程相惠

摘 要：隨著時(shí)代的變遷，新的科技大量涌現(xiàn)，給各行各業(yè)賦予了新的動(dòng)能。國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作也有了更多的可能性，其中信息化技術(shù)成為檔案管理工作的重要推動(dòng)力量，在人事檔案管理工作中發(fā)揮出不容忽視的作用。本文圍繞國(guó)有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展的議題進(jìn)行了探討，概述了人事檔案管理信息化的涵義，分析了當(dāng)前我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的狀況，最后論述了新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展的趨勢(shì)，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案管理;人事檔案;檔案信息化;人力資源

1 引言

新時(shí)代內(nèi)，我國(guó)的檔案管理事業(yè)有了很大的發(fā)展，據(jù)檔案部門(mén)統(tǒng)計(jì)，自黨的十八大以來(lái)，我國(guó)的檔案館建筑面積已經(jīng)達(dá)到八百萬(wàn)平方米，檔案館藏?cái)?shù)量也有了大幅度增加。這一成績(jī)的取得很大因素是由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理事業(yè)邁入了新的發(fā)展階段。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，不僅規(guī)模大，而且工作人員少，人事檔案管理工作難度較大。借助于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人事檔案管理工作模式和工作手段有了變化，對(duì)于推動(dòng)檔案管理工作，提高人力資源工作效率有十分積極的效用。

2 人事檔案管理信息化概要

如今，國(guó)家檔案管理事業(yè)進(jìn)入到快速發(fā)展階段，信息化建設(shè)進(jìn)程正在加快。對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，人事檔案管理工作必須以更加科技高效的管理理念和管理方式來(lái)滿足當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展和行業(yè)發(fā)展需求。檔案信息化是以提高檔案管理的便捷性和準(zhǔn)確性為主要目標(biāo)的一種管理模式升級(jí)，以技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)消除人為管理模式的更多失誤，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

一方面，檔案管理信息化體現(xiàn)在便利性上。信息化管理模式是基于新的技術(shù)手段，通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的檔案管理工作。利用移動(dòng)通信技術(shù)和設(shè)備可以在更大范圍的時(shí)間和空間來(lái)進(jìn)行人事檔案的管理工作，對(duì)于人力資源部門(mén)、對(duì)于企業(yè)員工來(lái)說(shuō)都是十分便利的。同時(shí)，信息化的管理方式在人事檔案搜索和查閱的環(huán)節(jié)十分便利高效，不僅大幅度減少工作人員勞動(dòng)量，而且檔案搜索的準(zhǔn)確性更高，耗時(shí)更少，在提高檔案管理效率的同時(shí)，也降低了檔案管理的成本。

另一方面，檔案管理信息化為檔案開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)建了更有利的條件。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，關(guān)于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用需要很多的工作人員、時(shí)間和精力，所以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有不易丟失，保存時(shí)間也比較久的特點(diǎn)。在保存原有紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，信息化管理模式可以減少員工數(shù)量，提高檔案管理時(shí)效性，檔案資源查閱速度更快，為檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用提供了便利條件。所以兩種模式相輔相成，相得益彰，能更全面的做好檔案管理工作。

3 目前國(guó)有企業(yè)人事檔案管理狀況分析

對(duì)于國(guó)有企業(yè)的人力資源部門(mén)來(lái)說(shuō)，人事檔案管理的事項(xiàng)和內(nèi)容隨著企業(yè)業(yè)務(wù)類型的擴(kuò)大和員工數(shù)量的增加而增加，這無(wú)疑對(duì)人力資源管理部門(mén)提出了更高的要求，必須采取更加科學(xué)高效的管理方式和管理手段，才能滿足人事檔案管理的實(shí)際需求。以往的人事檔案管理工作相對(duì)粗放，在很多管理環(huán)節(jié)上存在短板，阻礙了人事檔案管理水平的大幅度提升。

一是檔案管理的技術(shù)水平不高。近年來(lái)，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理開(kāi)始走上信息化管理的道路，但這并不能僅僅看檔案管理設(shè)備設(shè)施是否采用了信息化技術(shù)，更需要從檔案管理的軟件等軟性實(shí)力方面來(lái)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。目前，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理基本完成了硬件設(shè)施的配備和升級(jí)，為檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)建了有利條件，但是在信息化技術(shù)的知識(shí)和應(yīng)用方面還相對(duì)欠缺。傳統(tǒng)的人事檔案管理人員積累的經(jīng)驗(yàn)是傳統(tǒng)管理模式下的經(jīng)驗(yàn)，與信息化管理方式有區(qū)別，如果故步自封，不加快學(xué)習(xí)的步伐，那么也難以推動(dòng)人事檔案管理技術(shù)水平的提升。

二是檔案管理的精細(xì)化程度不高。人事檔案的管理內(nèi)容已經(jīng)今非昔比。傳統(tǒng)人事檔案管理流程中有些環(huán)節(jié)是不夠精細(xì)的，各部門(mén)協(xié)作鏈條不夠緊密，檔案管理效率低下，這些都制約著管理水平的較快提升。在陳舊的管理理念影響下，國(guó)有企業(yè)人力資源管理部門(mén)不能在較短的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)員工檔案資料的收集，導(dǎo)致后續(xù)檔案的收集難度增大，人事檔案不完整的問(wèn)題仍舊存在，這樣就使人事檔案內(nèi)容不能反映出員工較全面的信息。由于檔案管理的精細(xì)化程度不高，企業(yè)對(duì)于員工個(gè)人潛能的挖掘和人力資源價(jià)值的發(fā)揮是十分不利的。

三是檔案管理工作制度的實(shí)際操作性不強(qiáng)。檔案管理制度中雖然對(duì)于人力資源部門(mén)的相關(guān)工作人員進(jìn)行了職責(zé)權(quán)限的確定，但是人事檔案管理工作與企業(yè)的全體員工有直接關(guān)系，僅僅依靠有限的檔案管理人員來(lái)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化和高效化的人事檔案管理目標(biāo)是較難的，還需要企業(yè)相關(guān)部門(mén)的協(xié)同配合。當(dāng)前，人事檔案的工作制度中缺乏對(duì)檔案提交環(huán)節(jié)的具體標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，員工對(duì)檔案的提交流程不熟悉不了解，導(dǎo)致提交的檔案格式不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整等問(wèn)題出現(xiàn)，這些問(wèn)題都會(huì)降低人事檔案管理的效率，因而在人事檔案管理工作制度方面應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化和完善。

4 新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)

一是人事檔案信息化管理工作的階段方案明確化。對(duì)于國(guó)有企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)而言，不是一蹴而就一步到位的，而是需要長(zhǎng)期的工作積累和總結(jié)，不斷優(yōu)化的系統(tǒng)性工作。為此，人事檔案管理人員必須結(jié)合企業(yè)人力資源的工作實(shí)況制定好人事檔案信息化管理工作的短中長(zhǎng)期方案，分步驟有條理地實(shí)施完成。進(jìn)一步鞏固軟件和硬件設(shè)施，同時(shí)加快對(duì)原有紙質(zhì)人事檔案信息的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，在工作開(kāi)展中優(yōu)化工作流程，加快構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)人事檔案研究和利用，為國(guó)有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展提供路徑參考和方向指導(dǎo)。

二是人事檔案信息化管理制度日益完善。檔案信息化管理制度完善具體包括管理流程、崗位工作職責(zé)、檔案格式和要求、工作人員績(jī)效考核等方面進(jìn)行優(yōu)化和完善。信息化管理制度的完善不僅需要人力資源管理部門(mén)及檔案工作人員具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，不斷提高信息化知識(shí)和應(yīng)用技術(shù)水平，而且要在國(guó)有企業(yè)全體員工中加大宣傳，通過(guò)統(tǒng)一要求、制定標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和規(guī)范國(guó)有企業(yè)全體員工的檔案操作行為，發(fā)揮出人事檔案信息化管理制度的實(shí)效性。

三是人事檔案信息化管理過(guò)程中，隨著電子檔案的日益增多，對(duì)于電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)防控水平將逐漸提高。電子檔案管理過(guò)程面臨多種風(fēng)險(xiǎn)，如在檔案信息的產(chǎn)生、信息的傳輸、信息的保存、信息的查閱和利用等環(huán)節(jié)均有一定的風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)給檔案信息化管理增加了新的挑戰(zhàn)。為了提高電子檔案的安全性，一方面可采取人事檔案安全管理制度、責(zé)任問(wèn)究制度、監(jiān)督考核制度等相關(guān)條例提醒和規(guī)范相關(guān)工作人員的意識(shí)和行為。另一方面，在信息網(wǎng)絡(luò)的安全防控方面會(huì)有越來(lái)越多的安全防御技術(shù)得到應(yīng)用。在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，監(jiān)控裝置和報(bào)警裝置也會(huì)有越來(lái)越多的應(yīng)用。

四是人事檔案管理工作人員隊(duì)伍素質(zhì)，尤其是在信息化技術(shù)水平方面會(huì)有大幅度提升。隨著檔案信息化改革和建設(shè)工作的推進(jìn)，國(guó)有企業(yè)將會(huì)越來(lái)越重視相關(guān)人員的技術(shù)技能水平，企業(yè)的人力資源部門(mén)將針對(duì)檔案信息化業(yè)務(wù)操作流程等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和訓(xùn)練，幫助提升人事檔案人員的信息化技術(shù)應(yīng)用技能，推動(dòng)檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)語(yǔ)

新的時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作也要調(diào)整好姿態(tài)，以新的理念、新的策略、新的方法、新的手段，推動(dòng)企業(yè)人力資源管理工作的加快發(fā)展，為國(guó)有企業(yè)的人才管理和人才隊(duì)伍建設(shè)貢獻(xiàn)更多的積極力量。

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