李 霞 馮 佳/嘉興市檔案館

1 營造開展工作良好氛圍

一是形成全員參與的內(nèi)部工作環(huán)境。數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試涉及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、硬件建設(shè)、軟件系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計(jì)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及建立檔案目錄和專題檔案數(shù)據(jù)庫五大方面，因此開展數(shù)字檔案館建設(shè)、迎接系統(tǒng)測試需要整體規(guī)劃各項(xiàng)工作，并確保工作齊頭并進(jìn)。2015年，嘉興市檔案局將創(chuàng)建國家級數(shù)字檔案館列為當(dāng)年度檔案重點(diǎn)項(xiàng)目工作專案。根據(jù)要求，市檔案局技術(shù)管理處承擔(dān)了國家級數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作的主要工作。但是創(chuàng)建工作綜合性比較強(qiáng)，還需要基建處、辦公室（財(cái)務(wù)處）、登記備份中心、保管利用處、監(jiān)督指導(dǎo)處等多個處室配合，為此市檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子召集相關(guān)處室負(fù)責(zé)人召開工作會議，明確各處室工作職責(zé)，要求各處室將責(zé)任落實(shí)到人，形成齊抓共管、全員參與的工作氛圍。

二是形成高效協(xié)同的外部工作環(huán)境。嘉興市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目于2007年正式立項(xiàng)，總投資682.3萬元人民幣。市數(shù)字檔案館建設(shè)先后列入《嘉興市國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十一個五年規(guī)劃綱要》《嘉興市國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十二個五年規(guī)劃綱要》《嘉興市電子政務(wù)“十一五”建設(shè)規(guī)劃》《“數(shù)字嘉興”建設(shè)規(guī)劃綱要（2005—2007年）》《嘉興市“智慧城市”發(fā)展規(guī)劃（2011—2015年）》《中共嘉興市委關(guān)于全面深化改革再創(chuàng)體制機(jī)制新優(yōu)勢的實(shí)施意見》。市檔案局被列為全市信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組新成員。全市各部門（單位）數(shù)字檔案室建設(shè)同步跟進(jìn)、協(xié)同開展，呈現(xiàn)多方參建、共同提升的良好發(fā)展態(tài)勢。

2 打造綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（平臺）

先后完成檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、集中式檔案室管理系統(tǒng)、共享利用平臺、民生檔案利用平臺、局辦公自動化系統(tǒng)、檔案史志網(wǎng)站和“掌上檔案”微信公眾服務(wù)平臺等系統(tǒng)（平臺）建設(shè)，在全市層面搭建滿足數(shù)字檔案資源管理利用的軟硬件支撐系統(tǒng)。

一是堅(jiān)持拓面提質(zhì)、廣納并蓄。按照“統(tǒng)一建設(shè)、集中管理、館室一體”的一體化建設(shè)思路進(jìn)行檔案綜合業(yè)務(wù)管理平臺建設(shè)和推廣，打破館室分割、文檔分離、存用異地、標(biāo)準(zhǔn)不一的分散建設(shè)格局。運(yùn)用檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，全面替代傳統(tǒng)的檔案管理方式，將館藏檔案全文和機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)全部成功匹配后載入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線應(yīng)用，無紙化查檔利用大大提高了查全率、查準(zhǔn)率，提高了工作效能。目前集中式檔案室管理系統(tǒng)已在104家部門實(shí)現(xiàn)應(yīng)用，做到歸檔數(shù)據(jù)隨時入庫、在線移交、集中存儲、實(shí)時監(jiān)管，目前系統(tǒng)全文數(shù)據(jù)總量已達(dá)55萬件、780GB。積極介入黨委政府協(xié)同辦公系統(tǒng)籌建工作，制定文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)，2015年9月印發(fā)《嘉興市市級機(jī)關(guān)電子公文歸檔暫行管理辦法》；完成市委辦、市府辦等5個部門辦公自動化系統(tǒng)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)向集中式檔案室管理系統(tǒng)的在線對接交接，加快推進(jìn)電子公文在線歸檔應(yīng)用試點(diǎn)工作，目前電子公文攜元數(shù)據(jù)一并導(dǎo)入館藏資源庫管理的試點(diǎn)工作已取得成功。

二是堅(jiān)持開發(fā)利用、共建共享。第一，建成“跨館查檔、異地出證”民生檔案利用平臺，平臺具有縱向到底和上下貫通、高效便捷的特點(diǎn)，縱向到底即全市上下聯(lián)動查檔，實(shí)現(xiàn)“一窗受理、全市通辦、即時出證”。2013年在全市范圍內(nèi)共設(shè)置查檔點(diǎn)1173個，涵蓋市（縣）8個檔案館、72個鎮(zhèn)（街道）、1093個村（社區(qū)）所有對外服務(wù)窗口，服務(wù)點(diǎn)利用平臺極大方便了群眾查檔用檔，查檔群眾只需10分鐘左右就能拿到蓋有電子印章和服務(wù)點(diǎn)公章的檔案證明材料，因此服務(wù)點(diǎn)被群眾譽(yù)為“百姓家門口的檔案館”。第二，建立館室聯(lián)動查檔出證服務(wù)體系。2014年完成“橫向到邊”的館室聯(lián)動查檔出證平臺、跨部門涉民檔案數(shù)據(jù)（含業(yè)務(wù)系統(tǒng)）查檔出證平臺的開發(fā)，積極開展館（室）藏檔案、部門業(yè)務(wù)檔案利用窗口前置、利用時限前移、利用廣度拓展工作，真正發(fā)揮各級檔案部門集群效用，為當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展供給檔案咨詢和服務(wù)。先行4個試點(diǎn)部門的運(yùn)行工作有序推進(jìn)?，F(xiàn)已與市級10個涉民部門簽訂了館室藏檔案資源共享利用協(xié)議，將所屬涉民部門的室藏民生檔案及對目前未進(jìn)館的保存在各涉民部門的民生檔案信息資源整合進(jìn)民生檔案利用平臺。第三，創(chuàng)建嘉興“掌上檔案”APP。利用館藏檔案編輯可讀性強(qiáng)的推文，做到每天推送，傳播檔案文化正能量；開辦“掌上曬寶”“檔案講堂”“學(xué)說家鄉(xiāng)話”等欄目，并提供預(yù)約查檔等服務(wù)；還聯(lián)合各縣（市、區(qū)）檔案局推出“手機(jī)查檔”服務(wù)。這是在“橫向到邊，縱向到底”的民生檔案利用平臺服務(wù)基礎(chǔ)上的升級版服務(wù)業(yè)務(wù)?！笆謾C(jī)查檔”服務(wù)的最大特點(diǎn)就是查檔申請發(fā)起、閱檔全過程全部能在實(shí)名制登記下的手機(jī)終端完成，沒有時間和地域的限制，這樣就使每部手機(jī)都成為“檔案宣傳窗口”“檔案利用服務(wù)終端”。

3 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)

建立館室存量轉(zhuǎn)化“雙推進(jìn)”責(zé)任制并制發(fā)完成時間表，到2014年市檔案館館藏檔案和列入進(jìn)館序列的部門檔案室存量檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換率達(dá)100%；堅(jiān)持館室檔案資源再開發(fā)，到2015年全市建成20類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，共計(jì)信息336.5萬條。

一是完成館室檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，館藏存量檔案全部高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換。市檔案館館藏檔案（紙質(zhì)、照片、聲像、特載）數(shù)字化轉(zhuǎn)換率已達(dá)100%，數(shù)據(jù)容量2.5TB，其中館藏實(shí)體檔案（紙質(zhì)）全文影像700萬頁、電子目錄200萬條，數(shù)字照片3.267萬張、音視頻數(shù)據(jù)443.12小時。列入進(jìn)館序列的部門檔案室存量檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換率已達(dá)100%，涉民和通過驗(yàn)收的重點(diǎn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化率已達(dá)100%。全市各進(jìn)館單位的檔案通過應(yīng)用集中式數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，形成歸檔機(jī)讀目錄56.57萬條、全文數(shù)據(jù)566萬頁。

二是豐富館室檔案資源建設(shè)內(nèi)容。推進(jìn)檔案“雙保全”建設(shè)，在持續(xù)抓好黨委政府各部門新增歸檔數(shù)據(jù)納入工作的同時，把涉民部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、數(shù)字化后的民間檔案數(shù)據(jù)、登記備份數(shù)據(jù)并入數(shù)字檔案館（室）數(shù)據(jù)資源總庫。出臺《民生檔案資源建設(shè)2013—2015規(guī)劃》，進(jìn)一步加大民生檔案征集力度，全市各級檔案館先后建立了婚姻、知青、精簡、職工、學(xué)籍、勞模、公證、建房、工商登記檔案等20類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫。豐富民生檔案利用服務(wù)內(nèi)容，從2013年僅提供婚姻、知青、精簡及二輪土地承包等4類檔案利用服務(wù)，到2014年還提供勞模、再生育審批、移民、收養(yǎng)、村民建房、計(jì)生獎勵扶持、學(xué)籍、病殘兒童鑒定類檔案利用服務(wù)，共計(jì)12類，到2015年增加到20類，這些檔案都與民生密切相關(guān)。及時公布開放檔案，鎮(zhèn)（街道）、村（社區(qū)）可以通過民生檔案利用平臺實(shí)時查詢開放檔案和政府公開信息。

4 落實(shí)檔案信息安全工作相關(guān)要求

一是制定安全管理規(guī)章制度。2013年以市委、市政府及“兩辦”名義下發(fā)《關(guān)于在全市推進(jìn)民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作的意見》、出臺《嘉興市民生檔案利用平臺系統(tǒng)安全管理制度》等七項(xiàng)制度，印制工作手冊，規(guī)范受理與出證程序，確保檔案絕對安全。2015年8月編制印發(fā)了《嘉興市數(shù)字檔案館建設(shè)管理制度匯編》，包括機(jī)房管理、設(shè)備管理、安全管理、人員管理、數(shù)據(jù)資源管理、應(yīng)急預(yù)案、數(shù)字化加工等方面的內(nèi)容，重點(diǎn)明確了重要設(shè)施設(shè)備的操作辦法。經(jīng)常在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)會上組織全局（館）干部職工學(xué)習(xí)《制度匯編》并對相關(guān)章節(jié)展開討論，要求干部職工按制度辦理、按規(guī)則履職，并切實(shí)把制度執(zhí)行情況記錄在案。由于集中式數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)服務(wù)市級各部門，存在用戶較多、數(shù)據(jù)加載安全性要求高的狀況，制定開戶申請審核制和數(shù)據(jù)加載責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯，嚴(yán)防檔案信息泄漏。二是運(yùn)用安全管理技術(shù)手段。實(shí)施數(shù)字檔案信息安全管理“雙固化”，2014年開展館藏存量數(shù)字化成果涉密數(shù)據(jù)篩查分揀分存和涉密數(shù)據(jù)批量篩查軟件開發(fā)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)全文影像和機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的分密篩查。2015年初啟動檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)工作，開展檔案信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)二級等級保護(hù)測評，及時整改26項(xiàng)內(nèi)容，并把在目前條件下不能整改的內(nèi)容匯總起來，制定長期整改方案。

嘉興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步早，沒有較多的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)可以遵循和借鑒，且受各方面的條件限制，因此在系統(tǒng)建設(shè)、資源建設(shè)方面和實(shí)際應(yīng)用中，與新建的數(shù)字檔案館存在一定差距。近年來，市檔案局搶抓服務(wù)“最多跑一次”改革的時機(jī)，采取多項(xiàng)行之有效的舉措：正式啟用市級機(jī)關(guān)電子公文歸檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)在線流轉(zhuǎn)、自動歸集、規(guī)范管理，基本實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在館室間實(shí)時無縫聯(lián)接，為大數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用管理提供了“嘉興樣本”；積極建設(shè)市公共數(shù)據(jù)和電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺暨數(shù)字檔案館二期項(xiàng)目，爭取在大數(shù)據(jù)時代更好地履行數(shù)字檔案資源安全管理職責(zé)，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”更好地發(fā)揮數(shù)字檔案資源應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。