翟金華

(訥河市黨員干部現(xiàn)代遠程教育中心，黑龍江 訥河 161300)

人事檔案是檔案工作的一個重要組成部分，是人事部門根據(jù)工作需要，保存反映單位職工工作簡歷、德才情況、工作成績等內(nèi)容的人事資料。它具有以下主要特點：(1)全面性。(2)可利用性。(3)真實性。(4)動態(tài)性。(5)流動性。(6)機密性。由于人事檔案的這些特點決定了人事檔案信息化管理工作的特殊性。因此機關(guān)人事檔案信息化管理成為當(dāng)成人事檔案管理工作的重頭戲。下面就人事檔案信息化管理的意義及當(dāng)前存在的問題及完善措施作以闡述。

一、人事檔案信息化管理在機關(guān)工作中的意義

(一)人事檔案信息化管理使人事檔案管理更加合理科學(xué)

人事檔案信息化管理能夠使單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位職工的自然情況、工作業(yè)績、任職能力有更加全面、詳實的了解，在任人選人上的決策上依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學(xué)性，從而為社會培養(yǎng)更多的人才，為機關(guān)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機會。此外，通過人事檔案信息化管理使機關(guān)管理更趨于科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，為機關(guān)管理水平跨上新臺階，為機關(guān)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

(二)人事檔案信息化管理使人事檔案查找工作更加迅速快捷

人事檔案信息化管理是當(dāng)代機關(guān)檔案工作中不可缺少的部分，其管理的好與壞對機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者來說是至關(guān)重要的。過去人們一直使用傳統(tǒng)的手工方式管理檔案，這種管理方式有著許多缺點，如查檔困難，保密性不高，紙質(zhì)檔案破損嚴(yán)重，更新維護困難。使用計算機系統(tǒng)管理檔案，使檔案檢索方便快捷。查找檔案，只要通過計算機檢索，就能直接找中目標(biāo)。實現(xiàn)人事檔案信息化管理后也將大大降低人工成本，使檔案工作人員從繁勞的傳統(tǒng)檔案中解放出來，從事檔案信息研究工作，從而大大節(jié)省了人工成本，提高了檔案部門的工作效率和質(zhì)量。

二、人事檔案信息化管理中存在的問題

隨著我國改革開放和社會經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，人事檔案信息化管理越來越重要，但也存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下方面。

(一)領(lǐng)導(dǎo)認識不到位。由于歷史原因，人事檔案部門領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作理解簡單，認為只要不丟檔，能應(yīng)付查檔與外調(diào)即可，但隨著人事檔案清理工作的開始，人事檔案的重要性越加突出。人事檔案成為當(dāng)?shù)厝瞬盘釗苤赜玫闹匾罁?jù)。因此，人事檔案部門領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案認識不足的思想，嚴(yán)重制約了人事檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量的提高，影響了本地區(qū)人才的培養(yǎng)與發(fā)展。

(二)業(yè)務(wù)人員能力偏低，管理手段落后。由于檔案信息化管理需要專業(yè)性比較強的人才，但一些單位的檔案管理人員多為即將退休人員，這類人群半路出家，對檔案業(yè)務(wù)不熟，計算機操作不熟練。有的單位還經(jīng)常更換檔案管理人員，造成了檔案工作斷檔，有的單位在安排人員培訓(xùn)上不及時，致使檔案管理人員工作業(yè)務(wù)能力得不到提高，更難提高檔案信息化水平。

(三)信息化程度不高，資源利用率低。由于人事檔案查找方式處于原始手工查檔狀態(tài)，人事檔案信息資源開發(fā)較差。一些先進的技術(shù)手段由于沒有專業(yè)人員進行管理使用，造成資源浪費嚴(yán)重。此外，檔案管理精力投入不多，經(jīng)費投入不多，檔案室建設(shè)不夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，也嚴(yán)重影響了人事檔案信息化管理的進程與速度。

三、人事檔案信息化管理完善措施

(一)加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識。只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視了，人事檔案信息化才能加快進程。因此，將當(dāng)?shù)厝耸聶n案工作作為當(dāng)?shù)卣鞴懿块T的一項重要工作來抓，做到年初有計劃，年末有考核，對人事檔案信息化工作不達標(biāo)的單位進行通報批評。加強人事檔案信息化的宣傳工作，通過上級部門或網(wǎng)絡(luò)等媒體宣傳人事檔案信息化的重要性，從而加強領(lǐng)導(dǎo)的重視。多組織領(lǐng)導(dǎo)參加檔案學(xué)習(xí)與交流活動，以提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。

(二)加強培訓(xùn)交流，提高人員的素質(zhì)。人事檔案工作人員的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定了檔案信息化管理工作質(zhì)量的高低。因此，對人事檔案工作人員要加強培訓(xùn)交流，以提高其素質(zhì)。只有經(jīng)過培訓(xùn)，檔案人員才能掌握新方法、新知識，提高其業(yè)務(wù)水平及政治素養(yǎng)，培養(yǎng)良好的職業(yè)操守；通過與各地檔案工作人員的交流，才能發(fā)現(xiàn)自己的不足，從而有針對性地做出整改與發(fā)展方案。

(三)推進檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。人事檔案信息化建設(shè)勢在必行。要充分利用當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，實現(xiàn)檔案信息社會共享。通過人事檔案紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，再通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用電子檔案建立個人信息系統(tǒng)，通過與公安、民政、房產(chǎn)、銀行等信息系統(tǒng)的對接，完成人事檔案的社會共享，使人們在查閱檔案只要通過特定的口令就能實現(xiàn)檔案信息的無縫對接。

綜上所述，我們在人事檔案管理信息化過程中要不斷創(chuàng)新，不斷尋找新的方式方法，突破傳統(tǒng)陳舊的工作思路，通過人事檔案信息化管理，使當(dāng)?shù)厝瞬拍芨玫匕l(fā)揮作用，為當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展做出更大貢獻。