省檔案館二級(jí)巡視員 張志剛

為深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想，扎實(shí)開展“不忘初心、牢記使命”主題教育活動(dòng)，認(rèn)真落實(shí)主題教育關(guān)于邊學(xué)習(xí)、邊調(diào)研、邊整改的要求，圍繞國家檔案局給省檔案館《2018年國家綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)反饋意見》中指出的“未開展原生電子檔案接收”這一突出短板，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，注重從實(shí)際出發(fā)，著眼發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，把調(diào)查研究與履職盡責(zé)和當(dāng)前亟待解決的重點(diǎn)難點(diǎn)工作結(jié)合起來，按照“向前延伸一步”解決問題的思路，從電子檔案產(chǎn)生的源頭——電子文件歸檔工作方面尋找問題產(chǎn)生的根源，力爭(zhēng)從源頭抓起，從根本上破解我省原生電子檔案工作滯后的難題，助力推動(dòng)全省檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

一、背景——電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理時(shí)代的到來

（一）電子文件和電子檔案的法律效力不斷明確

我省開展電子文件法律效力的探索與實(shí)踐起步較早。2018年7月，《山東省電子政務(wù)和政務(wù)數(shù)據(jù)管理辦法（草案征求意見稿）》中指出：“符合有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定，并且按照安全規(guī)范要求生成的電子文件（含證照），與紙質(zhì)的文件具有同等效力，可以作為法定辦事依據(jù)和歸檔材料。”該《辦法》明確規(guī)定了電子文件的法律效力，被列入我省2019年立法工作計(jì)劃。

在檔案行業(yè)領(lǐng)域，2018年10月11日頒布的國家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中指出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。” 電子檔案的法律效力正式得到認(rèn)可。

在國家層面，今年1月25日，中辦國辦印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》（廳字〔2019〕7號(hào)），其中指出：“電子公文同紙質(zhì)公文具有同等效力。” 4月26日，李克強(qiáng)總理簽署國務(wù)院第716號(hào)令，公布《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》，其中指出：“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力?！庇纱?，電子文件和電子檔案的法律效力得到了國家層面的確認(rèn)，為電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理奠定了法律基礎(chǔ)。

（二）電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式正式提出

長期以來，我國文件管理部門和檔案管理部門一直使用“雙套制”的文件歸檔和檔案管理模式，即文件和檔案必須以電子形式和紙張等傳統(tǒng)載體形式同時(shí)存在，確保文件和檔案信息的安全。但隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，“雙套制”模式的弊端開始顯現(xiàn)，“單套制”模式開始提出并得到試點(diǎn)。

在檔案行業(yè)領(lǐng)域，2016年，國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中就提出，“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)?！彪S著試點(diǎn)工作不斷取得成效，國家檔案局在2018年12月24日頒布了第14號(hào)令《國家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》，其中指出：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！?/p>

在國家層面，2018年，國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)與政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”不相適應(yīng)的法規(guī)規(guī)章修訂等工作的通知》（國辦函〔2018〕69號(hào)），要求對(duì)不適應(yīng)全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的法規(guī)規(guī)章進(jìn)行修改，其中涉及到了電子文件管理“單套制”相關(guān)的內(nèi)容?！秶鴦?wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》中進(jìn)一步指出：“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時(shí)以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交?！?/p>

綜上所述，隨著電子文件和電子檔案法律效力的確認(rèn)和“單套制”時(shí)代的到來，國家綜合檔案館作為電子檔案的最終保管單位，必須開展電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式的調(diào)查研究，為開展后續(xù)工作做好準(zhǔn)備。

二、調(diào)研的內(nèi)容和對(duì)象

（一）調(diào)研內(nèi)容

本次調(diào)研主要針對(duì)我省省直單位的電子文件歸檔工作開展情況進(jìn)行，延伸至電子文件歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行“單套制”管理的相關(guān)情況。根據(jù)電子文件來源和內(nèi)容的不同分為兩類：一類是電子公文，它由各單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生，歸檔后形成文書類電子檔案；另一類是行政許可和公共服務(wù)類電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)（簡(jiǎn)稱政務(wù)服務(wù)類電子文件），它由各單位辦理行政許可和公共服務(wù)事項(xiàng)的政務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生，歸檔后形成行政許可類電子檔案和公共服務(wù)類電子檔案。具體內(nèi)容包括：兩類電子文件所屬的系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行情況，歸檔的流程設(shè)置情況，歸檔后形成的數(shù)據(jù)種類和格式等相關(guān)情況。

表1 本次調(diào)研的電子文件種類及相關(guān)情況

（二）調(diào)研對(duì)象

本次調(diào)研分兩類情況進(jìn)行，分別選取了相關(guān)工作處于全國領(lǐng)先地位的浙江省檔案館和我省具有行政許可和公共服務(wù)職能的省政府辦公廳、省工業(yè)和信息化廳、省科技廳、省人力資源社會(huì)保障廳、省自然資源廳、省生態(tài)環(huán)境廳、省市場(chǎng)監(jiān)管局、省地方金融監(jiān)管局等8家典型省直單位為調(diào)研對(duì)象。

三、浙江省相關(guān)工作的開展情況

近年來，浙江省檔案部門聚焦浙江“最多跑一次”改革和政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，以“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔為突破口，取得了顯著成效。

（一）著眼頂層設(shè)計(jì)，搭建政策體系

在法規(guī)層面，2014年，浙江省開通政務(wù)服務(wù)網(wǎng)；2016年，浙江省政府將政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政審批電子文件歸檔作為重點(diǎn)任務(wù)下達(dá)給省檔案局；在此基礎(chǔ)上，2017年，浙江省政府出臺(tái)《浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理辦法》，明確電子化歸檔要求和電子文件法律效力。在政策制度層面，檔案管理和開放共享示范工程被列入浙江省大數(shù)據(jù)發(fā)展實(shí)施計(jì)劃； 2017年，浙江省出臺(tái)了《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》和《關(guān)于加快推進(jìn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作的通知》，對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔管理工作提出了具體要求；2018年，出臺(tái)了《打破信息孤島實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，推進(jìn)“最多跑一次”改革2018年工作要點(diǎn)》，提出要全面推行“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范層面，浙江省檔案局先后制定了《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件功能需求和技術(shù)規(guī)范（試行）》和地方標(biāo)準(zhǔn)《政務(wù)辦事“最多跑一次”工作規(guī)范第3部分：政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》，確?！白疃嗯芤淮巍笔马?xiàng)電子化歸檔管理工作有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）統(tǒng)一平臺(tái)建設(shè)，強(qiáng)化技術(shù)支撐

2017年以來，浙江省各級(jí)檔案部門圍繞實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔的目標(biāo)，全力積極推進(jìn)平臺(tái)建設(shè)與應(yīng)用，提升了全省檔案工作現(xiàn)代化管理水平。一是全面部署和啟用在線歸檔模塊。浙江省、市、縣三級(jí)權(quán)力運(yùn)行系統(tǒng)的“最多跑一次”事項(xiàng)在線歸檔模塊實(shí)現(xiàn)全面部署；全省73個(gè)市、縣完成本級(jí)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)在線歸檔模塊的參數(shù)配置工作。二是全力推進(jìn)電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)建設(shè)。省級(jí)電子檔案管理統(tǒng)一平臺(tái)的電子文件歸檔接收系統(tǒng)、電子檔案長久保存基地、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)3個(gè)配套項(xiàng)目均已投入運(yùn)行；杭州市、臺(tái)州市及杭州市上城區(qū)、余杭區(qū)、臨安區(qū)、天臺(tái)縣等地已完成電子文件歸檔和接收系統(tǒng)的建設(shè)。三是穩(wěn)步推進(jìn)“檔案數(shù)據(jù)管理和開放共享工程建設(shè)”項(xiàng)目。浙江省統(tǒng)一開發(fā)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔與交換系統(tǒng)，進(jìn)一步完善8大類權(quán)力事項(xiàng)在線歸檔模塊，搭建全省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了省、市、縣三級(jí)政務(wù)電子文件的統(tǒng)一歸檔和信息共享。

（三）抓好試點(diǎn)探索，穩(wěn)步推廣實(shí)施

為解決審批事項(xiàng)網(wǎng)上辦理過程中電子文件紙質(zhì)文件雙套歸檔難、紙質(zhì)檔案共享利用難等突出問題，2015年，浙江省檔案局在省建設(shè)廳等部門開展政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政審批電子文件在線歸檔試點(diǎn)，構(gòu)建起“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”的電子化歸檔新模式。2017年，浙江省政府辦公廳與省檔案局聯(lián)合召開“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作部署會(huì)，將試點(diǎn)成果在全省推廣應(yīng)用。根據(jù)最新公布的數(shù)據(jù)，浙江全省已在線歸檔行政許可電子文件93萬余件，其中，省級(jí)27家單位在線歸檔電子文件65萬余件，11個(gè)設(shè)區(qū)市和74個(gè)縣（市、區(qū)）共在線歸檔行政許可電子文件28萬余件。

四、我省的現(xiàn)狀

（一）基本情況

一是政策法規(guī)方面。省委省政府高度重視加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，2017年10月，省政府辦公廳印發(fā)了《山東省政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》（魯政辦發(fā)〔2017〕75號(hào)），方案中提出了“統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)、統(tǒng)一軟件”的總體要求和“12345”發(fā)展格局。2018年7月，省政府辦公廳會(huì)同原省法制辦制定的《山東省電子政務(wù)和政務(wù)數(shù)據(jù)管理辦法（草案征求意見稿）》進(jìn)一步加快了電子政務(wù)和大數(shù)據(jù)建設(shè)的法治化進(jìn)程。

二是體制機(jī)制方面。2017年底，省委省政府組建了“一組一委一辦四處一中心”的工作組織架構(gòu)。2018年，以黨政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，我省進(jìn)一步成立了省大數(shù)據(jù)局，負(fù)責(zé)牽頭制定并組織實(shí)施全省大數(shù)據(jù)發(fā)展應(yīng)用規(guī)劃和政策措施，加快建設(shè)“數(shù)字山東”和“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”；統(tǒng)籌規(guī)劃大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立完善數(shù)據(jù)開放平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)體系，推動(dòng)政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享利用，承擔(dān)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)管理工作；指導(dǎo)協(xié)調(diào)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，健全大數(shù)據(jù)安全保障體系。通過一系列的調(diào)整，我省進(jìn)一步理順了電子政務(wù)和大數(shù)據(jù)建設(shè)的體制機(jī)制。

三是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施方面。我省進(jìn)一步規(guī)范了政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系。將原政務(wù)外網(wǎng)改造成政務(wù)外網(wǎng)公共服務(wù)域，原政務(wù)專網(wǎng)改造成政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域，前者承擔(dān)社會(huì)管理、公共服務(wù)方面的任務(wù)，后者實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公、信息傳遞功能。同時(shí)，基于政務(wù)外網(wǎng)不同域和互聯(lián)網(wǎng)分別建設(shè)了統(tǒng)一政務(wù)云平臺(tái)。這項(xiàng)工作進(jìn)一步厘清了政務(wù)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和職能關(guān)系，為電子政務(wù)和大數(shù)據(jù)建設(shè)奠定了硬件基礎(chǔ)。

四是全省基礎(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)方面。我省基于政務(wù)云平臺(tái)建設(shè)了統(tǒng)一的政務(wù)信息資源共享交換平臺(tái)、公共數(shù)據(jù)開放平臺(tái)、政務(wù)網(wǎng)站平臺(tái)、政務(wù)服務(wù)平臺(tái)、業(yè)務(wù)協(xié)同平臺(tái)、一體化移動(dòng)辦公平臺(tái)和各類基礎(chǔ)信息庫。其中，作為政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的山東省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)已集成了全省大部分省直單位的行政許可和公共服務(wù)事項(xiàng)的辦理系統(tǒng)，這使我省政務(wù)服務(wù)類電子文件天然具有了統(tǒng)一開發(fā)、資源集中、互聯(lián)互通的優(yōu)勢(shì)。我省分別面向政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域開發(fā)了通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使我省電子公文辦理的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)格式和系統(tǒng)接口相對(duì)統(tǒng)一，為迅速打開工作局面提供了便利條件。

五是檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方面。2017年9月，《山東省數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)》項(xiàng)目獲省發(fā)改委立項(xiàng)批復(fù)，項(xiàng)目批復(fù)資金1750萬元。項(xiàng)目開發(fā)的山東省數(shù)字檔案館系統(tǒng)將覆蓋“收、管、存、用”等檔案館基本業(yè)務(wù)，以信息化方式實(shí)現(xiàn)檔案館全部日常工作。系統(tǒng)將開發(fā)檔案移交接收平臺(tái)，該平臺(tái)部署在政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域，可以接口方式在線將省直單位各類電子文件歸檔后形成的電子檔案接收至檔案館，架設(shè)好整個(gè)檔案業(yè)務(wù)流程的“終端”，為電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）存在的問題

1.電子公文歸檔方面

一是雖普遍配備了具有公文收發(fā)和辦文功能的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但部分單位不具備規(guī)范的電子公文歸檔功能。被調(diào)研單位普遍配備了統(tǒng)一的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即使在黨政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革過程中涉及多家單位合并及調(diào)整的情況，改革后的省直單位仍能以一套辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為主運(yùn)行。這符合機(jī)構(gòu)改革的必然要求，也降低了電子公文歸檔的復(fù)雜度。但與此同時(shí)，在為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)配備電子公文歸檔功能方面，有些單位未開發(fā)電子公文歸檔功能；有些單位歸檔時(shí)使用紙質(zhì)檔案掃描件代替電子文件歸檔，即實(shí)際上未對(duì)電子公文進(jìn)行歸檔；有些單位的電子公文歸檔流程存在明顯漏洞，雖然電子公文的辦文單、過程留痕稿、電子公章等內(nèi)容齊全，但“套紅頭”這一正文生成環(huán)節(jié)需完全脫離辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到文印室內(nèi)實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致歸檔的電子文件中缺少正文這一關(guān)鍵組成內(nèi)容。

二是部分單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)未運(yùn)行在政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域。有些單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行于本單位局域網(wǎng)，并未按照全省統(tǒng)一要求向省政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域遷移，無法在線與省檔案館開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接。出現(xiàn)這一情況的原因主要是這些單位計(jì)劃開發(fā)新辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并直接部署于政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域，長期來看對(duì)在線系統(tǒng)對(duì)接不會(huì)產(chǎn)生影響。

三是部分單位產(chǎn)生的電子公文及其附件的數(shù)據(jù)格式復(fù)雜繁多。有些單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)除產(chǎn)生電子公文所必須的數(shù)據(jù)庫、流式文檔、版式文檔等基本格式的數(shù)據(jù)外，還產(chǎn)生圖片、音頻、視頻、壓縮包等各類附件，增加了歸檔的復(fù)雜程度和技術(shù)難度，對(duì)數(shù)據(jù)的管理提出了較高要求。

四是被調(diào)研單位近期普遍沒有新建或升級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的計(jì)劃。無論是各省直單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)規(guī)范的電子公文歸檔功能，還是建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與省檔案館開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)的接口，均需各省直單位新建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或?qū)σ延修k公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)。由于多數(shù)省直單位沒有新建或升級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的計(jì)劃并安排相應(yīng)資金，因此目前尚不具備全面鋪開電子公文歸檔工作的條件。

2. 政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔方面

一是政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔的需求尚不迫切。目前，產(chǎn)生政務(wù)類電子文件的省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)部署在我省政務(wù)云平臺(tái)，由于我省政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享工作質(zhì)量較高，建成的政務(wù)云平臺(tái)具有豐富的運(yùn)算、存儲(chǔ)、備份和基礎(chǔ)軟件資源，資源的供給遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出電子文件存儲(chǔ)和管理的需要。因此，省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)對(duì)由其產(chǎn)生的全部電子文件和數(shù)據(jù)采取了無差別永久保存的存儲(chǔ)策略。電子文件歸檔的主要成果是從海量的電子文件中鑒別出對(duì)社會(huì)有保存價(jià)值的部分，對(duì)其賦予不同的保管期限并加以保存。雖然形成的保管期限僅是歸檔工作成果的表現(xiàn)形式而不是實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，但采取無差別永久保存的存儲(chǔ)策略必然使劃分歸檔范圍和保管期限的意愿和緊迫性大大降低。

二是各單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作水平不平衡。目前，即使在管理紙質(zhì)文件的時(shí)候，有些單位也僅制定了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，將本單位接收和形成的黨政機(jī)關(guān)公文納入歸檔范圍，而并未針對(duì)本單位行政許可和公共服務(wù)事項(xiàng)形成的文件材料制定相應(yīng)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，以指導(dǎo)此類文件材料的歸檔工作。這一情況也延伸至電子文件歸檔領(lǐng)域，由于缺少相應(yīng)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，政務(wù)服務(wù)類電子文件不具備開展歸檔工作的基礎(chǔ)，制約了后續(xù)工作的推進(jìn)。

三是各單位具備電子文件歸檔條件的行政許可和公共服務(wù)事項(xiàng)有限。遷移至省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)辦理的行政許可和公共服務(wù)事項(xiàng)按照網(wǎng)辦程度的不同分為多種情況，如全程網(wǎng)辦、在線申辦、在線預(yù)約、事項(xiàng)公開等。其中，僅有列入“一次辦好” 清單且能夠全程網(wǎng)辦的事項(xiàng)才具有完整的電子文件辦理流程，形成要素齊全的辦理結(jié)果，僅有此類事項(xiàng)才具備電子文件歸檔的條件。

五、建議采取的工作措施

（一）仍需將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作作為檔案數(shù)字資源建設(shè)的重點(diǎn)

鑒于目前我省省直機(jī)關(guān)電子文件歸檔工作的基本情況，在今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)，檔案管理仍將以“雙套制”管理為主要方式，檔案數(shù)字資源仍會(huì)以檔案機(jī)讀目錄和數(shù)字化加工形成的檔案數(shù)字化副本為主要內(nèi)容。因此，全省各級(jí)檔案部門仍要不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化的工作力度，要求各單位向國家綜合檔案館移交實(shí)體檔案的同時(shí)，同步移交檔案機(jī)讀目錄和數(shù)字化副本。

（二）利用我省政務(wù)信息系統(tǒng)整合的優(yōu)勢(shì)，選好切入點(diǎn)，高效推進(jìn)電子文件歸檔工作

一是積極參與全省統(tǒng)一辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是電子公文產(chǎn)生的來源，省檔案館應(yīng)將電子公文歸檔工作融入到全省推動(dòng)落實(shí)《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》的工作大局之中，抓住我省新建政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域統(tǒng)一辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的機(jī)遇，積極參與系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)，助力建成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的電子公文歸檔功能模塊和數(shù)據(jù)接口，為電子公文歸檔打好“源端”基礎(chǔ)。

二是依托省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)集中開展政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔工作。鑒于多數(shù)省直單位辦理行政許可和公共服務(wù)事項(xiàng)的政務(wù)信息系統(tǒng)已遷移至省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，下一步工作中一方面要與各省直單位積極對(duì)接，鼓勵(lì)各單位針對(duì)政務(wù)服務(wù)類電子文件制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，明確政務(wù)服務(wù)類電子文件的歸檔范圍和所形成檔案的保管期限；另一方面積極與省大數(shù)據(jù)局對(duì)接，面向各省直單位在省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行，滿足“一次辦好”和全程網(wǎng)辦條件的相關(guān)事項(xiàng)產(chǎn)生的電子文件開展歸檔工作。

（三）高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)基于政務(wù)云的統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為不同條件的省直單位提供有針對(duì)性的歸檔服務(wù)

鑒于目前各省直單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子公文歸檔功能普遍不夠規(guī)范的現(xiàn)狀，省檔案館要全力推進(jìn)《基于政務(wù)云的統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)》項(xiàng)目建設(shè)。針對(duì)電子公文和政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔工作，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，一式兩套部署于省政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域和公共服務(wù)域云平臺(tái)。在電子公文歸檔方面，向各省直單位發(fā)放系統(tǒng)賬號(hào)，各省直單位均可通過統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子公文歸檔和電子檔案“單套制”管理的集中式運(yùn)行。對(duì)沒有新建或升級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)計(jì)劃的省直單位來說，僅需將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子公文及相關(guān)數(shù)據(jù)收集齊全并在線推送至政務(wù)云上的統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，即可通過該系統(tǒng)對(duì)上傳的電子公文進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理。對(duì)計(jì)劃新建或升級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的省直單位，省檔案館應(yīng)協(xié)助其建成規(guī)范的電子公文歸檔功能模塊后，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)接，自動(dòng)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)歸檔形成的電子檔案?jìng)髦翑?shù)字統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。在政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔方面，系統(tǒng)也采取向各省直單位發(fā)放系統(tǒng)賬號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔的運(yùn)行模式。鑒于省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)已基本成熟，流程比較完整，數(shù)據(jù)相對(duì)齊全，因此在各省直單位明確政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔范圍和保管期限后，統(tǒng)一數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可直接與省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)對(duì)接，自動(dòng)接收省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)形成的電子文件，在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)接收的電子文件進(jìn)行規(guī)范化歸檔和管理。

六、結(jié)語

今天，信息技術(shù)尤其是大數(shù)據(jù)的發(fā)展，正深刻影響著整個(gè)社會(huì)的方方面面，而檔案工作也身處其中。我們將以開展“不忘初心、牢記使命”主題教育為契機(jī)，結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代特點(diǎn)，在高標(biāo)準(zhǔn)完成調(diào)研工作的基礎(chǔ)上，從解決實(shí)際問題的角度出發(fā)，開創(chuàng)性推動(dòng)電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理工作進(jìn)展，切實(shí)把調(diào)研成果轉(zhuǎn)換成帶動(dòng)全省檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和高質(zhì)量發(fā)展的新動(dòng)力。