孫桂麗

（山東省濟(jì)寧市魚臺(tái)縣王魯鎮(zhèn)政府，山東 濟(jì)寧 272300）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案是當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)在運(yùn)作和發(fā)展中產(chǎn)生的各種管理性的信息材料，按照形式方面來看多數(shù)為紅頭文件，而從文件的類別上區(qū)分，則包含了建議、報(bào)告、歸納、通知、統(tǒng)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)等形式。刑偵文書檔案管理的工作質(zhì)量一定程度上決定了鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的順利進(jìn)行，以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展與運(yùn)作等。所以需要重點(diǎn)關(guān)注鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理，制定合理的管理制度，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的順利開展。

一、目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理出現(xiàn)的缺陷與不足

（一）理解不夠全面

當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在文書檔案管理方便出現(xiàn)認(rèn)知不夠全面、關(guān)注程度不足等現(xiàn)象，鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中由于需要進(jìn)行各種檢查以及考察等工作，所以在此條件下，由于壓力較大，或是長(zhǎng)久的習(xí)慣，導(dǎo)致其對(duì)文書檔案管理工作未能充分理解，甚至覺得這種工作沒有意義，因此文書檔案管理工作的地位普遍低下。而對(duì)一些領(lǐng)導(dǎo)人員來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展、計(jì)劃生育等工作基本是主要目標(biāo)，所以文書檔案管理也未能得到充分的認(rèn)知與重視。

（二）各單位配合不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作由于涉及單位較多，開展難度較大，所以需要多個(gè)單位的密切聯(lián)系與高度配合，以此來為檔案管理工作的順利開展提供保障。不過部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)中各個(gè)單位由于自身公務(wù)纏身，所以未能騰出時(shí)間來參與到文書檔案管理工作中，或是這些單位本身就對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高，加上自身工作的不便，而未能參與其中，或是將一些必須要?dú)w檔的檔案交給檔案員進(jìn)行保管，這也導(dǎo)致檔案管理工作的難以開展，以及難以提升。

（三）文書檔案管理人員綜合水平較低

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作壓力較大，而工作人員數(shù)目不多，所以導(dǎo)致人均工作量較多，而這也使得多數(shù)工作人員需要擔(dān)負(fù)多分職責(zé)。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室甚至只有三四位工作人員，基本的日常工作都難以應(yīng)付，更沒有人員再去調(diào)動(dòng)到文書檔案管理工作中。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作一般都會(huì)交由黨政辦等單位人員來擔(dān)任，導(dǎo)致其不但需要干好自身的本職任務(wù)，同時(shí)還要進(jìn)行文檔文件的收取、發(fā)送、文檔整理、后勤、信息推廣、檔案管理等各種工作。長(zhǎng)期處于這種情況下，檔案管理人員難以全身心投入到文書檔案管理工作中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力下降、信息收集不完整、信息采集效率低下、文書檔案整合不夠細(xì)致等問題。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書做好文書檔案工作的相關(guān)措施

（一）實(shí)現(xiàn)三個(gè)結(jié)合

依照以往的習(xí)慣，文件檔案的清理工作一般情況下是在第二年的5月份左右開展，依據(jù)黏度來看這個(gè)事件單也卻是較為適合，不過這樣做也會(huì)大大增加工作人員的工作量，提高工作壓力，并且使得檔案收集工作也更加難以開展。為了能夠有效解決這一現(xiàn)象，可以通過進(jìn)行三個(gè)結(jié)合的方式來進(jìn)行化解。

三個(gè)結(jié)合指的是：第一，突擊進(jìn)行清理和常規(guī)清理結(jié)合，降低突擊清理的工作壓力。在日常工作中需要做好積累以及歸卷工作，通常分成三種類別，針對(duì)內(nèi)容較多的工作比如遷動(dòng)戶口以及建房審批等文件檔案材料依照極度進(jìn)行歸卷；針對(duì)一些階段性的文件檔案信息比如協(xié)會(huì)成立、宣傳月活動(dòng)、調(diào)查報(bào)表等多種文件檔案，則需要在工作結(jié)束之后歸檔；針對(duì)涉及范圍較大、開展耗時(shí)較長(zhǎng)的文件檔案則需要在第二年的5月份左右進(jìn)行清理。

第二，將集中清理和分散清理進(jìn)行結(jié)合。文書檔案工作通常設(shè)計(jì)單位較多，將所有文件檔案全部集中到文書身上必然會(huì)導(dǎo)致壓力過大，所以需要進(jìn)行合理的分散，交由各種職能的工作人員進(jìn)行分散清理。比如文化、信訪、治安等相關(guān)的文件檔案，交由文書負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指教，并將立卷要求統(tǒng)一化，讓各個(gè)部門自行立卷，在相關(guān)部門接收之后進(jìn)行歸檔。

第三，專業(yè)人員與各單位人員的結(jié)合。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)在進(jìn)行檔案清理過程中需要調(diào)派一些具備檔案管理水平的書記以及相關(guān)企業(yè)人才，以此來幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書編撰卷內(nèi)目錄以及案卷標(biāo)題的擬定、標(biāo)簽粘貼等，如此一來就可以有效提高立卷歸檔的效率，以及降低文書人員的壓力。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)一定程度航?jīng)Q定了文書檔案管理工作的質(zhì)量，針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展與改革來說有著至關(guān)重要的作用。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)必須要針對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行改進(jìn)，通過相關(guān)的培訓(xùn)或?qū)W習(xí)活動(dòng)來全面提高管理人員的綜合知識(shí)水平、專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等，通過這種方式來保證文書檔案管理工作的整體質(zhì)量，以及保證工作的順利開展。同時(shí)，在文書檔案管理人員的選拔方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)必須要將一些具有較高專業(yè)水平的人才編排到文書檔案管理工作中，并進(jìn)行待遇的嚴(yán)格落實(shí)。除此之外，還需要提高對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作和管理工作，特別是在如今檔案管理信息化水平不斷提高的現(xiàn)代。

（三）構(gòu)建合理的管理制度

各個(gè)單位之間的高校合作可以有效提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的效率，不過在文書檔案管理工作中也有一些具有較高價(jià)值的檔案在各個(gè)單位之間流動(dòng)，不過目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)中各個(gè)單位都較為重視自身的工作，所以對(duì)文書檔案管理的重視程度不足，這也可能會(huì)導(dǎo)致文書檔案的丟失等現(xiàn)象。因此，必須要改善這一問題，做好各單位之間的協(xié)調(diào)工作，以及提高和改進(jìn)文書檔案工作的格局。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作如今依然存在著一些重視程度較低、各單位合作存在不足、管理人員綜合能力存在缺陷等問題。所以必須要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文書檔案工作的重視程度，并設(shè)計(jì)合理的工作制度，保證各單位之間的協(xié)調(diào)，同時(shí)加大人員的管理以及培訓(xùn)力度，為文書檔案管理工作高效開展提供保障。