趙開燦

摘 要：學(xué)籍檔案中如實記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、在校表現(xiàn)和思想品德等信息，具有極高的保存價值，并通過文字、圖表、音像和電子等形式存儲下來，是學(xué)生在校期間學(xué)籍、成績與畢業(yè)等方面的重要憑證。當(dāng)前學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理上還顯得不夠規(guī)范，存在很多需要解決的問題，這需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員提高重視，采取科學(xué)合理的管理方法，確保進(jìn)一步發(fā)揮出學(xué)籍檔案在規(guī)范學(xué)校管理、維護(hù)學(xué)生權(quán)益和服務(wù)社會等方面的作用。本文將簡述學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性，并分析了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀，最后提出了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)生學(xué)籍；檔案管理；規(guī)范化

每個學(xué)生都有學(xué)籍檔案，其中內(nèi)容包括學(xué)習(xí)成績、教師評價等，在信息化背景下既有紙質(zhì)檔案，也有電子檔案，是學(xué)生接受教育的憑證，保管價值非常高。隨著學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，很多學(xué)校每年的招生數(shù)量都不斷增加，這極大增加了學(xué)籍檔案管理工作難度。對此，我們要充分意識到當(dāng)前學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的不足，積極采取切實可行的措施，不斷提升學(xué)籍檔案的規(guī)范化、科學(xué)化水平。這樣才能將學(xué)籍檔案的價值真正體現(xiàn)出來，更好的服務(wù)學(xué)生和學(xué)校的發(fā)展。

1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案管理是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，其可以將學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況真實呈現(xiàn)出來，并客觀反映了學(xué)生在校期間的德、智、體、美等方面的情況，是學(xué)生接受教育的經(jīng)歷及其學(xué)識水平的信用憑證。而教育管理部門與教師通過學(xué)籍檔案，也可以全面、準(zhǔn)確了解學(xué)生基本情況，便于因材施教，采取有效措施促使學(xué)生全面發(fā)展。學(xué)籍檔案管理工作的好壞，對學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、社會聲望等也有較大的影響，這要求我們更加規(guī)范的管理學(xué)生學(xué)籍檔案。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 學(xué)籍檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多學(xué)校在學(xué)籍檔案管理制度上還顯得不夠完善，這樣會讓實際檔案管理工作變得混亂，且不能提高檔案管理人員的責(zé)任心，既影響了學(xué)籍檔案收集、整理和存儲等工作的順利進(jìn)行，也不利于后期對學(xué)籍檔案的開發(fā)與利用。同時很多學(xué)籍檔案管理人員身兼數(shù)職，思想觀念落后，忽視對最新檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，不了解學(xué)籍檔案特點、規(guī)律及價值。這樣他們在工作中就顯得不夠積極，也很少進(jìn)行創(chuàng)新，難以提升學(xué)籍檔案管理工作的效率，無法在教學(xué)管理、教育研究等工作中發(fā)揮出學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用。

2.2 管理不規(guī)范，信息化水平低

大部分師生缺乏對學(xué)籍檔案的正確認(rèn)識，對其價值也了解不多。學(xué)生將自身當(dāng)成學(xué)籍檔案管理中的被動對象，教師的工作重心也放在教學(xué)上，不清楚學(xué)籍檔案管理制度，重視程度也不夠[1]。且學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也忽視了檔案管理工作，未及時配置學(xué)籍檔案所需的設(shè)備，如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，且檔案管理人員也被動開展工作，對發(fā)生變化的學(xué)籍檔案也很少及時進(jìn)行登記備案，這樣導(dǎo)致一些珍貴的原始資料與證明材料出現(xiàn)了丟失、損壞等現(xiàn)象，影響了學(xué)籍檔案的完整性。由于對學(xué)籍檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致在這項工作中的投入較少，不斷提升學(xué)籍檔案管理信息化水平，既影響了學(xué)籍檔案的查詢與利用，也無法為學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3 學(xué)籍檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

一些學(xué)校還未配置專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，大多由其他工作人員兼職，這部分人員基本沒有接受過相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要依靠自己摸索，這樣無法滿足學(xué)籍檔案管理工作要求。且學(xué)校也不重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，且檔案管理隊伍也不夠穩(wěn)定，存在著較大的流動性，這些都為學(xué)生學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理帶來了不利影響。

3 學(xué)生學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理措施

3.1 完善學(xué)籍檔案管理制度

只有不斷完善學(xué)籍檔案管理制度，才能提升學(xué)籍檔案管理水平，提升學(xué)校教育教學(xué)工作成效。學(xué)校要在整體發(fā)展規(guī)劃中納入學(xué)籍檔案工作種，建立健全的管理體制，讓學(xué)籍檔案工作得到有效的領(lǐng)導(dǎo)與管理[2]。學(xué)校要通過對學(xué)籍檔案管理制度的完善，從學(xué)校中心工作與主要任務(wù)出發(fā)，確保學(xué)籍檔案各環(huán)節(jié)工作都實現(xiàn)規(guī)范化，并堅持“以服務(wù)為主”的理念，將服務(wù)功能真正體現(xiàn)出來，加大對學(xué)籍檔案管理內(nèi)容與數(shù)據(jù)的開發(fā)力度，促使學(xué)籍檔案管理效率不斷提升。此外，學(xué)校要將各部門人員的學(xué)籍檔案管理職責(zé)明確下來，要求其每學(xué)期按時、完整和準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔，用制度的約束力讓學(xué)籍檔案真實性認(rèn)證與鑒別得到加強(qiáng)，提升其可靠性與真實性。要嚴(yán)格執(zhí)行考核管理制度與激勵機(jī)制，保障獎罰分明，激發(fā)每個人員的工作積極性。

3.2 統(tǒng)一規(guī)范管理學(xué)籍檔案

第一，學(xué)校要設(shè)置專門的檔案管理部門，應(yīng)用先進(jìn)的信息管理平臺。要避免學(xué)籍檔案在個人手中散存，應(yīng)該通過學(xué)籍檔案管理科室的建立，對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范，包括新生登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號和檔案轉(zhuǎn)遞情況等，為師生利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索提供便利，及時獲取所需學(xué)籍檔案材料。包括學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證和出國留學(xué)等方面的信息[3]。第二，對學(xué)籍檔案收集與整理工作進(jìn)行規(guī)范。學(xué)籍檔案的收集要按照以下流程進(jìn)行：首先，對新生入學(xué)前的檔案材料進(jìn)行收集，必須自身新生入學(xué)報道前就開展收集工作；其次，對學(xué)生在校期間各方面檔案資料進(jìn)行收集；最后，在學(xué)生即將畢業(yè)的時候，還要收集學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、思想、綜合素質(zhì)等總結(jié)與評價材料，包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和畢業(yè)生體檢表等材料。所有檔案材料必須保證百分百歸案率，滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，學(xué)籍檔案存放分類也要做到清晰，規(guī)范擺放案卷。

3.3 提升學(xué)籍管理信息化水平

通過運用現(xiàn)代化管理技術(shù)，能夠保證順利實現(xiàn)科學(xué)、準(zhǔn)確和高效的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。近年來很多學(xué)校都逐步增加了招生數(shù)量，而人工管理方式已經(jīng)難以滿足學(xué)籍檔案管理要求，需要充分應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)及時，盡快建立起學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，在學(xué)籍管理中充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用[4]。學(xué)校要通過匯集學(xué)生在校期間各項信息，打造完整的學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，便于隨時進(jìn)行調(diào)用與統(tǒng)計分析，確保學(xué)校各部門可以及時互換信息，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也能夠及時了解相關(guān)信息。學(xué)生要利用網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績與課表等，達(dá)到共享資源的目的，讓學(xué)籍管理文件能夠自動化檢索，不斷提升學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化水平。

3.4 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

學(xué)習(xí)學(xué)籍檔案管理工作涉及事項眾多，也比較瑣碎，也有著較強(qiáng)的程序性與專業(yè)性特點。學(xué)籍檔案管理人員除了要掌握檔案業(yè)務(wù)知識以外，也要對檔案事業(yè)保持足夠的熱愛，具備較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠在檔案工作中遵守紀(jì)律。學(xué)校也要定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，幫助他們盡快更新知識結(jié)構(gòu)體系，能夠熟練運用計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，提升學(xué)籍檔案管理信息化水平。

4 結(jié)語

總之，學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理意義重大，能夠確保將學(xué)籍檔案的價值有效體現(xiàn)出來，為今后的查詢與利用提供便利。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校的各方面情況，值得我們認(rèn)真、規(guī)范進(jìn)行管理，做好學(xué)籍檔案收集、整理、存儲和利用等工作。對此學(xué)校要充分認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性，積極采取應(yīng)對措施，不斷提升學(xué)籍檔案管理水平，滿足當(dāng)前教育形勢發(fā)展的要求。

參考文獻(xiàn)

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