劉佳璇　楊卓琦

2018年11月，6名來(lái)自標(biāo)準(zhǔn)化、植物學(xué)、軌道交通、信息、電子通訊等領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)學(xué)者和行業(yè)精英，成為第十二批“上海會(huì)議大使”。自2006年實(shí)施“會(huì)議大使”計(jì)劃開(kāi)始，上海已經(jīng)累計(jì)聘請(qǐng)“會(huì)議大使”116位。

“會(huì)議大使”，是為城市招攬會(huì)議的專(zhuān)業(yè)人士，他們或是某個(gè)科技領(lǐng)域的專(zhuān)家，或是在某個(gè)行業(yè)有著突出影響力的人物。他們能夠利用自己的影響力和資源，獲得國(guó)際會(huì)議的競(jìng)標(biāo)信息，并向國(guó)際會(huì)議組織方傳遞城市的辦會(huì)意愿，爭(zhēng)取將會(huì)議引入城市中來(lái)。

“經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，實(shí)施‘會(huì)議大使計(jì)劃已經(jīng)成為上海爭(zhēng)取更多國(guó)際會(huì)議落地的重要手段之一。”上海市旅游局國(guó)際旅游促進(jìn)處副處長(zhǎng)、上海旅游會(huì)展推廣中心主任陳平對(duì)《瞭望東方周刊》說(shuō)。

如今，除了上海，全國(guó)還有多個(gè)城市有了自己的“會(huì)議大使”或“會(huì)議顧問(wèn)”?？梢哉f(shuō)，他們成了國(guó)際會(huì)議與城市的“紅娘”。

一個(gè)不同的角色出現(xiàn)了

“沒(méi)想到在化學(xué)界這么重要的國(guó)際會(huì)議落地在海口了。”當(dāng)2017年國(guó)際分析科學(xué)大會(huì)（ICAS）在?？谂e行時(shí)，海南大學(xué)化學(xué)院的一位學(xué)者還有些難以置信。

ICAS在?？诘穆涞?，和“會(huì)議大使”的牽線密不可分。

ICAS由國(guó)際純粹與應(yīng)用化學(xué)聯(lián)合會(huì)發(fā)起，每五年舉行一屆。2017年，ICAS首度來(lái)到中國(guó)，這是國(guó)內(nèi)第一次舉辦綜合性、全學(xué)科、世界范圍的分析化學(xué)盛會(huì)，也是海口在舉辦國(guó)際會(huì)議方面的第一場(chǎng)“勝仗”。

這次大會(huì)的秘書(shū)長(zhǎng)是清華大學(xué)教授林金明。2011年在日本參加過(guò)ICAS后，他與共同參會(huì)的中國(guó)科學(xué)院院士、分析化學(xué)家汪爾康決定，申請(qǐng)下一屆ICAS的主辦權(quán)。

經(jīng)過(guò)提出申請(qǐng)、國(guó)際顧問(wèn)委員會(huì)投票等流程，中國(guó)化學(xué)會(huì)力壓俄羅斯代表，拿下了2017年ICAS的主辦權(quán)。

林金明對(duì)媒體透露，這次大會(huì)本應(yīng)在2016年召開(kāi)，最初擬定的地點(diǎn)是在北京，辦會(huì)時(shí)間調(diào)整到2017年，是為了與中國(guó)化學(xué)會(huì)第30屆學(xué)術(shù)年會(huì)錯(cuò)開(kāi)時(shí)間。

雖然最初選擇的辦會(huì)地點(diǎn)是北京，但其間中國(guó)化學(xué)會(huì)收到了國(guó)際純粹與應(yīng)用化學(xué)聯(lián)合會(huì)提出的一個(gè)要求——為參會(huì)的60位報(bào)告人支付機(jī)票費(fèi)用。

中國(guó)化學(xué)會(huì)面臨資金困難時(shí)，一個(gè)不同的角色出現(xiàn)了。

武少源，中國(guó)會(huì)議酒店聯(lián)盟常務(wù)副會(huì)長(zhǎng)、《中國(guó)會(huì)議統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告》總編。他從1985年起開(kāi)始從事國(guó)際會(huì)議組織工作，也為中國(guó)化學(xué)會(huì)做過(guò)相關(guān)服務(wù)。目前，武少源一共擔(dān)任了14個(gè)省市的“會(huì)議大使”或“會(huì)議顧問(wèn)”。

2016年被?？谄刚?qǐng)為“會(huì)議大使”的武少源，知道?？谡诖罅Πl(fā)展會(huì)展業(yè)，也渴望開(kāi)拓國(guó)際會(huì)議市場(chǎng)。

這一次，他向中國(guó)化學(xué)會(huì)建議：“可以考慮海口?！?/p>

“‘會(huì)議大使的職責(zé)，主要是為城市和國(guó)際會(huì)議組織方牽線搭橋，起到橋梁紐帶的作用?！蔽渖僭磳?duì)《瞭望東方周刊》說(shuō)，經(jīng)過(guò)溝通，?？诜矫姹硎?，愿意全力支持，解決報(bào)告人的機(jī)票費(fèi)用問(wèn)題。

在當(dāng)?shù)卣秃Ｄ蠋煼洞髮W(xué)等單位機(jī)構(gòu)的全力支持下，會(huì)議的組織工作順利展開(kāi)。最終，大會(huì)的報(bào)名人數(shù)遠(yuǎn)超預(yù)估的800人，記者實(shí)際注冊(cè)人數(shù)為1400人。

武少源告訴本刊記者，“我們當(dāng)時(shí)還擔(dān)心?？谀芊癯薪右?guī)模這么大的國(guó)際會(huì)議，最后會(huì)議的效果證明，這種擔(dān)心是多余的?！?h3>

2013年11月3日，上海市國(guó)際會(huì)議中心，國(guó)際大會(huì)與會(huì)議協(xié)會(huì)（ICCA） 第52屆全球年會(huì)開(kāi)幕式上的殘疾人士表演

幾十封郵件“助攻”

越來(lái)越多的國(guó)際會(huì)議需通過(guò)專(zhuān)業(yè)申辦的形式引進(jìn)，申辦往往周期長(zhǎng)、投入大，需要完成大量專(zhuān)業(yè)性基礎(chǔ)工作，包括會(huì)議線索搜索分析、標(biāo)書(shū)制作及現(xiàn)場(chǎng)競(jìng)標(biāo)闡述等。

此外，獲得政府與學(xué)會(huì)的支持、會(huì)議主題的設(shè)計(jì)、場(chǎng)館選擇、宣傳與游說(shuō)等，每一項(xiàng)工作都需要付出心力。

2017年“國(guó)際關(guān)節(jié)鏡-膝關(guān)節(jié)外科-骨科運(yùn)動(dòng)醫(yī)學(xué)學(xué)會(huì)”（ISAKOS）雙年會(huì)在上海舉辦之前，陳世益作為幫助上海引進(jìn)這場(chǎng)會(huì)議的“會(huì)議大使”，就帶領(lǐng)復(fù)旦大學(xué)運(yùn)動(dòng)醫(yī)學(xué)中心的團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)歷了長(zhǎng)達(dá)一年的申辦。

國(guó)際會(huì)議是一個(gè)特殊的“市場(chǎng)”，因而需要采用特殊的策略來(lái)“營(yíng)銷(xiāo)”，而“會(huì)議大使”計(jì)劃，就是策略之一。

作為運(yùn)動(dòng)醫(yī)學(xué)專(zhuān)家，陳世益曾多年擔(dān)任F1世界大獎(jiǎng)賽首席醫(yī)務(wù)官。2012年的倫敦奧運(yùn)會(huì)上，他是中國(guó)代表團(tuán)的醫(yī)務(wù)官。他有連續(xù)10年舉辦上海國(guó)際骨科運(yùn)動(dòng)醫(yī)學(xué)與關(guān)節(jié)鏡高峰論壇的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)，與國(guó)際組織溝通的經(jīng)驗(yàn)也非常豐富。

ISAKOS十分重視當(dāng)?shù)卣c學(xué)會(huì)的態(tài)度。陳世益準(zhǔn)備了時(shí)任上海市副市長(zhǎng)的推薦信，以及上海市旅游局、上海市衛(wèi)生局、中華醫(yī)學(xué)會(huì)、國(guó)家體育總局等單位負(fù)責(zé)人的支持信，連同申辦意向書(shū)一起，于2013年1月23日向ISAKOS遞交了申請(qǐng)。

有段時(shí)間，陳世益常常因?yàn)樯贽k書(shū)的準(zhǔn)備工作焦慮到失眠。根據(jù)ISAKOS的要求，申辦方需要在2013年3月1日前提交所有申辦資料。時(shí)間極為緊張的情況下，陳世益團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了20次討論，材料六次大改。最終，申辦書(shū)順利提交。

當(dāng)時(shí)，一共有9個(gè)城市參與競(jìng)標(biāo)。經(jīng)過(guò)一輪淘汰后，上海與韓國(guó)釜山、澳大利亞墨爾本成為最后的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。

在最后的關(guān)鍵階段，陳世益發(fā)了幾十封電子郵件，給ISAKOS戰(zhàn)略委員會(huì)中的每位委員都寫(xiě)了真誠(chéng)的信件，表達(dá)了上海希望獲勝的十個(gè)理由。

陳世益

陳世益是ISAKOS戰(zhàn)略委員會(huì)中的重要一員，大部分委員對(duì)他并不陌生。他的郵件，在最為關(guān)鍵的時(shí)刻，為上海獲得舉辦權(quán)加了一把火。

陳平認(rèn)為，“申辦國(guó)際會(huì)議有很多技巧?！畷?huì)議大使的影響很特殊很重要，尤其是他在協(xié)會(huì)內(nèi)的影響力，對(duì)于獲得執(zhí)委會(huì)的支持是非常重要的?！?h3>特殊的“營(yíng)銷(xiāo)策略”

在中國(guó)大陸，第一個(gè)實(shí)施“會(huì)議大使”計(jì)劃的城市是上海。此后，北京和杭州也是較早實(shí)施“會(huì)議大使”計(jì)劃的城市。它們目前已經(jīng)積累了很多成功經(jīng)驗(yàn)，也被認(rèn)為是運(yùn)營(yíng)“會(huì)議大使”計(jì)劃比較專(zhuān)業(yè)的三個(gè)城市。

“我們不強(qiáng)求‘會(huì)議大使一定能帶來(lái)會(huì)議，他們?cè)谶m當(dāng)?shù)膱?chǎng)合推介上海也很重要?！?/p>

“會(huì)議大使”計(jì)劃的內(nèi)容，既包括分析、研究、邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家，也包括為該專(zhuān)家在具體聯(lián)系申辦國(guó)際會(huì)議時(shí)提供各種幫助。

2006年，上海市旅游局在借鑒國(guó)際成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本土優(yōu)勢(shì)和上海特色，在國(guó)內(nèi)首創(chuàng)“會(huì)議大使”這一會(huì)獎(jiǎng)旅游發(fā)展促進(jìn)制度。

在遴選“會(huì)議大使”方面，上海每年會(huì)確定“會(huì)議大使”的開(kāi)拓方向和重點(diǎn)領(lǐng)域，再與相關(guān)領(lǐng)域的管理部門(mén)和科研院所等單位合作，就“會(huì)議大使”的推介進(jìn)行情況說(shuō)明和溝通，由這些領(lǐng)域的負(fù)責(zé)人推薦人選。

另外，上海也通過(guò)國(guó)際大會(huì)及會(huì)議協(xié)會(huì)（ICCA）等機(jī)構(gòu)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)搜尋合適的人選。在初步確定候選人名單后，由市旅游局向其發(fā)出邀請(qǐng)。

目前，上?！皶?huì)議大使”已經(jīng)涵蓋來(lái)自醫(yī)學(xué)、城市建筑、社會(huì)科學(xué)、信息、電子科技等20余個(gè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域，以及酒店、旅游媒體、會(huì)展、商務(wù)旅行等行業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士。

近年來(lái)，通過(guò)“會(huì)議大使”及其同行們的努力，數(shù)百個(gè)國(guó)際性、專(zhuān)業(yè)性會(huì)議已在滬舉辦，如“2017國(guó)際關(guān)節(jié)鏡-膝關(guān)節(jié)外科-骨科運(yùn)動(dòng)醫(yī)學(xué)學(xué)會(huì)雙年會(huì)”“2018年亞太克羅恩病和結(jié)腸炎組織年會(huì)”“上海之春國(guó)際兒科腎臟病論壇2018”“第六屆全球云計(jì)算大會(huì)·中國(guó)站”“世界計(jì)量經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)中國(guó)年會(huì)”等。

陳平介紹，對(duì)于上海來(lái)說(shuō)，舉辦國(guó)際會(huì)議是做強(qiáng)入境旅游的重要抓手?！罢褂[會(huì)做的是現(xiàn)實(shí)交易，而會(huì)議談的則是未來(lái)趨勢(shì)，舉辦國(guó)際會(huì)議所帶來(lái)的價(jià)值不僅是促進(jìn)會(huì)獎(jiǎng)旅游發(fā)展，它也會(huì)為城市未來(lái)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇?！?/p>

城市想爭(zhēng)取更多高質(zhì)量的國(guó)際會(huì)議，僅有意愿是不夠的。

“全球有數(shù)量巨大的國(guó)際會(huì)議，也有差不多相同數(shù)量的國(guó)際協(xié)會(huì)，而這些國(guó)際協(xié)會(huì)又分散在全球數(shù)十個(gè)國(guó)家和地區(qū)當(dāng)中，找到并說(shuō)服它們到某個(gè)具體的城市舉辦會(huì)議，的確是一件復(fù)雜而困難的事情?！敝袊?guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)大會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)、《會(huì)議》雜志總編輯王青道撰文說(shuō)。

王青道認(rèn)為，國(guó)際會(huì)議是一個(gè)特殊的“市場(chǎng)”，因而需要采用特殊的策略來(lái)“營(yíng)銷(xiāo)”，而“會(huì)議大使”計(jì)劃，就是策略之一。

“我們不強(qiáng)求‘會(huì)議大使一定能帶來(lái)會(huì)議，他們?cè)谶m當(dāng)?shù)膱?chǎng)合推介上海也很重要。”陳平說(shuō)，上海不僅在乎來(lái)滬舉辦國(guó)際會(huì)議的數(shù)量，更加在乎“會(huì)議大使”在城市形象塑造上所發(fā)揮的作用。