林 曉

（福建省計(jì)量科學(xué)研究院，福建 福州 350003）

1 概述

信息管理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理九大模塊中“溝通管理”的重要內(nèi)容，在工程項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中，必須用各種文檔記錄工程項(xiàng)目整個(gè)運(yùn)作過(guò)程信息，包括從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收每一個(gè)環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)工程項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生數(shù)以千計(jì)的文檔，這些文檔所記錄的實(shí)際上是項(xiàng)目生命周期有關(guān)信息。在數(shù)字化時(shí)代，隨著信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，項(xiàng)目中文檔的管理也將向信息管理轉(zhuǎn)變，因此，信息管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用。文中以ISO9001：2015版標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)說(shuō)明如何控制現(xiàn)代工程項(xiàng)目的信息管理。

2 ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)對(duì)成文信息的控制要求

2.1 ISO9001標(biāo)準(zhǔn)

ISO9001是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO頒布有關(guān)質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn)，是系統(tǒng)管理質(zhì)量的最佳事件和路徑，自從國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織在1987年頒布了第一個(gè)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)后至今已經(jīng)過(guò)五次修訂，見(jiàn)圖1。

圖1 ISO9001演變過(guò)程

當(dāng)代社會(huì)已由工業(yè)社會(huì)轉(zhuǎn)向信息社會(huì)，經(jīng)濟(jì)體系已由工業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向以信息和知識(shí)為基礎(chǔ)的服務(wù)經(jīng)濟(jì)。隨著自動(dòng)化、智能化和信息化的發(fā)展，創(chuàng)新和兩化融合已成為工程項(xiàng)目管理和實(shí)施的關(guān)鍵，新版ISO9001標(biāo)準(zhǔn)反映了當(dāng)今時(shí)代最新變化，吸收了質(zhì)量管理的最新實(shí)踐和技術(shù)方面的變化，為未來(lái)10年或更長(zhǎng)時(shí)間規(guī)定核心要求，確保標(biāo)準(zhǔn)要求符合組織在運(yùn)作過(guò)程中日益加劇的復(fù)雜動(dòng)態(tài)的環(huán)境變化。在文檔管理上新版標(biāo)準(zhǔn)也發(fā)生了很多變化，不再使用“文件”和“記錄”術(shù)語(yǔ)，統(tǒng)一改為“成文信息（Documented Information）”，成文信息可以包括文件、記錄和其它信息，這一修改的主要原因是強(qiáng)調(diào)我們保留文件和記錄實(shí)際上是關(guān)注文件和記錄所包含的信息，展示了信息化社會(huì)信息的重要性，同時(shí)為組織知識(shí)管理提供重要的輸入。

2.2 成文信息Documented Information

成文信息是指組織需要控制和保持的信息及其載體，如：記錄、規(guī)范、程序、文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)。媒介可以是紙張，磁性、電子、光學(xué)的計(jì)算機(jī)盤(pán)片，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。

ISO9001：2015標(biāo)準(zhǔn)要求保持足夠的成文信息以證明符合規(guī)定要求，同時(shí)作為質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，包括必要的分承包方成文信息，所有成文信息都應(yīng)確保安全性、可用性、可靠性和易用性。成文信息的分析為糾正措施和改進(jìn)提供了重要信息，其目的在于為證實(shí)質(zhì)量管理體系有效控制提供證據(jù)，為質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供支撐；同時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目中每一個(gè)過(guò)程加以記錄，使其具備可追溯性。成文信息管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)工作之一，包括設(shè)定項(xiàng)目信息內(nèi)容和建立管理規(guī)定，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中保存相關(guān)信息，同時(shí)要有效和有效率地使用項(xiàng)目的各類(lèi)信息。[1]

ISO9001：2015對(duì)成文信息的管理要求包括編制和更新、信息控制兩個(gè)部分內(nèi)容。在編制和更新形成文件信息時(shí)，企業(yè)應(yīng)確保下列內(nèi)容得到適當(dāng)安排（ISO9001：2015 要求）：

（1）標(biāo)識(shí)和說(shuō)明（例如：標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)等）；

（2）格式（例如：語(yǔ)言、軟件版本、圖示）和媒介（例如：紙質(zhì)、電子格式）；

（3）評(píng)審和批準(zhǔn)以確保適宜性和充分性。

對(duì)成文信息的控制應(yīng)包括：

（1）無(wú)論何時(shí)何處需要這些信息，均可獲得并適用；

（2）予以妥善保護(hù)（例如：防止失密，不當(dāng)使用或缺失）。

為控制成文信息，組織應(yīng)關(guān)注下列活動(dòng)（適用時(shí)）：

（1）分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用；

（2）存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持可讀性；

（3）更改控制（比如版本控制）；

（4）保留和處置。

應(yīng)對(duì)組織所確定的策劃和運(yùn)行項(xiàng)目管理所需的來(lái)自外部的形成文件的信息進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識(shí)和管理，應(yīng)對(duì)所保存的作為合格證據(jù)的成文信息予以保護(hù)，防止意外更改。對(duì)成文信息的“訪問(wèn)”可能意味著僅允許查閱，或者意味著允許查閱并授權(quán)修改。[1]

3 工程項(xiàng)目成文信息的管理要點(diǎn)

根據(jù)ISO9001：2015版對(duì)成文信息要求，結(jié)合工程項(xiàng)目的運(yùn)作特點(diǎn)，成文信息管理要點(diǎn)主要包括編制更新和控制兩個(gè)方面。其目的是確保在工程項(xiàng)目生命周期內(nèi)（從工程立項(xiàng)、成果交付到竣工驗(yàn)收）所有成文信息的連續(xù)性和完整性，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目管理的可追溯性。確保每一個(gè)工程項(xiàng)目問(wèn)題（包括質(zhì)量、成本、交期等）均可從成文信息中查證，實(shí)現(xiàn)可追溯。因此，工程項(xiàng)目成文信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性是成文信息控制關(guān)鍵所在。[2]

3.1 編制和更新

成文信息的載體可以是書(shū)面的紙質(zhì)記載，也可以使用其他數(shù)據(jù)載體記載。其格式需要結(jié)合企業(yè)和項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)定。企業(yè)在編制成文信息時(shí)，應(yīng)考慮以下五個(gè)方面。

3.1.1 成文信息的充分性和必要性

為有效開(kāi)展項(xiàng)目管理工作，作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性的資料，成文信息應(yīng)盡可能全面反映項(xiàng)目生命周期過(guò)程及其結(jié)果，包括項(xiàng)目狀態(tài)、進(jìn)度、指標(biāo)和效果等，為項(xiàng)目管理提供有效信息。但成文信息不是越多越好，否則將增加成本，造成信息冗余，影響項(xiàng)目效率。因此，在編制成文信息時(shí)，既要考慮充分性也要考慮必要性，確保成文信息有效和有效率。

3.1.2 成文信息的實(shí)用性和適宜性

由于工程項(xiàng)目信息繁多，且每個(gè)工程項(xiàng)目都具有獨(dú)特性。因此，在工程項(xiàng)目策劃初期，企業(yè)需要根據(jù)每個(gè)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)對(duì)成文信息的載體、格式、收集等進(jìn)行策劃，確保其實(shí)用性和適宜性。實(shí)用性是指對(duì)工程項(xiàng)目的管理具有價(jià)值，而不是增加負(fù)擔(dān)和工作；適宜性是指要確保持續(xù)地適合工程項(xiàng)目運(yùn)作特點(diǎn)，做到因地制宜，持續(xù)有效。

3.1.3 法律法規(guī)要求

成文信息的保留內(nèi)容和時(shí)間在某些領(lǐng)域可能有法律要求的需要按照相關(guān)的法律法規(guī)要求，其它情況下可由企業(yè)根據(jù)其工程項(xiàng)目管理考慮到項(xiàng)目的生命周期要求確定。

3.1.4 成文信息的標(biāo)準(zhǔn)化

需要將記載成文信息各種媒介（例如：紙質(zhì)、電子格式）和方法（例如：語(yǔ)言、軟件版本、圖示）進(jìn)行格式化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，確保成文信息記載的一致性，便于成文信息采集、統(tǒng)計(jì)和分析，同時(shí)為信息化管理系統(tǒng)做好基礎(chǔ)。

3.1.5 成文信息編制的審批和更新

成文信息的編制和更新應(yīng)經(jīng)授權(quán)人員的評(píng)審和批準(zhǔn)以確保其充分性、必要性、實(shí)用性和適宜性。企業(yè)應(yīng)根據(jù)成文信息內(nèi)容和適用范圍、涉及的職能以及接口等的不同，確定不同的創(chuàng)建、評(píng)審、批準(zhǔn)權(quán)限和要求，最好是分層次的評(píng)審和批準(zhǔn)，以提升效率。如果需要對(duì)成文信息進(jìn)行變更，必須重新確認(rèn)和審批，同時(shí)原信息和其他變更的依據(jù)也應(yīng)作為成文信息進(jìn)行保存。[1]

3.2 成文信息的控制

3.2.1 成文信息控制的目的

控制成文信息的目的首先要確保在需要的時(shí)間、場(chǎng)合能夠得到適用成文信息，支持質(zhì)量管理體系及其過(guò)程得到控制和有效運(yùn)行。同時(shí)防止使用作廢或不恰當(dāng)?shù)某晌男畔ⅲ斐僧a(chǎn)生不合格的產(chǎn)品和服務(wù)。其次要對(duì)成文信息予以妥善保護(hù)，防止出現(xiàn)泄密、篡改、破壞、丟失等現(xiàn)象。

企業(yè)需要考慮信息化時(shí)代下信息控制的要求，以及信息化文件管理如何服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)，包括采用適當(dāng)?shù)男畔⒒侄危S護(hù)、存儲(chǔ)歷史成文信息，提高成文信息的控制效率，真正為組織運(yùn)營(yíng)服務(wù)。

3.2.2 成文信息控制職責(zé)和要求

組織需要根據(jù)成文信息統(tǒng)一管理和分工負(fù)責(zé)原則，明確不同的成文信息管理職責(zé)和統(tǒng)一管理要求，同時(shí)根據(jù)文件的形式和用途，采取適宜的控制方式。包括分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用，存儲(chǔ)和防護(hù)，變更控制，保留和處置，包括由組織確定的對(duì)于QMS的策劃和運(yùn)行而言必要的外部文件。

3.2.3 成文信息的控制內(nèi)容

（1）分發(fā)、訪問(wèn)、檢索與使用

在需要時(shí)將信息通過(guò)各種形式（如文件發(fā)放、信息共享、授予權(quán)限、音視頻播放等）發(fā)放，讓使用者在需要時(shí)可獲得適用的成文信息。

“訪問(wèn)”控制：訪問(wèn)隱含有決定的意思，指僅允許查閱成文信息，或既允許查閱又可更改成文信息，如給定賬戶(hù)和密碼，組織需要確定訪問(wèn)的權(quán)限。

（2）存儲(chǔ)和防護(hù)

將信息以適當(dāng)?shù)姆绞接枰员４?，防止丟失、受損、泄密，如數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程備份、檔案保管等，此時(shí)應(yīng)考慮法律法規(guī)要求、顧客要求等。

企業(yè)需要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況提供成文信息的貯存場(chǎng)所和保管設(shè)施，并對(duì)貯存的環(huán)境條件予以控制，以防丟失、變質(zhì)或損壞。

成文信息應(yīng)集中保管以保證信息的真實(shí)性、時(shí)效性和完整性。可按文檔和信息化管理的要求，對(duì)成文信息進(jìn)行標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理。

（3）更改控制

對(duì)文件等的變更過(guò)程進(jìn)行管理，如重新審批、版本號(hào)、修訂狀態(tài)識(shí)別、變更后文件發(fā)放應(yīng)用。更改應(yīng)采取回收和重新發(fā)放，確保使用的成文信息是恰當(dāng)?shù)?。?duì)電子化信息的控制需要采取版本控制、發(fā)放控制等方式確保電子文檔的更新。

（4）保留和處置

對(duì)作廢的成文信息應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀、數(shù)據(jù)刪除等處置，明確有關(guān)管理要求；部分信息出于參考、總結(jié)等目的需保留，此時(shí)應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞接枰詤^(qū)分。

對(duì)于作廢文件應(yīng)予以銷(xiāo)毀，規(guī)定銷(xiāo)毀職責(zé)和要求，需要保留的作廢文件應(yīng)予以標(biāo)識(shí)，確保不被誤用。確定從作廢的成文信息中識(shí)別有效信息的手段，確保采用僅針對(duì)當(dāng)前成文信息的控制措施時(shí)，宜考慮版本控制，例如修訂狀態(tài)和作廢狀態(tài)。

（5）外來(lái)文件的控制

外來(lái)文件指來(lái)自組織外部的文件，如與工程有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、安全技術(shù)規(guī)范、顧客技術(shù)文件、供方技術(shù)文件等。如確定來(lái)源于外部的文件對(duì)于組織QMS的策劃和運(yùn)行是必需的，則需恰當(dāng)識(shí)別外部文件，并與其它成文信息一樣得到控制。組織應(yīng)規(guī)定外來(lái)文件識(shí)別和評(píng)審的職責(zé)、方法、時(shí)機(jī)和頻次，并納入成文信息控制范圍，采取適當(dāng)?shù)目刂品绞?，確保外來(lái)成文信息處于最新有效的版本和內(nèi)部得到傳遞和溝通等。

（6）作為符合性證據(jù)的成文信息的保護(hù)

作為保留的成文信息（如：記錄）應(yīng)得到保護(hù)以防止非預(yù)期更改。如規(guī)定書(shū)面記錄的填寫(xiě)和修改方法，設(shè)置電子記錄的修改權(quán)限，對(duì)電子記錄進(jìn)行備份等。如文件化的信息作為符合性的證據(jù)保留，這些信息宜被保護(hù)以免非預(yù)期的修改。組織可僅允許對(duì)此類(lèi)成文信息的受控訪問(wèn)，例如，對(duì)某些人員的授權(quán)訪問(wèn)，電子訪問(wèn)限制，即只讀權(quán)限等。

3.2.4 成文信息管理的監(jiān)督檢查

應(yīng)依據(jù)成文信息的管理要求和項(xiàng)目管理規(guī)定，對(duì)成文信息的完整性和有效性進(jìn)行檢查，成文信息必須經(jīng)責(zé)任人員簽字確認(rèn)，成文信息如有涂改必須重新確認(rèn)。

企業(yè)要定期或不定期對(duì)成文信息的管理進(jìn)行監(jiān)督檢查與評(píng)比工作，以此推動(dòng)各種成文信息管理的有效性，最終達(dá)到為證實(shí)、追溯以及采取預(yù)防和糾正措施提供證據(jù)的目的。特別是檢查以下內(nèi)容：

（1）分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用是否規(guī)定要求；

（2）存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持可讀性和安全性；

（3）更改控制（比如版本控制）；

（4）保留和處置，包括作廢或過(guò)期信息的處理。

4 信息化管理

在信息化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多企業(yè)已經(jīng)建立信息化系統(tǒng)，同時(shí)建立了兩化融合體系，實(shí)現(xiàn)工業(yè)化、信息化以及智能化融合。在此背景下，工程項(xiàng)目的成文信息實(shí)際上都將保存在系統(tǒng)或者平臺(tái)上，這大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展對(duì)工程項(xiàng)目成文信息提供了機(jī)會(huì)，但也帶來(lái)挑戰(zhàn)，因此如何應(yīng)用信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)是現(xiàn)代工程項(xiàng)目必須重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好以下六個(gè)方面的工作。

4.1 軟硬件的投入

要做好信息化管理首先要投入財(cái)力配置與項(xiàng)目管理要求相匹配的信息化軟、硬件設(shè)施。同時(shí)，作為公司領(lǐng)導(dǎo)層，可以與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)商、共同提出解決問(wèn)題的辦法，在經(jīng)費(fèi)上給予保障，列入企業(yè)或項(xiàng)目的預(yù)算，使信息化建設(shè)具有財(cái)務(wù)保障。

4.2 提高人員素質(zhì)

信息化管理對(duì)管理人員和使用人員提出了一定的要求，不但要熟悉如何使用信息化系統(tǒng)，如信息采集、檢索、文檔信息化操作等技能，還需了解信息化管理系統(tǒng)特點(diǎn)和整體，并掌握對(duì)信息分析和挖掘能力，包括使用大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用已有的信息。因此，必須通過(guò)各種途徑提高人員素質(zhì)，包括培訓(xùn)和考核、引進(jìn)人才等，提高人員信息化素養(yǎng)。

4.3 提高信息化效率

信息化系統(tǒng)能夠有效記錄和保存工程項(xiàng)目的各種信息，并易查詢(xún)和使用，但如果只是單純收集和存儲(chǔ)信息，這樣的投資回報(bào)太低。因此，企業(yè)應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，通過(guò)挖掘和分析各種信息，為項(xiàng)目管理提供有價(jià)值的信息和知識(shí)（如BI，項(xiàng)目管理駕駛艙），充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用。

4.4 信息化建設(shè)

為確保工程項(xiàng)目信息化建設(shè)的效果和效率，企業(yè)需要按照前端控制原則和全過(guò)程原則開(kāi)展工作。

前端控制原則是指在項(xiàng)目管理策劃階段就應(yīng)該考慮信息化要求，業(yè)務(wù)部門(mén)和文檔管理部門(mén)對(duì)成文信息的內(nèi)容和控制要求要向前延伸，在項(xiàng)目生命周期的“前端”，應(yīng)開(kāi)始設(shè)計(jì)信息需求及其管理的要求。具體來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目策劃階段，文檔控制人員和信息化人員就應(yīng)參與設(shè)計(jì)成文信息控制要求，把成文信息管理工作嵌入業(yè)務(wù)工作流程，保證成文信息管理和業(yè)務(wù)管理相融合。在完成業(yè)務(wù)流程工作時(shí)能實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)信息采集和歸檔，避免事后補(bǔ)充采集，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性和效率。

全過(guò)程原則是指信息必須根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)覆蓋到項(xiàng)目生命周期全過(guò)程，即對(duì)信息從產(chǎn)生到保存或銷(xiāo)毀進(jìn)行全過(guò)程和全方位的管理，包括工程項(xiàng)目各階段的流程管理和監(jiān)控，對(duì)各部門(mén)及其系統(tǒng)上的信息進(jìn)行統(tǒng)一歸口登記、分類(lèi)、鑒定，以及信息創(chuàng)立、登記、移動(dòng)、貯存、分發(fā)、處置等，以確保信息的充分性、真實(shí)性和可追溯性，對(duì)證明和保證信息的有效性和真實(shí)性起重要作用。[3]

4.5 信息安全性

可以從硬件、軟件和管理三個(gè)方面考慮信息的安全防護(hù)。硬件方面，可以采用高性能全千兆智能彈性交換機(jī)、高端服務(wù)器，同時(shí)核心交換機(jī)備有備機(jī)，提高網(wǎng)絡(luò)的容災(zāi)性能，保證網(wǎng)絡(luò)暢通和數(shù)據(jù)存放可靠。通過(guò)磁盤(pán)列陣和備份服務(wù)器，使用備份軟件、刻錄機(jī)組成數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，備份媒體異地存放，并在硬件方面考慮采用物理隔離，不帶外接口。建立符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)房，采取防火、防水、防雷等措施，對(duì)機(jī)房進(jìn)行安全監(jiān)控。軟件方面，可以安裝正版趨勢(shì)網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，保證網(wǎng)絡(luò)安全。對(duì)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)及環(huán)境進(jìn)行安全維護(hù)，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)漏洞修正加固、對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)，防止黑客入侵、病毒侵害及網(wǎng)絡(luò)安全。同時(shí)制定軟件系統(tǒng)使用標(biāo)準(zhǔn)、使用規(guī)則，以及權(quán)限控制方法等方面，每個(gè)部門(mén)指定系統(tǒng)管理人員，提供各種軟件系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、管理、更新、升級(jí)工作。企業(yè)也可考慮安裝加密軟件，只有經(jīng)過(guò)解密后方可外傳。在管理方面，可以制定個(gè)人辦信息化系統(tǒng)使用標(biāo)準(zhǔn)、使用規(guī)則，以及權(quán)限控制方法，建立《網(wǎng)絡(luò)使用管理制度》，規(guī)范上網(wǎng)操作流程，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，提高辦公效率。關(guān)鍵數(shù)據(jù)實(shí)施實(shí)時(shí)備份和異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全。建立信息化系統(tǒng)管理員和用戶(hù)的身份識(shí)別與訪問(wèn)權(quán)限的控制，防止非法侵入。通過(guò)設(shè)置操作日志，自動(dòng)記錄操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等。此外，還可以考慮水印、防拷貝、數(shù)字簽名等防止非法使用的措施。對(duì)各應(yīng)用系統(tǒng)采取用戶(hù)權(quán)限管控，并對(duì)重要數(shù)據(jù)的訪問(wèn)設(shè)置權(quán)限，遵循“按需知道”原則賦予權(quán)限。[3]

4.6 信息可靠性

為確保信息的安全和可靠性，企業(yè)需要從組織、硬件維護(hù)、軟件開(kāi)發(fā)和管理制度設(shè)立等方面著手。在組織上，建立專(zhuān)業(yè)的信息化運(yùn)維隊(duì)伍，負(fù)責(zé)日常網(wǎng)絡(luò)、軟硬件的運(yùn)行維護(hù)，必要時(shí)也可設(shè)置專(zhuān)職的軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。同時(shí)，應(yīng)開(kāi)展有關(guān)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和技術(shù)研討會(huì)，提高其技術(shù)能力。運(yùn)維、二次開(kāi)發(fā)和培訓(xùn)可以外包給第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，并設(shè)置相應(yīng)的對(duì)接崗位，以協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌信息化工作。在硬件上，按規(guī)定對(duì)硬件進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，并定期檢查服務(wù)器的運(yùn)行性能是否穩(wěn)定、相關(guān)數(shù)據(jù)是否及時(shí)更新，發(fā)現(xiàn)服務(wù)器可能存在的安全和其他隱患，確保硬件及其運(yùn)行處于正常狀態(tài)。在軟件上，企業(yè)需要根據(jù)自身行業(yè)特色和企業(yè)運(yùn)作特點(diǎn)，選擇并定制適合企業(yè)運(yùn)作且可靈活修改和擴(kuò)展的系統(tǒng)軟件，通過(guò)提供測(cè)試、開(kāi)發(fā)、正式等多個(gè)系統(tǒng)環(huán)境，來(lái)滿足系統(tǒng)變更和應(yīng)用系統(tǒng)所要求的功能操作，以減少錯(cuò)誤和提高健壯性，確保系統(tǒng)可靠性。在制度上，企業(yè)需要建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)制度和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保障制度，如《信息安全管理制度》等。[3]

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代工程項(xiàng)目要做好成文信息管理，首先需要開(kāi)展信息化規(guī)劃工作，包括信息化治理和頂層設(shè)計(jì)；其次要充分調(diào)查了解企業(yè)在工程項(xiàng)目生命周期管理的信息化需求，在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)適合企業(yè)和項(xiàng)目管理的信息化系統(tǒng)，同時(shí)建立必要的管理制度對(duì)軟件、硬件、人員和使用進(jìn)行管理，確保信息記錄真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)信息孤島和冗余，從而確保工程項(xiàng)目信息的充分性、適宜性、安全性、可靠性和易用性，為順利達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)創(chuàng)造價(jià)值。