鄭海娜

摘 要：在數(shù)據(jù)為王的21世紀(jì)，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到了數(shù)據(jù)的重要性。國(guó)企作為我國(guó)的支柱性企業(yè)在面對(duì)新的發(fā)展機(jī)遇時(shí)更要牢牢把握住。國(guó)企檔案作為企業(yè)的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)在新的歷史洪流中變得尤為重要。本文就國(guó)企檔案的重要性進(jìn)行了分析，并提出國(guó)企檔案在新的歷史機(jī)遇下具體的管理方法。

關(guān)鍵詞：國(guó)企;檔案管理;管理方法;信息化

國(guó)企在經(jīng)歷了長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展后，如今的國(guó)企大都龐大且錯(cuò)綜復(fù)雜，為了企業(yè)能夠健康的發(fā)展下去，管理層的目光紛紛逐漸從經(jīng)濟(jì)效益轉(zhuǎn)變到其他方面，檔案管理就是其中較為重要的工作之一，搭建便捷高效的檔案也成為了國(guó)企在新的發(fā)展環(huán)境下的新任務(wù)。

1 國(guó)企檔案管理的重要性

我國(guó)的企業(yè)檔案大多是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理運(yùn)作中產(chǎn)生的有價(jià)值的各類文件資料。國(guó)有企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進(jìn)行的記錄，它不僅包含公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)記錄，而且包含公司的管理活動(dòng)記錄、財(cái)務(wù)活動(dòng)記錄和人事活動(dòng)的記錄，具體格式有文書檔案、技術(shù)檔案、運(yùn)營(yíng)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人資檔案等，真實(shí)全面地記錄了公司在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、市場(chǎng)營(yíng)銷、經(jīng)營(yíng)決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)[2]。

進(jìn)入21世紀(jì)以來，互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，依托互聯(lián)網(wǎng)興盛起來的大數(shù)據(jù)也是越來越重要，現(xiàn)在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展也是從早先粗狂的依托經(jīng)驗(yàn)過度到了現(xiàn)在的依托數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)。無論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)際上大數(shù)據(jù)智能運(yùn)營(yíng)都是現(xiàn)在最為先進(jìn)的公司運(yùn)營(yíng)制度，我國(guó)的國(guó)企大都處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，通過引進(jìn)這一先進(jìn)的運(yùn)營(yíng)制度有利于國(guó)企的健康平穩(wěn)發(fā)展。而想實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)智能運(yùn)營(yíng)就離不開企業(yè)檔案，只有規(guī)范、清晰的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)才能從中找出規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的運(yùn)營(yíng)策略。

2 國(guó)企檔案管理的新措施

大多數(shù)國(guó)有企業(yè)以往對(duì)檔案的管理工作都很輕視，所以檔案管理工作在實(shí)際落實(shí)過程中，所能發(fā)揮的作用是及其有限的，這樣就使得國(guó)企檔案管理工作形式化嚴(yán)重，檔案管理的積極作用沒有全部發(fā)揮出來。所以，在新的發(fā)展機(jī)遇下，國(guó)企在改革檔案管理工作過程中，就應(yīng)創(chuàng)新工作方法，采取新的工作策略，以此來保證檔案管理工作的有效性。

2.1 檔案管理的信息化

國(guó)企以往的企業(yè)檔案大都是以紙質(zhì)的形式記錄和保存，這樣不僅在查找時(shí)十分麻煩，而且檔案占用空間大，其安全性也得不到保障。在檔案保存的改革下企業(yè)可以通過檔案信息化的手段把檔案儲(chǔ)存到檔案數(shù)據(jù)中臺(tái)中，建立屬于企業(yè)自己的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成可供人們?cè)陔娔X上查詢的數(shù)字化文檔。這樣員工就可以通過個(gè)人電腦對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行調(diào)用和查詢，相比紙質(zhì)的檔案查詢，信息化的檔案查詢能夠做到更加方便、快捷和迅速，能使企業(yè)檔案得到更多的利用?，F(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中數(shù)據(jù)清洗是工作量十分大的一項(xiàng)工作，如果延續(xù)紙質(zhì)檔案來做數(shù)據(jù)的清洗，最終想得到能夠支持工作的數(shù)據(jù)分析報(bào)告是十分困難的。通過新的檔案數(shù)據(jù)中臺(tái)可以做到數(shù)據(jù)的快速調(diào)取和數(shù)據(jù)預(yù)處理，可以大大減少運(yùn)營(yíng)策略分析的工作量。國(guó)企檔案信息化后，檔案安全問題也可以得到有效的解決，信息化的檔案數(shù)據(jù)可以很簡(jiǎn)單的做到多點(diǎn)備份和定時(shí)備份，避免數(shù)據(jù)損失[1]。

2.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

國(guó)企的檔案大多由各個(gè)部門分別記錄和保存，這樣就導(dǎo)致了一個(gè)數(shù)據(jù)指標(biāo)就有可能存在多種解釋，比如交易額這一指標(biāo)，在企業(yè)不同的部門和場(chǎng)景下可能解釋都不相同。不同的指標(biāo)意義割裂了各個(gè)部門增加了溝通成本，這就需要我們對(duì)國(guó)企的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化工作，做到各個(gè)指標(biāo)意義明確?？梢酝ㄟ^建立檔案字典的形式來達(dá)到這一目的，檔案字典可以刪除無效的指標(biāo)，合并相同意義的指標(biāo)，方便公司各個(gè)部門間的溝通。除了數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化外，還要做到檔案記錄、查詢和保存的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案的記錄要使用固定的模板，以便于后期檔案的調(diào)用和查詢，而且要提前規(guī)劃好檔案記錄的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定時(shí)定期的對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等檔案進(jìn)行記錄。檔案的查詢要規(guī)范，避免檔案數(shù)據(jù)的缺失。

2.3 檔案管理的結(jié)構(gòu)化

國(guó)企作為我國(guó)的支柱性公司，每個(gè)公司每天產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)都是龐大的，如果都一股腦的儲(chǔ)存在一起，那么公司在調(diào)用時(shí)會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)的查找。所以要對(duì)國(guó)企的檔案數(shù)據(jù)做到結(jié)構(gòu)化的保存來保證調(diào)用的便捷性。國(guó)企檔案管理的結(jié)構(gòu)化分兩部分，一方面是檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化，檔案的保存要按照部門和使用場(chǎng)景進(jìn)行分層。按照部門分層較為簡(jiǎn)單，根據(jù)公司現(xiàn)有的部門組織架構(gòu)分層即可，如生產(chǎn)部門檔案、研發(fā)檔案、銷售部門檔案和人資部門檔案等。按照使用場(chǎng)景的分層要根據(jù)國(guó)企檔案數(shù)據(jù)的屬性就行分層，如銷售檔案、庫(kù)存檔案、用戶檔案等。

另一方面是檔案查詢調(diào)用的結(jié)構(gòu)化管理，檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化以后，部門員工除了方便調(diào)用自己部門的檔案外，還應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和使用場(chǎng)景進(jìn)行等級(jí)劃分，不同等級(jí)的員工只能看到其等級(jí)下的檔案數(shù)據(jù)，從而保證檔案的安全性，

2.4 檔案管理人員素質(zhì)提升

國(guó)企檔案管理人員在以往的工作中都是按照原有的工作進(jìn)行檔案的管理和維護(hù)，但是在實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化后，他們的工作內(nèi)容會(huì)發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員原有的工作技能就很難勝任新的檔案管理工作。國(guó)企一方面可以通過對(duì)外招聘的方式聘請(qǐng)資深專家，另一方面就需要企業(yè)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的必要的培訓(xùn)，開發(fā)其互聯(lián)網(wǎng)思維和數(shù)據(jù)思維，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使得國(guó)企的檔案管理工作真正做的人和場(chǎng)的全面升級(jí)。

3 結(jié)論

在全球追求大數(shù)據(jù)的浪潮中，國(guó)企檔案的信息化顯得尤為重要，在國(guó)企制定發(fā)展目標(biāo)過程中，應(yīng)將檔案信息化放入目標(biāo)設(shè)置中。國(guó)企還要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在工作的具體落實(shí)中，檔案管理部門應(yīng)該事實(shí)就是，深入到實(shí)際的管理中，找出檔案管理中存在的問題，然后有針對(duì)性的解決問題。立足當(dāng)下來看，國(guó)企檔案管理的信息化對(duì)國(guó)企未來的健康發(fā)展有著越來越重要的作用

參考文獻(xiàn)

[1]孫洪亮，戴昕欣.信息化中臺(tái)的設(shè)計(jì)與研究[J].辦公自動(dòng)化，2019，24（22）：32-35.

[2]白茹.國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（18）：98.