劉惠

[摘 要] 在信息時代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，為提升工作效率和管理質(zhì)量發(fā)揮了重要作用。油田企業(yè)在開展檔案管理工作時，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過信息化數(shù)據(jù)運行管理技術(shù)，減輕了檔案管理工作壓力，為更好地挖掘檔案的潛在利用價值也提供了技術(shù)支持。文章首先概述了現(xiàn)階段油田企業(yè)實施信息化數(shù)據(jù)運行管理的價值，隨后分別從健全管理制度、加強人才培養(yǎng)等方面，提出了檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理的具體策略。

[關(guān)鍵詞] 油田企業(yè)；檔案管理；信息化；技術(shù)要點

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 070

[中圖分類號] G270.7 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）01- 0158- 02

0 引 言

石油企業(yè)檔案資料經(jīng)過長期的積累，以其自身的獨特價值，已經(jīng)成為石油企業(yè)資源的重要組成部分，因此，檔案信息數(shù)字化建設(shè)越來越受到石油企業(yè)的重視。隨著油田檔案信息化、數(shù)字化程度的不斷提高，檔案信息在生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮的作用將越來越突出，如何進行日常科學(xué)、有效的運行管理自然也就是我們應(yīng)該研究的問題。

1 油田企業(yè)開展檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理的必要性

1.1 企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的有效途徑

油田企業(yè)檔案管理工作信息化，對于提高油田企業(yè)的現(xiàn)代化管理程度具有非常重要的作用。在當(dāng)前經(jīng)濟環(huán)境下，提高油田企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，加快其現(xiàn)代化進程已經(jīng)成為一種共識。在此過程中，油田生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)含量飛速提升、管理模式日益更新，但是以傳統(tǒng)人工方式為主的檔案管理模式，與當(dāng)前的油田企業(yè)現(xiàn)代化進程嚴重不符，在一定程度上制約了其現(xiàn)代化管理的進程。為了成功解決這一問題，有效提高油田檔案管理工作的效率，信息化管理模式的引入是其必然選擇。唯有如此，才能讓油田檔案管理工作與企業(yè)現(xiàn)代化管理進程的腳步一致，才能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

1.2 有利于協(xié)調(diào)各部門工作的開展

油田企業(yè)檔案信息化管理工作是整個檔案集成管理的基礎(chǔ)，只有在信息化管理的平臺上，將檔案數(shù)據(jù)中的文字、圖像等重要信息在短時間內(nèi)進行匯總整理，同時讓企業(yè)各部門在這一平臺上，進行有效的溝通和協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率和整體運營水平。此外，檔案管理工作的信息化，還讓其管理工作人員從傳統(tǒng)的管理模式中解脫出來，不僅有效地提高了工作效率、減少了人力的浪費，同時降低了人工作業(yè)的出錯率，保證了其工作的高質(zhì)量、高效率。

2 現(xiàn)階段油田企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化運行管理面臨的問題

2.1 檔案管理隊伍的信息素養(yǎng)不高

雖然信息設(shè)備和信息技術(shù)的廣泛使用，為油田企業(yè)的檔案管理帶來了諸多便利，但是這些設(shè)備歸根到底還是要由人來操作。因此，檔案管理隊伍的信息素養(yǎng)的高低，就成為決定信息化數(shù)據(jù)運行管理技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢的核心要素。一直以來，油田企業(yè)人力資源管理的重點都是放在油田開采、技術(shù)創(chuàng)新等方面，而對于檔案管理人才隊伍的建設(shè)則缺乏足夠的重視。部分檔案管理人員甚至是從其他部門借調(diào)過來，沒有接受專業(yè)培訓(xùn)。由于專業(yè)水平和信息素養(yǎng)不高，即便是油田企業(yè)采購了信息設(shè)備，由于檔案管理人員不能熟練操作，也會影響檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理的工作成效。

2.2 信息化管理的軟硬件設(shè)備不完善

油田檔案信息化管理工作的開展，離不開完善的信息系統(tǒng)。在信息化管理系統(tǒng)建設(shè)初期，需要油田企業(yè)投入專項資金，確保基礎(chǔ)建設(shè)工作的開展，包括計算機設(shè)備的采購、安裝，以及后期的運行維護和定期更新升級等。許多油田企業(yè)缺乏長遠發(fā)展目光，只在前期投入資金建設(shè)了檔案信息化管理系統(tǒng)，后期沒有持續(xù)性的投入。一些硬件設(shè)備出現(xiàn)故障后沒有及時得到更換，一些軟件系統(tǒng)沒有定期進行更新。這樣一來，不僅信息化數(shù)據(jù)運行管理平臺的使用價值大打折扣，而且容易影響油田檔案資料的安全，面臨較大的損失隱患。

2.3 缺乏一套嚴格的檔案信息化管理制度

隨著油田企業(yè)業(yè)務(wù)的開展，檔案資料的內(nèi)容也逐漸增加，給檔案管理工作帶來了更高的難度。此外，對于油田企業(yè)的檔案來說，不僅僅需要做好保存工作，而且要挖掘檔案的潛在價值，為當(dāng)前工作更高質(zhì)量、更高效率地開展提供必要的借鑒。而這些工作的開展，都離不開一套完善的檔案信息化管理制度。由于油田企業(yè)對于檔案管理工作重視不足，配套的信息化管理制度也沒有建立起來。有些企業(yè)即便是有檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理制度，在實際工作中沒有嚴格執(zhí)行，管理制度形同虛設(shè)，檔案管理人員工作中存在較大的隨意性。

3 油田檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理的基本原則

3.1 高效性

在油田企業(yè)的日常運營中，每天都會產(chǎn)生海量的信息，其中仍然具有利用、保存或借鑒價值的，被整理成檔案，由專門的檔案管理機構(gòu)進行管理。信息化數(shù)據(jù)運行管理的原則之一，就是高效率地完成檔案的收集、管理和利用等工作。例如，在檔案收集方面，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將油田企業(yè)各部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)第一時間收集起來，避免出現(xiàn)珍貴數(shù)據(jù)丟失等問題。此外，部分檔案仍然具有借鑒和利用價值，當(dāng)油田企業(yè)某個部門需要這些檔案時，檔案管理部門還要盡快地進行檔案查找，為各部門工作開展提供幫助。

3.2 安全性

在信息化數(shù)據(jù)運行管理工作中，大量的電子檔案被保存到計算機中，雖然減少了建筑空間的占用面積，但是這些電子檔案的安全性仍然面臨潛在的風(fēng)險。特別是對于一些涉及油田企業(yè)核心技術(shù)或商業(yè)機密的檔案，容易成為競爭對手或不法分子竊取的對象。例如，黑客會惡意攻擊存儲電子檔案的計算機或網(wǎng)絡(luò)，達到竊取或損毀珍貴檔案的目的?；谛畔⒒瘮?shù)據(jù)運行的檔案管理模式，仍然要關(guān)注電子檔案的安全性問題，這也是關(guān)系到油田檔案管理和利用的重要工作。

3.3 動態(tài)性

檔案管理是一項動態(tài)性的工作，主要體現(xiàn)在兩個方面：其一是檔案的生成具有動態(tài)性的特點，油田檔案的組成包括技術(shù)資料、日常文件等，經(jīng)過簡單篩選后，大多數(shù)都會作為檔案進行留存。其二是檔案的管理具有動態(tài)性的要求，管理人員需要根據(jù)油田企業(yè)工作需要，定期對這些檔案進行銷毀、更新或解密等處理。例如，一些檔案具有保存時效，這些檔案超過保存時效后，就需要按照相關(guān)要求銷毀。還有一些加密檔案，例如專利檔案等，也有加密時效，一段時間后需要解密，對外公開。確保檔案管理的動態(tài)性，對更好地發(fā)揮檔案價值也有很大幫助。

4 油田企業(yè)信息化數(shù)據(jù)運行管理的技術(shù)要點

4.1 盡快建立健全檔案信息化管理制度

油田檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理的專業(yè)性和復(fù)雜性，決定了必須要有一套完善的管理制度，來為各項工作的開展提供指導(dǎo)和參考。針對現(xiàn)階段許多油田企業(yè)尚未建立起配套管理制度的現(xiàn)狀，可以嘗試從以下兩方面，盡快建立起完善的信息化管理制度：其一是借鑒其他油田企業(yè)的成功經(jīng)驗，同時又要立足于自身實際情況，先進行模仿，再進行適應(yīng)性修改，可以在短時間內(nèi)建立起一套信息化管理制度；其二是要確保這些制度都能夠得到落實和執(zhí)行，發(fā)揮實際應(yīng)用價值，為檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理的開展提供參考。

4.2 加強頂層設(shè)計，建立高素質(zhì)管理隊伍

油田檔案信息化管理工作的開展，離不開一支高素質(zhì)的管理隊伍。油田企業(yè)的檔案管理部門，既要做好人才引進工作，例如適當(dāng)提高招聘門檻，要求應(yīng)聘人員兼具理論知識和實踐經(jīng)驗，從而在入職后能夠盡快投入到檔案信息化管理工作中。此外，又要建立起人才培養(yǎng)機制，對在職的檔案管理人員，定期進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是要掌握信息化數(shù)據(jù)運行管理技術(shù)，更好地為本職工作而服務(wù)。新形勢下，油田企業(yè)對檔案管理提出了更高要求，一支高素質(zhì)的管理隊伍，可以切實為檔案管理效率的提升以及檔案資料自身的安全提供人力支持。

4.3 多渠道為信息化數(shù)據(jù)運行管理提供物質(zhì)保障

檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理需要油田企業(yè)持續(xù)性地投入一定的資金，油田企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重為檔案管理工作開展提供保障。除了要做好前期信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)外，還要注意后期系統(tǒng)維護和定期進行設(shè)備更換等工作。特別是一些辦公軟件，使用一段時間后需要及時更新，這樣才能最大化地發(fā)揮油田檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理的實際價值。此外，檔案管理人員還要定期做好系統(tǒng)維護，這樣也可以減少信息化數(shù)據(jù)運行管理系統(tǒng)的故障率，無形中降低了使用成本。

4.4 注重做好信息化數(shù)據(jù)的安全保密工作

對于油田企業(yè)來說，檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理中，如何確保檔案資料的安全性與保密性，是現(xiàn)階段需要考慮的重點問題。近年來，電子檔案逐漸成為主流，隨之而來的電子檔案丟失、泄露等問題也頻頻出現(xiàn)。而油田檔案直接關(guān)系到油田企業(yè)的商業(yè)機密，更需要做好安全保管。除了利用計算機自帶的防火墻進行電子檔案保護外，還要綜合采取其他安全措施，例如要求檔案管理人員養(yǎng)成良好作業(yè)習(xí)慣，禁止利用辦公計算機下載文件，或是將個人U盤、移動設(shè)備連入企業(yè)計算機等。此外，定期對系統(tǒng)進行殺毒、升級殺毒軟件，通過綜合采取措施，確保電子檔案的安全。

5 結(jié) 語

油田企業(yè)推行檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理，既是信息時代下的必然選擇，也是不斷提高檔案管理效率，確保電子檔案安全的客觀要求。作為油田企業(yè)的檔案管理人員，也要認識到新形勢下的工作要求，并且通過不斷學(xué)習(xí)，提高信息技術(shù)水平，嚴格遵循企業(yè)制定的檔案管理制度，確保檔案信息化數(shù)據(jù)運行管理工作能夠保質(zhì)保量的開展，為挖掘油田檔案的潛在利用價值奠定扎實的基礎(chǔ)。

主要參考文獻

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