詹海青

(全國錳業(yè)技術(shù)委員會(huì)，廣西 南寧 530029)

1 實(shí)踐中系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和建設(shè)

1.1 應(yīng)用板塊的選取

依據(jù)A公司對(duì)業(yè)務(wù)管控的幅度和要求，系統(tǒng)應(yīng)用模塊首選財(cái)務(wù)總賬、應(yīng)收應(yīng)付、固定資產(chǎn)、企業(yè)個(gè)報(bào)、合并報(bào)表、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、成本管理、質(zhì)量管理、費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用報(bào)銷、友云采、存貨核算、資金管理、資產(chǎn)管理、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)、協(xié)同辦公、會(huì)計(jì)平臺(tái)。旨在實(shí)現(xiàn)集團(tuán)管控和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化功能，提高運(yùn)營管理水平，為A公司高管的經(jīng)營決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)參考依據(jù)。

1.2 實(shí)施步驟和推進(jìn)

1)系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境準(zhǔn)備。成立項(xiàng)目組配合系統(tǒng)建設(shè)承包商實(shí)施人員完成培訓(xùn)測試基礎(chǔ)環(huán)境準(zhǔn)備，包括準(zhǔn)備服務(wù)器主機(jī)、培訓(xùn)測試辦公場所、部署用友系統(tǒng)等。

2)制定項(xiàng)目管理制度。經(jīng)過梳理和討論，項(xiàng)目組共頒布了7項(xiàng)管理制度和配套的審批流程，下發(fā)各子項(xiàng)目組執(zhí)行。

3)業(yè)務(wù)需求調(diào)研。項(xiàng)目建設(shè)承包商用友公司專家和項(xiàng)目組成員在A公司總部、各分子公司進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)調(diào)研，經(jīng)過多輪的討論和修改，最終確認(rèn)調(diào)研分析報(bào)告。

4)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。各部門各分子公司收集整理財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈等靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，經(jīng)討論統(tǒng)一后由用友方負(fù)責(zé)導(dǎo)入系統(tǒng)。

5)業(yè)務(wù)解決方案編制。信息化項(xiàng)目組召集各業(yè)務(wù)板塊關(guān)鍵用戶對(duì)《業(yè)務(wù)解決方案》進(jìn)行討論、修改，最終確認(rèn)方案。

1.3 推廣的方法和目標(biāo)

信息系統(tǒng)建設(shè)就像建造一座大樓，前期各模塊陸續(xù)完工，后期還要不斷建設(shè)。集團(tuán)管控信息化系統(tǒng)(以下簡稱：NC系統(tǒng))是一個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)，它不僅僅為基層人員錄入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)表生成提供了平臺(tái)，更要為管理者提供管理監(jiān)控工具，為高層決策者提供分析決策支持，需要管理者盡快學(xué)會(huì)NC系統(tǒng)的操作和應(yīng)用。

1)大規(guī)模多輪次的強(qiáng)化培訓(xùn)。在A公司范圍內(nèi)舉辦大范圍大規(guī)模多輪次的系統(tǒng)培訓(xùn)，在項(xiàng)目建設(shè)初期，著重培訓(xùn)基礎(chǔ)知識(shí)，深入淺出的宣貫項(xiàng)目實(shí)施的好處，提高基層關(guān)鍵崗位員工的參與度，克服畏難情緒，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，并使之固化，為下一步的系統(tǒng)運(yùn)用打下良好的基礎(chǔ)。

2)形式多樣的趣味有獎(jiǎng)問答。在系統(tǒng)建設(shè)試運(yùn)行期間，鼓勵(lì)全員參與，體驗(yàn)系統(tǒng)運(yùn)營氛圍，通過多種多樣的方式鼓勵(lì)系統(tǒng)使用者大膽運(yùn)用，采取喜聞樂見的方式普及系統(tǒng)操作技巧，增強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)行頻率，充分發(fā)揮作用，服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

3)學(xué)會(huì)系統(tǒng)瀏覽業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢。NC系統(tǒng)是一個(gè)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，可進(jìn)行經(jīng)營數(shù)據(jù)(包括庫存、計(jì)劃、成本、資金、應(yīng)收帳款等)的橫向跨部門實(shí)時(shí)共享和縱向穿透共享，信息需求者根據(jù)權(quán)限大小，可主動(dòng)任意調(diào)取當(dāng)前數(shù)據(jù)，了解實(shí)時(shí)情況，從而做出準(zhǔn)確管理判斷；通過對(duì)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作狀況及資金使用情況的實(shí)時(shí)查詢與控制，及時(shí)掌握其經(jīng)營動(dòng)態(tài)，便于公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策[1]。

4)學(xué)會(huì)自定義報(bào)表的運(yùn)用。目前NC系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)生成各類報(bào)表，包括采購報(bào)表類、銷售報(bào)表類、庫存報(bào)表類、財(cái)務(wù)報(bào)表類等,讓數(shù)據(jù)的分析與決策變得輕松。但是，這些只是企業(yè)通用類的報(bào)表，還不能完全滿足各種管理需求，如果我們自己能自定義制作各種報(bào)表，利用NC系統(tǒng)自動(dòng)推送到電腦和手機(jī)上，將使得我們的工作變得便捷高效。

2 初步達(dá)到的效果

2.1 系統(tǒng)模塊及應(yīng)用

A公司集團(tuán)管控信息化系統(tǒng)1～3期項(xiàng)目實(shí)施了財(cái)務(wù)管理、網(wǎng)絡(luò)報(bào)表、合并報(bào)表、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理、成本管理、費(fèi)用管理和網(wǎng)上報(bào)銷、資產(chǎn)管理、資金管理、分析云及移動(dòng)審批等模塊的上線使用，實(shí)現(xiàn)了集中部署應(yīng)用模式。在A公司集團(tuán)總部部署數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器，數(shù)據(jù)的存放和維護(hù)工作都在集團(tuán)單位集中處理，下屬單位通過網(wǎng)絡(luò)IE瀏覽器訪問，實(shí)現(xiàn)賬務(wù)集中處理(見圖1)。

圖1 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)渫ㄟ^邏輯分割

建立面向多層多單位的多個(gè)小帳套和一個(gè)集團(tuán)大賬套，既實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中存放，又能按照組織、業(yè)務(wù)邏輯、用戶權(quán)限等對(duì)小帳薄數(shù)據(jù)進(jìn)行利用。NC部署到下屬25家單位，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各單位的數(shù)據(jù)直接采集，解決了集團(tuán)企業(yè)下多單位的數(shù)據(jù)分散采集困難的問題，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)和下屬單位之間的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和管理規(guī)范的一致性，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)下屬單位之間管理模式的快速復(fù)制，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)與下屬單位、多個(gè)下屬單位之間的業(yè)務(wù)協(xié)同，應(yīng)用場景見圖2。

建立了統(tǒng)一的平臺(tái)，主要體現(xiàn)在：構(gòu)建了統(tǒng)一的信息平臺(tái)，建立了業(yè)務(wù)模塊之間、單位之間的橫向和縱向的統(tǒng)一平臺(tái)；統(tǒng)一了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；統(tǒng)一平臺(tái)化，確保了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性(見圖3)。

圖2 應(yīng)用場景

2.2 集團(tuán)財(cái)務(wù)應(yīng)用效果

1)構(gòu)建集團(tuán)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算平臺(tái)

通過NC管理系統(tǒng)平臺(tái)，構(gòu)建集團(tuán)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算平臺(tái)，統(tǒng)一集團(tuán)財(cái)務(wù)語言，實(shí)現(xiàn)A公司內(nèi)部財(cái)務(wù)信息的統(tǒng)一。通過統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)檔案、會(huì)計(jì)科目等方式統(tǒng)一制定并下發(fā)集團(tuán)的財(cái)務(wù)核算政策，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的財(cái)務(wù)核算政策的統(tǒng)一，使整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可匯總和可對(duì)比。

2)實(shí)時(shí)透視下屬單位經(jīng)營成果

通過NC系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)透視下屬單位經(jīng)營成果，達(dá)到財(cái)務(wù)集團(tuán)管控的目的。

圖3 系統(tǒng)概覽

2.3 集團(tuán)供應(yīng)鏈應(yīng)用效果

1)實(shí)現(xiàn)了合同、訂單、出入庫、財(cái)務(wù)結(jié)算的供應(yīng)鏈全流程系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)了各部門之間的數(shù)據(jù)共享，減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，企業(yè)整體實(shí)現(xiàn)協(xié)同商務(wù)。實(shí)現(xiàn)了各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)可追溯管理。

2)在日常的合同管理環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)了合同的線上審批，提高了審批的效率，提升了業(yè)務(wù)處理的效率。

3)實(shí)現(xiàn)合同、訂單、出入庫、結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)的查詢，達(dá)到對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行及時(shí)掌控。

2.4 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化

A公司在集團(tuán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)一體化，采購、銷售、庫存管理、生產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)流程、管理流程和財(cái)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了有機(jī)融合，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程融為一體，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和穿透查詢，將會(huì)計(jì)控制的職能有效發(fā)揮出來。實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)結(jié)算與業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈流程融合連接。實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)單據(jù)推送生成相應(yīng)的總賬憑證。

1)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)結(jié)算與業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈流程融合連接。

2)業(yè)務(wù)單據(jù)推送生成相應(yīng)的總賬憑證。

3)快速報(bào)表編制：實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表的統(tǒng)一和快速編制，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)明細(xì)表通過系統(tǒng)完成編制，實(shí)現(xiàn)了70多張財(cái)務(wù)明細(xì)表通過系統(tǒng)進(jìn)行編制填報(bào)管理，其中大部分表可通過系統(tǒng)自動(dòng)取數(shù)，減輕了報(bào)表編制人員繁重的工作量。合并報(bào)表：快速清晰的完成合并報(bào)表編制工作(見圖4)。

圖4 合并報(bào)表編制流程

實(shí)現(xiàn)了合并報(bào)表通過系統(tǒng)抵銷合并生成，實(shí)現(xiàn)了權(quán)益、往來、內(nèi)部存貨等業(yè)務(wù)的自動(dòng)抵銷。

2.5 實(shí)現(xiàn)移動(dòng)審批

A公司在集團(tuán)范圍內(nèi)可用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行合同、需求計(jì)劃、領(lǐng)料單、生產(chǎn)計(jì)劃和發(fā)票報(bào)賬等流程的審批，不論何時(shí)、何地均可辦公，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)審批，規(guī)范了審批流程，提高了審批效率。

2.6 實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)制造無紙化

實(shí)現(xiàn)了每天完工情況的填報(bào)和月計(jì)劃的執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)。

2.7 質(zhì)量管理

實(shí)現(xiàn)了檢驗(yàn)過程、檢驗(yàn)結(jié)果和質(zhì)檢報(bào)告的記錄，并嚴(yán)格按合格結(jié)果入庫的流程控制。

2.8 建立了互聯(lián)網(wǎng)采購平臺(tái)

采用互聯(lián)網(wǎng)采購平臺(tái)與NC系統(tǒng)有效對(duì)接，為A公司采購業(yè)務(wù)提供一站式服務(wù)，幫助A公司采購更高效更透明，通過友云采模塊，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商網(wǎng)上詢報(bào)價(jià),規(guī)范了詢報(bào)價(jià)的流程，初步嘗試了互聯(lián)網(wǎng)和云應(yīng)用，為后續(xù)的深入應(yīng)用打下基礎(chǔ)[2]。

圖5 云采購流程

2.9 成本管理

實(shí)現(xiàn)了成本資料的自動(dòng)歸集和分配過程，規(guī)范了產(chǎn)品生產(chǎn)成本的計(jì)算過程，建立了生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)庫，達(dá)到更明細(xì)的對(duì)比分析。

2.10 費(fèi)用預(yù)算與費(fèi)用報(bào)銷

A公司改變了公司費(fèi)用事后控制的現(xiàn)狀，通過使用統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)，將費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用報(bào)銷和財(cái)務(wù)核算有效銜接，采用系統(tǒng)后臺(tái)費(fèi)用預(yù)算、前臺(tái)費(fèi)用控制，采用了全員網(wǎng)上報(bào)賬業(yè)務(wù)，并實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用預(yù)算的事前控制與執(zhí)行分析

2.11 實(shí)現(xiàn)資金的統(tǒng)一管理

搭建了集團(tuán)公司本部、下屬全資及控股子公司的集團(tuán)資金管理平臺(tái)，包含銀企直連、資金計(jì)劃、內(nèi)部賬戶管理、資金調(diào)度、資金結(jié)算、內(nèi)部存貸款、銀行授信與貸款、票據(jù)管理、信用證管理、現(xiàn)金管理以及移動(dòng)應(yīng)用等功能模塊，實(shí)現(xiàn)A公司對(duì)集團(tuán)本部及下屬公司資金業(yè)務(wù)的集中管理、統(tǒng)一調(diào)度與監(jiān)控、結(jié)算業(yè)務(wù)的計(jì)劃審批支付等環(huán)節(jié)的信息化管理；實(shí)時(shí)掌握集團(tuán)所有成員單位的資金信息，保證資金信息的真實(shí)性、及時(shí)性、安全性；實(shí)現(xiàn)付款的全流程管理與網(wǎng)上支付；加強(qiáng)信貸風(fēng)險(xiǎn)管理，防范資金風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)票據(jù)的結(jié)算管理和票據(jù)池管理。

2.12 資產(chǎn)高效管控

通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命期的記錄管理，并與供應(yīng)鏈、財(cái)務(wù)模塊對(duì)接，一方面實(shí)現(xiàn)了全部業(yè)務(wù)在線上運(yùn)行，另一方面可以完整的統(tǒng)計(jì)出維修成本；除此以外，生產(chǎn)單位不僅了解本單位的備品備件庫存情況，也能了解集團(tuán)內(nèi)其他單位的庫存情況，實(shí)現(xiàn)高效調(diào)劑，降低備品備件庫存，減少了資金占用；通過歷史數(shù)據(jù)的積累，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)運(yùn)行及維修的趨勢分析；實(shí)現(xiàn)通過手機(jī)進(jìn)行條碼掃描，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)巡檢、故障申報(bào)、維修記錄的移動(dòng)錄入，資產(chǎn)管控更高效。

2.13 數(shù)據(jù)呈現(xiàn)

在1～3期已經(jīng)建立的財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、成本管理、質(zhì)量管理和資產(chǎn)管理等系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，采用大數(shù)據(jù)處理，對(duì)經(jīng)營管理數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)分析，通過可視化的方式直觀的展現(xiàn)出來，并以移動(dòng)應(yīng)用進(jìn)行關(guān)鍵數(shù)據(jù)報(bào)表的主動(dòng)推送，挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)，提高A公司管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性[3]。

通過3年的項(xiàng)目實(shí)施，A公司完成了1～3期的項(xiàng)目建設(shè)，集團(tuán)管控信息化系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確、信息傳遞及時(shí)，實(shí)現(xiàn)了最初確定的目標(biāo)。

3 結(jié) 語

中國錳業(yè)企業(yè)的發(fā)展，經(jīng)歷了由分散凌亂的個(gè)體經(jīng)營式的作坊階段到區(qū)域化整合階段，進(jìn)而部分實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域整合的新階段，大型的錳業(yè)企業(yè)集團(tuán)不斷涌現(xiàn)，對(duì)企業(yè)的管理提出了更高的要求，必須在基礎(chǔ)管理上加大力度，克服管理粗放、技術(shù)含量低、人員素質(zhì)弱等弊病，通過信息化建設(shè)提升管理水平，達(dá)到規(guī)范管理，降低成本，提高競爭力的目的。伴隨著大型和超大型企業(yè)的壯大，數(shù)字智能已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)變革升級(jí)的關(guān)鍵推動(dòng)力，企業(yè)數(shù)字化的浪潮席卷各行各業(yè)，中國錳業(yè)企業(yè)要跟上以鋼鐵行業(yè)為主的國民經(jīng)濟(jì)重要領(lǐng)域企業(yè)，在信息化建設(shè)方面邁上新臺(tái)階，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。