén)要強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，充分地認(rèn)識(shí)到檔案的潛在價(jià)值與重要作用，在思想上對(duì)此重視起來(lái)，加強(qiáng)工作人員檔案信息化管理的理念；另一方面，公安檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳，讓相關(guān)人員意識(shí)到在信息時(shí)代，檔案管理要跟上時(shí)代的步伐，樹(shù)立開(kāi)發(fā)與挖掘檔案價(jià)值的意識(shí)，使其服務(wù)于公安工作。

2.2 提升公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度

在公安機(jī)關(guān)運(yùn)行過(guò)程中，部門(mén)大部分領(lǐng)導(dǎo)將注意力放在破案、提升執(zhí)法質(zhì)量等公安業(yè)務(wù)工作上，因此，在偵查破案、執(zhí)法質(zhì)量考評(píng)等方面常常取得優(yōu)異成績(jī)，但對(duì)檔案管理工作卻存在不同程度的忽視，導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)工作受到一定影響。所以，要優(yōu)化公安機(jī)關(guān)檔案管理，首先，要轉(zhuǎn)變公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的觀念，提升其對(duì)檔案管理工作的重視程度，使更多的工作人員參與到檔案管理工作中，為該項(xiàng)工作注入一股新的活力，改變?cè)小耙惶端浪钡木置妫浞终{(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，切實(shí)提高工作效率。

2.3 整合檔案信息資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，首要一點(diǎn)是完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設(shè)中，應(yīng)該配備專(zhuān)門(mén)的檔案干部隊(duì)伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來(lái)提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時(shí)，檔案管理部門(mén)需要結(jié)合實(shí)際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設(shè)施，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強(qiáng)的實(shí)施平臺(tái)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動(dòng)公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

2.4 加強(qiáng)公安檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

要整合公安人力資源，形成固定的公安檔案隊(duì)伍，減少因?yàn)槿藛T流動(dòng)造成的工作效率降低的問(wèn)題。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。對(duì)公安檔案工作的發(fā)展起骨干作用的人才，要從職級(jí)待遇上適當(dāng)放寬條件，予以?xún)A斜，用好的制度留住人才。同時(shí)，可引進(jìn)檔案領(lǐng)域的高級(jí)人才，促進(jìn)檔案工作管理水平的提升。

2.5 推進(jìn)公安檔案信息化建設(shè)

1）做好公安檔案信息化源頭采集。首先，各地公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案采集基礎(chǔ)設(shè)施的投入。在統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，盡可能明確統(tǒng)一采集設(shè)備的品牌、機(jī)型，確保采集信息的格式標(biāo)準(zhǔn)一致。其次，檔案工作人員要對(duì)不同載體的檔案資源進(jìn)行全面的數(shù)字化加工采集，做到“無(wú)遺漏”，保證檔案信息的采集完整性。2）完善公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。加緊研發(fā)兼容性、安全性、擴(kuò)展性良好的檔案信息系統(tǒng)，整合多地區(qū)公安檔案資源試點(diǎn)推廣，在試點(diǎn)地區(qū)率先實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，根據(jù)試點(diǎn)情況及時(shí)完善系統(tǒng)，并最終實(shí)現(xiàn)在全國(guó)范圍內(nèi)的共享利用。3）加強(qiáng)公安檔案系統(tǒng)應(yīng)用推廣。好的系統(tǒng)脫離了普及應(yīng)用也是一種資源浪費(fèi)。應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，提升檔案人員數(shù)字檔案信息化利用的意識(shí)和水平，切實(shí)為公安工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

公安機(jī)關(guān)作為我們國(guó)家重要的執(zhí)勤執(zhí)法部門(mén)，其檔案具有涉及內(nèi)容廣、涉及人數(shù)多等特點(diǎn)，是我國(guó)檔案的重要組成內(nèi)容。目前公安檔案管理信息化存在觀念滯后、技術(shù)缺乏、人才不足等困境，我們必須不斷加強(qiáng)管理理念的創(chuàng)新，增強(qiáng)技術(shù)水平，打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍才能促進(jìn)我國(guó)公安檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)公安檔案工作的有序進(jìn)步與發(fā)展。

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