聶衛(wèi)華

（株洲市建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督站，湖南 株洲 412007）

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程是通過歷史資料記錄在文書檔案當(dāng)中，不僅記錄著單位的歷史發(fā)展過程同時也留下了很多較為珍貴的歷史數(shù)據(jù)，也能夠讓很多工作做通過總結(jié)歷史經(jīng)驗從而提升工作效率并且為以后的各項決策提供經(jīng)驗支持。其中文書檔案有很多形式隨著科技的發(fā)現(xiàn)不僅有圖表也有視頻還有PPT，而這些資料都反映了事業(yè)單位的發(fā)展脈絡(luò)。所以做好文書檔案管理工作，不僅能夠為單位領(lǐng)導(dǎo)提供相應(yīng)的決策支持，同時也能夠幫助單位職工總結(jié)經(jīng)驗并且為以后的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理

雖然說在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中文書檔案管理工作是最普通也是最不起眼的，然而他卻記錄著所有職工的基本信息，還有單位本身存在的各種信息。比如說，單位的領(lǐng)導(dǎo)想要對某件事情進(jìn)行做出決策，很多時候也會需要參照另一部文書檔案。如果單位能夠擁有較為完善的文書檔案，那么領(lǐng)導(dǎo)在做出決策的時候也會更加的合理，同時也能夠提高單位的辦事效率和工作水平。事業(yè)機(jī)關(guān)單位文書檔案也是我國國家檔案的重要組成部分，能夠為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供重要的信息服務(wù)。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理問題

（一）缺乏獨(dú)立性

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中的文書檔案管理工作很普通，同時也不具備很多技術(shù)含量，對于大多數(shù)的職工來說也不重視檔案管理工作。并且很多工作人員對于檔案管理工作也是處于較為懶散的心態(tài)，以至于讓整個事業(yè)單位對整個檔案管理工作的重要性都沒有予以重視，所以這就使得檔案管理工作嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性以及積極性，直到今天大部分的檔案管理工作都依附于行政管理部門。所以這也就要求對于檔案管理工作不僅要擁有獨(dú)立性同時也要求相關(guān)職工也要積極面對，同時對于整個單位來說也必須要對檔案管理工作的重要性予以重視。

（二）管理素養(yǎng)有待提高

在當(dāng)前大部分文書檔案管理工作人員存在的普遍現(xiàn)象就是，流動性強(qiáng)年齡偏大，對于現(xiàn)在的新技術(shù)新知識也不能夠予以及時掌握。隨著科技的不斷發(fā)展現(xiàn)在檔案的存儲方式也發(fā)生了明顯的變化，同時管理的內(nèi)容不僅變得更加復(fù)雜同時來源也變得更加多元。由于沒有具備相關(guān)的素養(yǎng)或者是專業(yè)知識，在對檔案進(jìn)行保管的時候沒有嚴(yán)格的儲存程序或者說是沒有保存在恒溫恒濕，這樣就很容易導(dǎo)致因為低劣質(zhì)的管理從而讓大量珍貴的文件或者是檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（三）檔案管理水平有待提升

現(xiàn)在由于無線網(wǎng)絡(luò)在我們的生活中是無處不在，所以網(wǎng)絡(luò)安全隱患也必須要引起重視。比如說某些單位在對檔案信息化管理過程當(dāng)中沒有認(rèn)識到安全的重要性，這樣很容易造成資料泄露。同時也有部分事業(yè)單位對相關(guān)的答案沒有有效的整理，在進(jìn)行存儲的時候完全就是隨意性的，那么在以后想要查閱檔案的時候也會帶來很大的麻煩。

三、文書檔案管理優(yōu)化

（一）提高檔案管理工作的獨(dú)立性

由于文書檔案管理工作專業(yè)性以及獨(dú)立性很強(qiáng)，但由于大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位都將文書檔案管理工作都?xì)w屬于行政服務(wù)部門，所以在發(fā)展空間上就受到了很大限制。但是文書檔案管理工作畢竟記錄了整個單位的發(fā)展歷程，以及相關(guān)職工的個人狀態(tài)，所以還需要引起重視。在平時除了要文書檔案管理工作的相關(guān)制度提出創(chuàng)新，并且還要保證部門的獨(dú)立性不會受到任何干涉，當(dāng)然也要擴(kuò)大職工人員的閱讀權(quán)同是也讓大多數(shù)的群眾有查閱資料的權(quán)利。除了這些之外在工作時間上也需要盡量滿足人民群眾的需要，這樣才能促進(jìn)檔案工作的長久發(fā)展。

（二）加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)

在當(dāng)前隨著科技的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作已經(jīng)不再是像以前那樣只是整理資料而已，由于檔案種類以及方式的不斷增加，同時在儲存的方式上也得到了很大改變。除了是紙質(zhì)書籍之外還有電子檔案以及各種網(wǎng)絡(luò)云盤，在對普通的文書檔案進(jìn)行儲藏的時候，就需要考慮到溫度、濕度以及不能夠受到陽光的直接照射。在對電子文檔儲存的時候，除了要考慮到儲存設(shè)備的質(zhì)量之外，還需要盡量減少干擾。同時還需要加強(qiáng)對相關(guān)人員的考核，要保證文書檔案始終處于良好保存狀態(tài)，這樣也便于以后的查詢和檢查。

（三）提高安全管理意識

要知道現(xiàn)在隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作相關(guān)人員也必須要提高安全意識。尤其是要避免因為錯誤的操作從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者是被誤刪除，也要避免出現(xiàn)信息泄露的情況。很有必要對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，由于工作的重要性最好還是需要有專業(yè)的庫房，最好還是配備空調(diào)，滅火器，除濕機(jī)等相關(guān)設(shè)備。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著科技的不斷發(fā)展文書檔案管理工作的儲存方式也發(fā)生了巨大改變，尤其是現(xiàn)在很多單位無論是在辦理業(yè)務(wù)還是在處理公務(wù)的時候都是通過網(wǎng)絡(luò)平臺來進(jìn)行的，而在這其中就產(chǎn)生了大量的電子檔案，可是對這些資料的保存也需要較為完善的電子基礎(chǔ)設(shè)施。作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位首先還是要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)施，這樣才能夠提高工作效率。其次就是作為管理人員也需要更加努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)。作為文書檔案管理人員除了要利用相關(guān)設(shè)施來對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，還需要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行全面整合，這樣對以后在查閱資料的時候不僅方便，同時也提高了效率。而加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理的信息化建設(shè)，可以避免不必要的資源浪費(fèi)同時也有利于管理工作水平的提高。

四、結(jié)束語

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中雖然在這之前文書檔案管理工的重要性不被人們所重視，但由于現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展，不僅能夠促進(jìn)單位資源的優(yōu)化同時也有利于辦事效率的提高，在這種前提下還需要進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案管理工作。因為這不僅能夠相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在制定各項決策的時候提供經(jīng)驗支持，并且還能夠促進(jìn)事業(yè)單位的良好穩(wěn)定發(fā)展。