莫昊玨 于丹彤

(中國人民大學(xué)，北京 100872)

作為管理學(xué)的關(guān)鍵組成部分，項目管理應(yīng)在專業(yè)知識、科學(xué)方法以及專業(yè)技能的配合過程中高效利用資源，從而在既定的時間內(nèi)達到預(yù)期的管理效果。作為項目管理工作的重要組成部分，時間管理效果直接決定著項目成敗，關(guān)系著單位的經(jīng)濟利益。本文分析了項目時間管理的概念，在明確實施意義的基礎(chǔ)上指明了具體的管理方法7，確保時間管理可以實現(xiàn)項目管理質(zhì)量的最大化。

一、項目時間管理概述及意義

(一)項目時間管理的概述

項目時間管理是一種為按時完成項目所展開的項目專項管理，主要指在項目執(zhí)行和實施過程中，用于經(jīng)常檢查項目實際進度與計劃是否一致，若期間出現(xiàn)偏差，方便及時找出問題所在，采取相應(yīng)補救措施或者調(diào)整計劃直到最終完成整個項目的一個管理過程?；顒佣x、活動排序、活動資源估算、活動持續(xù)時間估算、進度表制定以及進度控制等均屬于項目時間管理的組成部分。第一是活動定義，主要指的是為了達到項目時間管理效果而進行的計劃活動，且其可以為此后的估算與進度安排工作提供更多的依據(jù)。第二是活動排序，主要指的是識別與記載活動之間的邏輯關(guān)系。項目可以被分為更細(xì)的任務(wù)，項目團隊將其列為明確的活動清單，以文檔形式進行使用管理。第三是活動資源估算，主要指的是在實施項目活動時需要明確使用的人員、設(shè)備以及物資等資源，工作人員應(yīng)在明確數(shù)量的基礎(chǔ)上，做好費用的估算工作。在估算活動資源時應(yīng)多方案分析，并在滿足資源要求的基礎(chǔ)上分解結(jié)構(gòu)，更新活動屬性。第四是活動持續(xù)時間的估算，即完成計劃活動資源的類型與數(shù)量。工作人員應(yīng)根據(jù)項目日歷開展計劃活動，并在進度表中計算總持續(xù)時間。第五是安排進度表，根據(jù)活動持續(xù)時間、資源要求以及活動順序等因素確定項目的進度表，確定項目活動的開始與完成日期。但在進度表的制定過程中，工作人員應(yīng)審查修改持續(xù)時間的估算與資源的估算，并根據(jù)工作績效與項目管理計劃的改變識別風(fēng)險。項目進度計劃需要明確活動的開始與結(jié)束日期，并統(tǒng)一考慮資源共享、估算活動日期以及資源需求等因素。且其分為兩種形式，一是強化日期，限制活動的進度；二是關(guān)鍵事件或里程碑方式，根據(jù)關(guān)鍵事件的形式確定事件進度的因素，制定時間計劃。第六是進度控制，包括項目進度狀態(tài)、進度變化影響因素以及進度實際變化的管理等內(nèi)容。

(二)項目時間管理的意義

“時間就是金錢”這句話足以證明時間的重要性，項目管理者對項目時間的把握是項目能夠按時保質(zhì)完成的基礎(chǔ)。然而時間是抽象的、不可見的資源，因此對時間的管理就顯得更為重要。時間管理的得當(dāng)首先可以提高資源的利用率，資源具備一定的有限性，工作人員應(yīng)做好時間的安排工作，并合理安排項目進度，確保各項項目活動均可以在工期內(nèi)按順序開展，以免因缺乏計劃而導(dǎo)致人員與其他資源的浪費。其次時間管理可以提高團隊的工作效率，管理與規(guī)劃項目時間后，每項活動均具備一定期限，此時項目時間管理可以有效調(diào)動團隊的工作積極性，以確定在規(guī)定時間內(nèi)完成項目任務(wù)。最后可以降低項目的風(fēng)險性，進度控制屬于項目時間管理的關(guān)鍵組成部分，可以及時發(fā)現(xiàn)項目進行期間存在的問題，并針對性的采取解決措施，從而降低項目的運行風(fēng)險。管理者對時間有效的運用是非常重要的，合理有效的運用時間、精確把握項目的時間節(jié)點能夠更好的達到組織和個人的目標(biāo)。

(三)項目時間管理的方法

項目時間管理主要方法主要分為兩種。一是關(guān)鍵路徑法(CPM)，該方法屬于數(shù)學(xué)計算的項目計劃方法，主要利用網(wǎng)絡(luò)圖表示項目的各項活動進度以及相互的關(guān)系。項目工作人員在此基礎(chǔ)上完成了網(wǎng)絡(luò)分析，并在計算網(wǎng)絡(luò)空間的基礎(chǔ)上確定關(guān)鍵的路線，在優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上計算項目最短完成時間，做好成本費用的控制工作。箭線圖與前導(dǎo)圖屬于關(guān)鍵路線法不同繪制方法，其中箭線圖被稱為雙代號網(wǎng)絡(luò)圖法，主要表示結(jié)束與開始的邏輯關(guān)系。但箭線圖存在自身的缺陷，無法表示實際的邏輯關(guān)系，因此需要采用虛工作的理念——即在雙代號網(wǎng)絡(luò)圖中，只表示其相鄰的前后工作之間相互制約、相互依存的邏輯關(guān)系，既不占用時間也不消耗資源的一種虛擬工作。前導(dǎo)圖法被稱為單代號網(wǎng)絡(luò)圖法，是描述項目進度網(wǎng)絡(luò)圖的一種最常用的方法：矩形是節(jié)點，代表項目任務(wù)；連接這些節(jié)點的是箭頭，代表任務(wù)之間的依賴關(guān)系。前導(dǎo)圖法表達了開始結(jié)束、結(jié)束開始、結(jié)束結(jié)束以及開始開始四種邏輯關(guān)系。關(guān)鍵路徑法是尋找關(guān)鍵路徑及其時間長短來確定項目的完成日期和項目總時長的方法，因此優(yōu)化關(guān)鍵路徑是一種提高工作效率的有效方法。

二是時間坐標(biāo)法，管理學(xué)家科維認(rèn)為一個人很難同一時間處理兩個以上的任務(wù)，更無法保持高效性。對此，同一時間處理多個任務(wù)時，應(yīng)作出抉擇，將時間用在最重要的項目上。工作人員應(yīng)針對性地制定時間管理坐標(biāo)，其中橫坐標(biāo)為輕-重，縱坐標(biāo)為緩-急，將整個坐標(biāo)分為重要緊急、重要不緊急、緊急不重要以及不重要不緊急等四個象限。根據(jù)矛盾原理我們可以確定事情的緊急與重要程度，從而找出重要且緊急的事情，杜絕工作效率低的問題。這樣在項目管理中，通過時間規(guī)劃可以更好的計劃、執(zhí)行項目，將多數(shù)的資源放于重要項目上。

二、項目時間管理實施

(一)確定項目目標(biāo)

實施項目的過程就是實現(xiàn)一系列項目目標(biāo)的過程，因此確認(rèn)總項目目標(biāo)及各層次子項目目標(biāo)是項目時間進度管理中尤為重要的一部分。項目目標(biāo)主要指的是在既定時間內(nèi)，工作人員為了達到預(yù)期的效果必須完成的各項指標(biāo)，比如工期指標(biāo)、投資指標(biāo)以及質(zhì)量指標(biāo)等，且這三個指標(biāo)之間存在相互制約的關(guān)系，相輔相成。項目目標(biāo)應(yīng)該是被清楚定義，并且可以最終實現(xiàn)的，工作人員還應(yīng)在結(jié)合市場環(huán)境、財務(wù)指標(biāo)以及經(jīng)營方針等因素的基礎(chǔ)上確定項目的目標(biāo)，并確定具體的制造與運行狀態(tài)。以某互聯(lián)網(wǎng)公司為例，為了維系公司app的現(xiàn)有用戶留存并持續(xù)吸引新用戶，公司決定在app內(nèi)制作H5游戲來吸引在app內(nèi)進行長時間的操作穩(wěn)定用戶群體。項目組設(shè)定了具體的項目管理目標(biāo)，明確了開發(fā)周期為3個月。在項目組成立時，項目團隊人員結(jié)合自身工作需求以及技術(shù)開發(fā)要求，對項目周期進行了分析估算，并在確定關(guān)鍵路徑時分解項目任務(wù)，確定項目時間的風(fēng)險因素。之后項目團隊人員結(jié)合風(fēng)險因素做好資源的分配工作，準(zhǔn)確劃分工作職責(zé)，建立不同工作區(qū)域的溝通協(xié)調(diào)，追蹤準(zhǔn)備狀態(tài)，避免發(fā)生項目時間風(fēng)險。在項目進行期間，團隊?wèi)?yīng)結(jié)合以往工作中出現(xiàn)的問題注意增加重要的里程碑節(jié)點，不斷優(yōu)化關(guān)鍵路徑確保有效的控制項目時間的基礎(chǔ)上按時完成設(shè)計開發(fā)任務(wù)，形成工作上的閉環(huán)。

(二)分解任務(wù)與梳理關(guān)鍵路徑

1.分解任務(wù)

為了提升前期項目的執(zhí)行效率，工作人員應(yīng)在每個任務(wù)中貫穿項目的執(zhí)行策略報告，并根據(jù)團隊的職能執(zhí)行情況、區(qū)域劃分情況以及項目驗證情況分解任務(wù)。在本次項目中，項目可以根據(jù)執(zhí)行團隊的職能被分為流程設(shè)計組、視覺設(shè)計組、前端開發(fā)組、后臺技術(shù)組以及運營維護組，并在多方合作的過程中完成項目開發(fā)任務(wù)。同時，還應(yīng)根據(jù)具體的開發(fā)環(huán)境將項目分為：設(shè)計階段、開發(fā)階段、測試階段和正式上線等區(qū)域，將區(qū)域貫穿整個開發(fā)周期中。根據(jù)項目上線前測試驗收的指標(biāo)將時間管理工作分為：用戶研究、設(shè)計準(zhǔn)備、設(shè)計、技術(shù)開發(fā)、原型測試以及原型驗收等環(huán)節(jié)其中原型測試中要包含對系統(tǒng)流程順暢度的測試以及程序穩(wěn)定性等環(huán)節(jié)。任務(wù)分解的關(guān)鍵在于明確任務(wù)執(zhí)行的責(zé)任人、資源配置以及時間節(jié)點等內(nèi)容，不斷細(xì)化執(zhí)行方法。在明確項目責(zé)任人時應(yīng)結(jié)合項目周期特點，確定有效的層級關(guān)系與交叉關(guān)系，從而在充分利用內(nèi)部與外部資源的基礎(chǔ)上做好資源配置，在結(jié)合前期項目經(jīng)驗的基礎(chǔ)上估算任務(wù)的完成時間，提高任務(wù)的完成效果。

2.建立任務(wù)關(guān)系

完成任務(wù)的分解工作后，還應(yīng)結(jié)合其重要程度將任務(wù)分為“一般、重要以及里程碑”等層級，其中里程碑屬于項目完成階段的關(guān)鍵分界點，代表了前一個階段任務(wù)完成的時間節(jié)點，以及后一個階段任務(wù)的啟動時間。每個項目任務(wù)存在相互制約關(guān)系，分為“前置、后置”、“同時結(jié)束”、“同時開始”等內(nèi)容。且還應(yīng)詳細(xì)劃分任務(wù)的層級，即“任務(wù)-第1級子任務(wù)-第2級子任務(wù)”等，且明確執(zhí)行權(quán)責(zé)，避免管理紊亂。由此看出，本次項目時間管理的創(chuàng)新點便是確定任務(wù)層級并建立合理的層級管理人員結(jié)構(gòu)。同時，在分解任務(wù)時還應(yīng)明確任務(wù)的實際完成周期，根據(jù)任務(wù)之間建立的完善關(guān)系，利用專門的項目管理軟件確定具體的關(guān)鍵路徑。在項目時間管理過程中，關(guān)鍵路徑占據(jù)十分重要的作用，項目經(jīng)理會在直接管理過程中識別可能存在的風(fēng)險因素，并針對項目的實施情況及時解決資源配置與升級問題。關(guān)鍵路徑的管理屬于動態(tài)過程，項目人員需要不斷優(yōu)化梳理，明確項目的進度管理核心要素。在項目時間管理過程中，工作人員應(yīng)結(jié)合項目的實際進行情況采用資源專屬配置、資源優(yōu)先配置以及拆分關(guān)鍵路徑等方法，當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時，還應(yīng)結(jié)合當(dāng)前項目的實際情況優(yōu)化關(guān)鍵路徑，提升實施效果。

(三)項目前期準(zhǔn)備

工作人員應(yīng)做好項目任務(wù)的分解工作，明確具體的時間管理路徑，并結(jié)合此進行資源調(diào)整工作，在“人員、設(shè)備、技術(shù)”等方面進行有效梳理，避免項目執(zhí)行期間出現(xiàn)不必要的等待時間。同時，相關(guān)工作人員還應(yīng)劃分執(zhí)行團隊的各層級關(guān)系，做好機構(gòu)組織的細(xì)化工作，真正在各個管理環(huán)節(jié)中落實項目任務(wù)，做好項目時間管理資源的協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)集中管理。

項目前期準(zhǔn)備還應(yīng)做好風(fēng)險的分析工作，風(fēng)險對項目所需時間有著重大影響，首先應(yīng)在關(guān)鍵路徑的時間管理過程中找出項目的風(fēng)險因素，尤其是潛在的風(fēng)險因素，之后在結(jié)合前期項目經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，明確項目的改造內(nèi)容與各環(huán)節(jié)配套機制，在團隊討論后得出具體的風(fēng)險因素，并考慮風(fēng)險影響在每項活動中所需時間。其次應(yīng)做好資源的分配工作，調(diào)整關(guān)鍵路徑時應(yīng)采用專門的獨立團隊，且項目前期應(yīng)準(zhǔn)備足夠的工具，確保調(diào)整效果，逐步減少每個關(guān)鍵路徑任務(wù)環(huán)節(jié)的完成時間，真正做到優(yōu)化調(diào)整。同時，還應(yīng)針對項目時間管理的經(jīng)驗教訓(xùn)建立完善專門的知識庫系統(tǒng)，做好用戶分類及市場調(diào)研工作，確保最終上線產(chǎn)品和用戶的匹配程度，避免造成與用戶群體的不相符，提高產(chǎn)品對用戶的針對性，增大產(chǎn)品在用戶維系上的作用。除此之外，還應(yīng)該在原型測試階段，增加原型測試的任務(wù)分解將需要實現(xiàn)的功能進行劃分，確保各組明確工作任務(wù)，協(xié)調(diào)合作，在提高工作效率的基礎(chǔ)上減少bug和修改環(huán)節(jié)，避免浪費時間。再次是建立組織機構(gòu)，在確保項目管理團隊權(quán)威性的基礎(chǔ)上明晰結(jié)構(gòu)層級的劃分工作，確定每位工作人員的具體職責(zé)，并做好信息的整合與發(fā)布工作，充分提供項目團隊的執(zhí)行能力，在合理調(diào)配資源的基礎(chǔ)上集中解決核心問題。相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合原有人員的組織架構(gòu)，將職能部門經(jīng)理劃分至不同的管理區(qū)域，并為每個項目區(qū)域制定專門的職能部門負(fù)責(zé)人，在提升項目團隊工作效率的基礎(chǔ)上，確保其執(zhí)行權(quán)威性。通過建立交叉層級結(jié)構(gòu)可以集中管理項目信息，打破各部門之間的藩籬，且還可以確保中層管理人員在共享信息的基礎(chǔ)上，促使基層人員更為全面系統(tǒng)的利用信息資源。最后為應(yīng)用檢查清單，相關(guān)工作人員應(yīng)在項目前期的準(zhǔn)備階段結(jié)合每項工作的實際情況確定計劃的預(yù)期完成時間、區(qū)域負(fù)責(zé)人、進度狀態(tài)等內(nèi)容，之后在落實每項準(zhǔn)備工作時采用PDCA循環(huán)控制方法。在本次項目時間管理工作中，應(yīng)利用Checklist匯總每項準(zhǔn)備工作的數(shù)據(jù)信息，確保前期準(zhǔn)備工作的完備性，且期間應(yīng)做好組織跟蹤工作。同時，團隊期間可以采用頭腦風(fēng)暴方法，集合各組人員工作需求促進準(zhǔn)備工作的順利完成，確保準(zhǔn)確性與細(xì)致性。

(四)項目進度管理

工作人員在項目進度管理工作中應(yīng)采用實時追蹤方法，且其屬于動態(tài)管理過程，整個項目進度管理包括應(yīng)用項目風(fēng)險管理工具、優(yōu)化調(diào)整項目進度、控制突發(fā)事件風(fēng)險以及總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)等方面。

一是應(yīng)用項目管理工具，比如會議、項目墻、報告等。項目管理工具可以準(zhǔn)確清晰的描述項目時間的管理狀態(tài)，在確定關(guān)鍵路徑發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上明確相關(guān)問題，并據(jù)此制定下一步的行動計劃。在本次項目時間管理過程中，會議包括周例會、晨會等方面，且項目總監(jiān)(上級領(lǐng)導(dǎo))、經(jīng)理層以及核心負(fù)責(zé)人員均屬于晨會的參加對象；除了上述人員外，業(yè)務(wù)支持部門人員以及項目成員代表等屬于周例會的參與對象。在匯報基層項目進度時，項目經(jīng)理層人員應(yīng)采用周報與日報的方式，及時將項目實施情況匯報至上級領(lǐng)導(dǎo)，其中日報應(yīng)包括各區(qū)域項目每日的完成情況、項目進度狀態(tài)、項目存在的問題以及下周的計劃等方面，以便各區(qū)域工作成員與項目總監(jiān)及時了解項目的實際進度。周報主要體現(xiàn)項目時間管理的實際情況，并據(jù)此制定下周計劃，體現(xiàn)項目的整體進度運行狀態(tài)，以便領(lǐng)導(dǎo)層與相關(guān)業(yè)務(wù)人員及時了解項目的實際運行情況，針對性的給予相關(guān)支持。項目工作人員應(yīng)在結(jié)合項目設(shè)計開發(fā)需要以及目視化標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定項目墻，標(biāo)示不同階段，項目工作的實際完成情況。項目團隊通過使用項目墻可以更為清晰的了解項目的整體進度情況，并在對比差距的基礎(chǔ)上及時解決資源協(xié)調(diào)存在的問題，并完成項目細(xì)化工作，及時啟動并實施。

二是項目計劃管理，工作人員根據(jù)項目的執(zhí)行情況實時更新項目進度表，且相關(guān)管理軟件中也應(yīng)同步更新，并在搜索關(guān)鍵路徑的基礎(chǔ)上確定之后的行動計劃。同時，還應(yīng)將項目工時記錄表納入項目時間管理工作中，做好任務(wù)的分解工作，并在統(tǒng)計每個基礎(chǔ)項目所需時間與資源的基礎(chǔ)上，記錄項目的完成情況，之后將所得信息輸入至原有的項目進度表中，針對性的更新任務(wù)工時，在調(diào)整優(yōu)化項目進度表的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確管理關(guān)鍵路徑。項目實施期間難免會出現(xiàn)突發(fā)事件問題，為項目進度管理工作帶來了一定風(fēng)險，因此在項目進度的執(zhí)行期間，工作人員還應(yīng)及時防控風(fēng)險因素，確保項目進度的準(zhǔn)確執(zhí)行。為了有效評估項目的可行性與備用性，項目管理人員應(yīng)建立專門的風(fēng)險應(yīng)急團隊，且上級管理層人員做好資源的協(xié)調(diào)工作，從而有效保障項目計劃的順利實行。

(五)項目授權(quán)管理

項目實施期間，上級領(lǐng)導(dǎo)(單位)應(yīng)給予項目經(jīng)理人員一定的權(quán)限，在縮短項目決策周期的基礎(chǔ)上提升工作效率。同時，項目經(jīng)理也應(yīng)給予團隊成員選擇權(quán)利，使其在工作執(zhí)行期間具備絕對的決策權(quán)。同時，項目團隊成員還應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)，在結(jié)合自身工作需求的基礎(chǔ)上，明確項目的執(zhí)行目標(biāo)，制定完善可行的實施計劃，從而切實做好資源的控制工作。除此之外，項目團隊工作中，上級領(lǐng)導(dǎo)(單位)或經(jīng)理人員應(yīng)充分信任每位成員，在高效完成各項工作的基礎(chǔ)上給予必要的指導(dǎo)，從而獲得預(yù)期的項目效果。但在授權(quán)管理中也應(yīng)規(guī)避及防范可能發(fā)生的風(fēng)險，明確各層級授權(quán)邊界，在提高項目運營效率的同時，有效避免風(fēng)險事件的發(fā)生。目前在部分銀行業(yè)項目中，存在授權(quán)管理較差現(xiàn)象，由于銀行所屬金融行業(yè)，為了規(guī)避風(fēng)險從而領(lǐng)導(dǎo)層給予項目經(jīng)理人權(quán)限較小，或團隊成員所有工作都需上報經(jīng)理人。此類授權(quán)管理問題導(dǎo)致項目時間管理存在嚴(yán)重問題，往往該銀行上級單位或領(lǐng)導(dǎo)審批時間較長，從而項目時間管理無法正常進行，經(jīng)常性出現(xiàn)項目計劃偏差，關(guān)鍵路徑時間拖沓過長等問題。

(六)總結(jié)應(yīng)用

項目時間優(yōu)化管理工作屬于持續(xù)改進的積累過程，在進度優(yōu)化期間，工作人員應(yīng)結(jié)合以往的工作教訓(xùn)與經(jīng)驗，充分發(fā)揮團隊作用，在總結(jié)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，切實提高項目時間管理水平，獲得預(yù)期的項目執(zhí)行效果。

三、結(jié)束語

在加快經(jīng)濟發(fā)展的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)切實強化項目管理能力，注重工作中細(xì)節(jié)化處理，其中最為關(guān)鍵的便是做好項目時間的管理工作，在提升項目團隊能力的基礎(chǔ)上縮短項目的實施時間，從而切實保障項目時間的管理效果。