程鵠穎

（南京市疾病預(yù)防控制中心，江蘇南京 210007）

0 引言

采購合同管理已成為疾控中心一項(xiàng)重要工作，為確保疾控中心能夠采購到高質(zhì)量、高服務(wù)、高效率的儀器設(shè)備，應(yīng)積極地完善合同管理制度，規(guī)范設(shè)備采購合同簽訂中的每一過程，最大程度地降低合同簽訂中的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)合同雙方全面履行約定的義務(wù)，最終圓滿地完成設(shè)備采購任務(wù)。

1 儀器設(shè)備采購合同管理的必要性

儀器設(shè)備采購合同管理，是指對儀器設(shè)備采購過程中所涉及的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、解除、終止，以及審查、監(jiān)督、控制等全過程的管理。對采購合同進(jìn)行全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性地有效管理，加強(qiáng)了采購項(xiàng)目執(zhí)行過程的總體控制；提高了供應(yīng)商的履約水平，使疾控中心按期獲得相應(yīng)的貨物及服務(wù)；提前預(yù)測有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，減少經(jīng)濟(jì)糾紛和財(cái)產(chǎn)的損失；維護(hù)了疾控中心自身權(quán)益。同時(shí)，也提高了設(shè)備采購合同管理水平，對疾控中心科學(xué)化、規(guī)范化管理具有重要意義。

2 疾控中心儀器設(shè)備采購合同管理現(xiàn)狀

（1）設(shè)備采購合同管理制度有待進(jìn)一步完善。設(shè)備采購合同管理是對設(shè)備采購合同簽訂、執(zhí)行、審核、歸檔等工作的規(guī)范化要求，是設(shè)備采購合同工作的理論基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購合同管理工作的科學(xué)化，需要滿足新時(shí)期疾控中心的工作職能。為此，疾控中心應(yīng)積極完善設(shè)備采購合同管理制度；明確辦理合同變更的相關(guān)流程；明確合同變更、延期、終止或索賠等特殊事項(xiàng)發(fā)生時(shí)的應(yīng)對措施等。

（2）各部門的基本職責(zé)有待進(jìn)一步明確。設(shè)備采購的合同管理工作涉及多個(gè)部門，需要各個(gè)部門之間的共同參與和相互協(xié)作，中心內(nèi)部應(yīng)進(jìn)一步明確各個(gè)部門的基本職責(zé)和任務(wù)，相互監(jiān)督，共同完成合同管理工作，從而提高合同管理工作的質(zhì)量和效率。

（3）管理合同的意識有待提高。疾控中心普遍存在重視采購項(xiàng)目的立項(xiàng)論證、市場的前期調(diào)研、技術(shù)參數(shù)的確立、招標(biāo)文件的形成、合同簽訂，在專人負(fù)責(zé)對合同履行階段的整體管理和協(xié)調(diào)工作上還存在欠缺。

（4）應(yīng)重視供應(yīng)商延遲交貨行為。通常對延遲交貨的供應(yīng)商盡量從解決問題的角度出發(fā)，與供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商處理。協(xié)商后供應(yīng)商仍未交貨，說明疾控中心對嚴(yán)格執(zhí)行合同的條款上存在欠缺。

（5）加強(qiáng)質(zhì)保期儀器設(shè)備維修、保養(yǎng)的質(zhì)量。雖然完成了儀器設(shè)備驗(yàn)收的工作，但對質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備維修保養(yǎng)及質(zhì)保期后設(shè)備的零配件、耗材報(bào)價(jià)等，還應(yīng)加強(qiáng)進(jìn)一步跟蹤管理。大型儀器設(shè)備質(zhì)保期為2年，而尾款在驗(yàn)收合格半年后支付，供應(yīng)商對設(shè)備仍有后續(xù)保修責(zé)任。儀器設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，若供應(yīng)商是大型公司或長期合作的企業(yè)，他們對維修故障及定期保養(yǎng)是有一定保障的，若是小型公司，按合同規(guī)定繼續(xù)履約則較難。所以質(zhì)保期后設(shè)備的零配件、耗材報(bào)價(jià)，是否按照當(dāng)初合同約定的條款實(shí)施則非常重要。

（6）合同管理人員的培訓(xùn)有待加強(qiáng)。未能做到對合同人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，如開展普法教育及合同管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)等。沒有一定的合同管理理論知識，就會導(dǎo)致在合同文本上出現(xiàn)漏洞，合同條款上不夠齊全，從而引起不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛和財(cái)產(chǎn)損失，同時(shí)也會影響儀器設(shè)備驗(yàn)收工作的按期完成。

3 儀器設(shè)備采購合同管理舉措

3.1 完善合同管理制度，規(guī)范合同簽訂流程

（1）完善合同管理制度，提高專職人員的綜合素質(zhì)。疾控中心應(yīng)積極地完善合同管理制度，并結(jié)合單位實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理辦法，對合同實(shí)施專項(xiàng)管理。設(shè)備管理部門應(yīng)結(jié)合儀器設(shè)備采購的特點(diǎn)，制定設(shè)備采購合同管理辦法，并派專人負(fù)責(zé)采購合同管理。定期組織合同管理人員參加培訓(xùn)，開展普法教育，既具備一定的法律意識和基本業(yè)務(wù)能力，不斷了解合同法中的最新內(nèi)容，又能及時(shí)改進(jìn)合同管理中的不足。

（2）規(guī)范合同簽訂流程，加大合同審核力度。合同簽訂是合同管理的核心環(huán)節(jié)，規(guī)范化簽訂程序，嚴(yán)格的審核流程，是保障疾控儀器設(shè)備采購工作順利完成的基礎(chǔ)。所以，應(yīng)加強(qiáng)合同簽訂管理工作，加大合同審核力度。

3.2 疾控中心利益的基礎(chǔ)

（1）審核供應(yīng)商資質(zhì)。對于在政府交易中心或采購代理機(jī)構(gòu)采購的項(xiàng)目，資質(zhì)在采購標(biāo)書中有明確要求，并委托政府交易中心或采購代理機(jī)構(gòu)對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核。對于自行采購的項(xiàng)目要求供應(yīng)商提供有效期內(nèi)的資質(zhì)文件和交易期“信用中國”網(wǎng)站上的信用證明。對于有特殊要求的儀器必須提供相關(guān)許可證。

（2）審核合同內(nèi)容。為有利于合同管理，避免合同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)，疾控中心應(yīng)制定設(shè)備采購合同的標(biāo)準(zhǔn)文本。由于中心儀器設(shè)備的種類繁多、規(guī)格復(fù)雜、技術(shù)要求高，根據(jù)每臺儀器設(shè)備的自身特點(diǎn)對合同條款要逐一進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。在合同文本正式遞交前需注意：①核對合同基礎(chǔ)信息，在政府交易中心或采購代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)的儀器，核對招標(biāo)編號及政府采購計(jì)劃號，以便明確經(jīng)費(fèi)來源，核對簽訂雙方單位的名稱及招標(biāo)委托單位名稱，核對合同金額數(shù)值以及大小寫，核對簽訂日期，尤其注意簽訂日期不能早于中標(biāo)通知日期，要晚于公示日期。②核對設(shè)備相關(guān)信息，如規(guī)格型號、特殊配置、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)保期、技術(shù)培訓(xùn)、報(bào)修時(shí)響應(yīng)能力、到貨時(shí)間、安裝調(diào)試時(shí)間、特殊要求（地區(qū)計(jì)量院的計(jì)量檢測報(bào)告等）、付款方式等是否與招標(biāo)文件一致，以及在招標(biāo)或談判中承諾的零配件、耗材的優(yōu)惠率。③規(guī)范審核流程。合同正式文本擬定后由采購部門負(fù)責(zé)人批閱，對合同措詞嚴(yán)格把關(guān)。合同經(jīng)批閱無誤后，由采購部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審計(jì)部門審核無誤后由中心法人簽署，并蓋章生效。

3.3 掌握合同履約動態(tài)，執(zhí)行內(nèi)部監(jiān)督管理

（1）合同建檔管理。合同蓋章生效后，采購部門應(yīng)對購置設(shè)備進(jìn)行建檔，特別要記錄到貨、安裝、驗(yàn)收合格、培訓(xùn)等時(shí)間。登記儀器設(shè)備各時(shí)間點(diǎn)，是為使供應(yīng)商及中心內(nèi)部各部門能夠及時(shí)履行相應(yīng)的職責(zé)。一旦日后出現(xiàn)違約或合同變更情況，盡量從解決問題的角度出發(fā)，與供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商處理。如果經(jīng)過多次協(xié)商均不能合理解決，可以依據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)有理有據(jù)的提出訴訟，申請法律仲裁來維護(hù)合法利益。

（2）合同驗(yàn)收管理。設(shè)備采購合同履約管理中最為重要的環(huán)節(jié)是安裝調(diào)試、設(shè)備驗(yàn)收、設(shè)備質(zhì)保期、到期付款的管理。安裝調(diào)試是按照合同的規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)在到貨后多少日內(nèi)完成安裝調(diào)試，且儀器設(shè)備的各項(xiàng)性能指標(biāo)完全滿足招標(biāo)文件的要求。設(shè)備驗(yàn)收應(yīng)由供應(yīng)商、設(shè)備管理部門、設(shè)備使用部門三方共同按照合同中配置清單逐一核對清點(diǎn)，而后設(shè)備使用部門對主設(shè)備和附屬設(shè)備進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后將合格證、保修卡、操作手冊、使用說明書等相關(guān)資料隨同驗(yàn)收單一起交付采購合同管理人員存檔。設(shè)備的質(zhì)保期通常是2年，在此期間或質(zhì)保期外設(shè)備管理部門應(yīng)跟蹤設(shè)備維護(hù)及保養(yǎng)工作，跟蹤設(shè)備的耗材、試劑是否按合同規(guī)定給予優(yōu)惠等。驗(yàn)收合格后，根據(jù)合同規(guī)定按期付款，對于大型設(shè)備需要分期付款的應(yīng)跟蹤付款情況，不拖延付款以避免單位信用降低。對于一個(gè)自然年內(nèi)無法結(jié)清尾款，而年底財(cái)政部門又會將結(jié)余資金收回的付款項(xiàng)目，應(yīng)提前讓供應(yīng)商開具銀行擔(dān)保函，以確保供應(yīng)商繼續(xù)履行約定。

（3）合同變更管理。通常合同簽訂后，供應(yīng)商因特殊原因不能對合同中實(shí)質(zhì)性的條款履約，如不能提供合同中要求的設(shè)備型號、供貨時(shí)間延長、合同當(dāng)事人發(fā)生變動等，從而需要對合同中實(shí)質(zhì)性條款進(jìn)行修改等。合同變更是引起合同雙方爭議和合同風(fēng)險(xiǎn)的主要原因之一，因此需要合同雙方高度重視。對于合同變更項(xiàng)均需要設(shè)備使用部門、設(shè)備采購部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門、中心管理層進(jìn)一步核實(shí)，建立內(nèi)部監(jiān)督約束機(jī)制，本著解決問題和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的態(tài)度共同協(xié)商確認(rèn)后進(jìn)行變更，以減少變更后的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 以一個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目建檔，明確合同歸檔內(nèi)容

合同管理最后一個(gè)環(huán)節(jié)是合同歸檔，建議以一個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目建檔，建檔內(nèi)容應(yīng)包含設(shè)備調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)材料、專家論證材料、進(jìn)口設(shè)備論證材料、標(biāo)書及審批材料、招標(biāo)全過程材料、中標(biāo)通知書、合同簽訂材料、設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告、合同發(fā)票、設(shè)備付款材料、設(shè)備出入庫材料、設(shè)備使用說明書及相關(guān)材料等。保管形式分2種，即紙質(zhì)保管和電子保管，兩者內(nèi)容一致利于事后統(tǒng)計(jì)與查詢。紙質(zhì)材料均交由疾控中心檔案室專職檔案人員歸檔入冊。

4 結(jié)語

合同管理是疾控中心內(nèi)控管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，切實(shí)加強(qiáng)對儀器設(shè)備采購合同管理，對采購質(zhì)量和執(zhí)行效率起著至關(guān)重要的作用，也可有效地保護(hù)疾控中心合法權(quán)益。做好儀器設(shè)備采購合同管理工作，既需要設(shè)備管理部門嚴(yán)謹(jǐn)?shù)毓ぷ鲬B(tài)度，也需要領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的支持與配合，才能使采購合同發(fā)揮實(shí)際作用。