朱曉艷

摘 要：在這個(gè)信息飛速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中各種重要?dú)v史情況進(jìn)行記錄是十分重要的，它是特殊事項(xiàng)進(jìn)行事后查看的重要參照，也因此企業(yè)在發(fā)展過程中為了儲(chǔ)存各種信息形成了大量的資料檔案。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過紙質(zhì)檔案模式為主、電子檔案管理為輔方式進(jìn)行管理，這種模式目前暴露出來了一些問題，比如浪費(fèi)物理空間，而現(xiàn)如今大規(guī)模的使用電子檔案管理解決了這一難題，為此如何將電子檔案管理模式和紙質(zhì)檔案管理模式結(jié)合在一起成為當(dāng)前檔案管理工作中研究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案

1 引言

對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中形成的各種重要?dú)v史記錄進(jìn)行儲(chǔ)存于管理是檔案管理工作人員必須做好的一項(xiàng)工作，電子檔案是目前進(jìn)行檔案管理的一種新模式，它能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中存在的缺陷，比如對(duì)實(shí)物檔案存儲(chǔ)空間的占據(jù)。但是很多檔案基于保密性和安全性又是不適合以電子檔案的形式儲(chǔ)存的，所以紙質(zhì)檔案管理模式是不可能被淘汰和完全替換掉的，為此如何實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的互惠共存是目前企業(yè)檔案管理工作中需要思考的一個(gè)問題。

2 基于檔案應(yīng)用實(shí)踐對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案關(guān)系的分析

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理是目前檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中應(yīng)用的主要兩種管理模式，信息化時(shí)代背景下，信息的快速增長(zhǎng)讓紙質(zhì)檔案管理模式暴露出來了很多的不足，尤其是存儲(chǔ)量和保存方面的缺陷最大，不能滿足當(dāng)前檔案管理需要。這也為電子檔案登上應(yīng)用舞臺(tái)提供了契機(jī)。

電子檔案和紙質(zhì)檔案管理形式相比，具有存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)效率高和信息傳遞不受時(shí)間和空間限制的優(yōu)點(diǎn)，不僅如此，在檔案信息查閱和訪問上，電子檔案要比紙質(zhì)檔案更加便捷。所以，總體來說，電子檔案優(yōu)勢(shì)較大。但是基于檔案的特殊性，很多檔案需要保密而不得不使用紙質(zhì)檔案將其永遠(yuǎn)的封存起來，所以采用檔案管理雙元制度是目前企業(yè)檔案管理中常用管理模式。它能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式的共存，二者相互彌補(bǔ)，共同發(fā)展，提高檔案管理水平。

3 深入挖掘電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)點(diǎn)和不足

現(xiàn)在檔案管理模式是以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，但是對(duì)實(shí)質(zhì)存放空間影響很大；如果變成以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式又會(huì)如何呢？就此，我們對(duì)這兩種檔案管理模式各自的優(yōu)勢(shì)和不足展開討論。

3.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)探討

電子檔案是將檔案資料的內(nèi)容數(shù)字化的一種存儲(chǔ)方法，他在存儲(chǔ)方面具有很多優(yōu)點(diǎn)，電子檔案能夠滿足快速存儲(chǔ)要求并實(shí)時(shí)進(jìn)行信息提取，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式所無法達(dá)到的，更為重要的是，電子檔案的存儲(chǔ)一般只需要一個(gè)小的磁盤或者是其他可供拷貝的外部存儲(chǔ)工具，再加上一臺(tái)計(jì)算機(jī)即可，進(jìn)而在空間利用上遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于紙質(zhì)檔案。另外，電子檔案的檔案?jìng)鬟f和接收工作更加方便，信息交換速度更快，通過定向搜索功能，可以快速鎖定檔案所在位置，可以直接查看檔案的掃描件，也可以通過定位直接找到紙質(zhì)原始檔案。

不過，電子檔案也有自身的天然性缺陷，且這一缺陷主要體現(xiàn)在檔案管理的安全性方面。比如想要實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取的方便，就要建立互聯(lián)互通網(wǎng)絡(luò)供外部人員訪問，這也給黑客等不法分子提供了可乘之機(jī)，很多黑客專門竊取目標(biāo)對(duì)象的重要資料販賣給對(duì)手單位，而電子檔案管理人員顯然很少有人擁有高度的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力，所以電子檔案始終都存在著被修改、刪除、竊取的重大威脅。

3.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)分析

和電子檔案相比，紙質(zhì)實(shí)體檔案更具直觀性，且具有一定的法律效力，電子檔案是紙質(zhì)檔案的拷貝品。紙質(zhì)檔案的存在具有一定的人文研究?jī)r(jià)值，且隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，其價(jià)值會(huì)更高。且紙質(zhì)檔案對(duì)版面的設(shè)計(jì)要求較低，且在對(duì)其進(jìn)行整理的過程中需要各個(gè)經(jīng)手人員反復(fù)確認(rèn)、簽字、蓋章，所以其能夠作為法律依據(jù)存在。但是，紙質(zhì)檔案存在著很大不足，比如其需要大量的存儲(chǔ)空間，同時(shí)對(duì)于存儲(chǔ)空間的溫度、濕度等都有著很高的要求，還要做好防火、防蟲等工作，而且紙質(zhì)檔案存在著翻閱過程中被人為修改、損壞的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。

4 紙質(zhì)檔案和電子檔案并存態(tài)勢(shì)下開展工作的主要策略

4.1 補(bǔ)充和更新檔案管理理論

科學(xué)的理論是指導(dǎo)工作開展的前提，利用電子檔案進(jìn)行文件歸檔的時(shí)候要逐步完善檔案相關(guān)管理制度，以制度為指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理，同時(shí)也不能降低對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作的重視程度，要為其建立單獨(dú)的管理體系，區(qū)分好兩種管理形式的不同之處，通過建立針對(duì)性的檔案管理辦法和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案內(nèi)容的相互區(qū)分。

4.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

現(xiàn)代化的電子檔案存儲(chǔ)過程中，檔案管理者要有先進(jìn)的檔案管理理念和管理方法，對(duì)電子檔案這一新模式引起重視，積極提高自己再應(yīng)用電子檔案方面的能力，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量和結(jié)構(gòu)化管理，其不僅要具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)該掌握一定的計(jì)算機(jī)操作能力和外語使用能力，以便提高對(duì)電子檔案的歸檔效率。

4.3 實(shí)行雙套制管理新模式

在目前的紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展背景下，要對(duì)兩種檔案不同的特點(diǎn)制定檔案管理體系，實(shí)行雙套管理模式能夠在電子檔案管理系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)間建立必要的通道，實(shí)現(xiàn)不同載體之間檔案信息的快速傳遞和轉(zhuǎn)換，滿足檔案管理需求，為檔案需求者提供及時(shí)服務(wù)。

5 結(jié)語

電子檔案管理模式的出現(xiàn)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的不足，大大降低了對(duì)實(shí)質(zhì)空間的利用，同時(shí)還能夠節(jié)省紙質(zhì)檔案管理需要的人力、物力、財(cái)力支出，提高檔案管理效率的同時(shí)也為檔案查閱人員提供了方便。總之，希望在以后的檔案管理工作中，能夠針對(duì)不同類型的檔案為其選擇合適的管理模式，或者實(shí)行紙質(zhì)化管理、或者實(shí)行電子存檔，又或者二者兼而有之，讓兩種管理模式共同為檔案管理事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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