文/劉林平 圓通速遞有限公司 上海 201700

隨著快遞物流行業(yè)的快速發(fā)展，我國物流地產(chǎn)市場經(jīng)濟(jì)一片繁榮景象。物流地產(chǎn)絕大部分項(xiàng)目是并行或交疊運(yùn)作的，同一時(shí)期項(xiàng)目分布區(qū)域廣泛，其面臨的是極具挑戰(zhàn)性的多項(xiàng)目環(huán)境。緣于組織本身的特性以及在知識、信息、資源等要素上的天然關(guān)聯(lián)性，項(xiàng)目之間存在著各種復(fù)雜的互動關(guān)系，因多項(xiàng)目管理不善而造成的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)積聚則是其失敗和組織災(zāi)難發(fā)生的根源之一。

1、問題調(diào)查與分析

物流地產(chǎn)企業(yè)在迅速成長的同時(shí)，逐漸遇到一系列自身成長和規(guī)?；瘮U(kuò)張所帶來的問題，尤其是業(yè)務(wù)發(fā)展和基礎(chǔ)項(xiàng)目管理能力的不均衡所導(dǎo)致的項(xiàng)目管理問題日益突出。為了了解物流企業(yè)在多項(xiàng)目管理過程中存在哪些問題，我們選擇了快遞物流企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理及高層管理者作為調(diào)查對象。通過對30份有效問卷的歸納分析，我們發(fā)現(xiàn)，一般情況下，物流地產(chǎn)企業(yè)在多項(xiàng)目管理過程中會面臨如下問題：①項(xiàng)目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的沖突；②公司本部的支持和管理職能不能有效發(fā)揮，難以對項(xiàng)目部實(shí)施有效考核；③項(xiàng)目部受項(xiàng)目經(jīng)理的“人治”影響較大，或者過于依賴公司，執(zhí)行力較差；④解決問題的實(shí)時(shí)性和有效性下降；⑤人力資源、資金供應(yīng)緊張，既有資源又不能實(shí)現(xiàn)共享，項(xiàng)目之間資源爭奪沖突；⑥組織結(jié)構(gòu)不合理，項(xiàng)目管理各個層級責(zé)、權(quán)、利的劃分不明確；⑦項(xiàng)目計(jì)劃的缺乏制定標(biāo)準(zhǔn)，無法將進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)行對比分析；⑧缺乏必要的項(xiàng)目預(yù)算，項(xiàng)目成本無法有效控制；

以上問題是物流地產(chǎn)項(xiàng)目管理過程中會出現(xiàn)的問題，但各企業(yè)不同問題發(fā)生的概率不一致，本文僅從那些對多項(xiàng)目管理的影響最較大的問題入手，通過對主要問題的分析，尋找存在問題的深層次的原因，然后有針對性的提出管理的改進(jìn)建議。

2、多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的關(guān)鍵影響因素

2.1 組織復(fù)雜性

組織目標(biāo)關(guān)聯(lián)性。從組織的層面看，項(xiàng)目是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的載體，組織目標(biāo)需要分解為若干子目標(biāo)并通過一系列項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)。每個項(xiàng)目服務(wù)的組織子目標(biāo)不同，使項(xiàng)目目標(biāo)存在差異，項(xiàng)目也相對獨(dú)立。這種相對獨(dú)立性意味著每個項(xiàng)目實(shí)體擁有相對獨(dú)立的目標(biāo)、信息及決策權(quán)，他們基于各自的目標(biāo)和信息進(jìn)行優(yōu)化決策。然而，局部的優(yōu)化決策并不意味整體績效的最優(yōu)化。

組織結(jié)構(gòu)動態(tài)化。組織結(jié)構(gòu)動態(tài)化指企業(yè)把項(xiàng)目和項(xiàng)目組合看成執(zhí)行復(fù)雜過程的動態(tài)變化的臨時(shí)性組織，例如，同外部客戶建立合同、產(chǎn)品開發(fā)、市場聯(lián)盟或?qū)?nèi)部客戶進(jìn)行流程再造。企業(yè)的多項(xiàng)目組合中包含的不同類型的項(xiàng)目越多，差異化越大，管理的復(fù)雜度就越高。為保證多項(xiàng)目協(xié)調(diào)運(yùn)作，企業(yè)需要采用某些特殊的整體結(jié)構(gòu)如多項(xiàng)目協(xié)調(diào)委員會等進(jìn)行管理。

環(huán)境不確定性?，F(xiàn)代系統(tǒng)理論認(rèn)為，企業(yè)是一個開放的系統(tǒng)，任何企業(yè)都在一定的環(huán)境下生存發(fā)展；環(huán)境是不斷變化的，企業(yè)是在不斷與環(huán)境進(jìn)行相互作用下生存發(fā)展的，是一個動態(tài)的過程。由于一些因素，如政府、產(chǎn)業(yè)競爭、人力資源、生產(chǎn)成本、國際競爭優(yōu)勢和社會變革等的共同作用，以及項(xiàng)目利益相關(guān)者情況、項(xiàng)目復(fù)雜程度、項(xiàng)目時(shí)間段、資源狀況、溝通網(wǎng)絡(luò)等的動態(tài)變化，導(dǎo)致企業(yè)多項(xiàng)目管理的組織環(huán)境復(fù)雜多變，具有不確定性。

2.2 資源配置風(fēng)險(xiǎn)

在多項(xiàng)目環(huán)境下，各項(xiàng)目必然要同時(shí)競用企業(yè)的資金、人力、原料、設(shè)備、時(shí)間等資源，因而項(xiàng)目間在資源分配上通常存在不同強(qiáng)度的競爭關(guān)系。多項(xiàng)目所需的資源來自共享的企業(yè)資源庫，資源庫中可用資源的經(jīng)常是變化著的，這導(dǎo)致項(xiàng)目的某些資源會動態(tài)增減，不可能每個項(xiàng)目所需的資源都同時(shí)得到滿足，資源短缺客觀存在。項(xiàng)目經(jīng)理對各自項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)、項(xiàng)目成員(某個項(xiàng)目的成員可能同時(shí)也為其他幾個項(xiàng)目工作)調(diào)配、資金設(shè)備、時(shí)間調(diào)度等資源分配問題都有不同的要求，這可能導(dǎo)致項(xiàng)目間的激烈沖突。對組織整體來說，多項(xiàng)目之間應(yīng)是相互依賴和協(xié)作的，一個項(xiàng)目發(fā)生問題，將直接或間接地波及到其他項(xiàng)目。

3、企業(yè)多項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)機(jī)制

3.1 目標(biāo)與效率機(jī)制

對多項(xiàng)目企業(yè)來說，組織總目標(biāo)應(yīng)層次性地分解為項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和個人目標(biāo)。企業(yè)通過層層分解目標(biāo)，在內(nèi)部建立縱橫關(guān)聯(lián)的目標(biāo)體系，能夠使各項(xiàng)目均嚴(yán)密地嵌于目標(biāo)體系中，并直接或間接地聯(lián)系起來，成為協(xié)調(diào)組織實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的必要條件。目標(biāo)管理機(jī)制協(xié)調(diào)的主要內(nèi)容有：通過層層制定目標(biāo)、明晰責(zé)權(quán)，使成員看清個人目標(biāo)和企業(yè)目標(biāo)的關(guān)系，了解自己的工作價(jià)值；通過協(xié)商加深對目標(biāo)的理解，消除各層次、各團(tuán)隊(duì)的意見分歧，取得目標(biāo)一致性；目標(biāo)的完成情況作為績效考核的主要依據(jù)。此外，建立效率管理機(jī)制是目標(biāo)機(jī)制的必要補(bǔ)充。效率管理把工作重心更多地轉(zhuǎn)移到整個管理過程中，強(qiáng)調(diào)過程管理和事先控制，時(shí)時(shí)監(jiān)控目標(biāo)的進(jìn)展情況，一旦出現(xiàn)偏差和不協(xié)調(diào)，企業(yè)就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行動態(tài)處理。

3.2 方案實(shí)施后，及時(shí)進(jìn)行反饋和總結(jié)

不斷將成功的案例和個人專業(yè)經(jīng)驗(yàn)升華為企業(yè)的知識，導(dǎo)入知識管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)知識共享；不斷將收集和累積的信息進(jìn)行及時(shí)分析和處理，存入信息管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)信息共享；不斷改進(jìn)資源管理系統(tǒng)的多任務(wù)資源配置的方法，完善資源調(diào)度的手段。這樣，可有效消解多項(xiàng)目管理的各種風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 共享與激勵機(jī)制

第一，基于知識－信息－資源協(xié)同管理平臺，通過組織學(xué)習(xí)，建立和諧、開放的知識共享與協(xié)調(diào)溝通的氛圍，激勵員工參與知識共享和知識轉(zhuǎn)換。第二，增強(qiáng)信息的收集和分析能力，實(shí)現(xiàn)各種子系統(tǒng)之間的互通和信息透明傳輸。第三，充分考慮項(xiàng)目本身的特點(diǎn)以及項(xiàng)目與組織目標(biāo)之間的約束關(guān)系，依據(jù)多項(xiàng)目環(huán)境的變化以及實(shí)施過程中遇到的問題，動態(tài)調(diào)整資源共享方案，做到隨機(jī)應(yīng)變，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目運(yùn)作的收益最大化。第四，共享需要合適的激勵機(jī)制進(jìn)行強(qiáng)化。其中，激勵的內(nèi)涵是：充分肯定那些為共享做出首要貢獻(xiàn)的團(tuán)隊(duì)和成員，樹立分享的理念；明確規(guī)定企業(yè)價(jià)值分配的依據(jù)不僅包括才能、貢獻(xiàn)，還有協(xié)作的態(tài)度與共享的承諾。

結(jié)語：

為確保戰(zhàn)略的成功和多項(xiàng)目管理的有效性，協(xié)調(diào)管理成為企業(yè)多項(xiàng)目管理的首要環(huán)節(jié)和核心范疇。本文在物流企業(yè)地產(chǎn)開發(fā)整體管理的層面上，通過分析多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理的關(guān)鍵影響因素，探討多項(xiàng)目管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，希望能夠?yàn)槲锪鞯禺a(chǎn)多項(xiàng)目協(xié)調(diào)管理提供一些有益的參考。