馬麗1 張小敏2

（1.江蘇省宿遷市公安局經(jīng)開區(qū)分局；2.宿遷市公安局檔案處，江蘇 宿遷 223800）

前言：檔案是人們?nèi)粘Ｐ袨樾纬傻臍v史記錄，通過檔案信息能直觀了解人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)等領(lǐng)域的發(fā)展歷程。因此有必要加大對(duì)檔案管理發(fā)展的重視，順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展潮流來注重?cái)?shù)字化檔案室建設(shè)，采取新型檔案信息收集和處理方式，提高檔案管理實(shí)效性和全面化，真正達(dá)到檔案服務(wù)立體化的目的。

一、打造數(shù)字化檔案室的重要性

隨著數(shù)字化檔案室建設(shè)的推進(jìn)，能實(shí)現(xiàn)服務(wù)立體化，方便檔案資源共享，提高工作效率及質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理和使用模式下，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源廣范圍共享，對(duì)部門間的信息交流造成阻礙。而檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，可為辦公人員提供電子檔案查詢，特殊條件下可查閱紙質(zhì)檔案原件。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并規(guī)范不同權(quán)限，滿足多人同時(shí)查詢檔案資源的要求，不僅提高了檔案信息利用率，還形成檔案管理新局面。另外，構(gòu)建數(shù)字化檔案室，能進(jìn)行對(duì)外查詢。在改建項(xiàng)目運(yùn)行過程中，前期勘查及設(shè)計(jì)時(shí)間緊，為了通過招標(biāo)選擇最佳設(shè)計(jì)單位，可提供工程項(xiàng)目已有的勘察設(shè)計(jì)有關(guān)資料，能避免重復(fù)工作，并且在原有項(xiàng)目基礎(chǔ)上改造優(yōu)化，盡可能節(jié)省人力、財(cái)力、物力，在信息有效共享下加強(qiáng)工程勘察和設(shè)計(jì)效益，是數(shù)字化檔案室建設(shè)重要性的體現(xiàn)。

二、數(shù)字化檔案室建設(shè)路徑

從上文闡述可知，數(shù)字化檔案室的建設(shè)，在提高檔案信息利用效益和服務(wù)水平方面是十分重要的，下面將具體分析數(shù)字化檔案室建設(shè)策略，逐漸形成一套系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理體系。

（一）加大各類檔案資源整合力度

數(shù)字化檔案室建設(shè)要遵循標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、規(guī)范管理的原則，設(shè)定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案數(shù)據(jù)格式和傳播路徑有效設(shè)計(jì)的情況下，確保檔案信息及時(shí)被各個(gè)機(jī)關(guān)所了解，提高檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)數(shù)字化管理規(guī)劃[1]。整合各類檔案資源是數(shù)字化檔案室建設(shè)要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，要保證工程檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等檔案資料的集中存放和全方位管理，為各項(xiàng)工作的展開提供需要的信息依據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，應(yīng)保證各個(gè)局域網(wǎng)之間相聯(lián)系，形成豐富的信息傳遞渠道，促使檔案資源收集、整理、查詢、使用等操作的高效完成，提高檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化水平。并且要實(shí)施相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，加大檔案信息共享力度，并保障數(shù)據(jù)安全性和完整性，為工作人員提供及時(shí)、有效的信息服務(wù)。另外，需要在檔案室配備空調(diào)、空氣除濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、防磁柜、滅菌機(jī)等設(shè)施，同時(shí)購(gòu)置復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案影響管理系統(tǒng)等，全面構(gòu)建數(shù)字化檔案室，達(dá)到立體化服務(wù)目的。

（二）豐富數(shù)字檔案內(nèi)容

進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，要明確相關(guān)機(jī)構(gòu)的職責(zé)，將數(shù)字化檔案室構(gòu)建納入各部門日常工作中，擴(kuò)大數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)覆蓋面積，逐步豐富檔案內(nèi)容，在落實(shí)相關(guān)人員的檔案建設(shè)責(zé)任基礎(chǔ)上，全面貫徹檔案數(shù)字化管理理念，加速檔案管理工作的升級(jí)和改革。集中檔案管理人員和部門負(fù)責(zé)人的力量，構(gòu)建責(zé)任落實(shí)到位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做好檔案的分類和存放工作，并且在進(jìn)行照片檔案、文件檔案的數(shù)字化處理時(shí)，要嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)備份流程進(jìn)行，為數(shù)字檔案信息的利用提供條件。具體來說，目前檔案管理加大了對(duì)內(nèi)容建設(shè)的重視，為了突出數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步規(guī)范了紙質(zhì)檔案掃描操作、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等，考慮到數(shù)字化檔案是不斷增加的，因此注重檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)容量的合理設(shè)計(jì)，通過優(yōu)化軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息安全性，是數(shù)字化檔案室建設(shè)根本要求。

（三）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)

數(shù)字化時(shí)代下，數(shù)字化檔案服務(wù)的開展離不開現(xiàn)代技術(shù)的支持。政府部門應(yīng)加大對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的引進(jìn)和運(yùn)用力度，突出技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加快數(shù)字化檔案室建設(shè)進(jìn)程，以變化的眼光看待檔案的數(shù)字化管理問題，在加強(qiáng)檔案室建設(shè)的前提下，為用戶提供立體化、全方位服務(wù)[2]。實(shí)際建設(shè)中，要重點(diǎn)關(guān)注傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，隨著館藏資源的豐富及時(shí)更新目錄，便于用戶查詢檔案信息。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)與其他檔案管理網(wǎng)站的鏈接，旨在加大資源共享力度，形成功能全面、結(jié)構(gòu)層次鮮明的資源網(wǎng)絡(luò)，滿足用戶不同需求。另外，需要借助信息技術(shù)提供多種服務(wù)，將信息技術(shù)結(jié)合到檔案信息處理、傳輸和管理等環(huán)節(jié)，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)發(fā)展遠(yuǎn)程服務(wù)以及推送服務(wù)等，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，擴(kuò)大數(shù)字化檔案室應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。因此，需要探索信息技術(shù)在檔案室建設(shè)中的應(yīng)用策略，為使用者提供照片、目錄、圖像、聲音等信息。

（四）加大宣傳力度，提高檔案資源利用率

廣泛的宣傳有利于數(shù)字化檔案資源的快速共享，便于各項(xiàng)工作開展。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，信息增長(zhǎng)效率較快，社會(huì)公眾在接觸大量信息的同時(shí)面臨信息迷失的問題，無法快速提煉有價(jià)值的信息。因此，需要對(duì)數(shù)字化檔案室用戶進(jìn)行深入宣傳，使其掌握檔案網(wǎng)站操作技巧，能準(zhǔn)確找出檔案信息，進(jìn)而推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在宣傳方案可利用信息化技術(shù)，搭建數(shù)字化檔案網(wǎng)站，并在網(wǎng)站界面上介紹網(wǎng)站特色資源、檔案類型和服務(wù)等內(nèi)容，同時(shí)而利用宣傳欄、手冊(cè)等，加深使用者對(duì)數(shù)字化檔案的了解，最大程度提升檔案查詢和使用效益。從使用者實(shí)際需要出發(fā)，制定可行性強(qiáng)的數(shù)字化檔案室建設(shè)方案，可確保服務(wù)立體化。

結(jié)論

綜上所述，檔案數(shù)字化發(fā)展是一個(gè)必然趨勢(shì)，利用掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、信息技術(shù)能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換，構(gòu)建容量較大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案查詢、使用帶來便利。通過加大檔案資源整合力度、提出統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，能促進(jìn)數(shù)字化檔案室的構(gòu)建，從而提高服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大檔案管理社會(huì)效益。