文·朱立香

隨著對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的深入、技術(shù)的發(fā)展和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的完善，數(shù)字檔案離我們越來越近，這順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的潮流。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的形勢下，檔案數(shù)字化改革呼聲也越來越高，只有在產(chǎn)生、歸檔和管理等各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化的共同作用下，才可以配合其他的條件推進(jìn)。目前電子文件存在著來源廣泛、業(yè)務(wù)伴生、三元合一、依賴系統(tǒng)以及形式多樣等問題，現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)功能已不能滿足各部門的多樣化需求。怎樣提高檔案信息資源的共享程度，高效率的幫助用戶解決問題就顯得極為迫切。通過醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐調(diào)研和日常工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，主要表現(xiàn)在檔案查閱流程復(fù)雜、速度緩慢、查閱難度高、查閱效率低及檔案信息管理系統(tǒng)功能模塊有限、權(quán)限設(shè)置清晰度不夠等，導(dǎo)致醫(yī)院檔案查詢不能精確高效，降低了工作效率。

一、利用質(zhì)量管理工具PDCA循環(huán)歸納

PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，即計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理。在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要求把各項(xiàng)工作做出計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、檢查效果，然后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。本文主要是在初步確定影響醫(yī)院檔案管理工作的問題是醫(yī)院檔案信息資源共享效率低下的前提下，對(duì)其進(jìn)行歸納分析，發(fā)現(xiàn)這些問題主要表現(xiàn)在醫(yī)院檔案信息資源、系統(tǒng)內(nèi)部動(dòng)能、檔案工作流程、檔案機(jī)構(gòu)、檔案安全、檔案工作制度六個(gè)方面（見圖一）。

二、影響醫(yī)院檔案信息資源共享效率的主要原因分析

（一）檔案信息資源

檔案信息資源是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是見證醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的寶貴財(cái)富。目前醫(yī)院檔案信息資源主要包括文書檔案、實(shí)物檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等，檔案數(shù)量甚多。由于檔案信息來源廣泛，分類不到位的情況多見，并且檔案數(shù)字化程度有限，這一定程度上限制了檔案共享效率。另外，檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)、電子文件移交數(shù)據(jù)目錄以及檔案縮微目錄信息都是由多人進(jìn)行錄制的，由于人和人的認(rèn)識(shí)理解不同，錄入信息的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)出現(xiàn)差異，也會(huì)阻礙檔案信息資源的共享。

（二）系統(tǒng)內(nèi)部動(dòng)能

系統(tǒng)內(nèi)部動(dòng)能是從檔案工作根源出發(fā)，借助外部技術(shù)條件改善檔案機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案管理能力。系統(tǒng)內(nèi)部動(dòng)能主要表現(xiàn)在系統(tǒng)軟件接口的銜接、系統(tǒng)功能模塊的多樣性和系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置幾個(gè)方面。系統(tǒng)軟件接口是檔案科室內(nèi)部與外部的重要紐帶，可以幫助檔案管理者簡單便捷地將內(nèi)網(wǎng)文件（OA）進(jìn)行在線歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提升檔案工作效率。系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置中用戶模式主要包括維護(hù)類用戶、查詢類用戶以及管理類用戶，用戶權(quán)限設(shè)置不清晰會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作順序紊亂，用戶查閱檔案體驗(yàn)感差，影響檔案服務(wù)質(zhì)量，從而降低檔案管理工作水平。

（三）檔案管理工作流程

檔案管理工作主要包括檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)，這些環(huán)節(jié)是依據(jù)社會(huì)實(shí)踐需要而定制的。檔案利用服務(wù)是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的途徑；檔案借閱流程的順暢性和檔案檢索途徑的多樣性會(huì)提升用戶滿意度和體驗(yàn)感；編輯研究會(huì)為用戶提供集中的、系統(tǒng)的的檔案資料，滿足用戶個(gè)性化的需要；檔案查閱結(jié)果的反饋意見可以用于研究檔案利用趨勢，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、緊密相連，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都不利于檔案信息資源的共享。

（四）檔案機(jī)構(gòu)人員

檔案機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施、內(nèi)部可操控技術(shù)以及檔案管理人員是檔案管理工作開展的堅(jiān)實(shí)保障。檔案基礎(chǔ)設(shè)施主要包括管理環(huán)境、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、檔案信息資源、資金籌措、人力資源等。信息技術(shù)作為進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的核心要?jiǎng)?wù)，由于技術(shù)要求高、資金投入高，一定程度上也會(huì)抑制檔案機(jī)構(gòu)信息資源共享水平。另外，具有高級(jí)信息素養(yǎng)的檔案管理者是檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵，而建設(shè)一支高層次復(fù)合型人才隊(duì)伍，使之具備檔案信息的評(píng)估能力、組織能力以及檔案真實(shí)性、完整性、安全性和可讀性的維護(hù)能力，以目前醫(yī)院的條件和實(shí)力非常困難，這也是醫(yī)院檔案信息資源共享的不利因素。

（五）檔案安全

影響檔案安全因素主要包括檔案物理安全、檔案信息安全以及檔案環(huán)境安全。檔案物理安全是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，一旦檔案出現(xiàn)丟失或損毀現(xiàn)象，會(huì)使信息共享淪為空中樓閣。檔案信息安全是保證檔案信息資源原始憑證價(jià)值的屏障，網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層和應(yīng)用層若出現(xiàn)漏洞，會(huì)使檔案的真實(shí)性受到質(zhì)疑，影響人們對(duì)檔案的認(rèn)可度。檔案環(huán)境安全主要包含軟硬件環(huán)境和系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境，沒有良好的檔案環(huán)境安全，檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行無法保證，也會(huì)影響檔案信息資源共享水平。

（六）檔案工作制度

檔案工作制度是開展檔案工作的風(fēng)向標(biāo)，只有依據(jù)檔案法規(guī)政策修改完善適用于本醫(yī)院的檔案工作制度，才能保證檔案工作正常運(yùn)行。檔案工作制度缺失，會(huì)造成檔案工作流程秩序紊亂，為檔案信息安全帶來風(fēng)險(xiǎn)；檔案工作制度不規(guī)范，無法確保檔案信息資源的完整性、系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)性，不能讓醫(yī)院所有的檔案信息資源都有跡可循，也不能最大限度地滿足用戶對(duì)檔案各種需要，自然也會(huì)阻礙檔案信息資源的共享。

三、解決問題的建議和措施

（一）加快信息化建設(shè)，完成檔案綜合管理系統(tǒng)與OA等相關(guān)系統(tǒng)的接入，深度挖掘檔案管理系統(tǒng)的其他功能，鞏固信息技術(shù)管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)成果。要根據(jù)維護(hù)類用戶、查詢類用戶以及管理類用戶對(duì)系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行更新設(shè)置，充分發(fā)揮各類數(shù)據(jù)用戶的作用。通過利用檔案綜合管理系統(tǒng)與OA等其他系統(tǒng)的接入，更好地實(shí)現(xiàn)在線歸檔、實(shí)施歸檔、全流程系統(tǒng)管理以及檔案信息資源共享。要加強(qiáng)內(nèi)部工作流程控制，理順部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)活動(dòng)單元及其之間的信息流關(guān)系，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部檔案信息和工作流程信息的集成與共享，便以于部門領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)全面掌握檔案工作流程的情況和信息，如工作計(jì)劃、工作質(zhì)量、存在問題以及館藏狀況、檔案利用情況現(xiàn)狀等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

（二）依據(jù)相關(guān)的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，修訂醫(yī)院檔案管理工作制度，明確檔案的收集范圍、整理規(guī)范、保管措施、移交期限，簡化檔案利用手續(xù)，為檔案信息資源共享夯實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作可持續(xù)發(fā)展。另外，認(rèn)真貫徹領(lǐng)會(huì)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18891-2016）要義， 掌握電子文件管理的理論技術(shù)方法，加速推進(jìn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，為檔案信息資源共享提供物質(zhì)平臺(tái)和技術(shù)支撐。

（三）構(gòu)建三防三備安全保障體系。檔案安全是檔案管理工作的重要組成部分，保證檔案安全不僅僅是信息技術(shù)安全，還要從檔案安全管理制度、方法以及執(zhí)行力度幾個(gè)方面著手。要建立安全防范機(jī)制，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，保證檔案實(shí)現(xiàn)異地備份、容災(zāi)備份以及異體備份的存儲(chǔ)環(huán)境。要制定保障檔案信息安全的管理制度，從管理理念和增強(qiáng)工作人員安全意識(shí)方面，實(shí)現(xiàn)物防、技防和人防三位一體，保證檔案信息安全。

（四）頂層設(shè)計(jì)是一種充分體現(xiàn)全局性、發(fā)展性、長效性的總體管理思路。在成本投入有限的情況下，利用頂層設(shè)計(jì)方法，會(huì)對(duì)數(shù)字檔案室的有效建設(shè)與持續(xù)發(fā)展有保障作用。它可以對(duì)管理體制、功能模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組織變革等進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，確定數(shù)字檔案室建設(shè)的國家戰(zhàn)略和頂層框架，打破當(dāng)前自上而下的基層推動(dòng)模式，樹立整體觀念和全局意識(shí)，避免“檔案信息孤島”出現(xiàn)，避免低水平的重復(fù)建設(shè)，最大限度地提升人力、物力和財(cái)力的使用效率。