王瑤

摘要：隨著我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)各行業(yè)迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇和發(fā)展空間，同時(shí)很多企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理屬于創(chuàng)新性強(qiáng)、技術(shù)性強(qiáng)且復(fù)雜的工作，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、現(xiàn)代信息化對(duì)于單位的發(fā)展有重要促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問(wèn)題及對(duì)策

引言

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)各種企業(yè)發(fā)展都非常迅速。最近幾年，我國(guó)在檔案管理方面逐漸往信息化上努力。每個(gè)企業(yè)所需要做的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案管理。在檔案管理中，信息技術(shù)往往起到了重要作用，企業(yè)中的每個(gè)檔案部門也越來(lái)越重視檔案的信息化管理，在實(shí)際的工作中積累經(jīng)驗(yàn)，使得檔案的信息化管理井然有序。所以檔案的服務(wù)效率和管理效果較未使用信息化之前有明顯的提高。

1企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1對(duì)檔案管理工作的重視偏低

檔案管理工作與企事業(yè)單位其它類型的工作相比，是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，相當(dāng)一部分管理人員包括高層領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理認(rèn)知還停留在抄抄寫寫、裝裝訂訂、應(yīng)付查閱等簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作。但實(shí)際上，人事檔案反映的是企業(yè)職工的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等方面的原始記錄;會(huì)計(jì)檔案反映企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況;文書檔案反映企業(yè)的歷史發(fā)展等。另一方面，檔案為監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查工作提供原始依據(jù)，這就使得檔案管理工作具有重要作用。目前絕大數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)，但分類不詳、管理不規(guī)范等現(xiàn)象仍存在，嚴(yán)重影響檔案管理水平。

1.2檔案管理制度需要進(jìn)一步完善

目前我國(guó)的檔案管理過(guò)程中檔案利用效率比較低，檔案收集、管理和借閱存在信息記錄不完整、不按時(shí)歸還和丟失的情況，檔案管理制度存在較多問(wèn)題，影響了檔案資源的共享與檔案管理人員作用的發(fā)揮，使檔案管理效率下降。

1.3檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學(xué)

檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內(nèi)容涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)和人力資源管理等多個(gè)層面，因此信息量十分龐雜。在傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理的信息內(nèi)容大多使用紙質(zhì)方式進(jìn)行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)的展開(kāi)。同時(shí)，因?yàn)闄n案管理信息量較大，所以會(huì)生成大量的文件檔案，紙質(zhì)形式的檔案資料會(huì)占據(jù)較大的空間位置，對(duì)日后調(diào)取信息進(jìn)行檔案查閱會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

1.4檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)在很大程度上影響著一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作以及信息化建設(shè)，這就要重視檔案管理信息化人才培養(yǎng)。從檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理人員的現(xiàn)代化專業(yè)能力較弱，大部分管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，這種情況下，即使引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，也很難得到充分的利用與發(fā)揮。

2企業(yè)檔案的規(guī)范管理

2.1實(shí)行按件歸檔，是檔案規(guī)范管理的必由之路

傳統(tǒng)的檔案管理方式是按卷整理，即將年度內(nèi)同類型文檔全部裝訂成冊(cè)，按文件編目錄，按順序編號(hào)，裝訂為一卷。這種做法，日后借閱、復(fù)印某一文件時(shí)，難以拆單取出，查閱不便且容易造成文件紙張損傷。按件歸檔勢(shì)在必行，歸檔時(shí)每件編號(hào)，同年同類同事由文件序號(hào)連續(xù)，錄入電子目錄，查、借閱時(shí)，檢索文件號(hào)、文件題名關(guān)鍵字或者發(fā)文日期，即可直接找到，方便快捷，亦不會(huì)造成文件損傷。

2.2提高檔案管理技術(shù)

科技發(fā)展使計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域也不例外。檔案管理的信息化、數(shù)字化使檔案管理與科技有效結(jié)合，提升了檔案管理效率，加強(qiáng)了資源共享，使檔案管理走上了良性發(fā)展的道路。檔案管理人員要積極運(yùn)用信息技術(shù)手段加強(qiáng)檔案管理，以減輕自身的工作強(qiáng)度，提高工作效率，降低管理過(guò)程中的失誤率。在利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)也要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全給檔案管理帶來(lái)的威脅，做好檔案的備份工作。要對(duì)檔案管理設(shè)施進(jìn)行及時(shí)更新，使檔案管理有穩(wěn)定的硬件基礎(chǔ)，要在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，并保證設(shè)備的使用不浪費(fèi)?？梢愿鶕?jù)單位實(shí)際情況進(jìn)行信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、數(shù)字化和信息化，以提升檔案管理效率。

2.3推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須要借助于人才、設(shè)備和技術(shù)的支撐，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)真正重視這一工作，不斷促進(jìn)企業(yè)檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案材料的有效整合，一方面應(yīng)當(dāng)更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機(jī)制，利用信息技術(shù)對(duì)企業(yè)相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)高效管理，進(jìn)而更為準(zhǔn)確地對(duì)各類檔案材料進(jìn)行歸類、識(shí)別與傳輸。另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動(dòng)多元化整合。根據(jù)檔案信息資源的具體情況和實(shí)際特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理的順利實(shí)施與管理人員素質(zhì)有很大關(guān)系，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。首先加強(qiáng)對(duì)其業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和檔案管理操作基礎(chǔ)技能，并對(duì)單位的核心工作專業(yè)知識(shí)有所了解，以促進(jìn)檔案管理的順利進(jìn)行。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)以耐心、責(zé)任心和細(xì)心進(jìn)行。有能力且文化素養(yǎng)高的檔案管理人員是合格的檔案管理人員，也是單位檔案管理順利實(shí)施的保證。

2.5加大經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新

經(jīng)費(fèi)投入是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，檔案庫(kù)有著豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到庫(kù)藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)庫(kù)藏內(nèi)容，提高庫(kù)藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。

2.6加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

每個(gè)企業(yè)都是由若干個(gè)部門組成的，但由于部門太多，企業(yè)就并沒(méi)有一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個(gè)重要位置上，并實(shí)地進(jìn)行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會(huì)計(jì)部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個(gè)公司檔案管理部門的改良小組，做到行動(dòng)上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立刻處理，每個(gè)部門取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化有序的管理。

結(jié)語(yǔ)

總之，單位管理的核心是產(chǎn)權(quán)明晰，借助檔案管理可以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)明晰。任何單位在運(yùn)行過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量資料和文件，檔案管理主要是收集這些文件和資料中對(duì)單位發(fā)展有推動(dòng)作用的一部分，通過(guò)加大檔案管理力度和進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新等提升單位的競(jìng)爭(zhēng)力。

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