黃超意

摘 要：本文對檔案管理工作的重要性進(jìn)行了分析，對當(dāng)前社團(tuán)檔案管理工作中存在的一些問題進(jìn)行了探討，并針對這些問題提出了幾點(diǎn)對策和建議，希望能夠?yàn)樯鐖F(tuán)檔案管理工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：社團(tuán)；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作能夠?yàn)闄n案的真實(shí)性和完整性提供保障，同時(shí)也能夠使檔案發(fā)揮出其應(yīng)用和參考的價(jià)值。對于社團(tuán)單位的工作來說，良好的檔案管理能夠?yàn)樯鐖F(tuán)工作的開展提供準(zhǔn)確、有效的依據(jù)，進(jìn)而推動(dòng)社團(tuán)工作的進(jìn)步與發(fā)展。然而目前在社團(tuán)檔案管理工作中仍然存在著一些不足，對于社團(tuán)整體的發(fā)展造成了一定的影響，如何改善社團(tuán)檔案管理工作、提高社團(tuán)檔案管理水平成為了一項(xiàng)非常重要的問題。

1 檔案管理工作的重要性

檔案是指對某一社團(tuán)、企業(yè)等單位過去發(fā)展過程中的業(yè)績、成果等的有效記錄，通過對檔案的調(diào)閱和分析利用能夠使相關(guān)人員對單位的各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展進(jìn)行全面的認(rèn)識，進(jìn)而對單位過去發(fā)展過程中的戰(zhàn)略部署進(jìn)行分析，找出發(fā)展過程出現(xiàn)的問題和可取之處，從而“取其精華，舍其糟粕”，對于單位未來的發(fā)展有著非常重要的意義。檔案管理工作是機(jī)關(guān)、社團(tuán)、企業(yè)等單位日常工作的重要組成部分，檔案管理工作的好壞很大程度上決定了檔案是否能夠得到有效的利用，同時(shí)一定程度上影響著社團(tuán)單位未來的發(fā)展，優(yōu)秀的檔案管理工作能夠?yàn)樯鐖F(tuán)單位未來的發(fā)展提供良好的參考依據(jù)，借鑒以前成功的經(jīng)驗(yàn)使社團(tuán)單位獲得更好的發(fā)展。

2 新時(shí)期社團(tuán)檔案管理中存在的問題

2.1 管理方法和制度落后

當(dāng)前在部分社團(tuán)檔案管理工作中仍然采用的傳統(tǒng)的檔案管理辦法，在對檔案進(jìn)行收集整理后就堆放在一起，而沒有對其進(jìn)行嚴(yán)格分類和數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了之后的檔案的檢索和運(yùn)用效率十分低下，檔案管理工作量大大增加。此外，由于部分社團(tuán)檔案在收集、保護(hù)、借閱等方面沒有嚴(yán)格的制度，且缺乏相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案工作操作混亂，檔案收集整理不及時(shí)，檔案不完整等問題，檔案管理工作的專業(yè)性和機(jī)密性受到了較大的影響。

2.2 相關(guān)硬件設(shè)備落后

由于一些社團(tuán)單位不重視檔案管理工作，對于檔案管理工作的意義和重要性沒有一個(gè)正確的認(rèn)識，從而對于檔案管理工作的相關(guān)投入比較少，導(dǎo)致了檔案管理硬件設(shè)施長期使用，設(shè)備落后且老化問題嚴(yán)重，管理工作中頻繁出現(xiàn)漏洞或者錯(cuò)誤，相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備得不到更新，從而導(dǎo)致了社團(tuán)檔案管理工作的效率提高和數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)受到了較大的影響和阻礙。

2.3 缺乏檔案管理意識

很多社團(tuán)單位沒有配置專職檔案管理人員，部分兼職檔案管理人員缺乏檔案管理意識，沒有積極主動(dòng)地對檔案管理相關(guān)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，專業(yè)能力欠缺。大多數(shù)社團(tuán)單位管理層對檔案管理工作不夠重視，對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實(shí)不到位，導(dǎo)致了檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)相對不高，大多數(shù)檔案人員僅憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理工作，管理效率十分底下。檔案管理人員缺乏管理意識、自身專業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)狀對于社團(tuán)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展也造成了極大的影響。

2.4 檔案管理水平不高，利用效率低

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在社團(tuán)檔案管理工作中獲得了較為廣泛的應(yīng)用，然而部分地區(qū)或社團(tuán)單位由于相關(guān)技術(shù)、設(shè)備的水平不高，導(dǎo)致檔案的信息化程度較低。部分社團(tuán)仍然使用人工操作的方式進(jìn)行檔案管理工作，存在著管理工作任務(wù)量大、工作時(shí)間長、檔案管理工作效率低下等問題。這些問題導(dǎo)致了管理任務(wù)無法快速完成，對于咨詢和查閱工作造成了一定的阻礙，檔案的利用效率低下，無法充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

3 新時(shí)期社團(tuán)檔案管理問題的有效解決對策

3.1 完善檔案管理制度

完善的管理制度是一切工作順利進(jìn)行的重要保障。在社團(tuán)檔案的管理工作中，要找到目前的檔案管理制度中存在的缺陷和漏洞并進(jìn)行完善，對檔案管理的流程和程序進(jìn)行改進(jìn)，保證其合理性、高效性。對于不同部門的檔案管理，要制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)各部門的實(shí)際情況提出具體的工作要求，明確檔案的收集、保存和利用等各環(huán)節(jié)的相關(guān)制度。1）檔案的收集要明確歸檔范圍，科學(xué)組織，做好接收手續(xù)，保證歸檔和進(jìn)館檔案信息的完整性，通過標(biāo)準(zhǔn)化管理的手段保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。2）檔案存放應(yīng)堅(jiān)持簡便、使用、便于管理的原則，根據(jù)本社團(tuán)檔案的特點(diǎn)編制合理的分類方案，對檔案資料進(jìn)行分類管理。實(shí)行多種載體存檔，檔案內(nèi)容可按照文字-圖標(biāo)-聲像等順序進(jìn)行排列，從而方便后期進(jìn)行檔案的查詢和使用。3）檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，檔案室需要制定檔案的使用辦法，根據(jù)要求辦理相應(yīng)的借閱、復(fù)制手續(xù)，保證檔案資料的安全。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作歸根到底還是人來進(jìn)行管理，因此檔案管理人員的素質(zhì)水平高低就成為了決定檔案管理工作水平高低的關(guān)鍵之一。針對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不夠的問題，社團(tuán)必須要重視并加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作的水平得到切實(shí)提高。一方面，要提高管理人員的專業(yè)知識水平，通過專門的課程培訓(xùn)使其檔案管理能力得到有效提高，還可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的形式吸取其他單位在檔案管理工作上的經(jīng)驗(yàn)和成果，并轉(zhuǎn)化為自己的知識運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中。另一方面要對檔案管理人員的責(zé)任意識進(jìn)行提高，增強(qiáng)他們對于檔案管理工作的重視程度，使其能夠盡職盡責(zé)的完成檔案管理工作，自覺遵守相關(guān)的規(guī)定和紀(jì)律，從而使社團(tuán)檔案管理工作得到進(jìn)一步的推動(dòng)和發(fā)展。

3.3 提高檔案信息化水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社團(tuán)檔案信息化已經(jīng)成為了社團(tuán)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。通過利用信息技術(shù)可以將檔案資料進(jìn)行電子化，以電子文檔的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，并使用管理軟件對檔案進(jìn)行自動(dòng)整理、歸檔。檔案管理信息化水平的提高不僅能夠使檔案的管理流程簡化、管理效率大大提高，還可以使檔案管理的安全性得到增強(qiáng)，并且相關(guān)人員進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候也更加的方便快捷。此外，通過大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，能夠快速從中獲取有價(jià)值的信息，使檔案的利用效率得到提高，能夠?yàn)樯鐖F(tuán)的發(fā)展提供重要的推動(dòng)力。

4 結(jié)語

綜上所述，社團(tuán)檔案管理工作對于社團(tuán)的日常運(yùn)行和發(fā)展有著非常重要的意義。針對當(dāng)前社團(tuán)檔案管理工作中存在的一些問題，相關(guān)部門和檔案管理人員要積極采取措施，通過完善檔案管理制度、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、提高檔案信息化水平等措施，從而使社團(tuán)檔案能夠得到充分的利用，為社團(tuán)相關(guān)工作的進(jìn)行和發(fā)展提供有效的依據(jù)。

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