李偉倩

（周口市建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督站，河南 周口 466000）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，檔案信息化管理對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、管理提升、經(jīng)濟效益增長有重要作用。建設(shè)工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理在立項、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件，工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在對建設(shè)工程質(zhì)量、造價和工期進行管理的同時，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

一、建設(shè)工程檔案管理的重要性

在建筑工程建設(shè)過程中，建筑工程檔案管理是基礎(chǔ)性工作。建筑工程項目實施過程中會產(chǎn)生各種文檔材料，包括前期批文、施工過程記錄、竣工驗收記錄、工程設(shè)備維護記錄等。這些檔案材料客觀、真實地反映了工程的詳細(xì)狀況。無論是在工程質(zhì)量評定還是在工程竣工后的維護、管理當(dāng)中，這些檔案材料都具備了十分重要的價值。同時，加強建筑工程檔案資源開發(fā)，有利于建筑企業(yè)累積管理經(jīng)驗，或者說建筑工程檔案是建筑企業(yè)技術(shù)儲備的重要手段。在工程項目完成投入運營后，一旦出現(xiàn)問題，也能將工程檔案作為維護、管理依據(jù)，包括工程擴建、結(jié)構(gòu)維修、局部改造等均需要原始檔案材料作為支持。建筑工程檔案不僅對項目本身具有指導(dǎo)作用，對其他同類型項目設(shè)計、建設(shè)活動等也具有一定的參考、借鑒價值。也就是說，建筑工程檔案能夠被反復(fù)利用、開發(fā)，其價值將不斷地被發(fā)掘出來?？傮w上來看，建筑工程檔案蘊藏了巨大的潛在經(jīng)濟價值與社會價值。通過開發(fā)利用，落實相關(guān)管理工作，盡可能將這些價值發(fā)揮出來，進一步促進建筑工程項目建設(shè)。

二、目前建筑工程技術(shù)資料檔案管理中存在的問題

首先，檔案管理制度不完善。目前我國對工程檔案管理已經(jīng)有文件制度和規(guī)定，但在執(zhí)行過程中并沒有嚴(yán)格按照文件的規(guī)定去執(zhí)行。建筑企業(yè)在施工時想到哪里就記錄一下，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面，不能真實反映工程的實際情況，為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。目前的施工中各個部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進行管理，會出現(xiàn)一些漏記或者誤記的情況。其次，沒認(rèn)識到檔案工作的重要性。在工程建設(shè)中只追求工程的經(jīng)濟利益，忽視了檔案的建立和管理工作，沒認(rèn)識到檔案對于整個工程所具有的重要意義，等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應(yīng)付檢查。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結(jié)束時的檔案驗收工作不夠嚴(yán)格，才出現(xiàn)這么多不負(fù)責(zé)任的檔案問題。再次，缺乏專業(yè)的管理人才。目前，工程檔案的管理人員都是兼職管理，沒有專業(yè)理論做支撐，缺乏必要的技能，不能對檔案進行科學(xué)的管理，檔案管理者不能與時俱進，建立網(wǎng)上檔案管理平臺，完善檔案管理工作。

三、如何做好建設(shè)工程檔案管理工作

（一）加強對檔案管理的重視，促進檔案管理規(guī)范化。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的檔案管理理念，轉(zhuǎn)變“重建設(shè)、輕檔案”的傳統(tǒng)觀念，增強責(zé)任感，采取積極正確的工作態(tài)度，促使全體人員對檔案管理有正確的認(rèn)識，確保檔案管理工作能夠順利的開展。同時促進檔案管理機制的完善與規(guī)范化管理。應(yīng)結(jié)合工程的特點對檔案管理制度進行完善，促使檔案管理更具有針對性和實效性。對檔案的收集、整理、歸檔及借閱等機制進行完善，促使檔案管理工作能夠有章可循。同時對相關(guān)的激勵機制進行完善，制定相應(yīng)的規(guī)范和約束，提高相關(guān)工作人員的積極性，促進檔案管理工作效率的提高。

（二）完善管理技術(shù)，加強隊伍建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理信息化。信息化時代工程檔案管理工作應(yīng)逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。要加大工程檔案管理投入，更新管理技術(shù)及管理模式，提升檔案管理質(zhì)量及效率，將其潛在價值充分發(fā)掘出來。通過計算機信息技術(shù)作為媒介，在部門之間構(gòu)建檔案信息檢索、管理系統(tǒng)，能夠提升各部門檔案管理整體水平。同時，借助計算機信息化技術(shù)能夠在各部門間創(chuàng)建一個工程檔案信息互動平臺，保證檔案信息的流通性，有利于各部門協(xié)調(diào)好工程檔案管理工作。借助計算機技術(shù)進行檔案管理，能夠促進各個部門檔案管理水平的提高，同時促使各個部門能夠相互協(xié)調(diào)，提高檔案資料的有效利用效率，促進檔案管理工作效率的提高。同時按照檔案的性質(zhì)和類型對其進行管理整理，并按照部門和類別進行分類，做好編號工作，更加方便之后的查閱。優(yōu)化工程檔案管理人才隊伍，加強管理人員隊伍的建設(shè)，對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，促進管理人員綜合素質(zhì)的提高，采取多種培訓(xùn)的方式促進檔案管理人員知識和技能的提高，檔案管理人員要不斷更新業(yè)務(wù)技能，促進建筑工程檔案管理工作效率和水平的提高。

（三）做好現(xiàn)場調(diào)查，做好檔案管理工作。工程的施工是一項復(fù)雜的工程，在這個過程當(dāng)中會產(chǎn)生很多隱性信息，因此，在建筑工程檔案管理者要做好現(xiàn)場調(diào)查工作，多方收集信息并將其融入到工程檔案當(dāng)中。對于其中的問題及時發(fā)現(xiàn)、及時提出和解決，這不僅能夠保證檔案信息的客觀性與準(zhǔn)確性，一旦出現(xiàn)問題，檔案人員也能夠及時查閱相關(guān)信息，為問題解決提供信息依據(jù)，確保施工質(zhì)量達(dá)到要求。通過這樣的方式能夠提高工程施工的質(zhì)量，同時促進建筑工程檔案管理工作的完善。在建筑工程施工完成后，對工程竣工進行備案是工程檔案管理的重要內(nèi)容。工程備案和工程檔案管理有著相同的本質(zhì)，因此，在工程竣工后的備案工作應(yīng)當(dāng)和檔案管理工作進行聯(lián)系，對管理的機制進行深化，促使檔案的搜集、整理以及歸檔工作更加完善。