金美玉 鄧敏 卜憲娟 王婷

（延邊朝鮮族自治州農(nóng)業(yè)科學院（延邊特產(chǎn)研究所），吉林 延吉 133000）

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學問,需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此,加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟體制改革服務(wù)。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

（一）對會計檔案管理工作的重要性認識不夠,缺乏充分的認識,意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)輕會計檔案管理沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。

（二）會計檔案資料收集不全。

有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作,嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

（三）會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德,不堅持原則,不認真執(zhí)行制度,不按規(guī)定去做,甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范,導致會計信息失真,進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

（四）財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是工作的需要,也是法律規(guī)章的需求,但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善,不規(guī)范,都未設(shè)置此機構(gòu),檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視,許多單位的會計憑證、會計賬簿等,多年來只歸檔不鑒定,更不銷毀,由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展,從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

（五）紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后,對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理,造成會計信息的丟失,由于會計電算化軟件的升級換代很快,許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

二、完善會計檔案管理工作的對策

（一）統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢娛欠裰匾晫嫏n案的管理是一種嚴肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

（二）加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了(會計檔案案卷質(zhì)量的高低?！稒n案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓”作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一?！稒n案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當忠于職守遵守紀律具備專業(yè)知識?！币虼烁鲉挝粦?yīng)該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗前培訓的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育，在財務(wù)檔案管理的過程中如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。

（三）建立健全財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作人員職責》、《財務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。

（四）要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

（五）同步計算機相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中,常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn),通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復到舊的版本即可解決,但該問題的出現(xiàn)嚴重影響工作效率所以,在進行管理系統(tǒng)升級時,需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠離磁場的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護。

總之在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求要從觀念上更新采取有效措施積極探索檔案現(xiàn)代管理模式促進社會主義和諧社會建設(shè)。