峰春

摘 要：機關(guān)事務檔案是機關(guān)事務局保存文件資料的重要載體，機關(guān)事務局應立足于機關(guān)事務檔案管理工作重點優(yōu)化檔案管理模式，提高機關(guān)事務檔案管理水平。本文圍繞機關(guān)事務檔案管理工作展開論述，重點闡述提升機關(guān)事務檔案管理工作效率和質(zhì)量的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事務檔案;管理;對策

優(yōu)化檔案管理工作是機關(guān)事務局管理工作中十分重要的組成部分，也是機關(guān)事務局檔案管理工作的重點。隨著社會的進步發(fā)展，越來越多人開始關(guān)注的公務接待、公車改革、辦公室用房管理等機關(guān)事務工作，這要求機關(guān)事務局在創(chuàng)新工作模式的同時做好相關(guān)工作記錄，以備查詢。機關(guān)事務局應結(jié)合“新思路、新舉措、新突破”的工作要求以及單位檔案管理實情提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，做細、做深檔案管理工作，發(fā)揮機關(guān)事務檔案的價值，強化機關(guān)事務管理成效。

1 機關(guān)事務檔案價值

機關(guān)事務局負責多項行政管理活動，為政府部門正常開展業(yè)務活動提供資金、資源、資產(chǎn)等方面的服務，是政府部門高校運轉(zhuǎn)的有力后盾。機關(guān)事務管理檔案通過文字、圖片、視頻等形式全方位記錄機關(guān)事務各項工作。機關(guān)事務檔案在機關(guān)事務局中發(fā)揮著十分重要的作用，其中關(guān)于行政后勤工作記錄為后期開展后勤工作提供信息支撐;關(guān)于運行成本的記錄能能提升服務標準和實物定額的有效性;關(guān)于使用經(jīng)費的相關(guān)信息有利于提升財務分析和核算效率;關(guān)于相關(guān)制度文件的記錄為領(lǐng)導制定決策、確定工作流程提供參考;關(guān)于政府辦、旗委等機關(guān)單位交代事項的記錄為社會發(fā)展留存歷史資料。機關(guān)事務檔案為機關(guān)事務局開展管理活動提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)保障，機關(guān)事務局應做好檔案管理工作，深入挖掘檔案資料的價值，在工作中合理利用檔案數(shù)據(jù)和信息，提升各項管理工作效率。

2 傳統(tǒng)機關(guān)事務檔案管理中存在的問題

傳統(tǒng)機關(guān)事務檔案管理采取的是內(nèi)向封閉式的管理模式，將檔案資料封存在專門的辦公室，很少對外開放，一般情況下只有在上級部門審查時才會打開查用。[1]這種管理模式一定程度上維護了機關(guān)事務資料的完整性，但是隨著我國機關(guān)事務改革力度的加大，傳統(tǒng)的機關(guān)事務檔案資料管理模式的弊端逐漸顯現(xiàn)，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

一是管理過于封閉，弱化了檔案資料的實用性。機關(guān)檔案資料的查閱條件限制較大，一般情況下需要上級單位的推薦信或直接領(lǐng)導審批簽字條，有時候甚至需要同時征得多個領(lǐng)導同意才能查閱，極大地限制的普通公眾查閱和使用檔案資料。目前很多機關(guān)事務局在管理檔案資料時依然延續(xù)傳統(tǒng)的被動服務模式，只有當有人需要查閱才提供相應的服務，檔案管理方式比較單一。

二是檔案管理人員業(yè)務能力和素質(zhì)有待提高。目前很多機關(guān)事務局正在積極響應黨中央的號召優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)、精簡團隊成員，但是沒有考慮到機關(guān)事務檔案管理是一項具有技術(shù)性、專業(yè)性、政策性等特征，很少安排專職人員管理檔案資料，而且檔案管理人員變動較為頻繁，檔案資料管理穩(wěn)定性不強，管理團隊業(yè)務素質(zhì)較低。這樣的管理模式很難滿足機關(guān)事務檔案高效優(yōu)質(zhì)的管理要求。

三是信息化程度不高，管理手段落后。機關(guān)事務局大都設(shè)有專門的檔案室，但是由于具有很強的保密觀念，很少有單位在檔案管理中引入信息化手段，更別人檔案信息公開了。此外，各機關(guān)事務局檔案管理不統(tǒng)一，缺乏現(xiàn)代化管理理念，目前機關(guān)事務檔案管理依然采用的是手工記錄的方式，原始粗放，浪費勞動力。

3 機關(guān)事務檔案管理模式優(yōu)化途徑

3.1 完善機關(guān)事務檔案管理制度

首先應從思想上高度重視機關(guān)事務檔案管理工作，將其納入機關(guān)事務局重要日程和目標管理考核中，明確管理責任，在單位內(nèi)部營造一種良好的檔案資料管理氛圍。其次應完善檔案管理結(jié)構(gòu)，建立專門的機關(guān)事務檔案室，并組建檔案資料鑒定和管理小組，配備具有專業(yè)檔案知識的專職檔案管理員，連通各科室的檔案資料網(wǎng)絡，促使單位全體成員參與到檔案管理中，提升機關(guān)事務檔案整合效率。再者應健全機關(guān)事務檔案管理制度，并將檔案管理制度納入單位管理體系中，嚴格按照機關(guān)檔案三合一制度要求開展檔案資料管理工作，做好檔案的保密、保管和借閱工作，使單位全體成員了解檔案資料及檔案管理工作的重要性，自覺遵守檔案管理制度，提升機關(guān)事務檔案管理工作的制度化和標準化。最后應加大對機關(guān)事務檔案管理工作的監(jiān)督力度，定期抽檢檔案資料，促使檔案管理員積極采取有效的管理手段，提升機關(guān)事務檔案管理的有效性。[2]

3.2 提升機關(guān)事務檔案質(zhì)量

事務性檔案資料是機關(guān)事務檔案的核心，涉及到很多部門，隨著政府部門行政事務的推進，事務性檔案的數(shù)量勢必會不斷增加，檔案管理工作的難度也會隨之提升。由于機關(guān)事務局開展的工作增多，檔案資料的收集將變得更繁瑣，要求檔案管理員具有高度的責任心，嚴格按照機關(guān)事務檔案管理制度開展管理工作，優(yōu)化檔案管理手段。機關(guān)事務檔案具有很強的專業(yè)性，檔案管理員很難同時完成檔案資料的收集、整理和管理工作，因此可以在單位內(nèi)部各科室設(shè)置兼職檔案員。科室兼職檔案員負責本科室的檔案資料收集和整理工作，將科室檔案交由專職檔案員進行質(zhì)量檢查，然后集中統(tǒng)一管理。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

在過去較長時間里機關(guān)事務檔案管理存在管理員專業(yè)知識掌握不到位、檔案管理效率低等問題，導致很多認為機關(guān)事務檔案管理部門是一個“劣勢”部門，檔案管理員是知識水平不高、知識更新速度較慢、缺乏優(yōu)秀技能的人。要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊膫鹘y(tǒng)觀念，機關(guān)事務局應加大對在職人員的專業(yè)知識培養(yǎng)力度，定期組織機關(guān)事務檔案現(xiàn)代化管理培訓活動，提升內(nèi)部成員對檔案管理的認知度以及管理能力。此外可以在公務員招錄時設(shè)置專業(yè)要求，將檔案學、計算機、情報信息等專業(yè)的人才吸引到機關(guān)事務檔案管理隊伍中來，讓他們發(fā)揮自己的專業(yè)特長，優(yōu)化機關(guān)事務檔案管理模式，把機關(guān)事務檔案管理部門變成機關(guān)事務局的數(shù)據(jù)信息供給站。

3.4 構(gòu)建信息化檔案管理平臺

機關(guān)事務檔案局應積極構(gòu)建檔案資料信息化管理平臺，將計算機技術(shù)、信息技術(shù)應用于機關(guān)事務檔案管理工作中，借助先進的技術(shù)手段保存和管理機關(guān)事務檔案資料，形成數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)、自動化檔案檢索、網(wǎng)絡化檔案信息利用的一體化檔案信息接收、存儲、管理和利用的機關(guān)事務檔案管理模式，提升機關(guān)事務檔案管理工作效率，彰顯機關(guān)事務檔案的社會效益。[3]具體地可以建立和機關(guān)事務檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)頁，在確保網(wǎng)絡安全性的基礎(chǔ)上通過網(wǎng)絡平臺上開展檔案服務工作。機關(guān)事務局檔案管理工作的立足點和出發(fā)點是服務于機關(guān)事務局各項工作任務，隨著機關(guān)事務改革的深入推進，機關(guān)事務信息的需求進一步加大，對機關(guān)事務檔案信息化建設(shè)的要求也越來越高，機關(guān)事務局應樹立數(shù)形結(jié)合的思想，合理利用現(xiàn)代化管理工具，如掃描儀、計算機等，提供數(shù)字化檔案資料，為領(lǐng)導處理機關(guān)事務工作提供參考，同時全面推進機關(guān)事務檔案信息化建設(shè)。

對于機關(guān)事務局來說，檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作。機關(guān)事務局應緊跟時代發(fā)展潮流，不斷優(yōu)化機關(guān)事務檔案管理模式，使之滿足社會發(fā)展需求。機關(guān)事務局可以從機關(guān)事務檔案管理制度、檔案質(zhì)量、管理人才以及信息化管理入手，提升機關(guān)事務檔案資料的有效利用率，發(fā)揮機關(guān)事務檔案的價值。

參考文獻

[1]盧道印.多途徑改善機關(guān)事務檔案管理[J].中國機關(guān)后勤，2019（08）：41.

[2]武洪淼.關(guān)于機關(guān)事務管理工作中建立“防火檔案”的思考[J].黑龍江史志，2017（07）：51-52.

[3]韓呈鎮(zhèn).優(yōu)化機關(guān)事務檔案管理模式研究[J].辦公室業(yè)務，2018（14）：82.