吳霞英

[摘 要]商務(wù)局檔案管理工作和部門(mén)其他各項(xiàng)工作具有非常密切的關(guān)聯(lián)，是商務(wù)局內(nèi)部非常關(guān)鍵的所在，特別是其管理中的保密性特點(diǎn)與公開(kāi)性特點(diǎn)的沖突非常值得探討。近些年來(lái)，我國(guó)政府部門(mén)以檔案為中心出臺(tái)了相關(guān)政策，更是使傳統(tǒng)的保密檔案有了公之于眾的必要性，在此背景之下，對(duì)商務(wù)局檔案的管理與利用的探討，更具有十分突出的現(xiàn)實(shí)意義，現(xiàn)基于商務(wù)局檔案的管理與利用基本認(rèn)知，分別提出管理和利用的有關(guān)建議。

[關(guān)鍵詞]商務(wù)局檔案;檔案管理;利用方法

[中圖分類(lèi)號(hào)]F273.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

商務(wù)局主管本地區(qū)的內(nèi)外貿(mào)易、商品流通以及國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作事項(xiàng)，會(huì)涉及大量的人員與事物性文件內(nèi)容，相關(guān)工作人員有責(zé)任和義務(wù)對(duì)本部門(mén)的文件和工作內(nèi)容加以歸檔，并實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)有效管理，且在必要時(shí)拿來(lái)應(yīng)用或者公之于眾。而在此過(guò)程中，工作人員如何把握具體的操作方法則是一個(gè)非常值得深思的課題。

1 商務(wù)局檔案的管理與利用基本認(rèn)知

在傳統(tǒng)觀念里，包括商務(wù)局在內(nèi)的政府檔案部門(mén)具有不對(duì)外開(kāi)放的基本特點(diǎn)，然而在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代大背景之下，出于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和諧、發(fā)揮檔案最大效能考慮，此類(lèi)檔案內(nèi)容的查閱權(quán)限有放寬的趨勢(shì)，以商務(wù)局為例，在認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》基礎(chǔ)之上，各部門(mén)能夠?qū)n案工作進(jìn)行多項(xiàng)專(zhuān)題研究，使檔案管理工作形成從收集到最終的開(kāi)發(fā)利用一整套思路。此時(shí)，如果能夠注意到部門(mén)檔案信息時(shí)長(zhǎng)的問(wèn)題，安全保密的需求等，設(shè)置更加合理的利用權(quán)限，按照實(shí)際情況對(duì)開(kāi)放范圍進(jìn)行劃分，將更加有益于檔案服務(wù)作用的發(fā)揮。

2 商務(wù)局檔案的管理對(duì)策

針對(duì)現(xiàn)今商務(wù)局檔案管理尤其是安全保密工作過(guò)程中所面臨的情況，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注管理制度體系的完善問(wèn)題，并定期做好相關(guān)責(zé)任人員的教育培訓(xùn)工作等，以此保證檔案管理工作水平的全面進(jìn)步。

2.1 做好組織建設(shè)與監(jiān)管工作

首先，商務(wù)局內(nèi)部需要形成明確的責(zé)任制度，尤其要做好重大事項(xiàng)的專(zhuān)門(mén)檔案安全保密工作，對(duì)主要責(zé)任追究工作加以強(qiáng)化。其次，要適時(shí)形成檔案安全保密協(xié)會(huì)，使具體的檔案管理工作人員有加入該協(xié)會(huì)的機(jī)會(huì)。第三，要讓商務(wù)局的檔案管理工作常態(tài)化，并對(duì)具體的工作形式和工作依法進(jìn)行隨時(shí)分析，確保工作得到有效監(jiān)管。最后，商務(wù)局內(nèi)部各部門(mén)間需要清晰了解管理工作的重點(diǎn)，特別是對(duì)易于發(fā)生問(wèn)題的環(huán)節(jié)定時(shí)定期檢查，及時(shí)改正與預(yù)防安全隱患，并隨時(shí)做好檔案自評(píng)工作，形成自上而下的監(jiān)管督促合力。

2.2 明確區(qū)分管理工作理念

在對(duì)商務(wù)局檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理者有必要對(duì)管理工作理念進(jìn)行明確區(qū)分，也就是做好檔案的開(kāi)放和范圍控制工作，通常情況下，可對(duì)商務(wù)局檔案的保密等級(jí)進(jìn)行確認(rèn)，以方便具體工作人員做好接下來(lái)的常規(guī)管理工作。此時(shí)，要注意理清檔案保密期限同檔案保管期限二者之間的區(qū)別和聯(lián)系，從而讓檔案的管理過(guò)程滿(mǎn)足安全保管、實(shí)用保密的要求。

2.3 達(dá)到檔案管理信息化要求

在商務(wù)局檔案管理工作過(guò)程之中，管理者一定要具備足夠的發(fā)展戰(zhàn)略眼光，既要做好本部門(mén)檔案管理的常規(guī)技術(shù)性工作，也要對(duì)技術(shù)進(jìn)行不斷完善，特別是把隨時(shí)發(fā)展的信息化內(nèi)容納入其中，進(jìn)行管理工作優(yōu)化的有效落實(shí)，以便讓商務(wù)局的檔案管理工作能夠更好、更快地發(fā)展，從而在真正意義上達(dá)到檔案信息化管理的程度。

3 商務(wù)局檔案的利用對(duì)策

管理的最終歸宿在于利用，如果沒(méi)有利用，一切的管理工作都將是徒勞的，對(duì)于商務(wù)局來(lái)講人手少、經(jīng)驗(yàn)不足是比較常見(jiàn)的現(xiàn)象，甚至存在檔案員由檔案室辦公室主任兼任的情況，此時(shí)協(xié)調(diào)管理和利用二者之間的關(guān)系并不容易。筆者認(rèn)為，為了保證工作的正常開(kāi)展，需要基于《中華人民共和國(guó)檔案法》，以及具體的“檔案管理?xiàng)l例”，著重做好檔案的利用對(duì)策探討工作。

3.1 立法角度的支持

檔案部門(mén)在商務(wù)局中的直接隸屬特征明顯，像人員編制與經(jīng)費(fèi)投入等因素，更因此顯現(xiàn)出其特殊性，作為重要的機(jī)關(guān)部門(mén)，其在關(guān)鍵檔案信息方面，會(huì)對(duì)商務(wù)局的各項(xiàng)工作產(chǎn)生非常積極的推動(dòng)作用。在如今的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展大趨勢(shì)之下，商務(wù)局的工作繁重，相關(guān)的檔案利用工作也變得復(fù)雜起來(lái)，因此得到立法角度的支持極有必要，只有這樣才能切實(shí)滿(mǎn)足局內(nèi)工作要求與時(shí)代發(fā)展要求。因此，我們認(rèn)為非常有必要對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及具體的“檔案管理?xiàng)l例”進(jìn)行完善，并出臺(tái)具體的實(shí)施細(xì)則，以便讓商務(wù)局檔案中各項(xiàng)操作環(huán)節(jié)擁有細(xì)化與規(guī)范的可能性，保證檔案的明確性與清晰度，防止表述不明問(wèn)題的發(fā)生。特別是在涉及檔案公開(kāi)情況時(shí)，因其屬于檔案利用的要點(diǎn)所在，更要充分考慮到檔案變更、社會(huì)發(fā)展等多項(xiàng)因素，基于本地區(qū)、本部門(mén)實(shí)際情況，對(duì)開(kāi)放時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，為了確保檔案信息公開(kāi)性得到彰顯，具體的公開(kāi)制度要及時(shí)出臺(tái)，從而保證檔案工作人員能夠以管理制度流程為指導(dǎo)，進(jìn)一步細(xì)分相應(yīng)的檔案利用職責(zé)。

3.2 制度角度的落實(shí)

為了保證商務(wù)局檔案可以從一般管理過(guò)渡到有效利用，首先要做好商務(wù)局檔案信息規(guī)范公開(kāi)保密審查機(jī)制的確立工作，在局內(nèi)工作日益繁重、檔案信息日益增加的情況下，檔案利用之前管理者一定要對(duì)各個(gè)檔案類(lèi)型進(jìn)行科學(xué)區(qū)別，但傳統(tǒng)的文件保存方式及時(shí)長(zhǎng)等特點(diǎn)，不足以滿(mǎn)足檔案利用的日益寬泛化要求，所以在進(jìn)行商務(wù)局檔案信息怎樣調(diào)閱、是否公開(kāi)、如何公開(kāi)的研究時(shí)，占用檔案者需要與具體的檔案管理工作人員共同參與，借此保證整體工作效率的穩(wěn)步提升。除此以外，大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾?，?jù)此構(gòu)建形成新型分類(lèi)存儲(chǔ)、隨時(shí)調(diào)閱的制度。實(shí)踐證明，正是因?yàn)橛辛硕喾N類(lèi)型的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，商務(wù)局檔案信息才有在各個(gè)管理環(huán)節(jié)得到普遍應(yīng)用的可能性，舉例來(lái)講，借助數(shù)字檔案的應(yīng)用，可以將多種類(lèi)型的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效存儲(chǔ)，像電子圖片、音頻視頻等，同時(shí)如實(shí)記錄拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)等信息，這樣的做法便可以讓電子信息采集的便利性?xún)?yōu)勢(shì)得到發(fā)揮，使商務(wù)局的檔案數(shù)據(jù)信息以更快的速度進(jìn)行傳遞和轉(zhuǎn)化，保證了信息類(lèi)型的豐富性與多樣性，而在此基礎(chǔ)之上的自動(dòng)化分類(lèi)和存儲(chǔ)，更是可以給后續(xù)應(yīng)用提供便利條件。

3.3 權(quán)利義務(wù)的區(qū)分

最后，商務(wù)局檔案的利用，應(yīng)當(dāng)基于前期的管理準(zhǔn)備，做好權(quán)利義務(wù)的進(jìn)一步區(qū)分，也就是說(shuō)，商務(wù)局需要在關(guān)注檔案信息的合理利用問(wèn)題時(shí)，以健全且完善的制度作為基本保障，對(duì)權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行劃分，從而讓檔案使用者的合法權(quán)益得到保障，進(jìn)一步突顯出檔案信息的社會(huì)服務(wù)功能。以筆者所在的商務(wù)局為例，局長(zhǎng)為第一責(zé)任人，辦公室主任負(fù)責(zé)具體的檔案利用責(zé)任體系，從而基本確保了全局檔案開(kāi)放利用工作的準(zhǔn)確有序開(kāi)展，而在今年商務(wù)局、招商局、財(cái)貿(mào)辦人員、機(jī)構(gòu)調(diào)整的復(fù)雜情況下，這種權(quán)利和義務(wù)的明確區(qū)分更是極有必要。

4 總結(jié)

近些年來(lái)，我國(guó)政府工作的調(diào)整與優(yōu)化步伐加快，在此過(guò)程中，對(duì)政府部門(mén)的檔案信息進(jìn)行適當(dāng)公開(kāi)成為一項(xiàng)重要舉措，商務(wù)局在這樣的背景之下，需要在實(shí)踐中分別做好本部門(mén)檔案的管理和利用工作，采取行之有效的應(yīng)用措施，于管理中完成安全保密任務(wù)，于利用中優(yōu)化公開(kāi)準(zhǔn)確方法，從而真正發(fā)揮出本部門(mén)檔案的服務(wù)功能。

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