辜為珊
摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,人們的生活正在一步步發(fā)生著變化,傳統(tǒng)信息的閉塞程度正在削減。在這種背景下,檔案管理的建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生,現(xiàn)代社會(huì)需要一套更加合理有效的檔案管理系統(tǒng)。在信息時(shí)代,檔案管理工作應(yīng)該突破傳統(tǒng)的觀念,建立一個(gè)符合現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理系統(tǒng),使該系統(tǒng)集數(shù)字化和信息化。本文是在信息時(shí)代背景下,針對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問(wèn)題,找出合適的途徑加以解決,創(chuàng)新檔案管理工作的途徑。
關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;檔案管理;數(shù)字化
互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和發(fā)展,帶領(lǐng)人們進(jìn)入一個(gè)新的領(lǐng)域。互聯(lián)網(wǎng)使得這個(gè)社會(huì)進(jìn)入到了信息時(shí)代,在這個(gè)時(shí)代,一切都變的不一樣。無(wú)論是社交還是尋找信息,人們都有了不一樣的手段。
在信息時(shí)代背景下,檔案管理工作發(fā)生了變化。以往的檔案管理方式不再適應(yīng)新的時(shí)代的發(fā)展和變化。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要進(jìn)行創(chuàng)新和改變來(lái)適應(yīng)這個(gè)時(shí)代發(fā)展的要求。信息技術(shù)爆發(fā)式的發(fā)展,人類社會(huì)進(jìn)入了信息時(shí)代。為了提升各自的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),每個(gè)行業(yè)都強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用?;谛畔r(shí)代背景,有必要探索一條檔案管理的新制度。
1 檔案管理工作的現(xiàn)狀
傳統(tǒng)的檔案管理程序復(fù)雜,步驟多,給工作人員帶來(lái)極大的不便,而且,傳統(tǒng)的檔案管理耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng),工作起來(lái)困難重重。傳統(tǒng)的檔案管理不僅在管理上具有很大的困難,更嚴(yán)重的是,有些檔案因?yàn)楣芾聿簧拼嬖趤G失和失真的現(xiàn)象,這不符合檔案管理的條例和要求,而且,有些檔案一旦丟失,基本上就無(wú)法找回,這段歷史很有可能成為一種未知。
檔案管理不僅只是個(gè)人檔案的管理,還包括眾多歷史檔案的管理。這些檔案具有重要的意義。通過(guò)檔案,我們可以了解到一段歷史的發(fā)展歷程,一旦丟失的話,這段歷史基本上就消失在人們的視野里,或許永遠(yuǎn)也無(wú)法為人們所知,這是極其嚴(yán)重的事情。
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,存在著眾多的問(wèn)題,很多問(wèn)題可能對(duì)檔案管理工作帶來(lái)一些嚴(yán)重的后果。所以,傳統(tǒng)的檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新,需要適應(yīng)這個(gè)社會(huì)的發(fā)展,需要在信息社會(huì)的背景下,進(jìn)一步得到優(yōu)化。
2 傳統(tǒng)檔案管理工作的不足之處
傳統(tǒng)檔案管理的系統(tǒng)存在著嚴(yán)重的弊端與落后性,已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作。在傳統(tǒng)檔案管理中,存在的問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面:
2.1 管理與運(yùn)輸方面的問(wèn)題
檔案管理工作并不是針對(duì)檔案簡(jiǎn)單地進(jìn)行管理,它包括一個(gè)系統(tǒng)又比較復(fù)雜的過(guò)程,檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值評(píng)估、檔案編目與管保管,檔案管理統(tǒng)計(jì)與檢索以及檔案利用與相關(guān)研究等多個(gè)方面的內(nèi)容。
檔案管理的主要工作是收集和整理檔案材料,但是它不是簡(jiǎn)單的收集就可以,而且還包括眾多管理的程序。在收集過(guò)程中,運(yùn)輸是一件十分困難的事。
檔案不僅僅是紙質(zhì)版的,很多檔案是以其他材質(zhì)的形態(tài)存在的,比如,瓶裝的,這些檔案資料不能碰撞,一旦碰撞,可能存在損壞的危險(xiǎn),所以在運(yùn)輸過(guò)程中,需要十分小心和謹(jǐn)慎。
2.2 檔案管理不受重視
檔案管理在一個(gè)國(guó)家是十分重要的,它在一定程度上代表了一個(gè)國(guó)家的整體管理水平。檔案管理工作做得好,那在其他方面,這個(gè)國(guó)家也應(yīng)該不會(huì)太差;檔案管理做得不好,那很難推斷出這個(gè)國(guó)家的其他事情就做的好。
檔案管理對(duì)一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)很重要,但是,并不是所有的管理者都能認(rèn)識(shí)這個(gè)問(wèn)題。在檔案管理過(guò)程中,一些行政人員忽視了檔案管理的重要性,沒(méi)有把檔案管理的工作提到日程中。這些行政人員獨(dú)對(duì)檔案的管理只是交給檔案管理的工作人員,之后就不再過(guò)問(wèn),使檔案管理工作不能很好的進(jìn)行。
政府對(duì)檔案管理的工作不重視,必然造成檔案管理的工作人員提不起熱情,無(wú)法做到高質(zhì)量高效率地去完成任務(wù)。
2.3 檔案管理方式落后
隨著時(shí)代的發(fā)展,社會(huì)的進(jìn)步,傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作。在一些檔案管理部門,甚至沒(méi)有專門存放檔案的庫(kù)房,檔案管理系統(tǒng)更是無(wú)法適應(yīng)這個(gè)社會(huì)的發(fā)展。
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,工作人員只是對(duì)一些檔案進(jìn)行分類整體,缺乏深度地分析過(guò)程。這種檔案管理方式價(jià)值很小。在信息時(shí)代,需要對(duì)檔案進(jìn)行深度的分析,找出檔案之間的管理和聯(lián)系,并對(duì)其進(jìn)行研究分析。
政府對(duì)檔案管理的不重視,必然會(huì)造成工作人員的懈怠。在傳統(tǒng)的檔案管理中,一些工作人員由于缺乏專業(yè)上的訓(xùn)練,在檔案管理過(guò)過(guò)程中出現(xiàn)很多問(wèn)題。比如,造成某些檔案的缺失和損壞等,這種情況在檔案管理中很是常見(jiàn)。
3 信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的要求。在信息時(shí)代背景下,傳統(tǒng)的檔案管理需要進(jìn)行改革與進(jìn)一步完善自己的系統(tǒng)使其能很好的適應(yīng)信息時(shí)代。
傳統(tǒng)的檔案管理存在著許多問(wèn)題,浙西額問(wèn)題是在檔案管理發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn),是可以解決,只要知道正確的方法,檔案管理工作是可以進(jìn)一步得到發(fā)展的。
3.1 管理方式上的創(chuàng)新之處
傳統(tǒng)的檔案管理工作在管理方式存在著嚴(yán)重的弊端。管理方式的落后,管理設(shè)備的殘缺,都成為制約檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的障礙。改變傳統(tǒng)檔案管理的管理方式,是提高檔案管理工作的有效方法之一。
在信息時(shí)代,檔案管理工作需要與數(shù)字化相結(jié)合,走數(shù)字化檔案管理之路。傳統(tǒng)的檔案管理可能會(huì)存在檔案丟失或者檔案損壞的現(xiàn)象,但是在信息時(shí)代下,借助于數(shù)字化的發(fā)展,檔案的丟失與損壞將會(huì)很少見(jiàn)。即使是丟失或者損壞了,也可以通過(guò)數(shù)字化技術(shù)來(lái)進(jìn)行還原。這極大的保護(hù)了檔案資料
3.2 檔案管理體制上的創(chuàng)新之處
檔案管理體制的創(chuàng)新是檔案信息化管理的重要途徑與方式。在信息化時(shí)代背景下,需要對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理,建立全面的檔案信息管理體制,對(duì)信息資源進(jìn)行充分分析與整合,提取有價(jià)值的信息,將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合,充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與功能,不斷完善我國(guó)的檔案信息體制,加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的力度與監(jiān)督。
在傳統(tǒng)的檔案管理中,一些行政領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠,這極大地降低了一些檔案管理工作人員的積極性。在信息時(shí)代背景下,應(yīng)該改變這種現(xiàn)象,政府應(yīng)該挑選負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督。
3.3 檔案管理平臺(tái)的創(chuàng)新之處
在數(shù)字化背景下,檔案管理工作的平臺(tái)搭建尤為重要,一個(gè)好的平臺(tái),對(duì)檔案管理工作的發(fā)展十分有效。平臺(tái)搭建不完善,在檔案管理過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。
數(shù)字化對(duì)平臺(tái)的要求進(jìn)一步提高。信息時(shí)代,人們的信息變得不再那么閉塞,所以如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的保密性是檔案管理平臺(tái)應(yīng)該十分重視的問(wèn)題。
4 結(jié)語(yǔ)
檔案管理在一個(gè)國(guó)家的管理系統(tǒng)中占據(jù)著一席之地。在信息時(shí)代背景下,傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。尋找正確的路徑,尋求合適的改變方法,積極加強(qiáng)創(chuàng)新,是檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的道路。
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