胡景梅

摘 要：我國(guó)建設(shè)行業(yè)的發(fā)展腳步不斷加快，相關(guān)建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作也取得了新的進(jìn)展，其檔案管理的信息化程度正在不斷的加強(qiáng)。隨著我國(guó)法制化建設(shè)的不斷完善，目前建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作也初步取得成效，但尚未能完全符合時(shí)代的發(fā)展需求，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)。針對(duì)這一問(wèn)題，建設(shè)企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身的檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理過(guò)程，制定出完善的檔案管理制度，從而提高建設(shè)企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。本文針對(duì)如何加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行探討，分析了目前工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的主要問(wèn)題，并提出具體的解決對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)管理人員起到一些參考作用。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理工作;問(wèn)題;對(duì)策

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，各類設(shè)施建設(shè)也在不斷的完善當(dāng)中，而我國(guó)的建設(shè)企業(yè)檔案管理工作還存在著一些普遍性的問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)此建設(shè)企業(yè)應(yīng)該不斷的加強(qiáng)研究，并采取有效的措施解決這些問(wèn)題，從而提高自身的檔案管理水平，促進(jìn)建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展[1]。

1 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的問(wèn)題

1.1 檔案管理信息化水平低

在建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息化管理是一種新型的管理手段。傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理理念深入人心，所以也使得檔案信息化管理在建設(shè)企業(yè)當(dāng)中的普及度較低，許多工程單位對(duì)此不夠重視，也沒(méi)有充分的發(fā)揮出檔案信息化管理的實(shí)際作用，從而導(dǎo)致我國(guó)建設(shè)企業(yè)檔案信息化管理水平較低，只能在整體檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮輔助作用。一些企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，依舊習(xí)慣于將信息資料進(jìn)行手工操作，這也使得檔案管理工作的效率較低，而且對(duì)檔案的保管也產(chǎn)生了一定的影響[2]。

1.2 檔案管理人員的操作性較差

建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作具有極強(qiáng)的操作性，尤其是人事單位的相關(guān)檔案管理工作更是需要認(rèn)真對(duì)待。因此加強(qiáng)檔案信息化管理不僅僅是對(duì)企業(yè)管理水平的提升，更是對(duì)相關(guān)管理人員的一種重視。當(dāng)前形勢(shì)下，建設(shè)企業(yè)檔案信息化管理工作對(duì)檔案管理人員的操作能力的要求較高，而相關(guān)企業(yè)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)卻相對(duì)較低，無(wú)法有效的開(kāi)展檔案信息化管理工作。目前檔案管理人員的專業(yè)水平較低，這主要是因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響，而且在日常工作中缺乏信息化操作的相關(guān)技能，因此無(wú)法有效的開(kāi)展電子化的檔案管理工作。

2 加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效對(duì)策

2.1 工程項(xiàng)目實(shí)施前，相應(yīng)準(zhǔn)備工作的鋪墊

建設(shè)單位當(dāng)中有許多技術(shù)人員對(duì)檔案管理沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，而且也沒(méi)有產(chǎn)生足夠的重視，因此在具體的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，沒(méi)有和檔案記錄進(jìn)行有效的配合。對(duì)此，在工程項(xiàng)目施工前，其所涉及到的單位和部門(mén)應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)的動(dòng)員和宣傳工作，并使其對(duì)檔案管理的重要性有一個(gè)全面的了解和認(rèn)識(shí)，從而擺正工作態(tài)度，促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。而由于檔案管理工作涉及范圍較廣，包含的部門(mén)較多，因此相關(guān)的檔案類別也存在著一定差異。因此，應(yīng)該將檔案管理的相關(guān)責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門(mén)的每一名員工身上，從而全面地收集資料。有必要的話，建設(shè)企業(yè)也可以將檔案管理工作的相關(guān)細(xì)節(jié)在承包合同當(dāng)中進(jìn)行體現(xiàn)，從而為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供保障[3]。

2.2 工程檔案信息管理系統(tǒng)的完善

建設(shè)單位想要更好的開(kāi)展檔案信息管理，則應(yīng)不斷的完善管理系統(tǒng)，確保工程的順利進(jìn)行。對(duì)此，建設(shè)企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)相關(guān)的管理人員高效的開(kāi)展檔案管理工作，提升管理效率。管理人員應(yīng)該對(duì)工程的檔案信息管理的基本需求進(jìn)行了解，并制定出規(guī)范化和現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。建設(shè)單位的管理人員在獲取信息時(shí)應(yīng)該確保有效性和快捷性，從而完善檔案管理工作。相關(guān)管理人員還應(yīng)該不斷的更正檔案信息管理系統(tǒng)，提高添加和消除記錄時(shí)的準(zhǔn)確率，保證查詢效率[4]。

2.3 管理范圍有所明確，工作重點(diǎn)有所突出

工程項(xiàng)目主要包括準(zhǔn)備、實(shí)施、監(jiān)察等幾個(gè)步驟，而每一個(gè)步驟在開(kāi)展過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的記錄資料，具體可以包括以下幾個(gè)方面。首先是在工程的準(zhǔn)備階段，需要明確項(xiàng)目的相關(guān)資料文件、審核文件、管理機(jī)構(gòu)審批文件、招標(biāo)文件等。其次是在工程實(shí)施階段，所包含的工程文件、安裝文件、材料檢測(cè)文件和具體的施工記錄。之后是工程的監(jiān)察審核階段，此時(shí)應(yīng)該出示監(jiān)督規(guī)劃文件、進(jìn)度檢查文件以及質(zhì)量管理文件等。當(dāng)工程完工進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，還應(yīng)出示相應(yīng)的管理文件、結(jié)算文件、總結(jié)文件等。由于工程項(xiàng)目的規(guī)模大小、地域條件等有所不同，因此管理人員應(yīng)該根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況來(lái)有效的把握管理重點(diǎn)，確保獲得完整的檔案信息，并進(jìn)行有效的管理[5]。

2.4 管理人員素養(yǎng)的提升

目前建設(shè)單位的工程檔案管理工作在系統(tǒng)管理上較為穩(wěn)定，而管理人員對(duì)檔案管理的基本認(rèn)識(shí)也決定了檔案信息管理工作的效率和水平。因此建設(shè)企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)并提高認(rèn)識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該強(qiáng)化管理人員的服務(wù)精神，提高思想認(rèn)識(shí)和工作能力，并建立起完善的責(zé)任制度，確保相關(guān)管理工作能夠準(zhǔn)確的落實(shí)。

3 檔案信息化管理

1）建設(shè)單位的檔案信息化管理是新時(shí)期檔案管理工作的首要任務(wù)，也是促進(jìn)建設(shè)單位信息化管理的重要途徑。建設(shè)單位將自身的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行處理，這樣可以更加快捷，而且具有較高的安全性，還能節(jié)省空間，杜絕由于紙張老化和腐蝕等現(xiàn)象所造成的資料損毀問(wèn)題。所以建設(shè)單位應(yīng)該加快建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，用以存放數(shù)據(jù)。具體的過(guò)程為管理人員通過(guò)掃描儀將相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子信息，并儲(chǔ)存到企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，構(gòu)建相關(guān)的信息處理系統(tǒng)，方便企業(yè)人員進(jìn)行查詢和獲取。

2）建設(shè)企業(yè)在開(kāi)展檔案信息化管理工作時(shí)，應(yīng)該采取有效的安全措施，從而解決目前電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中所存在的安全問(wèn)題，降低安全隱患。具體可以從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行考慮。（1）及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行整理或格式轉(zhuǎn)換。電子檔案主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)，而隨著我國(guó)科學(xué)水平的不斷提升，也會(huì)逐漸被新進(jìn)的科技技術(shù)所替代。因此需要建設(shè)企業(yè)的管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向進(jìn)行密切關(guān)注，當(dāng)其發(fā)現(xiàn)自身檔案管理工作中所使用的相關(guān)軟件和技術(shù)產(chǎn)生變化時(shí)，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行更新，從而防止產(chǎn)生安全問(wèn)題。（2）建立健全科學(xué)規(guī)范的管理制度。通過(guò)大量的實(shí)踐我們可以知道，企業(yè)想進(jìn)一步完善自身的檔案信息化管理，則應(yīng)制定出完善的管理制度，確?？茖W(xué)性和規(guī)范性。對(duì)此，建設(shè)企業(yè)應(yīng)該不斷的研究和制定出電子公文歸檔、電子檔案管理等方面的相關(guān)政策和規(guī)章制度，從而確保檔案信息化管理工作能夠有序開(kāi)展。此外，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，確保其掌握相關(guān)的操作技能，并提高人員的安全意識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)建筑企業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理工作也變得越發(fā)重要。而建筑檔案管理工作作為建筑企業(yè)管理環(huán)節(jié)當(dāng)中的首要任務(wù)，在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程當(dāng)中發(fā)揮著重要的作用。因此，建筑企業(yè)應(yīng)提高工作人員的檔案管理意識(shí)和專業(yè)技能，并不斷的提高自身的檔案管理質(zhì)量，從而更好的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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