董秀銳 馬峰濤

摘 要：高校檔案管理是高校教育管理中的重要組成部分，其中涉及的內容比較多，涵蓋的領域也比較廣，在物聯(lián)網發(fā)展的時代背景下，高校要加強對檔案智能管理的重視，提升檔案管理的安全性與科學性。本文分析了高校檔案管理智能化發(fā)展的重要性，并研究了智能管理中存在的問題，提出了相關的解決對策，以便提升高校檔案管理的效率。

關鍵詞：物聯(lián)網;高校檔案管理;智能化;重要性

基金項目：河北省高等學校人文社會科學研究項目（項目編號：SQ191131）。

隨著信息技術的高速發(fā)展，物聯(lián)網逐漸被應用到多個領域，將物聯(lián)網使用到高校檔案管理中具有十分重要的作用與意義，極大的提升了高校檔案管理的質量，保證了高校檔案管理的實時性與安全化;但是目前在物聯(lián)網發(fā)展的過程中，對其研究的成果仍然有限，缺少健全的理論體系，探究效果不明顯，所以將其應用在高校檔案管理中還存在一定的問題，需要高校全面解決。

1 物聯(lián)網技術在高校檔案智能管理中應用的必要性

隨著高校教育與管理體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經不能與時代發(fā)展的特征相匹配，在新形勢下，高校檔案管理必須要朝著智能化以及科學化方向發(fā)展，因此將物聯(lián)網使用在高校檔案管理中符合時代發(fā)展的特征以及高校檔案管理的需求。其次，物聯(lián)網技術為高校檔案管理提供了技術支撐，能夠快速的將檔案信息對接到物聯(lián)網中，同時也轉變了線上與線下管理的局限性，為用戶提供了更大的便利，使得檔案管理的效率更高。此外，將物聯(lián)網技術應用到高校檔案管理中實現(xiàn)了檔案搜集、查詢、風險控制等方面的智能化，極大的節(jié)省了人員的投入，還在很大的程度上避免了檔案管理的失誤。總而言之，物聯(lián)網與高校檔案管理的相融合具有十分重要的價值與意義。

2 物聯(lián)網環(huán)境下高校檔案實現(xiàn)智能化管理面臨的問題

目前，高校檔案管理在應用物聯(lián)網時還存在一定的問題，首先，物聯(lián)網技術需要較大的投入，其中引進RFID 電子標簽，需要配置閱讀器以及計算機等設備，投入的經費比較大，同時其還需要專業(yè)的管理與維護人員，但是很多高校在資金以及人才的投入方面不足。其次，由于物聯(lián)網與高校檔案管理相融合的方式還處于初步的探索階段，因此在運行的過程中缺少統(tǒng)一的標準，使得各院校之間、各部門以及教育行業(yè)之間難以實現(xiàn)資源的共享，導致檔案管理的智能化水平難以提升。此外，物聯(lián)網在運行中還存在一定的安全隱患，極有可能導致重要信息的泄露，或者不法分子的侵入，造成管理系統(tǒng)的崩潰。

3 構建給予物聯(lián)網的高校檔案智能管理系統(tǒng)

智能管理系統(tǒng)是高校檔案管理中的關鍵，其主要是通過RFID 以及WSN等相關的技術來全面的獲取信息，然后對獲取的信息進行識別、入庫以及查詢等。首先需要使用物聯(lián)網以及校園網的優(yōu)勢，布置傳感器節(jié)點，然后將采集到的數(shù)據傳送到數(shù)據庫中，經過服務器的處理，最終傳送到檔案管理系統(tǒng)中，以便管理人員的查詢與維護;同時通過物聯(lián)網技術的支持，用戶也可以在遠程服務器中完成檔案的查閱以及使用，進而極大的突破了傳統(tǒng)檔案管理在時間以及空間上的限制，為用戶的查詢以及應用提供了更大的便捷性。

其次，構建操作程序，其主要是借助RFID生成電子標簽，然后利用電子標簽進行分類以及編號，最終將其固定到某個架位中，在查詢或者閱讀時就可以使用RFID進行識別;同時其也能對檔案信息識別或者銷毀。如果需要檔案出庫，那么系統(tǒng)就會將信息全面的登記并備份下來，電子標簽也會對其設置實時的定位;當檔案需要入庫時，就可以使用RFID 閱讀器對信息進行審核，直至全部進行確認之后才能入庫，這樣就會極大的提升檔案的出庫以及入庫的安全性，同時也減輕了檔案管理人員在出庫以及入庫工作中繁瑣的流程，避免了失誤。

此外，就是安全系統(tǒng)的建立，主要涵蓋了安全維護、防毀以及防盜等方面的內容，庫房設置了煙霧感應、紅外感應、濕度控制等設備，使用移動終端就可以對檔案進行全面的監(jiān)控，如果出現(xiàn)監(jiān)測數(shù)據異常，就會發(fā)出報警提示，檔案管理人員就可以根據預警的相關數(shù)據對檔案管理中存在的安全隱患進行排除，保證通風、溫度以及濕度等能夠在正常的范圍之內。另外，在防盜管理系統(tǒng)中，如果檔案信息并沒有從數(shù)據庫中發(fā)出離庫的指令，那么系統(tǒng)就會為管理人員發(fā)送檔案異常的提醒，也會激活報警，這樣就能夠極大的確保檔案的安全性。

4 完善基于物聯(lián)網的高校檔案智能管理與服務體系

檔案管理和服務體系的構建首先應該秉持“以人為本”的觀念，站在用戶的角度思考問題，切實為用戶解決問題，加強與用戶的溝通與交流，及時明確用戶在檔案查詢或者閱讀中的需求，進而提升服務質量，讓用戶能夠獲得更高的體驗度。在新時期下，檔案管理還應該將知識管理作為理念指導，進而保證物聯(lián)網時代下檔案信息更加多元化與精品化，比如：使用檔案信息的數(shù)據分析技術，為用戶打造出物聯(lián)網與檔案資源相結合的信息搜集引擎，搭建出全面的信息共享和交流系統(tǒng)，還應該加強在物聯(lián)網技術支撐下的創(chuàng)新意識，轉變陳舊的檔案管理思路與管理方式等，同時還應該拓展檔案管理的其他服務類型，如：咨詢參考服務、信息定制與推送服務等。

其次，高校還應該積極引進先進的物聯(lián)網及時，有效的將檔案管理與物聯(lián)網相結合，其不僅提升了檔案管理的智能化，同時還減少了檔案管理的難度，避免在檔案管理中出現(xiàn)遺漏或者丟失的情況。高校還應該根據學校的辦學特色，搭建具有個性化的檔案管理體系，采集人事、教研、后勤、財務等方面的信息，使用大數(shù)據或者云計算等方式，對數(shù)據進行加工與整合，設置出專項檔案庫或者特色知識庫等，還應該加強與其他院校的合作交流，構建信息交流平臺，提升檔案的共享率。此外，學校還應該積極補充以及完善網絡管理與安全管理系統(tǒng)，不僅要強化線上智能管理，同時還應該完善線下智能服務體系，通過利用線下宣傳以及線上指導的方式，讓師生能夠全面的了解并掌握，最終靈活應用檔案管理系統(tǒng)，進而提升檔案信息的利用率。

5 結束語

在新時期下，高校檔案管理不能僅僅停留在傳統(tǒng)觀念與模式中，應該與時俱進，開拓新思路，使用物聯(lián)網技術提升高校檔案管理的智能化水平，為高校師生提供更加優(yōu)質的服務。首先，高校應該明確物聯(lián)網在檔案管理中的重要性，并結合高校的實際情況制定出適合的管理體系。其次，高校還應該分析目前在檔案管理中存在的不足，并尋找最佳的方式進行解決。此外，高校還應該不斷優(yōu)化檔案管理與服務的制度，保證檔案管理的高效性與安全性。

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