孫地立

摘 要： 隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)的普及，企業(yè)在日常辦公中實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)化、電子化，這些技術(shù)應(yīng)用主要集中在工作數(shù)據(jù)處理、人事管理等方面。因此學(xué)好基礎(chǔ)計算機(jī)技術(shù)，有利于高中生在未來快速熟悉工作崗位和環(huán)境。本篇文章基于此，首先分析辦公自動化中應(yīng)用計算機(jī)的優(yōu)勢，然后提出優(yōu)化此應(yīng)用方式的措施。

關(guān)鍵詞： 辦公自動化；計算機(jī)技術(shù)；數(shù)據(jù)處理

前言：

隨著我國社會信息化進(jìn)程加快，越來越多的企業(yè)將日常辦公搬到計算機(jī)平臺，并借助其技術(shù)的便捷，大大提高了應(yīng)用效率和質(zhì)量，同時解決工作上遇到的業(yè)務(wù)問題。

一、辦公自動化應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢

相比起企業(yè)傳統(tǒng)的辦公模式，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)能夠讓各工作人員進(jìn)行及時溝通，根據(jù)企業(yè)需要專門打造的辦公平臺，能夠有效優(yōu)化整體辦公環(huán)境。計算機(jī)技術(shù)在信息傳遞方面的優(yōu)勢，能夠讓企業(yè)員工進(jìn)行跨部門、跨領(lǐng)域的合作、交流，拓展了辦公范圍。

此外，由于計算機(jī)技術(shù)目前來看算是新興技術(shù)，它在具體辦公操作上與常規(guī)方法又有所不同，在此環(huán)節(jié)會不斷刺激員工的思維，提升其創(chuàng)造力，并由此成為企業(yè)改革動力。

計算機(jī)辦公的特征是無紙化，以財務(wù)部門的辦公為例，若是按照傳統(tǒng)方法，那么需要耗費(fèi)大量的紙張來打印財務(wù)報表，若是發(fā)現(xiàn)印好的資料需要修改，那么還需要重印。而對于計算機(jī)辦公環(huán)境下的企業(yè)來說，不太重要的財務(wù)資料不需要打印，只需要呈交給上級領(lǐng)導(dǎo)電子報表即可，若是發(fā)現(xiàn)錯誤則只需在電腦上簡單敲擊鍵盤，就完成修改操作，相當(dāng)便捷。在這過程中，省去了大量紙張的使用量?；谶@個觀點(diǎn)，還可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件審批、信息交互等操作，如此也能大幅度減少紙張的使用量，降低辦公成本[1]。

二、計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化的具體應(yīng)用

（一）電子化文檔管理

對于一個企業(yè)來說，會在運(yùn)營過程產(chǎn)生大量的文件，這些資料由于收集的工作人員和時間不同，因此在整理上具有一定的困難，因此部分企業(yè)嘗試在這方面借助計算機(jī)技術(shù)開發(fā)文檔自動化管理的應(yīng)用。通過計算機(jī)技術(shù)在某些環(huán)節(jié)的優(yōu)化效果，首先利用編程技術(shù)開發(fā)相應(yīng)工具，如此工作人員能夠快速、有效地完成文檔管理，同時這一應(yīng)用還可在文檔傳閱、文件批復(fù)、歸類等方面進(jìn)行自動化操作。

例如，企業(yè)員工在接到工作文件后，首先在企業(yè)內(nèi)部的辦公系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，并將文件中所需填寫的資料和數(shù)據(jù)補(bǔ)充后，再上傳給公文擬辦人，從而進(jìn)行文件批復(fù)和審閱，然后將文件進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，完成歸檔工作。然后將電子文件進(jìn)行妥善保存，為了提升其安全性還可按照錄入人員的操作，為其設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和密碼，以此提高資料的安全性。企業(yè)人員可以根據(jù)辦公系統(tǒng)自行查閱和使用，已歸檔的電子文件。

（二）構(gòu)建企業(yè)自有信息平臺

對于大型企業(yè)來說，特別是跨國企業(yè)，其子公司分布全國、全球各地區(qū)，出于經(jīng)營和管理需要，有發(fā)布通知和信息的需求。如果依靠常規(guī)的通知手段（打電話、發(fā)傳真等），很難讓每一位員工都及時了解總部或通知方所發(fā)布信息，但是利用計算機(jī)技術(shù)則最大程度保證信息通知效果。

通過在企業(yè)內(nèi)部建立自有信息平臺，能夠?qū)⒏鞣N類型的信息，發(fā)送至每位員工的辦公電腦。并且這一平臺還具有分權(quán)限、分對象發(fā)送的功能，例如對于某信息內(nèi)容只向中層領(lǐng)導(dǎo)公開，或只對某部門公開等。此外，這一平臺還允許員工進(jìn)行工作、業(yè)務(wù)上的交流，平臺采取實(shí)名制，對于有辦公需要的員工來說，只需要在此平臺上找到該部門的某位人員，進(jìn)行工作交流即可完成。同時，還可借助這一平臺，采取匿名舉報或企業(yè)發(fā)展意見表達(dá)，利用內(nèi)部設(shè)置的電子郵件，從而讓每位員工都可以充分地就某一企業(yè)問題發(fā)表看法[2]。

以企業(yè)各部門為單位進(jìn)行劃分，讓企業(yè)某一部門內(nèi)的員工也能夠使用某些功能，例如文件共享、信息傳輸、視頻會議等。充分利用平臺的信息傳輸便利，減少在這些方面的辦公時間，由此提升工作效率和質(zhì)量。

（三）企業(yè)綜合管理

利用數(shù)據(jù)庫、DIV標(biāo)簽+CSS擴(kuò)展等技術(shù)，打造企業(yè)的綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以下幾個功能：第一、利用此辦公系統(tǒng)優(yōu)化認(rèn)識管理工作，從常規(guī)的人事資料保存和利用，并在一定周期內(nèi)實(shí)時更新該員工的資料，以此充分挖掘企業(yè)的人力資源。對員工考勤情況進(jìn)行記錄，然后根據(jù)工作表現(xiàn)等各方面，利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行分析、評估，得出較為準(zhǔn)確的績效考核結(jié)果。第二，利用信息技術(shù)進(jìn)行財務(wù)管理，根據(jù)財務(wù)人員的層級設(shè)置財務(wù)操作的權(quán)限，能夠更快地調(diào)取各種資料，并處理財務(wù)報表。第三，物品申領(lǐng)、手續(xù)報批等，企業(yè)有一些用品員工需要申請使用，這一過程需要經(jīng)歷一定手續(xù)。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)后這一環(huán)節(jié)的操作只需要在綜合管理系統(tǒng)完成即可，各審批人員只需要在此系統(tǒng)上點(diǎn)擊審批同意即可，省去了申請人跑上跑下花費(fèi)的時間。同樣手續(xù)報批也可照此操作，如請假、離職等。

（四）文字處理

對于企業(yè)文秘部門來說，日常辦公涉及大量的文字處理工作。例如，對某文件進(jìn)行排版、編輯，常用的軟件有WPS、Notepad等。隨著技術(shù)的成熟，在線網(wǎng)頁處理文本也成為一種新的辦公潮流，更加方便員工進(jìn)行文字編輯和處理。對于有格式要求的公文來說，就需要利用計算機(jī)文字處理技術(shù)，對原始文字進(jìn)行修改和處理。

結(jié)論：

綜合上述，辦公自動化應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，極大程度降低辦公成本，刺激員工的創(chuàng)造力，創(chuàng)造有利辦公環(huán)境。本文介紹了電子化文檔管理、構(gòu)建企業(yè)自有信息平臺、企業(yè)綜合管理、文字處理四個方面的應(yīng)用探索，以此提高企業(yè)辦公自動化的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]高愛輝.計算機(jī)信息數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)在通信工程和辦公自動化中的應(yīng)用解析[J].電子測試，2016（13）：93+86.

[2]馬樅.淺析計算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用[J].河北企業(yè)，2016（09）：184-185.