□李 悅

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)重要的日常工作，在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中占據(jù)重要地位，影響企業(yè)健康運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，一直是所有會(huì)計(jì)都最不愿意接手的“燙手山芋”。因?yàn)槠睋?jù)種類(lèi)多、涉及人員廣等各類(lèi)繁雜問(wèn)題，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)會(huì)計(jì)往往承擔(dān)著巨大的票據(jù)審核和大量與人溝通的隱形工作。特別是近年來(lái)，大型國(guó)有企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)、企業(yè)負(fù)責(zé)人履職費(fèi)用超標(biāo)等成為社會(huì)熱點(diǎn)，因此費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是否合規(guī)理所當(dāng)然成為各項(xiàng)會(huì)計(jì)稽核、稅務(wù)檢查、監(jiān)察審計(jì)關(guān)注重點(diǎn)，會(huì)計(jì)人員稍有疏忽不僅會(huì)給企業(yè)帶來(lái)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)給負(fù)責(zé)人帶來(lái)政治風(fēng)險(xiǎn)。本文就公司現(xiàn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出應(yīng)對(duì)之策。

一、存在問(wèn)題

（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度可操作性不強(qiáng)，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)仍對(duì)人工依賴(lài)性較強(qiáng)

公司制定了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理辦法，但由于費(fèi)用類(lèi)型多，對(duì)于每種費(fèi)用應(yīng)計(jì)入何種科目和報(bào)銷(xiāo)每種費(fèi)用應(yīng)提供哪些原始單據(jù)不甚明確。存在同一費(fèi)用因不同的人工處理而導(dǎo)致計(jì)入不同科目和所附原始單據(jù)不一致的情況，影響一貫性原則。每個(gè)人對(duì)同一事件的判斷會(huì)存在差異，甚至同一人在不同時(shí)期、對(duì)同一事件的判斷也會(huì)存在差異。如果流程中涉及的人工處理出現(xiàn)工作調(diào)換，那么有可能會(huì)影響處理的一貫性，甚至影響到前后數(shù)據(jù)的可比性。

（二）審核流程冗長(zhǎng)，審核人未盡審核責(zé)任

俗話(huà)說(shuō)，“一個(gè)和尚挑水吃，兩個(gè)和尚抬水吃，三個(gè)和尚沒(méi)水吃”。為了使企業(yè)審批流程看似嚴(yán)謹(jǐn)，企業(yè)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的審批流程設(shè)置的過(guò)分冗長(zhǎng)，一筆金額不超千元的差旅費(fèi)設(shè)置了超過(guò)5個(gè)審批人。由于審批人多，審核流程長(zhǎng)，往往會(huì)延長(zhǎng)報(bào)銷(xiāo)人的收款時(shí)間，報(bào)銷(xiāo)人的感知體驗(yàn)不高，降低工作效率，在公司財(cái)務(wù)核算的重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)加重了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)。審核人多了，往往會(huì)出現(xiàn)相互推諉，無(wú)法盡到各自審核責(zé)任，報(bào)銷(xiāo)事前審核流于形式。

（三）現(xiàn)行網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)并未明顯提升會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性、減少會(huì)計(jì)人員的工作量和提升工作效率

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在各領(lǐng)域的應(yīng)用，近年來(lái)，公司已全面實(shí)行了網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)審批，并與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)鏈接，從形式上實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)費(fèi)用的線(xiàn)上報(bào)銷(xiāo)與結(jié)算。但事實(shí)上，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)真的提升了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性了嗎？真的減少經(jīng)辦人員和會(huì)計(jì)人員的工作量了嗎？真的提高了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的效率嗎？我認(rèn)為，并未見(jiàn)得。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)需要在報(bào)銷(xiāo)開(kāi)始時(shí)由經(jīng)辦人選擇所屬費(fèi)用大類(lèi)和費(fèi)用小類(lèi)，該步驟直接決定了過(guò)賬時(shí)計(jì)入的會(huì)計(jì)科目，由于經(jīng)辦人缺乏財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此存在會(huì)計(jì)科目串用的風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)行的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)將相關(guān)負(fù)責(zé)人紙質(zhì)簽字審批轉(zhuǎn)化為線(xiàn)上審批，各類(lèi)票據(jù)需要逐一掃描或拍照傳入系統(tǒng)以供審核，紙質(zhì)票據(jù)仍需粘貼裝訂作為重要的原始憑證以供各項(xiàng)檢查。對(duì)于報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人來(lái)說(shuō)，現(xiàn)行網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)不僅沒(méi)有減少工作量，反而增加了工作量。尤其是對(duì)于辦理票據(jù)數(shù)量多的經(jīng)辦人來(lái)說(shuō)，掃描并上傳原始票據(jù)將是非常大的工作量。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作幾乎涉及公司的所有人員，工作人員年齡跨度大，對(duì)信息系統(tǒng)掌握程度參差不齊，在使用網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息填列不全、金額填寫(xiě)有誤、費(fèi)用類(lèi)型選擇有誤等問(wèn)題，作為報(bào)銷(xiāo)工作的歸口管理部門(mén)和歸口管理人員，所有的指導(dǎo)和糾錯(cuò)工作全部落在費(fèi)用會(huì)計(jì)的肩上。為確保會(huì)計(jì)檔案的完整，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)會(huì)計(jì)還需要將網(wǎng)上審批單打印并與原始單據(jù)逐一對(duì)應(yīng)并粘貼。由于系統(tǒng)問(wèn)題，網(wǎng)銀系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)經(jīng)常在銜接中出現(xiàn)卡頓和錯(cuò)誤，解決系統(tǒng)問(wèn)題會(huì)降低費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的效率。

（四）財(cái)務(wù)人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高

一個(gè)合格的費(fèi)用會(huì)計(jì)需要豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備、良好的職業(yè)操守及道德水平、較強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力和溝通能力。費(fèi)用會(huì)計(jì)是財(cái)務(wù)部門(mén)在公司內(nèi)部的“形象代言人”，是領(lǐng)導(dǎo)干部的“保護(hù)傘”，確保領(lǐng)導(dǎo)干部在經(jīng)濟(jì)方面不“犯錯(cuò)誤”。但各單位費(fèi)用會(huì)計(jì)往往由財(cái)務(wù)部門(mén)“新人”擔(dān)任，在上述方面缺乏經(jīng)驗(yàn)和技巧，往往無(wú)法滿(mǎn)足崗位要求，影響工作質(zhì)量和效率。

（五）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)多采用事后監(jiān)督的形式，事中審核機(jī)制不完善

越來(lái)越多的監(jiān)察、審計(jì)越來(lái)越關(guān)注企業(yè)各項(xiàng)費(fèi)用是否合規(guī)，票據(jù)是否完善，特別是企業(yè)負(fù)責(zé)人的職務(wù)消費(fèi)是否超標(biāo)等問(wèn)題，并往往會(huì)向前追溯多年。事后監(jiān)督的弊端早年出現(xiàn)的問(wèn)題已形成多年，且業(yè)已形成，無(wú)法整改。事后監(jiān)督更多的不是“糾錯(cuò)”，而是“打板子”。

二、解決方法和應(yīng)對(duì)措施

（一）制定操作性更強(qiáng)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度

在運(yùn)轉(zhuǎn)高效的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能脫離制度。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度是公司上下使用頻率最高、使用人員最廣的制度之一，如果內(nèi)容不詳實(shí)、不具體，那就對(duì)日常報(bào)銷(xiāo)工作無(wú)指導(dǎo)意義。可以采取流程圖的形式明確審批人、審批步驟和審批內(nèi)容，以工作清單的形式明確各費(fèi)用所需原始單據(jù)類(lèi)型等。明確財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)所涉及工作人員的責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格規(guī)范工作流程，強(qiáng)化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作的管理力度。

（二）優(yōu)化網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，增強(qiáng)用戶(hù)的體驗(yàn)感

開(kāi)通網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目的自動(dòng)匹配功能。在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的相關(guān)會(huì)計(jì)科目出現(xiàn)變化和新增時(shí)，自動(dòng)更新網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)相關(guān)費(fèi)用大類(lèi)及小類(lèi)，減少財(cái)務(wù)人員維護(hù)系統(tǒng)的工作。增加“拍照上傳附件”功能。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)最煩繁瑣的工作是需要掃描上傳所有原始憑證。若可以外置拍照工具與網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)連接，拍照后自動(dòng)上傳至系統(tǒng)，必將節(jié)約大量人工成本，提高工作效率。隨著制度更新及時(shí)調(diào)整網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的界面和窗口。如《差旅費(fèi)管理辦法》多次調(diào)整補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，增加“乘坐公共交通補(bǔ)助”項(xiàng)目，刪除“超長(zhǎng)乘車(chē)補(bǔ)助”項(xiàng)目等，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中“差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)”卻并未按照制度及時(shí)更新，報(bào)銷(xiāo)人在填寫(xiě)系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，費(fèi)用會(huì)計(jì)需要手動(dòng)修改并向報(bào)銷(xiāo)人做出解答，增加了費(fèi)用會(huì)計(jì)的工作量。增加“模糊查詢(xún)”功能。費(fèi)用會(huì)計(jì)在應(yīng)對(duì)各類(lèi)審計(jì)、監(jiān)察、巡視時(shí)，需要翻閱大量原始憑證，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行查詢(xún)和整理，節(jié)省翻閱憑證的時(shí)間，提高工作效率。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與OA系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，有未完成單據(jù)郵件通知審批人，以便及時(shí)完成審批，避免單據(jù)積壓。

（三）加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)

財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)、稅法知識(shí)以及相關(guān)制度的掌握程度影響著費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)質(zhì)量。應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)會(huì)計(jì)進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)最新的稅務(wù)政策、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和政策法規(guī)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，并進(jìn)行職業(yè)技能的培訓(xùn)和考核，使工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中時(shí)刻以制度標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，提高工作質(zhì)量。向沒(méi)有專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)的報(bào)銷(xiāo)人定期講解報(bào)銷(xiāo)管理制度中的具體條款，使其了解、熟悉應(yīng)該注意的事項(xiàng)。特別應(yīng)針對(duì)發(fā)生較多差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等常見(jiàn)的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，從業(yè)務(wù)辦理所需提供的原始憑證、業(yè)務(wù)辦理時(shí)間、報(bào)銷(xiāo)審批流程、報(bào)銷(xiāo)注意事項(xiàng)等方面進(jìn)行詳細(xì)講解。培訓(xùn)明確了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作的相關(guān)要求，規(guī)范了報(bào)銷(xiāo)工作的流程，對(duì)員工而言提高工作效率，對(duì)企業(yè)而言通過(guò)提前的培訓(xùn)，使報(bào)銷(xiāo)人主動(dòng)的減少不合理、不合規(guī)費(fèi)用的產(chǎn)生，并注意取得完整、充分的原始憑證，減少報(bào)銷(xiāo)流程中花費(fèi)的時(shí)間和精力。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督體系的構(gòu)建和完善

加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的事前、事中審批力度，并不是要延長(zhǎng)審批流的長(zhǎng)度，而是提升審批人的審批質(zhì)量和審批效果。企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人以及財(cái)務(wù)人員要在工作中做到各司其職，加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容、原始單據(jù)等內(nèi)容的審核，提升自我監(jiān)督與互相監(jiān)督的能力。財(cái)務(wù)部門(mén)可采取內(nèi)部定期交叉互查的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改，降低糾錯(cuò)成本，提高工作質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度、優(yōu)化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、改進(jìn)報(bào)銷(xiāo)流程、提高相關(guān)人員素質(zhì)、加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，會(huì)進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)報(bào)銷(xiāo)工作，提升財(cái)務(wù)工作管理水平，保證企業(yè)成本費(fèi)用真實(shí)可靠，防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，有助于企業(yè)科學(xué)持續(xù)發(fā)展。