王卓勃

（國家能源集團神華準格爾能源有限責任公司選煤廠，內(nèi)蒙古 準格爾010300）

1 引言

企業(yè)常用公文主要是用于辦公管理工作，服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營等各環(huán)節(jié)，保障生產(chǎn)經(jīng)營秩序暢通、提高辦公效率和企業(yè)執(zhí)行力。常見的種類有請示、報告、決定、批復(fù)、通知、通報、函、會議紀要等。主要適用于向上級機關(guān)請求指示、批準；適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問；適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項；適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項；適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員；適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況；適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項；適用于記載、傳達會議情況和議定事項等。

2 企業(yè)公文流轉(zhuǎn)中常見的問題分析

2.1 公文起草不規(guī)范

公文起草一般均由業(yè)務(wù)部門起草后提交，但由于業(yè)務(wù)部門一般沒有專業(yè)的文書，對公文管理方面沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，簡單把事情說清楚、提交后就是文件結(jié)束了，后續(xù)工作都是辦公室的責任的思想，導致內(nèi)容沒有邏輯性、前言不搭后語、語句不通、錯字頻出等現(xiàn)象，公文的提交質(zhì)量太差，需要和提交部門不斷進行核實溝通，嚴重影響公文的流轉(zhuǎn)效率。

2.1.1 文種使用不當

例如，“請示”“報告”不分而亂用；“通報”“通知”不分隨意分類；“意見”“批復(fù)”“決定”不分而錯用。

2.1.2 主題內(nèi)容不明確

所謂主題內(nèi)容不明確是指公文主題意思不明確，尤其是請示類文件，沒有按照一事一請進行提交，或者按照一事一請原則進行，內(nèi)容邏輯混亂，沒有明確的意見或上級答復(fù)的具體內(nèi)容，導致請示類文件沒有具體的請示事項，無法進行批復(fù)。

2.2 依據(jù)不規(guī)范

①依據(jù)文件規(guī)范性。如“根據(jù)公司關(guān)于……的通知”，甚至出現(xiàn)依據(jù)《公司關(guān)于……的通知》，但查找后無此文件，依據(jù)文件可能真實存在，但是全憑起草人員記憶引用，依據(jù)文件與實際文件名稱不一致。②依據(jù)內(nèi)容不規(guī)范。如向上一級部門（公司）反映情況、提出建議，或請示有關(guān)主管答復(fù)事項時，提前不進行政策方面的解讀和征求上級部門的意見，請示內(nèi)容與當前政策不符，最終導致請示頻繁被駁回或無法批復(fù)，影響公文的流轉(zhuǎn)效率和辦公效率。

2.3 內(nèi)容描述不清楚

①單位名稱不規(guī)范。公司已經(jīng)明確了各單位的全程和簡稱，但是仍有部門或單位亂用名稱，如：單位名稱是神華……股份有限公司，但是在文件中出現(xiàn)好幾個名稱，提交人自己清楚是在說同一個單位，但是從公文嚴謹性和規(guī)范性來說，存在歧義，甚至有可能表述成另一家單位。②濫用簡稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名；在內(nèi)容中由于項目名稱或依據(jù)內(nèi)容語句較長，在撰稿時隨意進行簡化，通篇出現(xiàn)相關(guān)規(guī)定、根據(jù)通知、某某項目等詞組，讓人不知道這些內(nèi)容從哪得來，是否屬實。③用詞不嚴謹。流水賬式撰寫會議記錄,內(nèi)容不明了或存在歧義，不進行分類整理，甚至通篇存在錯別字,影響公文的效率和執(zhí)行效力。

2.4 發(fā)文用印不規(guī)范

①印章和單位名稱不統(tǒng)一。落款和印章不一致，黨章和行政章錯用，或者本來屬于行政類文件卻來個聯(lián)合發(fā)文，本來屬于黨的文件但是發(fā)成了行政文。②越權(quán)行文。所謂越權(quán)行文是指公文內(nèi)容超越本單位的職能范圍，或本來不屬于自己單位管轄的范圍，但是自行“攬活干”，與相關(guān)兄弟單位有業(yè)務(wù)來往的事項，經(jīng)自行溝通后直接走自己單位的請示?；蛘邔儆谛值軉挝唬ú块T）聯(lián)合辦理的事項，不經(jīng)過溝通或會簽自行發(fā)文，導致發(fā)文后才出現(xiàn)交叉問題，責任分不清。③多事一請。所謂多事一請是指一個請示中有多個請示內(nèi)容。例如，報送的請示件中涉及多個事項，雖然屬于上級一個部門管轄的范圍，但是請示事項沒有聯(lián)系，上級難以在公文中進行批復(fù)。

2.5 公文處理不及時

公文處理人員不及時處理“我的待辦”中的公文，沒有按照時限要求及時辦理文件（部門辦理簡單事項一般為3 個工作日，復(fù)雜事項為5 個工作日），超時文件頻繁被錄入超時統(tǒng)計系統(tǒng)。對于沒有及時處理公文的人員，各辦公室文書應(yīng)做好文件督辦，及時反饋辦理結(jié)果，提高辦文效率、保證辦文質(zhì)量。

3 加強公文管理的對策

3.1 提高認識，高度重視公文管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的重要性

各類型問題的存在，其根本原因就是企業(yè)管理人員和公文辦理人員對公文管理不夠重視，存在公文管理中的一切事項都是辦公室主任和文書的事情，都屬于領(lǐng)導的事，與自己沒有關(guān)系的思想，部門對公文工作疏于管理，文件只在領(lǐng)導、辦公室人員內(nèi)流轉(zhuǎn)，相關(guān)人員公文系統(tǒng)內(nèi)文件長期積壓、處于待辦、待閱狀態(tài)，所以必須讓全員正確認識公文管理的重要性。

3.2 完善制度，明確各部門的職責

3.2.1 要明確公文管理的組織與職責

公文送負責人簽發(fā)前，應(yīng)當由辦公室進行審核，審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等[1]。公文送負責人簽發(fā)前，應(yīng)當由辦公室進行審核，審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

公文正式印制前，公文管理部門應(yīng)當進行再審核，重點審核文件格式是否準確、發(fā)文程序是否規(guī)范、是否簽發(fā)人簽字，附件材料是否對應(yīng)準確，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

3.2.2 擬制公文應(yīng)當進行事先溝通協(xié)商

對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文，如有分歧，主辦部門的主要負責人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

3.2.3 規(guī)范公文處理流程

對公文處理流程做詳細規(guī)定，明確公文種類及格式、行文規(guī)則、執(zhí)行程序，簡化操作流程與操作方法，保障制度的規(guī)范性、指導性和可操作性，使公文管理各個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。

3.2.4 做好公文管理歸檔工作

公文處理人員“我的待辦”中作廢文件要及時聯(lián)系辦公室文書作刪除處理。對于閑置文件超時限不處理，辦公室將適時予以通報。做好文件發(fā)放、保管工作，嚴防出現(xiàn)丟失、泄密事件。各單位要建立文件發(fā)放登記、文件銷毀機制，對于生產(chǎn)經(jīng)營涉及的文件與核心材料等杜絕隨意發(fā)放、外傳、丟棄。

3.3 加強審核，保持公文安全高效流轉(zhuǎn)

①嚴把行文關(guān)。不越級發(fā)文、一事一請、黨政分開、請示與報告分開、不隨意定密級和擴大發(fā)布范圍等原則。②嚴把文字質(zhì)量關(guān)。核稿人員要認真進行文件審核，對文件內(nèi)容進行逐項核實,確保表述準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、邏輯清楚、語句通順、主題明確。③嚴把公文格式關(guān)。辦公室是公文主責部門，檢查公文格式是否符合公文管理的有關(guān)規(guī)定，檢查格式是否準確，使用文種、語氣是否恰當，保證公文的規(guī)范性[2]。

3.4 加強督辦管理

①提高公文管理認識。各單位（部門）辦公室主任、文書作為公文管理第一負責人，要把握“準確、及時、安全”的公文處理原則。熟悉公文管理相關(guān)規(guī)范，提高公文審核能力。不定時關(guān)注公文流轉(zhuǎn)情況，杜絕公文“漫游”。②推廣應(yīng)用電子公文處理平臺。目前企業(yè)基本都有自己的OA 辦公系統(tǒng)，基本實現(xiàn)公文的電子化流轉(zhuǎn), 辦文效率極大提升；企業(yè)內(nèi)部要做好內(nèi)部OA 系統(tǒng)公文處理工作，保障文件流轉(zhuǎn)效率，明確公文處理各環(huán)節(jié)辦理時限，加強公文督辦力度，提高文件流轉(zhuǎn)過程管理，高效辦文辦事。

4 結(jié)語

公文管理對規(guī)范企業(yè)管理、提高辦公效率、提高企業(yè)執(zhí)行力、節(jié)約辦公成本意義重大。企業(yè)必須提高認識，不斷完善公文管理制度、加大辦公人員培訓力度，提高認識，運用好電子信息化OA 辦公系統(tǒng)，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有章可循、有據(jù)可查，提高辦公效率和企業(yè)的執(zhí)行力。