陳洲

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基建工程檔案即以各種各樣形式保存的關(guān)于工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，是工程建設(shè)中一項(xiàng)必不可少的工作。工程檔案具有真實(shí)性、客觀性，涉及工程的各個(gè)方面，是整體工程活動(dòng)的直接反映。完整規(guī)范的工程檔案是提升工程質(zhì)量的直接實(shí)現(xiàn)途徑，有利于促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。但在一些具體的工程項(xiàng)目中，企業(yè)往往會(huì)忽視工程檔案的重要性，而注重工程切實(shí)實(shí)施進(jìn)度，從而導(dǎo)致工程檔案歸檔工作的滯后。

1 基建工程檔案的完整性

1.1 成立專(zhuān)業(yè)基建工程檔案材料部門(mén)

要提高工程檔案的完整性，首先要設(shè)立專(zhuān)業(yè)的檔案材料收集部門(mén)。檔案材料收集部門(mén)通常在工程項(xiàng)目申報(bào)初始階段成立，為申報(bào)工程項(xiàng)目等后續(xù)工作做準(zhǔn)備。成立專(zhuān)業(yè)檔案材料收集部門(mén)，招收專(zhuān)業(yè)工作人員為部門(mén)支柱力量，同時(shí)制定相關(guān)的部門(mén)管理機(jī)制與員工激勵(lì)制度，從而為部門(mén)工作提供制度保障。在基建工程項(xiàng)目申報(bào)至完工過(guò)程中，部門(mén)對(duì)工程有效材料進(jìn)行跟蹤收集，統(tǒng)一進(jìn)行整理歸類(lèi)，不斷完善工程檔案系統(tǒng)，為工程檔案歸檔提供材料。

檔案工作人員是檔案建設(shè)工作的核心靈魂，對(duì)檔案建設(shè)工作具有重要影響。因而在成立專(zhuān)業(yè)檔案材料收集部門(mén)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格篩選部門(mén)工作人員，進(jìn)行擇優(yōu)錄用。工程項(xiàng)目從申報(bào)至完工，整個(gè)過(guò)程環(huán)環(huán)相扣， 信息復(fù)雜多樣，因此工作人員的能力素養(yǎng)在很大程度上決定了材料的質(zhì)量。非專(zhuān)業(yè)工作人員在檔案材料的收集與整理方面能力欠缺，不僅會(huì)導(dǎo)致材料整理不當(dāng)，還會(huì)造成檔案建設(shè)工作效率低下。檔案材料涉及工程項(xiàng)目的方方面面，是由多個(gè)部門(mén)信息整合而成，不僅在設(shè)計(jì)部門(mén)有材料，在管理部門(mén)也有材料，因此基建工程檔案材料具有分散性、復(fù)雜性，這也是檔案建設(shè)工作內(nèi)容繁多的原因之一。因此要確保檔案材料的完整性，成立專(zhuān)業(yè)的檔案材料收集部門(mén)是必不可少的。

1.2 建立完備的檔案分發(fā)監(jiān)管機(jī)制

工程項(xiàng)目正式進(jìn)入施工環(huán)節(jié)后，由于工程建設(shè)過(guò)程復(fù)雜，相關(guān)管理部門(mén)職能任務(wù)繁重，日常需要處理很多工程事項(xiàng)。工程管理部門(mén)既要關(guān)注施工過(guò)程的各個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，又要兼任材料的分發(fā)任務(wù)，因而任務(wù)繁多，當(dāng)各項(xiàng)任務(wù)集合在一起時(shí)容易導(dǎo)致工作失誤的可能性升高。根據(jù)施工實(shí)際情況，在管理部門(mén)進(jìn)行材料分發(fā)時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，通過(guò)監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)分發(fā)過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督以防出現(xiàn)工作差錯(cuò)，從而提升檔案材料的完整性。

1.3 提高施工人員的歸檔意識(shí)

工程項(xiàng)目的每一個(gè)體對(duì)檔案歸檔的完整性都具有直接影響作用，因此提高施工人員的歸檔意識(shí)對(duì)檔案建設(shè)工作有極大的促進(jìn)作用。在選用檔案建設(shè)工作人員時(shí)，應(yīng)選用專(zhuān)業(yè)性的素質(zhì)人才，從而從源頭確保建設(shè)工作人員團(tuán)體的工作能力。除此之外，在正式啟動(dòng)實(shí)施工程項(xiàng)目之前，應(yīng)對(duì)施工人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，通過(guò)活動(dòng)、講座等形式為施工人員宣傳歸檔建設(shè)工作的必要性，在宣傳過(guò)程中提高施工人員的歸檔意識(shí)，培養(yǎng)每個(gè)人的歸檔責(zé)任感。而有些單位卻忽視了正式施工前培訓(xùn)活動(dòng)的重要性，這對(duì)保障檔案的完整性是不利的。

2 基建工程檔案的規(guī)范性

2.1 工程檔案的規(guī)范性對(duì)工程建設(shè)的作用性

除了檔案的完整性，還有規(guī)范性也對(duì)工程建設(shè)有重要作用。在工程完工后的運(yùn)行與維護(hù)過(guò)程中，規(guī)范性的地位逐漸凸顯并成為重要影響因素。工程檔案是否規(guī)范決定著檔案資源的質(zhì)量，檔案資源為后續(xù)工程投入運(yùn)行與維護(hù)提供數(shù)據(jù)參考，有利于提高后續(xù)工程運(yùn)行與維護(hù)的工作效率，促進(jìn)工程利用資源優(yōu)化。因而在工程檔案歸檔工作中，建立相應(yīng)的管理與監(jiān)督機(jī)制，對(duì)工作人員與工作過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)管，輔之以激勵(lì)制度，提高工作人員的歸檔責(zé)任意識(shí)，以負(fù)責(zé)熱情的態(tài)度投入歸檔工作，從而提高工程檔案建設(shè)工作的規(guī)范性。

2.2 提高檔案資料的有效性措施

首先對(duì)檔案建設(shè)工作進(jìn)行全面規(guī)劃，對(duì)檔案材料的采集、整理、歸檔制定時(shí)間計(jì)劃安排表，根據(jù)計(jì)劃表嚴(yán)格開(kāi)展歸檔工作，以確保工作效率。在采集、整理、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)分，一步一步落實(shí)每一個(gè)過(guò)程。最后歸檔時(shí)，對(duì)檔案材料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)、組裝成卷，并且通過(guò)電子標(biāo)簽進(jìn)行基本信息標(biāo)注，以便于后續(xù)工作的查找與翻閱。紙質(zhì)存檔的同時(shí)進(jìn)行電子存檔，確保雙重保障，對(duì)檔案進(jìn)行有效保護(hù)，防止檔案丟失。除此之外，在檔案借用方面也要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)借用人員信息、借用時(shí)間、借用檔案進(jìn)行明確記錄，從而達(dá)到提高檔案規(guī)范性的效果。

3 開(kāi)展基建檔案工作的基本要求

在檔案建設(shè)工作中，需要把握工作重點(diǎn)，遵循步步落實(shí)的原則。其中有效提高與保障檔案的完整性與有效性是重中之重，對(duì)于促進(jìn)檔案建設(shè)工作以及工程建設(shè)有重要意義。

3.1 嚴(yán)格遵循檔案建設(shè)工作基本原則

工程項(xiàng)目主體應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案建設(shè)工作的基本原則，首先要建立健全的檔案建設(shè)管理與監(jiān)督機(jī)制，為工作的順利展開(kāi)提供制度依據(jù)與保障，在檔案建設(shè)工作中發(fā)揮監(jiān)督執(zhí)行力。實(shí)行確切的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)出現(xiàn)失誤的對(duì)象進(jìn)行懲罰，對(duì)積極認(rèn)真的對(duì)象進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，通過(guò)獎(jiǎng)懲有效激勵(lì)工作人員的積極性與務(wù)實(shí)性。其次應(yīng)與實(shí)際情況相結(jié)合，做到實(shí)事求是以確保檔案資料的真實(shí)性、客觀性，嚴(yán)厲禁止虛報(bào)行為。在施工人員當(dāng)中宣傳歸檔責(zé)任精神，人人樹(shù)立良好的歸檔意識(shí)，激勵(lì)大家共同參與為歸檔工作獻(xiàn)出自己的力量。施工操作人員對(duì)每天的數(shù)據(jù)與資料進(jìn)行及時(shí)記錄后上報(bào)管理部門(mén)，檔案建設(shè)部門(mén)及時(shí)收集，在整理環(huán)節(jié)時(shí)仔細(xì)檢查并且查缺補(bǔ)漏，確保檔案資料的完整性。另外，應(yīng)選用專(zhuān)業(yè)人才為歸檔工作提供基礎(chǔ)動(dòng)力，歸檔工作人員應(yīng)具備過(guò)硬的自身?xiàng)l件與良好的思想認(rèn)識(shí)，在工程檔案建設(shè)工作中秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的歸檔職業(yè)精神。

結(jié) 語(yǔ)：

檔案建設(shè)對(duì)于基建工程具有重要作用，有利于促進(jìn)基建工程發(fā)展的穩(wěn)定性，也為后續(xù)評(píng)估提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。而檔案建設(shè)工作的重點(diǎn)在于有效把握歸檔資料的完整性與規(guī)范性，工程主體應(yīng)嚴(yán)格遵循歸檔原則，通過(guò)建立管理與監(jiān)督機(jī)制、提高施工人員的歸檔意識(shí)等措施有效提高歸檔資料完整性與規(guī)范性。