劉彩云

一、概述

高校檔案資源作為國家檔案資源的有機組成部分，其檔案資源體系建設對保障國家基礎性戰(zhàn)略資源具有重要意義，如何轉變高校檔案工作的理念、技術、方法及模式，加強大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資源體系建設是高校檔案館面臨的挑戰(zhàn)。

1.概念界定

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，“檔案數(shù)據(jù)”這一術語出現(xiàn)在學術研究中的頻率越來越高，探討高校檔案資源體系建設需要厘清“檔案數(shù)據(jù)”的概念。上海大學圖書情報檔案系副主任于英香指出：“對檔案數(shù)據(jù)的界定除了從檔案和數(shù)據(jù)本身出發(fā)，還須注意兩方面的問題：一是檔案數(shù)據(jù)應與檔案信息（資源）區(qū)分，二是重新認識內容管理在檔案數(shù)據(jù)管理中的地位”。同時，學者王金玲提出：“檔案數(shù)據(jù)在傳統(tǒng)意義上主要指與檔案自身相關的目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)，并進一步將大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)劃分為檔案目錄信息資源、檔案內容信息資源、多媒體信息資源、檔案應用信息資源、檔案實體信息資源以及檔案館庫信息資源六個大類”。綜合兩位學者的a觀點，本文所提及的“檔案資源”為廣義的檔案資源，包括檔案本身和大數(shù)據(jù)環(huán)境下新技術應用于高校教學、科研等各項工作所形成的多媒體信息、應用信息等檔案數(shù)據(jù)。

2.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資源體系建設的必要性

一方面，在檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為大勢所趨的背景下，結合新技術加強檔案資源體系建設、提供優(yōu)質服務是高校檔案館在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實現(xiàn)轉型發(fā)展、化挑戰(zhàn)為機遇的契機。

另一方面，自2008年IBM公司提出“智慧地球”概念以來，全球掀起了智慧城市建設的浪潮，高等學校在智慧地球、智慧城市的帶動下開始建設智慧校園，高校OA系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等的建設與推廣驅動了大量電子檔案的生成，探索高校檔案資源體系建設是融入智慧校園發(fā)展大局、順應檔案信息化發(fā)展大勢、打造高校智慧檔案館的發(fā)展需要。

3.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資源體系建設的可行性

其一，大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展高校檔案資源體系建設具有政策支持。在宏觀層面，改革開放不斷深入和現(xiàn)代化進程加快，“四個全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進等措施對信息化建設進行了頂層設計。微觀層面而言，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》將檔案資源多樣化、檔案管理信息化作為發(fā)展目標，全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化，為高校檔案資源體系建設指明了任務落實方向。

其二，大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展高校檔案資源體系建設具有技術保障。例如，云計算為高效率、低成本完成大容量、異構復雜數(shù)據(jù)計算提供了有效方式，數(shù)據(jù)挖掘技術為有效解決從數(shù)據(jù)到知識的轉化提供了可能，數(shù)據(jù)可視化以及虛擬現(xiàn)實技術的應用為用戶理解和感知信息提供了便利。此外，物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、定位技術等新興技術的迅速發(fā)展與融合還將給高校檔案工作帶來無限的發(fā)展空間。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資源的特征

1.檔案資源量大且增速快

高校檔案作為高校開展各項工作和舉辦重大活動的原始記錄，全方位記錄了高校招生與就業(yè)、教學改革、國際合作辦學、專業(yè)設置與發(fā)展規(guī)劃、碩士點申報與審批、博士點申報與審批等工作的發(fā)展軌跡，隨著改革開放的深入，教育事業(yè)的發(fā)展日新月異，在“雙套制”管理制度的推行下，紙質檔案數(shù)字化成果和增量電子檔案呈現(xiàn)出快速、大量增長的趨勢。

2.檔案資源類型多元化

高校檔案館檔案資源類型多元化特征體現(xiàn)為結構化、半結構化及非結構化數(shù)據(jù)并存。在保存?zhèn)鹘y(tǒng)的、經(jīng)整理有序的紙質檔案的同時，文檔、圖片、音頻、視頻、實物等載體多樣、形式各異的異構數(shù)據(jù)也源源不斷進館，呈現(xiàn)出Doc、Pdf、Tiff、Txt、PPT、JPG、PNG、MP3、WAV、MPG、AVI等多種類型。

3.檔案資源具有高價值

與大數(shù)據(jù)環(huán)境下大部分信息資源價值總量高、價值密度低的特點不同，“檔案歸檔鑒定使檔案數(shù)據(jù)的價值密度高于沒有經(jīng)過鑒定的一般性數(shù)據(jù)，檔案是一種大數(shù)據(jù)‘富礦”，檔案是經(jīng)過人為鑒定、整理、歸檔的原始記錄，相對其它信息而言，檔案的原始記錄性決定了其具有較高的價值并隨著檔案利用工作的深入而逐漸遞增。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資源體系建設存在的問題

1.檔案資源采集對象定位狹窄

首先，高校檔案館當前采取以實體檔案為主、輔以“雙套制”歸檔的管理模式，關注點仍局限于傳統(tǒng)紙質檔案與部分電子文件的收集，難以滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下大量電子文件快速增長的管理與利用需求。其次，各大高校檔案館在對檔案信息化建設的探索中未能高度重視檔案數(shù)據(jù)的管理，“檔案部門關注的是海量數(shù)據(jù)信息儲存的軟硬件系統(tǒng)建設，尤其側重硬件方面的配置。而對于維護業(yè)務系統(tǒng)正常運轉的日志數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)支撐數(shù)據(jù)以及各種安全密鑰等數(shù)據(jù)的管理尚未引起重視”。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案資源采集對象的定位有待擴展。

2.檔案資源采集來源渠道單一

高校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，檔案資源來源于黨群、行政、教輔、科研等各部門及各院系，其采集渠道主要包括三種：一是材料形成單位傳統(tǒng)立卷歸檔，這部分為紙質、音頻、視頻、實物等類型的檔案;二是信息化建設下通過接口與檔案管理系統(tǒng)連接、在線立卷歸檔的各部門（各院系）辦公系統(tǒng)，如行政OA系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等，這部分為電子檔案;三是開展檔案征集或捐贈活動。從采集對象來看，這三種渠道所采集到的檔案資源關注點仍主要為狹義上的檔案資源，忽視了相應檔案數(shù)據(jù)的采集與管理，從采集范圍來看，這三種渠道所采集到的檔案資源難以覆蓋學校網(wǎng)站、社交媒體等來源的信息。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案資源采集渠道有待擴展。

3.檔案資源采集技術有待提高

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對海量數(shù)據(jù)價值的關注度不斷提升，檔案資源作為價值高且價值密度高的特殊數(shù)據(jù)，各類檔案資源之間的內在關系亟待進一步挖掘分析，如何運用好大數(shù)據(jù)環(huán)境下的新興技術對檔案資源開展深度挖掘與分析是各個檔案部門需要深思的課題。由于建設成本不足、技術突破困難、人才欠缺等多方面原因，高校檔案資源體系建設側重于館藏紙質檔案的數(shù)字化、增量電子檔案的采集與存儲，缺乏檔案資源精細化管理，提供的檔案服務利用層次淺，難以開展大數(shù)據(jù)環(huán)境下對檔案資源“富礦”價值的挖掘。

4.檔案資源存儲處理效率較低

檔案的非現(xiàn)行性決定了檔案工作本身具有滯后性，但在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，智慧校園的建設產(chǎn)生了大量類型多樣、結構各異的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)最終有可能部分、甚至全部轉化為檔案資源，如何實時存儲和處理這些異構的檔案資源是高校檔案信息化建設適應大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢需要解決的難題。高校檔案信息化管理手段還未覆蓋檔案管理的全流程，對潛在檔案資源的存儲與處理相對滯后，難以滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下高效、快速處理數(shù)據(jù)的需求。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資源體系建設發(fā)展對策

1.轉變檔案信息化建設理念

高校檔案館作為集中統(tǒng)一保管高校檔案資源并提供信息服務的陣地，轉變檔案信息化建設理念，一要樹立廣義的“檔案資源”觀念，充分認識大數(shù)據(jù)給檔案資源來源、數(shù)據(jù)存儲與處理等帶來的變化，拓展檔案資源體系建設的外延與內涵;二要對檔案資源體系建設進行長遠規(guī)劃，將海量檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略納入智慧檔案館建設規(guī)劃，實現(xiàn)增量檔案電子化、存量檔案數(shù)字化、檔案服務網(wǎng)絡化、資源開發(fā)深度化、館庫管理智能化，以信息化促進檔案工作現(xiàn)代化。

2.拓寬檔案資源采集范圍

從廣義的檔案資源出發(fā)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下必須進一步拓寬檔案資源的采集范圍，除了傳統(tǒng)檔案資源的收集，“對實時產(chǎn)生的具有證據(jù)價值、信息價值、服務價值的數(shù)據(jù)都應該進行有效管理”。高校檔案館開展館藏紙質檔案數(shù)字化、增量電子檔案歸檔的同時，應加強對多媒體信息資源（包括媒體信息、網(wǎng)站信息等）、檔案應用信息資源（包括用戶信息、檔案利用信息等）、檔案實體信息資源（基于RFID電子標簽所產(chǎn)生的檔案實體位置信息、出入庫信息等資源）、檔案館庫信息資源（智能化設備運行產(chǎn)生的供電信息、溫濕度信息、安保信息等）等結構化、半結構化、非結構化信息資源的采集。

3.推行檔案資源異構采集策略

由于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案資源類型多樣、結構各異，必須提供多樣化的資源采集方式，實行異構采集策略，以滿足不同檔案資源類型的采集。一方面要加強學習智慧檔案館建設的優(yōu)秀典型案例，吸取先進的檔案資源采集經(jīng)驗，如，青島市檔案館推行的“包含控制中心、魔方適配器、主動捕獲引擎、嵌入式工具集和資源池的數(shù)據(jù)魔方式的智慧收集”。另一方面，加強高校檔案人才隊伍建設，通過舉辦工作人員培訓和引進人才，加強對應用接口、數(shù)據(jù)交換引擎自動導入、元數(shù)據(jù)方案設置等前沿智慧采集技術的學習與應用，雙管齊下，實現(xiàn)檔案工作者角色由保管員向知識組織者的根本轉變。

4.加強檔案資源深度挖掘

檔案資源深度挖掘作為檔案資源體系建設與檔案資源利用體系建設的連接環(huán)節(jié)，是挖掘檔案資源價值的關鍵。一方面，加強以高校檔案資源為中心的數(shù)據(jù)挖掘，分析各類檔案資源之間的關系，發(fā)現(xiàn)檔案資源潛在的大數(shù)據(jù)價值。另一方面，要開展以檔案應用信息資源為中心的數(shù)據(jù)內在關聯(lián)挖掘，以此為依據(jù)對高校檔案用戶搜索、存儲、利用等行為進行預測分析，推出個性化推送服務。

（作者單位：貴州財經(jīng)大學檔案館）