勞善嫻

摘 要：近年來，隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，建筑工程行業(yè)的發(fā)展也是如火如荼，由此，建筑工程檔案資料的數(shù)量也越來越多，作為建筑工程的重要組成部分，對建筑工程檔案資料的管理工作也被逐漸重視起來。如何提高建筑工程檔案資料的管理質(zhì)量及管理效率，是當(dāng)前檔案資料管理工作的重要議題。本文主要從建筑工程檔案質(zhì)量管理的重要性入手，并提出一些優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的對策，以便對建筑工程檔案資料進(jìn)行有效管理。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；對策研究

多年來，建筑工程一直以涉及范圍廣，程序復(fù)雜著稱，因此，對工程的檔案資料進(jìn)行完善是對工程的科學(xué)性、安全性、完整性的一種有效保障，國家對此也越來越重視。對建筑工程的檔案資料進(jìn)行有效管理一方面有利于企業(yè)管理者對企業(yè)的內(nèi)部控制；另一方面也是對建筑工程安全的有力保障，能夠保障工程的順利施工以及使用，這也是國家明文強(qiáng)調(diào)的，檔案資料不合格，建筑工程的質(zhì)量也就十分堪憂。

1 建筑工程檔案資料管理的重要性分析

對于建筑工程來講，檔案資料與建筑工程的質(zhì)量密切度相當(dāng)高，對建筑工程施工過程的監(jiān)督和管理也具有非凡的意義，其重要性體現(xiàn)主要有以下幾方面：第一，檔案資料的管理質(zhì)量能充分體現(xiàn)出建筑工程的施工質(zhì)量，是驗收、售后、解決糾紛的重要依據(jù)。建筑工程具有工序復(fù)雜、隱蔽性較強(qiáng)等特點(diǎn)，要想完全了解此項建筑工程的施工情況，就要通過完善的檔案資料來體現(xiàn)。建筑施工在完工之后會因某種原因造成工程出現(xiàn)一些問題和缺陷，這時就要找出問題的原因，并對缺陷進(jìn)行檢測和維修，此時，就可以通過翻閱檔案資料的方式進(jìn)行快速查找，在第一時間針對問題進(jìn)行維修和管理，因此，檔案資料的管理就是保障工程質(zhì)量的依據(jù)，是工程施工的重要環(huán)節(jié)，一定要將此項工作重視起來。其次對檔案資料的管理能體現(xiàn)出一個建筑企業(yè)的管理水平。近年來，建設(shè)部一再強(qiáng)調(diào)，要進(jìn)一步推進(jìn)建筑企業(yè)的檔案建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)對檔案資料管理質(zhì)量重要性的認(rèn)知，檔案資料不完善對整個工程影響很大，由此可知，檔案資料管理在建筑企業(yè)的地位相當(dāng)關(guān)鍵，也是體現(xiàn)建筑企業(yè)管理水平的重要依據(jù)。

2 優(yōu)化建筑工程檔案資料管理對策研究

從國家到建筑企業(yè)自身對檔案資料的重視程度不難看出，檔案資料管理在建筑工程中的地位相當(dāng)關(guān)鍵，因此，為了順利完成建筑施工的任務(wù)，建筑企業(yè)必須采取有效的檔案資料管理措施，對檔案資料管理工作進(jìn)行細(xì)化、嚴(yán)管，以發(fā)揮檔案資料在建筑工程中的重要作用。

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

對檔案資料進(jìn)行管理最為關(guān)鍵的就是管理人員的素質(zhì)，提高人員素質(zhì)，強(qiáng)化其能力，是優(yōu)化檔案資料管理措施的第一步，也是最重要的一步，其主要方式如下：一是工作人員要具備一定的專業(yè)能力。檔案資料管理人員首先對此工作要有一定的了解，并熟練掌握其專業(yè)知識；其次要熟練操作辦公軟件，當(dāng)今時代是信息社會，大多資料已經(jīng)電子化，因此，需要管理人員具備一定的計算機(jī)操作能力；再次是要及時掌握國家的方針政策，國家對建筑行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)不是一成不變的，其標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、技術(shù)的革新以及人們的需求在不斷變化的，因此，要掌握好國家的方針政策，及時傳達(dá)政策方針的變化。二是要嚴(yán)控準(zhǔn)入門檻。對于檔案資料管理人員的選拔要嚴(yán)格把控，對競聘人員要精心篩選，從能力、專業(yè)水平及對檔案資料管理方面的看法等方面進(jìn)行選擇，并對入選人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。此外，檔案資料管理人員要有崇高的工作意識，把法律、規(guī)則和職業(yè)操守作為自己的工作準(zhǔn)則，不弄虛作假，要為每個建筑工程負(fù)責(zé)。三是在工作中要善于自查。在工作中，管理人員要隨時對自己的工作進(jìn)行自查，檢查檔案資料的真實性及完整性，并對工作程序進(jìn)行梳理、看工序是否有遺漏，比如對業(yè)主給予的意見是否記錄了，對圖紙發(fā)現(xiàn)的問題是否與負(fù)責(zé)人進(jìn)行了溝通，對工程的組織、設(shè)計、技術(shù)交底等工作的檔案材料是否齊全，用字是否準(zhǔn)確等等。四是在工作中要多學(xué)習(xí)、多溝通、虛心請教。勤于思考、善于交流、加強(qiáng)學(xué)習(xí)是提升工作能力、提高人員素質(zhì)的重要方面，在檔案資料管理過程中，工作人員要通過崗內(nèi)培訓(xùn)、與有經(jīng)驗的人員多交流，通過翻閱相關(guān)書籍和資料的方式來提升自身素質(zhì)，增強(qiáng)工作能力。

2.2 規(guī)范檔案資料的管理職責(zé)

對檔案資料管理工作的前提是要明確管理職責(zé)，根據(jù)管理職責(zé)才能將工作按部就班、有條不紊的進(jìn)行下去。建筑工程檔案資料管理人員最基本的職責(zé)就是對工程資料及圖表的收集和整理，主要職責(zé)如下：首先對資料要認(rèn)真記錄，保證其真實性。工程檔案資料是工程施工的真實反映，因此，在資料收集整理過程中要嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，從施工前、施工中到施工后的計劃、圖紙、材料、技術(shù)等都要詳細(xì)進(jìn)行記錄，比如施工中比較重要的鋼筋、水泥、混凝土等，要先取樣品進(jìn)行試驗，將合格報告整理在案，才能將其投入到工程使用當(dāng)中。其次要完善資料整理，確保資料詳實。建筑工程的施工質(zhì)量并不能通過實物本身或系統(tǒng)的測試完全顯示出來，因此，要用完善的檔案資料管理及詳實的記錄來彌補(bǔ)這一不足，以便在日后有所需要時有證可查，有據(jù)可依。再次要確保檔案資料的準(zhǔn)確性及完整性。檔案資料的準(zhǔn)確性是對其管理的關(guān)鍵因素，在對資料進(jìn)行收集歸檔前，要對每一項施工材料、技術(shù)等進(jìn)行認(rèn)定，出具科學(xué)的認(rèn)定報告，并填制質(zhì)量評定表，保證工程資料的準(zhǔn)確性。此外，對于檔案資料的完整性也要嚴(yán)查，在資料整理過程中要嚴(yán)格審查，確保不落程序，對批準(zhǔn)借閱的資料也要及時收回，保證整個工程資料的完整性。

2.3 優(yōu)化建筑工程檔案資料的管理制度

對于檔案資料的管理要走制度化的道路，不能隨心所欲、盲目進(jìn)行。在管理建筑工程檔案資料的過程中，要建立健全管理制度，讓資料管理工作遵循一定的制度，具體制度建立如下：首先要確定好檔案資料管理的范疇和權(quán)限。建筑工程檔案資料管理的內(nèi)容雖然多，但是范疇很清晰，主要包括建筑工程前期準(zhǔn)備、圖紙、施工技術(shù)、施工材料、施工人員等涉及到工程內(nèi)部的全部詳細(xì)的資料。其次要建立嚴(yán)格的資料借閱及保密制度。建筑工程的檔案資料絕大多數(shù)都屬于商業(yè)機(jī)密，因此，在管理過程中要建立嚴(yán)格登記制度，檔案資料借閱要按照文件機(jī)密等級管理制度執(zhí)行，辦理相關(guān)借閱手續(xù)，若未定期歸還，要及時進(jìn)行追查，以免泄露商業(yè)機(jī)密。此外，檔案資料的借閱要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示，并制定借閱負(fù)責(zé)人，按照借閱制度不得擴(kuò)大閱讀范圍，采取必要的安全措施。再次要制定資料銷毀、存放、交接等管理制度。對于退檔的檔案資料，要在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門主管的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好登記備案；對于檔案資料的存放要有順序及目錄清單，以便查找和整理；在交接時也要按照清單目錄點(diǎn)清所有的檔案資料，如與清單不符，要在交接時追查清楚，免留后患。

3 結(jié)語

總之，建筑工程的檔案資料管理作為工程的重要組成部分，要至始至終貫穿于建筑工程當(dāng)中。要深刻意識到檔案資料在建筑工程中的價值，不斷的提升管理人員的素質(zhì)，明確職責(zé)權(quán)限，建設(shè)一支過硬的管理人員隊伍，并建立健全建筑工程檔案資料的管理制度，讓檔案資料管理在整個工程建設(shè)中站好崗、服好務(wù)，從而進(jìn)一步提升建筑工程的質(zhì)量與效率。

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